ワークフローシステムのシェア・市場規模 一番選ばれている人気サービスはサイボウズ Office

ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ワークフローシステムのシェア率

ワークフローシステムの導入に携わった1,717人を対象にBOXILが独自アンケート^※1を実施し、導入したワークフローシステムを尋ねました。

シェアが最も多かったのは、サイボウズ Officeで13.28%。その後にジョブカンワークフローが7.98%、楽々WorkflowIIが7.05%、ワークフローEXが6.64%、SmartDBが5.13%、ジョブマネワークフローが4.66%、rakumo ワークフローが4.31%と続きます。これら7社で全体の49.05%を占めていました。

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の1,717人へ実施。本調査の期間は2025年3月18日〜20日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

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各社の比較を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

シェア率とあわせて口コミ・ユーザー満足度もチェック

シェア率だけでなく、各ワークフローシステムの口コミやユーザー満足度、導入事例を確認しておくことで、自社にあったサービス選びができるようになります。ワークフローシステムの口コミランキングもあわせて参考にしてください。

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ワークフローシステムの市場規模

ITコンサルティング・調査会社アイ・ティ・アールの調査^※によれば、2022年度ワークフローシステムの売上は110億円です。前年と比べて13.4%の増加と市場は成長しており、売上好調なベンダーの多いことから今後も売上は増加し、2027年には200億円に達するとも予想されています。

成長の理由としては、リモートワークの普及やペーパーレス化・働き方改革の促進といった、ニーズの増加が考えられます。また大きな特徴は、中小企業への導入も進んでいるSaaSの需要が増加していることです。

同市場を提供形態別に見ると、2022年度パッケージ型の売上は前年から3.9%縮小しているのに対し、SaaSは前年から32.6%と高い伸びを見せました。この傾向は続き、SaaSは2023年に市場全体の約6割、2027年には約8割にまで拡大すると予想されています。

※出典：アイ・ティ・アール「2022年度のワークフロー市場はリモートワークの普及とDX推進に伴うシステム拡張により 前年度比13.4％増、2027年度には200億円規模に達する見込み　ITRが提供形態別のワークフロー市場規模推移および予測を発表」（2025年4月15日閲覧）

ワークフローシステム シェア率TOP7の口コミ・満足度

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^{※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

ここからは、シェア率の高いワークフローシステムはなぜ選ばれているのか、BOXILに寄せられた口コミやサービスの特徴をもとに解説します。

サイボウズ Officeは、「誰でも使える」にこだわって開発された中小企業向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージなど、社内の情報共有を円滑にする機能が豊富に揃っています。特にワークフロー機能では、「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」などの申請・決裁を簡単に電子化でき、承認や差し戻しの状況が通知されるため、外出先でもスムーズに業務が進められます。

このシステムの特長は、ステータスがひと目で確認できる進捗管理、申請フォームの簡単な作成・編集機能、スマートフォンやタブレットに最適化された画面での外出先からの利用のしやすさにあります。申請フォームはCSVファイルの書き出し・読み込みにも対応しており、Excel上でフォームを修正して効率よく追加することも可能です。

ジョブカンワークフローは、直感的な画面設計により、初期設定と申請書作成を簡単に行えるワークフローシステムです。クラウド上で申請を管理し、クリックだけで申請・承認を行うことで業務効率を向上させます。

会社独自の申請フォーマットを簡単に作成できるのも大きな特徴で、必須項目設定や桁数設定など、申請不備を解消する仕組みが多数用意されています。項目はいくつでも追加できるため、柔軟な申請書設計が可能です。

楽々WorkflowIIは、簡易ワークフローから本格ワークフローまで、あらゆる承認業務に対応できるシステムです。データ項目を設定するだけでフォームを自動生成し、マウス操作のみで思い通りの画面を簡単に設定できる点が大きな特徴です。

複雑なワークフロー定義が可能かつ、きめ細やかなユーザー・組織管理を採用しているため、組織の変化に柔軟に素早く対応できるのもメリットです。大規模なワークフローを実現する能力があり、エンジンサーバーの分散管理で大規模でも安心して堅牢な運用ができます。さらに、WEB API/Java APIを利用して既存のシステム・アプリケーション・グループウェアと連携でき、社内のあらゆるワークフロー業務を一元化できる点も評価されています。

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローにのせることができる画期的なワークフローパッケージです。現在使用中の稟議文書の元となるExcelファイルをそのまま使って、電子捺印によって申請・承認ができます。

大きな特徴は、申請フォームがExcelシートであること、データの引用機能、データ連携と集計機能、ドキュメントのオフライン編集機能、メールからの申請・承認機能、堅牢なセキュリティ機能などを備えていることです。特に取引先ともメールで申請・承認業務を行える点は、社外とのやり取りが多い企業に適しています。

SmartDBは、「デジタルの民主化」をコンセプトに現場主体で業務プロセスの完全デジタル化を実現できる、大企業向け業務デジタル化クラウドです。ワークフローとWebデータベース機能を備えたノーコード開発プラットフォームとして、業務部門が自ら簡単に業務をデジタル化できる環境を提供します。

システムの大きな特徴は、自由自在かつ簡単に設定できる承認ルートです。複数部門による並列承認や条件分岐から別のワークフローへの連携まで、複雑な稟議・決裁などの承認ルートも簡単に実現できます。条件分岐機能では、申請書の分類項目や関係部門、金額などの条件に基づいて自動的に承認ルートを判定し分岐させることが可能です。

ジョブマネワークフローは、使いやすさ、低コスト、スマホ対応の3つをポイントとしたワークフローシステムです。画面や動線がシンプルに設計されているため、マニュアルなどを見ずに直感的に操作することができ、初めて利用する方でも迷わず使えることが特徴です。

機能面では、19種類の入力項目からカスタマイズ可能な承認プロセス設定や、承認者も上限なく設定できる柔軟性を提供しています。また、社内で頻繁に利用するようなワークフローは雛形として設定でき、効率的な運用が可能です。さらに、従業員登録、取引先登録、部署・組織登録、権限区分作成など、詳細な設定機能も備えており、各部署や組織に対して最適なワークフローを作成できます。

rakumo ワークフローは、Google Workspaceと連携して利用するワークフローシステムです。Google環境を活用している企業にとっては、既存のツールとシームレスに統合できる利便性の高いソリューションとなります。カスタマイズ可能な申請書テンプレートを多数搭載しており、導入後すぐに様々な申請業務に対応できる点が特徴です。

英語や中国語など多言語に対応しており、グローバルに展開する企業や多国籍なチームでの利用にも適しています。さらに、タイムゾーン設定も可能なため、異なる地域にオフィスがある場合でも、それぞれのローカルタイムに合わせて運用できます。

機能での比較の重要性

ワークフローシステムを選ぶ際に重要なのは「自社の承認フローに合った機能が備わっているかどうか」です。企業規模や業務の複雑さ、連携したい既存システム、多言語対応の必要性など、自社の要件に合ったシステムを選ぶことが成功の鍵となります。あわせて各サービスの口コミなども参考にし、最適なワークフローシステムを選びましょう。

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おすすめワークフローシステムから5サービスを厳選し、特徴や機能をまとめました。ぜひこちらの動画もシステム導入する際の参考にしてください。

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