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上場準備のワークフロー整備 | メリット・進め方・成功のポイント・必要事項を解説

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将来的に会社を上場させるためには、ワークフローの整備を行い、承認されるための準備を日ごろから行っておく必要があります。本記事では、上場での審査内容である業務プロセス・内部統制の監査をスムーズに行うためにおすすめなワークフローシステムを紹介します。

上場の審査のポイント

上場するための審査には種類があります。以下では数多くある審査の種類の中でも、特に上場の審査のポイントになる内容を紹介します。

内部統制

上場準備会社は内部統制を図らなくてはいけません。内部統制するポイントとして申請・承認経路設定などが必要であり、定められた適格要件を満たすことが必須です。要件の中には以下のようなものが例としてあります。

  • 企業内容、リスク情報の開示の適切性
  • 企業経営の健全性
  • 事業計画の合理性

必要書類の管理

上場には必要書類が多く、それらの作成内容が審査のポイントになります。書類の内容は、各取引所のホームページを見ることで確認できますが、大まかに紹介すると以下のとおりです。

  • 会社の事業内容
  • 沿革の基本事項の説明
  • 財務諸表の開示
  • 社内諸規程
  • 反社会的勢力との関係がないことを示す確認書
  • 上場申請のための有価証券報告書(I、Ⅱ)

業務プロセスの明確化

上場の際には企業内の業務プロセスを明確にする必要があります。

これは上場のタイミングで、過去数年分の決算の内容をチェックされるため、これまでどのようなプロセスを経て現在に至るのかを説明できなくてはいけません。

上場の準備には、さまざまな困難やトラブルが起こりうるので、信頼できる証券会社や監査法人のパートナーの存在が必要不可欠です。

上場準備のためのワークフローシステム導入

上場をするためには、上場を見据えたうえでのワークフローシステムの導入が必須です。以下では、ワークフローシステムを導入することで、上場審査におけるどの部分が解決するのかを解説します。

決裁権限の決定

社内の決裁権限が曖昧である場合、上場審査のポイントである「内部統制」の部分で問題があるとされます。

そこで、ワークフローシステムの導入を行うことで、社内規定を整理し、誰にどのような経験があるかを明確に決定できます。

文書管理のルール作成

社内である程度文書管理のルールを決めて行っていても、そのルールが徹底されていない企業も少なくありません。

ワークフローシステムを導入することで、社内文書管理のルールが決められ、規律が正しくなり、全員が共通認識のうえで文書管理を行えるようになります。

必要な情報の検索

社内の情報をこれまで一元管理していない場合には、上場の際に提出しなくてはいけない情報を探すことに時間がかかります。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、上場に必要な企業内情報を素早く見つけられ、スムーズに対応できるようになります。

業務プロセスの可視化

上場の審査では、労務などを含むあらゆる業務の管理体制をチェックされます。

そこで、ワークフローシステムの導入を行うことによって、業務プロセスの可視化が行えるとともに業務改善・健全な業務状況につながります。

ワークフローシステム導入事例

実際にワークフローシステムを導入して内部統制に成功した事例とりん議申請での事例を紹介します。

内部統制に成功した事例

課題

コネクシオでは、社内申請書類の正しい処理が行われるようにするために内部統制を図る必要があった。

効果

そこで、ワークフローシステムを導入し、すべての社内申請書類を電子化させた結果、書類の申請および承認作業が効率化され、社内情報の共有がこれまで以上にスムーズになった。

稟議申請での事例

課題

ある広告事業やタレントマネジメント事業を行う企業では、エクセルを出力してそれを運用して帳票などの管理を行っていた。しかし、業務拡大を進めていく中で人員が増えると紙での作業は非効率という課題があ
った。

効果

そこで、ワークフローシステムを導入することによって、稟議申請や経費計算の時間的コストを抑えられるようになり、社内外問わず申請・承認作業ができるように効率化された。

稟議申請に関しては以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

上場準備におすすめのワークフローシステム

ここからは上場準備におすすめのワークフローシステムを紹介します。これからワークフローシステムの導入を検討する企業の方はぜひ参考にしてみてください。ワークフローシステムを詳しく比較したい方は次の記事も合わせてチェックするとよいでしょう。

ジョブカンワークフロー - 株式会社Donuts

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

  • 導入実績は4,000社を突破
  • 社内のあらゆる申請書をクラウド管理できる
  • 企業の状況に合わせた最適な運用が可能

ジョブカンワークフローは、パソコンでもスマホからでも、いつでもどこでも申請・承認できるクラウド型ワークフローシステムです。会社の規模を問わず、企業の状況に合わせた最適な運用が可能であるため、大手企業でも中小企業でも利用できます。

Create!Web(クリエイトウェブ)フロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド経費公式サイト

  • 事前申請から立替経費、請求書や支払、仕訳まで一元管理
  • 多様な自動分岐ができる承認ルートを設定可能
  • さまざまなフォームを自由にカスタマイズ

マネーフォワード クラウド経費は、「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトのもと、開発された経費精算システムです。従来の経費申請機能に加え、部門やプロジェクト、申請金額により承認ルートが自動で分岐する機能を搭載。ワークフロー機能も充実しており、社内稟議や有給申請など幅広く活用できます。さらにマネーフォワードの各クラウドサービスと連携ができ、経費精算業務および会計業務の効率化が期待できます。

TeamSpirit(チームスピリット) - 株式会社チームスピリット

TeamSpirit(チームスピリット) - 株式会社チームスピリット 画像出典:TeamSpirit(チームスピリット)公式サイト

  • 業務アプリケーションの統合でワークフローを一体化
  • データを活用し働き方を見える化
  • セキュリティ面も安心して運用できる

TeamSpirit(チームスピリット)は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。マルチデバイス対応で、いつでもどこでも、出退勤の報告や勤怠管理、経費精算の申請から承認までの業務を完結できます。日々の従業員の活動データをリアルタイムに収集し分析することで、従業員の働き方を可視化し、在宅ワークや直行直帰など、多様な働き方の実現をサポートします。また、セキュリティ面の配慮も十分で、安全に運用でき、本来の業務に集中できる余裕を生み出します。

SmartDB(スマートDB) - 株式会社ドリーム・アーツ

SmartDB公式サイトスクリーンショット 画像出典:SmartDB公式サイト

  • ノンプログラミングで電子フロー化
  • 1万人超の利用実績多数
  • 豊富な標準機能により最短1か月導入

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

X-point Cloud(エクスポイントクラウド) - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド 画像出典:X-point Cloud公式サイト

  • 使い慣れた書類デザインを電子化
  • 検索や集計の機能も充実
  • グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績2,700社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社

楽々WorkflowII(ワークフローツー) - 住友電工情報システム株式会社 画像出典:楽々WorkflowII(ワークフローツー)公式サイト

  • 運用が簡単
  • いつでもどこでも場所を選ばずに利用可能
  • ブラウザだけで利用できるため追加費用なし

楽々WorkflowII(ワークフローツー)は、初めての利用者もすぐに使える画面デザインであるため、運用に特殊な技術や知識を必要としません。また、いつでもどこでも場所を選ばずに利用可能でブラウザだけで利用できるため追加費用もかかりません。導入にはできるだけコストを抑えて運用を開始したい企業の方におすすめです。

WaWaFlow

  • 14日のお試し期間あり
  • 2,000人以上でもクラウド利用可能
  • 月額400円の格安価格

WaWaFlowは、 自由に申請ルートや承認パターンとフリーフォームで書式を作成できるワークフローシステムです。このサービスは月額400円で利用できるうえに、14日のお試し期間もあるので初めての導入の企業でも安心です。

ワークフローシステム Styleflow(スタイルフロー)

  • 安価な料金設定
  • 企業のスタイルに合わせて導入可能
  • 使いやすいシンプルデザイン

ワークフローシステム Styleflowは、日本のワークスタイルに合わせたワークフローサービスです。初期費用がゼロ円で導入でき、月額の使用量も1ユーザーに対して300円と明朗会計での利用なので、導入に関してコストの心配をする企業でも安心して利用できます。

SmartFlow

  • スマホ対応だから場所を選ばない
  • 豊富なテンプレート
  • 20ユーザーまで利用無料

SmartFlowは、会社のワークフロー(申請・承認管理)の
課題を解決するソリューションです。ドラッグ&ドロップでテンプレートを簡単作成できるため、誰でも簡単に書類のフォーマットを作成できるので、上場を目指すスタートアップの企業にもおすすめです。

Garoon(サイボウズガルーン)

  • 民間企業だけではなく自治体にも導入
  • 安心のスケーラビリティと拡張性
  • 日本企業の文化に合った使いやすさ

Garoon(サイボウズガルーン)は、チームの力を最大限に高めるエンタープライズグループウェアです。KDDIや大和証券などの大手企業もすでに導入しており、現在では約4,600社が導入しています。現在利用しているサービスがある場合には、そこからの移行も支援してくれるため、スムーズに切り替えができます。

ワークフローEX

  • 慣れ親しんでいるフォーマットだから導入が楽
  • エクセルの機能をそのまま利用可能
  • タブレット決済が可能

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローにのせられるワークフローパッケージです。エクセルで管理を行っていた企業が新しいシステムに変更するのには時間と手間がかかりますが、エクセルのファイルを使って行うことで教育の手間を省けます。引き続きエクセルで管理し続けたい企業におすすめです。


こちらからは、ワークフローシステムの人気ランキングや、各種サービスの評判・口コミを閲覧可能です。あわせてご覧ください。

上場における課題をワークフローシステムで解決

将来的に上場を見据えているのであれば、上場を目指した内部統制や管理体制が必要になります。

もし社内に上場のノウハウを持っている人材がいないのであれば、ワークフローシステムを活用して、上場における準備を日ごろから行っておきましょう。

本記事紹介した、おすすめのワークフローシステムの中から自社にあったサービスを見つけ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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