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2018-12-28

上場準備のワークフロー整備 | メリット・進め方・成功のポイント・必要事項を解説

将来的に会社を上場させるためには、ワークフローの整備を行い、承認されるための準備を日ごろから行っておく必要があります。本記事では、上場での審査内容である業務プロセス・内部統制の監査をスムーズに行うためにおすすめなワークフローシステムを紹介します。
社内コミュニケーションワークフローシステム
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将来的に自社を上場させたいという場合には、どのようなワークフローがあるのでしょうか。

本記事では、上場に向けてのポイントや、上場準備のためのワークフローシステムの導入の仕方について紹介します。

上場において監査のポイントはどんなものがあるのか、システムの導入でどのような問題が解決されるかを知らない方、上場に向けてワークフローシステムの導入を検討している企業の方は必見です。

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上場の審査のポイント

上場するための審査には種類があります。以下では数多くある審査の種類の中でも、特に上場の審査のポイントになる内容を紹介します。

内部統制

上場準備会社は内部統制を図らなくてはいけません。内部統制するポイントとして申請・承認経路設定などが必要であり、定められた適格要件を満たすことが必須です。要件の中には以下のようなものが例としてあります。

  • 企業内容、リスク情報の開示の適切性
  • 企業経営の健全性
  • 事業計画の合理性

必要書類の管理

上場には必要書類が多く、それらの作成内容が審査のポイントになります。書類の内容は、各取引所のホームページを見ることで確認できますが、大まかに紹介すると以下のとおりです。

  • 会社の事業内容
  • 沿革の基本事項の説明
  • 財務諸表の開示
  • 社内諸規程
  • 反社会的勢力との関係がないことを示す確認書
  • 上場申請のための有価証券報告書(I、Ⅱ)

業務プロセスの明確化

上場の際には企業内の業務プロセスを明確にする必要があります。

これは上場のタイミングで、過去数年分の決算の内容をチェックされるため、これまでどのようなプロセスを経て現在に至るのかを説明できなくてはいけません。

上場の準備には、さまざまな困難やトラブルが起こりうるので、信頼できる証券会社や監査法人のパートナーの存在が必要不可欠です。

上場準備のためのワークフローシステム導入

上場をするためには、上場を見据えたうえでのワークフローシステムの導入が必須です。以下では、ワークフローシステムを導入することで、上場審査におけるどの部分が解決するのかを解説します。

決裁権限の決定

社内の決裁権限が曖昧である場合、上場審査のポイントである「内部統制」の部分で問題があるとされます。

そこで、ワークフローシステムの導入を行うことで、社内規定を整理し、誰にどのような経験があるかを明確に決定できます。

文書管理のルール作成

社内である程度文書管理のルールを決めて行っていても、そのルールが徹底されていない企業も少なくありません。

ワークフローシステムを導入することで、社内文書管理のルールが決められ、規律が正しくなり、全員が共通認識のうえで文書管理を行えるようになります。

必要な情報の検索

社内の情報をこれまで一元管理していない場合には、上場の際に提出しなくてはいけない情報を探すことに時間がかかります。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、上場に必要な企業内情報を素早く見つけられ、スムーズに対応できるようになります。

業務プロセスの可視化

上場の審査では、労務などを含むあらゆる業務の管理体制をチェックされます。

そこで、ワークフローシステムの導入を行うことによって、業務プロセスの可視化が行えるとともに業務改善・健全な業務状況につながります。

ワークフローシステム導入事例

実際にワークフローシステムを導入して内部統制に成功した事例とりん議申請での事例を紹介します。

内部統制に成功した事例

課題

コネクシオでは、社内申請書類の正しい処理が行われるようにするために内部統制を図る必要があった。

効果

そこで、ワークフローシステムを導入し、すべての社内申請書類を電子化させた結果、書類の申請および承認作業が効率化され、社内情報の共有がこれまで以上にスムーズになった。

稟議申請での事例

課題

ある広告事業やタレントマネジメント事業を行う企業では、エクセルを出力してそれを運用して帳票などの管理を行っていた。しかし、業務拡大を進めていく中で人員が増えると紙での作業は非効率という課題があ
った。

効果

そこで、ワークフローシステムを導入することによって、稟議申請や経費計算の時間的コストを抑えられるようになり、社内外問わず申請・承認作業ができるように効率化された。

稟議申請に関しては以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

稟議書とは - ケース別フォーマット3選 | 書き方も紹介 | ボクシルマガジン
稟議書とは端的に言えば「決定権を持つ人に許可をとるための書類」です。なぜ稟議書が使われるのかの理由から、書く際のポ...

上場準備におすすめのワークフローシステム

ここからは上場準備におすすめのワークフローシステムを紹介します。これからワークフローシステムの導入を検討する企業の方はぜひ参考にしてみてください。

ジョブカンワークフロー

  • 導入実績は4,000社を突破
  • 社内のあらゆる申請書をクラウド管理できる
  • 企業の状況に合わせた最適な運用が可能

ジョブカンワークフローは、パソコンでもスマホからでも、いつでもどこでも申請・承認できるクラウド型ワークフローシステムです。会社の規模を問わず、企業の状況に合わせた最適な運用が可能であるため、大手企業でも中小企業でも利用できます。

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ひびきSm@rtDB


  • ノンプログラミングで電子フロー化
  • 1万人超の利用実績多数
  • 豊富な標準機能により最短1か月導入

ひびきSm@rtDBは、大組織向けWebデータベース&ワークフローシステムです。ノンプログラミングでブラウザ上にデータベースを作成でき、現場の業務システム内製化を素早く強力に推進します。1万人超の利用実績も多数あり、大きなリスクやコストを伴う組織改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。バリエーションに富んだノウハウと豊富な標準機能で最短1か月でのシステム導入が可能なため、組織全体の生産性を迅速に向上させます。

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WaWaFlow

  • 14日のお試し期間あり
  • 2,000人以上でもクラウド利用可能
  • 月額400円の格安価格

WaWaFlowは、 自由に申請ルートや承認パターンとフリーフォームで書式を作成できるワークフローシステムです。このサービスは月額400円で利用できるうえに、14日のお試し期間もあるので初めての導入の企業でも安心です。

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ワークフローシステム Styleflow(スタイルフロー)

  • 安価な料金設定
  • 企業のスタイルに合わせて導入可能
  • 使いやすいシンプルデザイン

ワークフローシステム Styleflowは、日本のワークスタイルに合わせたワークフローサービスです。初期費用がゼロ円で導入でき、月額の使用量も1ユーザーに対して300円と明朗会計での利用なので、導入に関してコストの心配をする企業でも安心して利用できます。

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楽々WorkflowII(ワークフローツー)

  • 運用が簡単
  • いつでもどこでも場所を選ばずに利用可能
  • ブラウザだけで利用できるため追加費用なし

楽々WorkflowII(ワークフローツー)は、初めての利用者もすぐに使える画面デザインであるため、運用に特殊な技術や知識を必要としません。また、いつでもどこでも場所を選ばずに利用可能でブラウザだけで利用できるため追加費用もかかりません。導入にはできるだけコストを抑えて運用を開始したい企業の方におすすめです。

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SmartFlow

  • スマホ対応だから場所を選ばない
  • 豊富なテンプレート
  • 20ユーザーまで利用無料

SmartFlowは、会社のワークフロー(申請・承認管理)の
課題を解決するソリューションです。ドラッグ&ドロップでテンプレートを簡単作成できるため、誰でも簡単に書類のフォーマットを作成できるので、上場を目指すスタートアップの企業にもおすすめです。

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Garoon(サイボウズガルーン)

  • 民間企業だけではなく自治体にも導入
  • 安心のスケーラビリティと拡張性
  • 日本企業の文化に合った使いやすさ

Garoon(サイボウズガルーン)は、チームの力を最大限に高めるエンタープライズグループウェアです。KDDIや大和証券などの大手企業もすでに導入しており、現在では約4,600社が導入しています。現在利用しているサービスがある場合には、そこからの移行も支援してくれるため、スムーズに切り替えができます。

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ワークフローEX

  • 慣れ親しんでいるフォーマットだから導入が楽
  • エクセルの機能をそのまま利用可能
  • タブレット決済が可能

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローにのせられるワークフローパッケージです。エクセルで管理を行っていた企業が新しいシステムに変更するのには時間と手間がかかりますが、エクセルのファイルを使って行うことで教育の手間を省けます。引き続きエクセルで管理し続けたい企業におすすめです。

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上場における課題をワークフローシステムで解決

将来的に上場を見据えているのであれば、上場を目指した内部統制や管理体制が必要になります。

もし社内に上場のノウハウを持っている人材がいないのであれば、ワークフローシステムを活用して、上場における準備を日ごろから行っておきましょう。

本記事紹介した、おすすめのワークフローシステムの中から自社にあったサービスを見つけ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ボクシルとは

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