上場準備のワークフロー整備 メリット・進め方・成功のポイント・必要事項を解説

上場の審査のポイント

上場するための審査には種類があります。数多くある審査の種類の中でも、特に上場の審査のポイントになる内容を紹介します。

内部統制

上場準備会社は内部統制を図らなくてはいけません。内部統制するポイントとして申請・承認経路ほかの設定が必要であり、定められた適格要件を満たすことが必須です。要件の中には次のようなものが例としてあります。

• 企業内容、リスク情報の開示の適切性
• 企業経営の健全性
• 事業計画の合理性

必要書類の管理

上場には必要書類が多く、それらの作成内容が審査のポイントになります。書類の内容は、各取引所のホームページを見ることで確認できますが、大まかに紹介すると次のとおりです。

• 会社の事業内容
• 沿革の基本事項の説明
• 財務諸表の開示
• 社内諸規程
• 反社会的勢力との関係がないことを示す確認書
• 上場申請のための有価証券報告書（I、Ⅱ）

業務プロセスの明確化

上場の際には企業内の業務プロセスを明確にする必要があります。

これは上場のタイミングで、過去数年分の決算の内容をチェックされるため、これまでどのようなプロセスを経て現在に至るのかを説明できなくてはいけません。

上場の準備には、さまざまな困難やトラブルが起こりうるので、信頼できる証券会社や監査法人のパートナーの存在が必要不可欠です。

上場準備のためのワークフローシステム導入

上場をするためには、上場を見据えたうえでのワークフローシステムの導入が必須です。ワークフローシステムを導入することで、上場審査におけるどの部分が解決するのかを解説します。

決裁権限の決定

社内の決裁権限が曖昧である場合、上場審査のポイントである「内部統制」の部分で問題があるとされます。

そこで、ワークフローシステムの導入を行うことで、社内規定を整理し、誰にどのような権限があるかを明確に決定できます。

文書管理のルール作成

社内である程度文書管理のルールを決めて行っていても、そのルールが徹底されていない企業も少なくありません。

ワークフローシステムを導入することで、社内文書管理のルールが決められ、規律が正しくなり、全員が共通認識のうえで文書管理を行えるようになります。

必要な情報の検索

社内の情報をこれまで一元管理していない場合には、上場の際に提出しなくてはいけない情報を探すことに時間がかかります。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、上場に必要な企業内情報を素早く見つけられ、スムーズに対応できるようになります。

業務プロセスの可視化

上場の審査では、労務をはじめあらゆる業務の管理体制をチェックされます。

そこで、ワークフローシステムの導入を行うことによって、業務プロセスの可視化が行えるとともに業務改善・健全な業務状況につながります。

ワークフローシステム導入事例

実際にワークフローシステムを導入して内部統制に成功した事例とりん議申請での事例を紹介します。

内部統制に成功した事例

課題

コネクシオでは、社内申請書類の正しい処理が行われるようにするために内部統制を図る必要があった。

効果

そこで、ワークフローシステムを導入し、すべての社内申請書類を電子化させた結果、書類の申請および承認作業が効率化され、社内情報の共有がこれまで以上にスムーズになった。

稟議申請での事例

課題

ある広告事業やタレントマネジメント事業を行う企業では、エクセルを出力してそれを運用して帳票の管理を行っていた。しかし、業務拡大を進めていく中で人員が増えると紙での作業は非効率だった。

効果

そこで、ワークフローシステムを導入することによって、稟議申請や経費計算の時間的コストを抑えられるようになり、社内外問わず申請・承認作業ができるように効率化された。

稟議申請に関しては次の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

上場準備におすすめのワークフローシステム

ここからは上場準備におすすめのワークフローシステムを紹介します。これからワークフローシステムの導入を検討する企業の方はぜひ参考にしてみてください。ワークフローシステムを詳しく比較したい方は次の記事も合わせてチェックするとよいでしょう。

• 導入実績は10,000社を突破
• 社内のあらゆる申請書をクラウド管理できる
• 企業の状況に合わせた最適な運用が可能

ジョブカンワークフローは、パソコンでもスマートフォンでも、いつでもどこでも申請・承認できるクラウド型ワークフローシステムです。会社の規模を問わず、企業の状況に合わせた最適な運用が可能であるため、大手企業でも中小企業でも利用できます。

• 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

• 運用が簡単
• いつでもどこでも場所を選ばずに利用可能
• ブラウザだけで利用できるため追加費用なし

楽々WorkflowII（ワークフローツー）は、初めての利用者もすぐに使える画面デザインであるため、運用に特殊な技術や知識を必要としません。また、いつでもどこでも場所を選ばずに利用可能でブラウザだけで利用できるため追加費用もかかりません。導入にはできるだけコストを抑えて運用を開始したい企業の方におすすめです。

• 小規模から大規模まで規模を問わず活用できる
• 申請や承認状況をダッシュボードで可視化
• メールやChatwork、Slackへ申請や承認が通知可能

Styleflowは、申請業務をシンプルかつ効率化するワークフローシステムです。既存で運用しているExcelやWordの申請書フォーマットを、同じイメージで変換できるため、一からフォーマットを作成せずにそのまま活用できます。複雑な承認フローや条件が設定された承認ルートの自動振り分けもでき、企業の使い方に合わせて柔軟に対応可能です。また、Office365、G Suiteとシングルサインオン連携により、普段使用しているIDとパスワードで運用でき、ログイン時の手間を省きます。

• ノンプログラミングで電子フロー化
• 1,000社以上^※1の大企業をメインに50万名^※2の利用実績
• 豊富な標準機能により最短1か月導入

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

※SmartDB公式サイトより（2022年1月時点）

• 民間企業だけではなく自治体にも導入
• 安心のスケーラビリティと拡張性
• 日本企業の文化に合った使いやすさ

Garoon（サイボウズガルーン）は、チームの力を最大限に高めるエンタープライズグループウェアです。KDDIや大和証券などの大手企業もすでに導入しており、現在では約5,800社が導入しています。現在利用しているサービスがある場合には、そこからの移行も支援してくれるため、スムーズに切り替えができます。

• 緊急時の飛び越し承認をはじめ多様な形式に対応
• 過去の承認から文書を引用可能
• いまの申請内容や項目をほぼ変えずに移行

承認TIMEは、臨時の対応も含め承認ルートを自由に設定可能なワークフローシステムです。承認ルートや承認者の設定は、拠点単位やチーム単位で細かく設定でき緊急時の飛び越し承認にも対応。また、稟議書や申請書、報告書など多くの書類を内容および項目をそのままに電子化できます。

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績多数のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

• 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
• データを活用し働き方を見える化
• セキュリティ面も安心して運用できる

チムスピ勤怠（旧TeamSpirit）は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。マルチデバイス対応で、いつでもどこでも、出退勤の報告や勤怠管理、経費精算の申請から承認までの業務を完結できます。日々の従業員の活動データをリアルタイムに収集し分析することで、従業員の働き方を可視化し、在宅ワークや直行直帰など、多様な働き方の実現をサポートします。また、セキュリティ面の配慮も十分で、安全に運用でき、本来の業務に集中できる余裕を生み出します。

• 14日のお試し期間あり
• 2,000人以上でもクラウド利用可能
• 月額400円の格安価格

WaWaFlowは、 自由に申請ルートや承認パターンとフリーフォームで書式を作成できるワークフローシステムです。このサービスは月額400円で利用できるうえに、14日のお試し期間もあるので初めての導入の企業でも安心です。

• 慣れ親しんでいるフォーマットだから導入が楽
• エクセルの機能をそのまま利用可能
• タブレット決済が可能

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローにのせられるワークフローパッケージです。エクセルで管理を行っていた企業が新しいシステムに変更するのには時間と手間がかかりますが、エクセルのファイルを使って行うことで教育の手間を省けます。引き続きエクセルで管理し続けたい企業におすすめです。

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こちらからは、ワークフローシステムの人気ランキングや、各種サービスの評判・口コミを閲覧可能です。あわせてご覧ください。

上場における課題をワークフローシステムで解決

将来的に上場を見据えているのであれば、上場を目指した内部統制や管理体制が必要になります。

もし社内に上場のノウハウを持っている人材がいないのであれば、ワークフローシステムを活用して、上場における準備を日ごろから行っておきましょう。

本記事紹介した、おすすめのワークフローシステムの中から自社にあったサービスを見つけ、導入を検討してみましょう。

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