入社手続きをクラウドするメリット・方法・おすすめシステム

紙ベースでの入社手続きの課題

紙ベースの入社手続きはさまざまな非効率を抱えています。代表的な課題は次の7つです。

• 書類の種類が多く作成に手間がかかる
• ToDo管理が難しい
• 書類不備によりやり直しが発生する
• 入社日によっては期限が短い
• 書類を一元管理しにくい
• 個人情報を適切に管理しなければならない
• テレワークに対応しにくい

それぞれの課題について説明します。

書類の種類が多く、作成に手間がかかる

一般的に入社手続きには多様な書類は必要になります。たとえば入社にあたっては会社から被雇用者に対して、雇用契約書・労働条件通知書といった書類を交付する必要があります。

他にも被雇用者から受け取る書類、入社のために税務署や年金事務所に届ける書類などを含めればさまざまな書類が必要です。

ExcelやWordなどですでにフォーマットを用意していたとしても、その書き換え作業だけで非常に手間がかかります。

ToDo管理が難しい

ToDo管理が難しいのも入社手続きの課題です。会社から被雇用者に渡す書類、被雇用者から会社が受け取らなければならない書類だけではなく、各公共機関に提出するために会社が作成するべき書類も存在します。

そして、前提となる書類がなければ作れない書類があるといったように書類同士の関連性もあります。

書類不備によりやり直しが発生する

紙ベースの手続きで、書類不備ややり直しが発生した場合に、思わぬ時間がかかったり、手続きが進まなかったりといったことが発生します。

入社日によっては期限が短い

上記のように入社手続きにはさまざまな手続きが必要かつ、ToDo管理も複雑な傾向があるので入社決定日から実際の入社日まで期間が短い場合は手続きが大変です。

社内手続きとして期限を守らなければならないといった理由もありますが、税務署や年金事務所に提出する書類は法律で期限が定められているので遵守しなければなりません。

書類を一元管理しにくい

書類を一元管理しにくいといった問題もあります。単純に書類自体が多様なのも原因ですが、たとえば給与振込申請書は人事部門が管理すべきか、経理部門が管理すべきかといった部署間の連携の問題もあります。

一般的に部門が異なれば管轄するシステムも異なる場合もあるので、情報の管理の仕方によっては部門間でいらぬ手間が発生していることもあります。

個人情報を適切に管理しなければならない

紙の入社手続き書類で個人情報を適切に管理できているかも注意すべきポイントです。紙媒体には、紛失や書類の持ち出しによるデータの漏洩などの懸念点があります。

個人情報保護の観点からも紙媒体による管理はぜい弱性があります。

テレワークに対応しにくい

テレワークに対応しにくいのも紙による入社手続きの問題です。紙媒体で情報をやりとりするのでオフィスに出社しないと書類をチェックできず、被雇用者に書類を送付するときも同様です。

バックオフィス業務をテレワーク化しようと考える企業が多い中で、入社手続きが紙媒体だと、それが障害になって人事部門のテレワークを妨げる可能性があります。

入社手続きをWeb・クラウド化するメリット

入社手続きにWeb・クラウドを活用することにより上記のような問題は解消できます。入社手続きのWeb・クラウド化によって得られるメリットは次の7つです。

• 書類作成の手間を削減できる
• 手続きの進捗状況を見える化できる
• 入社予定者との連絡がスムーズになる
• 手続き期限をコントロールしやすい
• 書類を一元的管理できる
• 書類紛失リスクなど個人情報管理におけるリスクを低下できる
• テレワーク下でも入社手続きができる

それぞれのメリットについて説明します。

書類作成の手間を削減できる

書類作成の手間を削減できるのが入社手続きのWeb・クラウド化のメリットです。

システムで書類を作成すれば、名前や住所などの各書類の共通部分はシステムが自動で入力してくれるので、後は印刷するだけといったように書類作成の手間を削減できます。

また、何の書類が必要だったのかを考える必要もないので、人事歴が浅い担当者でも機械的に入社手続きが可能です。

手続きの進捗状況を見える化できる

手続きの進捗状況を見える化できるのもシステム導入のメリットです。

各書類の作成状況や期限に関してシステムを通じて一元的に管理、アラートで期限を知らせてくれるシステムもあるので、うっかり忘れを防止できます。

また、入社手続きの実務担当者だけではなく人事部門の責任者も一緒に進捗を監視できるので、管理という観点からも安心です。

入社予定者との連絡がスムーズになる

入社予定者との連絡がスムーズになるのもシステム化によるメリットです。電話・郵送ベースのコミュニケーションだと、電話がつながらなかったり、郵送に時間がかかったりする場合があります。

入社予定者とシステムを通じてコミュニケーションをとることにより、入社予定者の都合に左右されず、迅速な連絡が可能です。

手続き期限をコントロールしやすい

手続き期限をコントロールしやすいのもクラウドシステム導入のメリットです。メールベースでコミュニケーションをとるので郵送と比較すると時間はかかりませんし、システムを通じて手続きの状況は可視化されているので、うっかりミスも削減できます。

その結果、手続き期限をコントロールして、短い期限でも入社手続きを間に合わせやすくなります。

書類を一元的管理できる

すべての人事情報を一つのシステムで管理できていれば、書類探しに悩む必要はなく、書類管理の手間も削減できます。またペーパーレスになると、書類保管のスペースが不要になったり、印刷の費用が軽減されたりと付随的なメリットも発生します。

部門間での情報のやりとりも一つのシステムを通じて実施できるので柔軟になります。

書類紛失のような個人情報管理におけるリスクを低下できる

書類紛失・持ち出しなどの個人情報管理におけるリスクを軽減できるのも、入社手続きをクラウド化するメリットです。

紙媒体を扱わないので書類を紛失して個人情報が不明になることはありません。またシステム内に保管されているデータの印刷に関して規制をしておけば、持ち出しのリスクも防げます。

テレワーク下でも入社手続きができる

メールを通じて入社予定者と書類のやりとりをするので、出社しなくても各種手続きが可能です。また、市町村や税務署との書類のやりとりも近年はGビズIDを使用すればオンラインで可能なので、単純な書類手続きだけであれば出社する必要がなくなります。

テレワークを導入することにより、従業員が働きやすい職場環境づくりが可能です。

入社手続きをWeb・クラウド化する方法

入社手続きをWeb・クラウド化するためには次の4つのステップに従って、用件を整理したうえでのシステム導入が必要です。

1. 自社の入社手続きを一覧化しておく
2. 入社手続きのためのシステムを導入する
3. クラウドシステムを活用して書類のやりとりをす
4. GビズIDのような電子申請システムを活用する

それぞれのステップについて説明します。

自社の入社手続きを一覧化しておく

入社手続きをWeb・クラウド化するにあたっては、まず入社手続きに際に必要なことを一覧化する必要があります。

手続きといっても、すべての会社に求められる手続き、その会社固有の手続き、特定の職種・雇用形態だけに求める手続きといった幅があります。また、各手続きに紐づいた帳票、必要な添付書類も存在するので、これらの整理も必要です。

これはシステム導入だけではなく、入社手続きそのもののオペレーション自体を見直す機会にもなります。

入社手続きのためのシステムを導入する

入社手続きのために必要なクラウドシステムを導入します。

一般的に入社手続きに使うクラウドツールは、入社手続きだけではなく人事管理全般に影響するシステムが多いので、慎重なシステム選定が必要です。

クラウドシステムを活用して書類のやりとりをする

システムを導入すれば、実際にそれを活用して入社予定者との書類のやりとりを実施します。とはいえ、いきなり入社予定者に試すのはトラブルが発生したときに対処しにくいので、2～3人程度は社内で模擬練習を実施した方が良いかもしれません。

また、手続きを明確にする必要もあります。誰が書類のやりとりをするのか、進捗状況を誰が第三者としてチェックするのか、受け取った書類を使って社内外の手続きをするのかなどを明確にします。できればマニュアルに落とし込むべきです。

GビズIDのような電子申請システムを活用する

市町村、税務署、年金事務所などとの書類のやりとりに関して、昔は紙ベースでの書類提出が必要でしたが、近年はほとんどの手続きが電子申請できるようになっています。

よって、さらなる効率化を追求するのであれば入社に関する手続きの電子申請を実施すべきです。システムによってはe-Govという行政手続きのシステムと連携して、人事労務管理システム上から直接手続きができることもあります。

ただし、法人向けの行政サービスにアクセスするためのIDであるGビズIDは取得しておかなければなりません。いずれ電子申請を検討している企業は取得しておくべきです。

入社手続きのWeb・クラウド化におすすめのサービスの紹介

入社手続きをWeb・クラウド化するためのシステムについて代表的なツールを9種類紹介します。これらのツールの中には入社手続きだけではなく他の人事領域をカバーしているシステムもあります。また、他システムとの連携が可能なシステムもあります。

どの領域をクラウド化してどうシステムを連携させるのか、人事全体の視点からのシステム導入を検討してください。

• 従業員、組織の情報を一元管理できる
• 給与計算、勤怠管理といった周辺システムと連携できる
• 入社手続きをペーパーレスで完了できる

マネーフォワード クラウド人事管理は株式会社マネーフォワードが提供している入社手続きができる人事管理システムです。

同シリーズには入退社手続き、従業員、組織の管理に使用する人事管理システムをはじめ、勤怠、年末調整、社会保険、マイナンバー管理、給与計算といったシステムが存在します。これらのシステムを駆使すれば入退社業務だけではなく広範な人事業務をシステムで効率化できます。

• 人事労務に関するさまざまな業務をオールインワンでカバー
• 社会保険・雇用保険の加入に必要な書類を自動作成
• すべての情報・通信を暗号化しているのでセキュリティ面で安心

freee人事労務はfreee株式会社が提供している入社手続きができる人事管理システムです。一つのシステムで入退社手続きだけではなく、労務、勤怠、給与計算・明細作成、年末調整といった幅広い業務をカバーできます。

収集した情報をもとに年金事務所、税務署などに提出する書類も自動的に作成できるので便利です。システムが提示する手順に沿って情報を収集すれば入社に必要な手続きは一通り揃います。

• e-Govと連携してボタン一つで主要な社会保険、労働保険の書類を提出可能
• 従業員情報項目を自由にカスタマイズ可能
• タレントマネジメント機能で人事配置に必要な情報を管理

ジョブカン労務HRは株式会社Donutsが提供している入社手続きができる人事管理システムです。

入退社手続きに加えてタレントマネジメント、年末調整、ストレスチェックといった機能も搭載しています。労働条件通知書や雇用契約書などのテンプレートを使って効率的に入社書類を作成できます。それをもとに電子契約を実施する機能があるので完全ペーパーレスでの入社管理ができます。

• 従業員1名あたり月額440円から使用できる人事管理システム
• 給与明細、マイナンバー管理、有給管理などのシステムを追加可能
• WAFや通信暗号化などセキュリティ対策も充実

オフィスステーション労務は株式会社エフアンドエムが提供している入社手続きができる人事管理システムです。入社・退職・年末調整など人事労務に関わる104種類の帳票に対応しており、さまざまな手続きに使用できます。

他社の主要な給与計算、勤怠管理のシステムとも連携できるので人事労務全般にシステム化にも使用可能です。WAF、通信暗号化、二重認証といったセキュリティ機能も充実しているので安心して使用できます。

• 雇用契約がシステム上で完結
• 内定から最短1日で入社手続きが完了できる
• ISO 27001（ISMS）の認証を取得したサービス

クラウドハウス労務は株式会社Techouseが提供している入社手続きができる人事管理システムです。入社手続きの自動化だけではなく、氏名変更、扶養変更、給与振込口座といった各種申請承認作業もシステムを通じて行えます。

また社員情報をクラウドハウス労務上で管理できるので、人事データを有効活用するための基盤を整備できます。人事業務のペーパーレス化、デジタル化を推進し、業務効率を向上させコスト削減に貢献できるシステムです。

• 入社手続きから年末調整まで煩雑な人事労務業務をカバー
• 従業員が入力したデータを自動でシステムに蓄積、転記作業を大幅に軽減
• 導入から定着までをカスタマーサクセス担当が支援

HRBrain労務管理は、株式会社HRBrainが提供している入社手続きができる人事管理システムです。入退社手続き、年末調整手続きをシステムを通じて実施可能、マイナンバーや従業員名簿の管理にも活用できます。

また、主要な電子申請手続きにも対応しているので、社会保険に関する手続きの手間を削減できます。同社が提供しているHR Brainタレントマネジメントも使用すれば人事評価、離職率改善、管理職育成といったテーマにも対応可能です。

• 電子契約により雇用契約を締結
• 手続きにあわせて複数の入力フォーマットや権限を設定可能
• 人事評価管理も一つのシステムで対応

SmartHRは、人事・労務管理の機能に加えて、従業員データベースや人事評価管理、組織図、従業員サーベイといった人材マネジメント機能が充実した人事管理システムです。

外部の給与計算、勤怠管理といったシステムとも連携できるので人事労務業務を総合的にシステム化できます。また、導入・利用に困った場合はサポートコンテンツが充実しているので、これらにより問題を解決できます。

• 社労士事務所向けのシステムを一般企業向けにカスタマイズ
• 入退社、育休、産休などの手続き状況を一元管理できる
• 健康保険組合のマイナポータル申請にも対応

社労夢Company Editionは、入社手続と手続き進捗管理機能が充実した人事管理システムです。

手続き状況を一元管理するだけではなく提出期限によって手続きを色分け、システム起動時にアラートを表示するなど提出遅れを防止できます。書類の作成だけではなくAPIでe-Govと連携して書類提出も一気通貫で実施可能です。

クラウド型のシステムなので法改正のたびに最新の法律に対応した仕様にアップデートされます。

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入社手続きのクラウド化には、労務管理システムシステムの活用がおすすめです。次の記事では労務管理システムの比較表やおすすめサービスを掲載してるので、導入検討してる方はぜひご覧ください。

入社手続きをWeb・クラウド化する際の注意点

入社手続きをWeb・クラウド化するにあたっては、入社手続き以外にも一緒に考えた方が良いこともあります。入社手続きをWeb・クラウド化するにあたって注意すべきポイントを3つ紹介します。

情報管理の仕方を検討しなおす必要がある

せっかく入社手続きをWeb・クラウド化するのであれば情報管理の仕方自体を検討する必要があります。

完全ペーパーレスで人事情報を管理するのもよいし、一部のよく使う情報は印刷するのもよいです。また、マイナンバーのような重要な個人情報の管理方法についても、せっかくの機会なので取り扱うルールを見直した方が良いかもしれません。

企業規模によってはメリットが少ない

企業規模によっては入社手続きをクラウド化してもほとんどメリットがないケースもあります。

たとえば、そもそも従業員数が少ない、入退社が頻繁ではない企業に場合は手続き自体が発生しないので、導入・運用費用に対して得られる効果が少ないケースもあります。

システム導入を検討する大前提として、そもそも入社手続き自体がどの程度業務の手間になっているかを考えるべきです。

入社手続きを含めてどの領域をシステム化するか決定する

入社手続きをクラウド化できるツールは手続きだけではなく、人事管理やタレント管理、評価管理などさまざまな機能を備えていることが多いです。

よってただ入社手続きを管理するだけではもったいないので、そもそも人事領域にどのようにシステム化するのかを検討したうえで、それに適合したシステムを選ぶべきです。

人材は企業の重要な経営資源なので、せっかくなのでどのように人材を管理、育成するのかの方針作りも一緒に行ってください。

入社手続きをクラウド化して業務を効率化する

入社手続きのクラウド化は、入社手続きに関する負担軽減、迅速化といったメリットがあり、社員の入退社に手間がかかっている企業におすすめのサービスです。選定の際は次のような手順で導入することを推奨します。

• 自社の入社手続きを一覧化しておく
• 入社手続きのためのシステムを導入する
• クラウドシステムを活用して書類のやりとりをする
• GビズIDのような電子申請システムを活用する

入社手続きのクラウド化をより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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