社会保険の電子申請義務化、必要な準備とe-Gov手続き方法 | 20年4月開始

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2020年4月から、社会保険および労働保険に関する一部手続の法人電子申請が義務化される。24時間365日いつでも、自宅やオフィスなどどこからでも済ませられる電子申請は、メリットが大きい。また、電子証明書を使わず電子申請できる「GビズID」も使えるようになる。義務化をよい機会と捉え、各種申請の電子化を推進しよう。

2020年4月実施、電子申請の義務化とは

職場へのPC導入でペーパーレス化も一気に進むと思われていたが、契約や取引では今も紙の書類と印鑑が使われている。特に役所関係の手続きは、面倒な申請書の必要な場面が多い。

しかし、そうした状況は変化しつつある。政府が行政手続の手間やコストを削減しようと、電子申請の利用促進を図っているからだ。そうした流れのなかで、厚生労働省は社会保険および労働保険に関する一部手続の法人電子申請を、2020年(令和2年)4月から義務化する。つまり、これまで紙の書類やCDなどのメディアで申請できていた手続きがオンライン申請でしか行えなくなる

電子申請には多くの利点があるものの、義務化と聞くと身構えてしまう。既存の処理方法から移行する際、電子申請用のハードウェアやソフトウェアを新規導入したり、電子証明書を取得したりする必要があると、メリットとデメリットを比べたくなる。

調べてみたところ、移行に大きな負担はなく、メリットの方がはるかに大きそうだ。また、電子申請が義務化される届出書の一部は電子証明書を必要とせず、「GビズID」と呼ばれる各種行政サービス用共通アカウントで処理できるようになり、利便性が高まる。

来年4月に迫った義務化に備え、情報を整理しておこう。

電子申請義務化の対象は?

2020年4月から電子申請が義務化される対象は、特定の法人と一部の手続きに限られている。具体的には、以下のとおりだ。

義務化対象の法人

  • 資本金、出資金又は銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超える法人
  • 相互会社(保険業法)
  • 投資法人(投資信託及び投資法人に関する法律)
  • 特定目的会社(資産の流動化に関する法律)

対象の手続・申告書類

健康保険、厚生年金保険

  • 被保険者報酬月額算定基礎届
  • 被保険者報酬月額変更届
  • 被保険者賞与支払届

労働保険

  • 継続事業(一括有期事業を含む。)を行う事業主が提出する以下の申告書
  • 年度更新に関する申告書(概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出金申告書)
  • 増加概算保険料申告書

雇用保険

  • 被保険者資格取得届
  • 被保険者資格喪失届
  • 被保険者転勤届
  • 高年齢雇用継続給付支給申請
  • 育児休業給付支給申請

電子申請に必要な準備

対象法人に該当したら、早目に準備を進めよう。厚生労働省が公開している「労働保険に関する電子申請の事前準備ガイドBOOK」がわかりやすいので、これに目を通すとよい。

申請に使うPCやブラウザの確認

まず、電子申請が実行可能なPCかどうか、実際に申請に使うPCから「e-Gov(イーガブ)」で確認しておく。

確認作業は、e-Govにアクセスし、「e-Gov電子申請」をクリックして表示される画面で「利用準備」をクリックすると、自動的に行われる。電子申請が可能なPCであれば、「チェック1 パソコンの確認」のところに「OK」という判定結果が表示される。

「e-Gov電子申請」画面 「e-Gov電子申請」画面。右上の「利用準備」をクリックすると、次ページで判定結果を見られる

遷移後の「利用準備」画面。OKまたはNGが表示される(画像はWindows 10/Chrome)

NGだった場合は、e-Govに対応しているOSとウェブブラウザなどを調べ、適切な環境を用意しなければならない。2019年11月時点での対応OSと環境は下図のとおり。対象OSはWindows7、Widows 8.1、Windows10で、Macは対象外なので注意が必要だ。

対象OS CPU 搭載メモリ ブラウザとバージョン
Widows 10
(32bit、64bit)
1GHz以上 2GB以上 InternetExplorer11
Edge 41 以降
Firefox 59 以降
Chrome 66 以降
Widows 8.1
(32bit、64bit)
1GHz以上 2GB以上 InternetExplorer11
Firefox 59 以降
Chrome 66 以降
Windows 7
(32bit、64bit)
1GHz以上 2GB以上 InternetExplorer11
Firefox 59 以降
Chrome 66 以降

どうしてもMacを使用しなければならない場合、e-GovとAPI連携している市販ソフト・システムを利用する手がある。詳細は後述するが、すでに約20サービスが対応している。

PCの環境に支障がなければ、ウェブブラウザのポップアップブロック設定を解除し、電子申請用サイトを信頼済みのサイトとして登録しておく。

電子証明書の取得

電子申請では、正しい申請者からの手続きであることを保証するため、送付する電子データに電子署名を施す。そのため、電子署名を行うのに必要な電子証明書の取得が欠かせない。電子証明書には、ファイル形式とICカード形式の2種類あり、どちらかを選ぶ。

ファイル形式の電子証明書を得るには、まず法務省の「商業登記電子認証ソフト」が必要なので、ダウンロードしてPCにインストールする。そして、電子証明書の発行申請に必要な 「鍵ペアファイル」と「証明書発行申請ファイル」を作成し、申請書などとともに提出する。手続きに問題がなければ、「電子証明書発行確認票」が交付され、商業登記電子認証ソフトで電子証明書がダウンロードできるようになる。

ICカード形式の電子証明書は、電子証明書を発行する手間と費用かかからないため、マイナンバーカードを利用するのが手軽だ。ただし、電子申請用PCにICカードリーダーライターを取り付ける必要があり、その点でコストがかかってしまう。

電子申請用アプリをインストール

最後に行うことは、「e-Gov電子申請アプリケーション」のインストールだ。e-Govのサイトで無償公開されているので、ダウンロードして申請用PCに入れておけばよい。

電子申請の手続き方法

準備が整えば、すぐに電子申請ができる。申請手順には、「e-Gov電子申請システムを利用する方法」と、e-GovとAPI連携可能な「市販の電子申請対応ソフトウェアを利用する方法」がある。

e-Gov電子申請システムを利用する

e-Govサイトにアクセスして「e-Gov電子申請」→「電子申請メニュー」→「申請(申請者・代理人)」と進み、あとは画面に従って入力していけば申請書が作れる。これに電子署名を付けてオンライン提出すれば、申請が完了する。

e-GovとAPI連携したシステムを利用する

e-Gov電子申請システムは、外部から各種機能を利用できるようにするため、APIを公開している。このAPIに対応したソフトウェアを使うと、e-Gov電子申請システムのウェブサイトを操作することなく、電子申請が行えてしまう。

たとえば、業務で使っている会計ソフトや労務管理ソフトなどがe-Gov電子申請用APIに対応していれば、入力済みデータを流用して申請データを生成し、そのまま申請まで済ませられる。大量の申請をする場合など、大幅な省力化につながるだろう。

電子申請に対応するクラウドシステム

改めて、電子申請を行うための方法と特徴を整理すると下図のようになる。外部連携APIを利用した電子申請(右列)は有料のソフトウェアが必要だが、PCの制約を受けないためWindows以外でも利用でき、データ管理も簡単になるためメリットは大きい。

e-Govサイト上での電子申請 一括申請による電子申請 外部連携APIを利用した電子申請
PCの制約 Windowsのみ Windowsのみ 制約なし
e-Govサイト上での操作 必要 必要 不要
複数手続の同時申請 不可
申請データと到達番号の紐付け 手動 手動 自動
外部ソフトウェア 不要(無償) 必要(有償) 必要(有償)

※当該ソフト・システムの対応機種や機能による

e-Govに掲載されている「API対応システム・サービス」のうち、おすすめのクラウドサービスを紹介する。

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電子証明書不要「GビズID」も同時スタート

紙の書類で申請しようとすると、窓口の開いている時間に合わせて移動しなければならないし、窓口で待たされる。大量に申請する場合は書類を作成する手間もかかる。

これに対し電子申請は、24時間365日いつでも、自宅やオフィスなどどこからでも処理できてしまう。移動にかかる時間や交通費なども節約できる。最初の移行が多少面倒でも、利用しないのはもったいない。義務化をよい機会と捉え、各種申請の電子化を推進しよう。

電子申請の義務化とちょうど同じタイミングで、GビズIDによる電子申請が行えるようになる。電子申請には電子証明書が必要と説明してきたが、GビズIDを取得しておけば電子証明書なしで電子申請ができるのだ。しかも、電子証明書と違って無料で取得可能な点もありがたい。

ただし、GビズIDで申請可能な届書はごく一部に限られており、現時点では電子証明書の取得は欠かせない。それでも、対象となる届書は増えるはずなので、GビズIDを使った申請に慣れておくのがよい。

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