在留資格管理機能を搭載する労務管理システムおすすめ6選

労務管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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労務管理システムの在留資格管理機能とは？

在留資格管理機能とは、外国人従業員の在留資格に関する情報管理や業務フォローができる機能です。

在留資格には有効期限があり、在留期間後も仕事を継続する場合、期間満了前に更新する、もしくはほかの在留資格に切り替える手続きを行わなければなりません。

そのため、外国人従業員がいる場合、在留資格の有効期限を会社側が把握しておく必要があります。

在留期間満了日の前に知らせてくれるアラート機能を使用したり、在留資格情報を従業員データとして登録したりすることで、在留資格を管理します。

在留資格管理機能のメリット・活用場面

在留資格管理機能のメリットや活用場面として、次のものがあげられます。

• 在留資格更新・変更手続きの漏れや遅れを防げる
• 重要な情報の紛失や記入ミスのリスクが低減される

在留資格更新・変更手続きの漏れや遅れを防げる

在留資格管理機能では、外国人従業員の在留期間をシステム上で一元管理できます。

システムによっては、期限が近づくと管理画面やメールなどでアラート通知が受け取れるため、在留資格の更新や変更に必要な手続きの遅れや漏れ防止に役立ちます。

重要な情報の紛失や記入ミスのリスクが低減される

従業員の在留資格情報は企業にとって重要な情報ですが、紙や個別ファイルでの管理では紛失のリスクがあります。

労務管理システムの在留資格管理機能を使用すれば、外国人従業員の在留情報をクラウド上に一元管理でき、権限管理も可能です。

また、書類の入力ミスをチェックできるシステムもあります。

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在留資格管理機能を搭載するおすすめ労務管理システム6選

在留資格管理機能を搭載した労務管理システムを紹介します。在留資格管理以外に、どのような労務業務に対応しているかをあわせてチェックしましょう。

• 入社や契約更新、退職などの手続きを簡単に行えるシステム
• 外国人の在留期間をアラート通知してくれる機能を搭載
• 外部システムとのAPI・CSV連携にも対応

かんたん雇用契約 for クラウドは、入社から契約の更新・変更、退職などの手続きを「かんたん」に行える労務管理システムです。在留資格関連では、外国人の在留期間をアラート通知してくれる機能が搭載されています。有期雇用の更新や身上変更などは、すべてシステム上で対応可能です。

雇用契約書の項目やフォーマットはユーザー仕様にカスタマイズできます。勤怠や人事、給与など外部システムとのAPI・CSV連携にも対応しており、既存システムもそのまま利用可能です。

• 従業員の入社から退社にいたるまでのプロセスを効率化
• 特定技能や仮滞在許可者、被監理者などの在留資格を選択可能
• 人事評価や配置シミュレーション、サーベイなどの機能も搭載

SmartHR労務管理は、「確かな効率化で働きやすい環境をつくる」をコンセプトとする労務管理システムです。従業員の入社から退社にいたるまでのプロセスを、簡単かつ効率的に管理できます。

同システムでは、従業員ページに「在留資格情報」を入力可能です。在留資格の項目は、特定技能の1号や2号、仮滞在許可者、被監理者などから選択できます。特定技能では、「2号（ビルクリーニング）」「2号（農業）」など業種別に選択可能です。入力した内容は雇用保険書類にも自動で反映されます。

人事評価や配置シミュレーション、サーベイといった機能も揃っているため、人事労務を効率化しながら戦略人事にも役立てられるでしょう。

• 帳票や申請をデジタル化することで人事労務を効率化
• 入社手続きや各種保険など124種類^※の帳票をデジタル化できる
• 在留資格のアラート通知や在留期間の更新機能を搭載

オフィスステーション 労務は、さまざまな帳票や申請をデジタル化することで、人事労務を効率化できるシステムです。雇用保険や社会保険、労働保険、入社手続きなどデジタル化できる帳票は124種類^※にのぼります。

在留資格関連では、アラート通知機能を利用可能です。在留資格の期限が迫ると、メインページやメールで通知ができます。タスク機能では「在留期間の更新」を選択可能です。また、年末調整や給与明細、勤怠管理などの機能も追加できます。必要な機能を必要な分だけカスタマイズ可能です。

※出典：エフアンドエム「オフィスステーション 労務｜労務のあらゆる業務最小化を実現」（2025年9月17日閲覧）

• バックオフィス効率化システム「ジョブカン」の労務管理版
• 在留資格の種類、満了日、在留カードの画像を管理できる
• 手続きの進捗状況の見える化や帳票の自動作成などにも対応

ジョブカン労務HRは、企業のバックオフィス業務を効率化する「ジョブカンシリーズ」の労務管理版です。シリーズの累計導入数は250,000社^※を超えており、創業期から成熟期といったフェーズや企業規模、業界を問わず多くの実績があります。

同システムでは、外国人従業員の在留資格管理も可能です。従業員ページで「在留資格の種類」「満了日」「在留カードの画像」などを管理でき、満了日が近づくと、ダッシュボードやメールでアラート通知してくれます。

日本人の従業員も、基本情報やマイナンバー、給与、保険、扶養などあらゆる情報を管理可能です。各種手続きの進捗状況の可視化や、帳票の自動作成などにも対応しています。

※出典：DONUTS「ジョブカン労務HR - ジョブカン勤怠管理」（2025年1月25日閲覧）

• 従業員の情報項目を自由にカスタマイズ
• 法改正に応じて無償でアップデート
• 身上変更は従業員本人が申請可能

KING OF TIME 人事労務は、人事や給与計算などのデータを一括連携、管理できる労務管理システムです。

従業員の入社の際は、手続きの依頼から保険届出の申請まで、ワンストップで実行。在留期間の満了日や契約期間の終了日が近づくと、自動アラートで管理者に知らせます。また、従業員はオンライン上で給与の閲覧や各種申請を行えます。

• やることリストで労務業務の知識を問わず属人化を解消
• 手続きの進捗状況をリアルタイムで担当者全員が共有
• 外国人従業員が英語対応ページで在留カード情報等を提出可能

奉行Edge 労務管理電子化クラウドは、入社から退職までの労務手続きをすべてデジタル化し、業務効率化するサービスです。

外国人従業員の人事・労務手続きを効率化するため、英語表記のWebページから、在留カードの情報を含む入社手続きや住所変更などの労務手続きが可能です。雇用保険の届出書類を作成し、電子申請までスムーズに行え、外国人従業員特有のバックオフィス業務を効率化できます。

労務管理システムの在留資格管理機能を活用して契約の更新・変更をスムーズに進めよう

労務管理システムの在留資格管理機能は、外国人従業員の在留期間満了日を一元管理し、期限が近づくと通知してくれる機能です。この機能を活用することで、在留資格を有する外国人労働者に必要な更新・変更手続きの遅れや漏れを防げます。

労務管理システムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは労務管理システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

労務管理システムについては、次の記事でも詳しく紹介しています。

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