無料で使えるおすすめの労務管理システム2選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

無料の労務管理システムを選ぶときのポイント

無料の労務管理システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

必要な機能が揃っているか確認する

労務管理システムを選ぶ際は必要な機能が揃っているか確認してください。

無料版には利用できる機能に制限がかかっていることがほとんどです。気になっているツールに自分たちに必要な機能が揃っているか必ずチェックしましょう。

労務管理システムの主な機能をまとめました。自社の課題から必要な機能を洗い出しておきましょう。

機能	詳細
従業員データベース	常に最新で正確な従業員の情報をひとつに集約して管理ができる
従業員のカスタム名簿の作成	目的に合わせてカスタムした従業員名簿を作成できる
人材管理	スキルや経歴情報、評価を可視化できる
人事情報の履歴管理	人事異動、在留資格、過去の手続きなどの履歴の管理ができる
申請・承認機能	従業員が申請し、管理者が承認したタイミングで自動的に従業員情報が更新される
マイナンバー管理	厳重なセキュリティでマイナンバー管理ができる
年末調整	従業員に一括メールで知らせてオンライン上で記入・回収ができる
文書の作成・配布・締結・管理	作成した書類の配布、締結、管理がオンライン上で完結できる
アラート機能	契約期限の切れや・漏れを防ぐことができる
従業員サーベイ	組織や従業員の状態を可視化できる
予約管理機能	異動・昇格・雇用形態変更などの予約登録ができ、適用日当日に自動で反映される
Web給与明細	給与明細の配布ができる
多言語化対応	外国人従業員が母国語で労務手続きの入力ができる
お知らせ機能	従業員に重要なお知らせをご案内し、情報の共有ができる
API・CSVとの連携	他社システムと連携ができる

登録可能な従業員数を確認する

無料で利用できる労務管理システムでは、登録可能な従業員数に制限がある場合がほとんどです。たとえば、SmartHRでは無料プランの登録可能な従業員数は30人までとなります。

システムを導入する前に、自社の従業員数に対応可能かどうかの確認をしましょう。

セキュリテイが万全かを確認する

労務管理システムを導入する際には、セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶ必要があります。不正アクセスにより登録しているデータの流出や、データの改ざんの恐れなどがあるためです。

サーバーにウィルスが感染した場合には、システムが正常に動作するまでの間、アナログで作業を行わなければなりません。

許可されていない管理者や従業員の不正利用を防ぐためのIPアドレスの制限や、国際的標準規格「ISO　27001（ISMS）」の認証の取得をしているかどうかなど、信頼性の高いサービスを選びましょう。

サポートが受けられるかどうか確認する

無料で受けられるサポート内容について確認しておく必要があります。サポートがなければ導入で操作が分からないことがあった場合や、トラブル発生時でも、自社で解決しなければなりません。

万が一の時に迅速に対処できるかどうかは重要なポイントです。データのバックアップや修復などのサポートの有無ついても確認しておきましょう。

無料で使えるおすすめの労務管理システム2選

労務管理システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので労務管理システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

SmartHRは従業員30名以下の企業が利用できる15日間の無料トライアルを実施しています。15日間の無料トライアル期間では、人事情報管理、労務管理といった労務管理プランの機能が利用可能です。

トライアル期間終了後は、一部機能の利用が制限されますが、引き続き無料で利用することができます。不正利用防止のため無料で利用の場合でも、カード情報の登録が必要です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
サポート	利用できません
申請機能	利用できません
履歴管理機能	制限あり
家族情報の出力形式の選択	利用できません
カスタムダウンロードフォーマットの追加・編集・削除	利用できません
ファイル一括操作	利用できません
従業員向けのお知らせ掲示板	利用できません
多言語化対応	利用できません

無料で利用できる機能と制限

ジョブカン労務HRでは、従業員数5名までの企業が利用できる、無料プランを実施しています。

30日間の無料お試し期間では、従業員数に関わらず有料プランのすべての機能が利用可能で人材管理機能も従業員数最大5名まで活用できます。データの保持期間は直近30日間のみになります。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
サポート	利用できません
申請機能	利用できません
履歴管理機能	制限あり
家族情報の出力形式の選択	利用できません
カスタムダウンロードフォーマットの追加・編集・削除	利用できません
ファイル一括操作	利用できません
従業員向けのお知らせ掲示板	利用できません
多言語化対応	利用できません

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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限

無料の労務管理システムでよくある機能の制限をまとめました。

登録人数とサポートの制限

労務管理システムの無料プランは、登録人数に制限があります。SmartHRでは 従業員数30名、ジョブカン労務HRでは、無料お試し期間終了後は利用可能な従業員数は5名に制限されます。

また、無料プランの場合に利用可能なサポートは、ヘルプページのみの場合や、チャットによるサポートの利用は無料お試し期間中だけなどの制限があります。

電子申請の利用制限

手続き書類の電子申請の利用が制限されます。労務手続きや給与明細の作成、人事管理までの基本的な機能は無料ですが、残業の承認や申請などのワークフローなどの機能は使えない可能性が高くなります。

データ保存の利用制限

無料プランでは、データ保存の利用ができない、または日数に制限があります。従業員の出勤記録などのデータは、法律的な面から言えば3年間の保管が義務付けられています。無料プランを利用する場合には、日常的にコピーや印刷などの作業が必要不可欠です。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。

従業員人数が5名を超える

有料プランでは人数が無制限で利用できるのに対し、無料プランでは人数に制限があります。

従業員人数が5名までの少規模な企業では問題ありませんが、それ以上の人数の場合は、有料ツールを検討する必要があります。

電子申請を利用したい場合

無料プランでは、電子申請を利用することができません。従業員の入退社時にはさまざまな手続きが必要です。

社会保険、労働保険など、加入のために行う書類の作成や管理、提出など、人事部の業務を効率化させたい場合は有料ツールがおすすめです。

データを長期保存したい場合

無料プランの場合、データ保存ができない、または保存可能日数に制限があります。従業員の出勤記録などのデータは、法律上3年間の保管が義務付けられています。

そのため、日常的にコピーや印刷などの作業を行う必要があります。このような作業をこまめにやることが難しい場合は、有料ツールをおすすめします。

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サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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