安否確認システム機能比較と選び方 - 事業継続に向けて導入するメリットとは

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安否確認は事業継続の第一歩。電話やメールより迅速に状況を把握できる安否確認システムが注目されています。安否確認システムの機能を比較しつつ、選び方を解説。代表的な安否確認システムや、安否確認に利用できるサービスを紹介します。

安否確認システムとは

頻発する地震、次々と各地を襲う大型台風に豪雨。多くの災害に見舞われるなかで、非常時の対応マニュアルやBCP(事業継続計画)対策を定める必要性が高まっています。安否確認は事業継続に向けた第一歩。状況把握に欠かせません。

安否確認システムとは、非常時に従業員やその家族の安否を確認し、把握するためのもの。企業にかわり、安否状況の共有をメールや電話、SMS(ショートメッセージ)で従業員へ依頼し、Webで回答してもらうのが一般的です。

安否確認システムの仕組み図/ボクシルマガジン 安否確認システムの仕組み

安否確認システムの導入メリット

安否確認システムには、「確実性」と「スピード」の観点から大きな導入メリットがあります。

複数の連絡手段で確実性を向上

学校や自治体、小規模な企業では、電話やメールによる連絡網を構築しているところも多いでしょう。しかし、安否確認対象者が多いほど連絡に時間がかかり、通信障害や通信制限でつながらない場合もあります。

安否確認システムは、Webブラウザまたは専用アプリで回答する形式が多いため、デバイスを問いません。電話回線が使用できなくても、避難場所近くのWi-Fiや災害時に無料開放されるWi-Fi「00000JAPAN(ファイブゼロ・ジャパン)」を通じてコンタクトを取れる可能性があります。一つのサービスで複数の通信手段を利用できるのは大きなメリットです。

自動化で回答収集のスピードアップ

電話やメールによる安否確認では、管理職が多くの従業員に連絡を取り、集計し、担当者に報告する、というフローが一般的。これでは、指示系統に問題があると機能しないほか、管理職や担当者自身が被災していれば成り立たなくなってしまいます。

安否確認システムは、有事の際にシステムが自動で回答依頼を送付し集計可能。未回答者にリマインドするサービスもあり、迅速な安否情報の収集に寄与します。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムの主な機能と利用方法には、次の4点が挙げられます。

  1. 一斉配信(自動配信)機能
  2. 安否状況の回答機能
  3. 安否回答データの集計機能
  4. 掲示板機能

(1)一斉配信(自動配信)機能

発災時に、あらかじめ登録しておいた連絡先へ回答依頼を一斉配信する機能。メール、SMS、スマートフォンアプリでのプッシュ通知、電話などがあり、複数手段を選択できると回答の確実性が高まります。未回答者へリマインド(再通知)する機能があれば、より回答率向上を期待できます。

さらに、自動配信機能を備えていれば便利。気象庁のデータなどと連携するもので、「震度◯◯以上」「〇〇警報発令時」といった条件に該当する災害が起きると、自動で配信。スムーズに連絡をとれます。

平時には一斉連絡手段として活用できます。非常時に限らない運用を定着させるのに有効でしょう。

(2)安否状況の回答機能

一斉配信を受け取った従業員は、安否状況の回答機能を使用して状況を報告します。

報告手段は、メール記載のURLから指定のWebページへアクセスし回答する方法、スマートフォンアプリ上で回答する方法、音声ガイダンスに従って電話で回答する方法など。自社のデバイス利用方法にのっとった形態を選びましょう。

安否確認を「ヒト」ではなく「モノ」に対して行う、設備状況確認機能を備えたシステムがあります。たとえばNTTコミュニケーションズが提供する「Biz安否確認/一斉通報」には、発災時にビルなど各種設備の担当者へ通知が届き、状況入力を促す機能を搭載。ヒトとモノの安否確認を一つのシステムに集約できます。

(3)安否回答データの集計機能

従業員から集めた安否状況の回答はシステム上に蓄積されます。自動集計機能があれば、管理者や担当者は計算せずともひと目で状況を把握でき、スムーズな状況把握につながります。

(4)掲示板機能

掲示板機能は、管理者からのメッセージを従業員が閲覧できる仕組み。対応状況や今後の方針といった周知事項を掲示できます。

安否確認システムおすすめ

安否確認システムには、安否確認専用のサービスと、主要サービスの関連機能として提供されているサービスにわけられます。後者だと、警備会社ALSOKやセコムが提供する安否確認サービス、グループウェアやバックオフィス支援SaaSに付随する安否確認機能が挙げられます。

安否確認システム選定のポイントは、「従業員の回答手段・デバイスは何が適切か」と「非常時に迷いなく使える機能か」を確認しておくこと。たとえば、携帯電話(ガラケー)ユーザーが多いとスマートフォンアプリによる通知は使えないし、ブラウザでの回答が難しいかもしれません。従業員の生活にもっともなじむサービスを検討しましょう。

Biz安否確認/一斉通報 - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

Biz安否確認/一斉通報 - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社 画像出典:エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ

  • 地震発生時に自動で安否確認を実施
  • 連絡事項を送りたい人にだけ一括送信
  • 官公庁への導入実績も

Biz安否確認/一斉通報は、NTTの通信基盤を利用した安否確認システムです。設定震度以上の地震が発生するとシステムが自動で安否状況登録依頼を発信。回答が登録されるまで自動で再連絡を行います。またメール、スマートフォンアプリ、電話の3つの手段で、高い回答率を実現する仕組みを整えています。

「無事」と回答した人にだけ出社連絡をするといった二次連絡も、システム経由で一斉送信可能。連絡事項を自由に編集して必要な人にだけ送信できるので、平時の連絡網としても使用できます。

ポイント
電話通知に対応している数少ないサービス。専用フリーダイヤルから発信し、受信者はガイダンスに従い番号で回答する仕組みです。メールやアプリに慣れていない人もフォローできるため、従業員層が幅広い企業におすすめです。

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Linkit Maps - 株式会社ACCESS

Linkit Maps - 株式会社ACCESS 画像出典:Linkit Maps公式サイト

  • 位置情報で従業員の安否確認を迅速に
  • 素早い進捗管理と円滑なコミニュケーション
  • スマートフォンの地図アプリとも連携可能

Linkit Mapsは、メディア取材、保守、運送、外勤従業といったあらゆる業態で活用されている動態管理コミュニケーションサービスです。位置情報をリアルタイムで把握できるため、外回りしている従業員の安全も一早く確認できます。チャット機能も備わっているので、日々のコミュニケーションに加えて、災害時も機能しすぐに安否確認が行えます。

ポイント
地図上で従業員の位置を把握できるため、非常時の状況確認と対応指示をより的確に行えます。外勤スタッフが多い企業におすすめです。

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トヨクモ 安否確認サービス2

  • 安否確認専用サービス
  • アクセス集中を想定しサーバー拡張
  • 対策指示や議論も一つのツールで

トヨクモ(旧:サイボウズスタートアップス)の安否確認サービス2は、非常時に「使える」ことへこだわった安否確認サービス。東日本大震災時のデータをいかし、サーバーの国際分散、負荷に応じた自動拡張、定期的な負荷検証、携帯電話(ガラケー)対応といった特徴を備えています。

ポイント
Twitterアカウントと連動し、メッセージで通知できます。ほか、英語対応、気象警報連動、人事システムとの情報連携など、かゆいところに手が届く細かい機能を備えています。

セコム 安否確認サービス

セコム 安否確認サービス

  • 24時間365日体制で専門スタッフを配備
  • 実績に基づく多彩な機能
  • 説明会や導入支援で手厚くサポート

セコムの安否確認サービスは、約7,600社、690万人(2019年9月末時点)への導入実績を持つ危機管理サービス。震度5弱以上の地震、または事前に取り決めた災害情報を受信すると、管理者へ速やかに通知します。全国に複数拠点を持つ強みをいかし、万が一近接拠点が被災しても、別拠点からサポートを受けられます。

ポイント
メールでの一斉通知が基本ですが、オプションで電話(音声自動発信)やLINE通知に対応しています。

ALSOK 安否確認サービス

ALSOK 安否確認サービス

  • 携帯電話操作に不慣れでも使いやすいシンプルな画面
  • 最短10営業日でサービス提供開始
  • 自動配信、管理者による手動配信、両方に対応

ALSOKの安否確認サービスは、安否確認メールの自動配信、未回答者への自動再送信、専用の集計ページといった必要機能を備えています。オプションの「家族安否サービス」では、従業員とその家族のみがアクセスできる掲示板を開設でき、家庭内の安否確認支援にもつながります。

ポイント
自動メール配信に加えて、管理者による手動通知にも対応。二次連絡のほか、災害以外の業務トラブルが起きた際の一斉連絡に利用できます。

SPIRAL 安否確認サービス

  • 災害に備えた安否確認訓練
  • 確実に届くメール+SMS併用
  • 災害時でも安心できるセキュリティ

SPIRAL安否確認サービスは、メール一斉配信システムなど多方面の業務ソリューションを提供するパイプドビッツが提供するサービス。災害時と同じフローを体験できる訓練機能を備えており、その結果を蓄積できます。フロー改善を行いつつ、緊急時に「使い方がわからない」という状態に陥りづらい点が特徴です。

ポイント
訓練機能では、配信経過時間ごとの回答率を細かく記録できます。曜日や時刻をずらしながら繰り返し実施することで、フロー改善にいかせます。

NEC 緊急連絡・安否確認システム

NEC 緊急連絡・安否確認システム

  • 東日本大震災の被災事業所が開発
  • 1クリックで安否状況回答
  • ブラウザが使えなくても空メール送信で安否確認

NECの安否確認システムは、東日本大震災の経験をいかして開発されました。発災時の混乱を考慮し、シンプルな機能に。安否状況は、通知メールに記載された4つの選択肢から選ぶだけとわかりやすく、ブラウザが使えない状況でも空メール返信で回答できます。携帯電話(ガラケー)からでも使いやすいサービスです。

ポイント
とにかく機能がシンプル。災害時の混乱を経験したからこそ、迷いなく回答できる「1クリック」仕様としています。

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いつものビジネスチャットで安否確認

専用の安否確認システムを導入しても、使ったことがないため非常時に機能しなかった、という事例があります。ビジネスチャットなら日常的に接しているため戸惑いが少なく、安否状況の自動集約までは難しくても、一斉通知とそれに対する回答を一つのツールに集約できます。

警報で交通機関の乱れが予想される際などの一斉連絡に使用しておけば、訓練のかわりにもなります。

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社 画像出典:Chatwork公式サイト

  • 従業員の被災状況を即時に確認できる
  • 素早くデータの復元が可能
  • 幅広い年齢層で活用できる操作性

Chatworkは、累計20万社以上の導入実績を誇るビジネスチャットツールです。電話がつながりづらい災害時でも、チャットで素早く安否確認。一斉連絡にも活用できます。さらに、普段からChatwork上でコミュニケーションを取っていればやり取りしたデータを残せるので、情報を復元可能。国産ツールならではの操作性で使いやすく、平均年齢67歳の職場でも活用されています。

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LINE WORKS

LINE WORKS(ラインワークス)

  • LINEとつながるビジネスチャット
  • モバイルでもPCと同じ機能
  • だれでもすぐに使えるUIとなじみやすいUX

LINE WORKSは、LINEと同じ使い勝手が特徴の“ビジネス版LINE”。使い慣れたUIだからこそ、非常時でも活用できます。ホーム(掲示板)やアンケート機能を利用し、事前に使い方を確認しておくとよいでしょう。無料プランあり。

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WowTalk for ビジネスプラス - 株式会社NTTドコモ

WowTalk for ビジネスプラス - 株式会社NTTドコモ 画像出典:WowTalk公式サイト

  • 最新の名簿を常に確認でき、連絡先がすぐにわかる
  • 柔軟な機能カスタマイズに対応
  • 導入実績2,000社以上のビジネスチャット

WowTalkは、チャットや社内報の機能を備えたコミュニケーションツールです。シンプルで直感的に操作しやすいほか、iOS(iPhone)、Android、PCのマルチデバイス対応で、複数の手段でアクセス可能。セキュリティの堅牢性も特徴です。

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注目のチャットツール、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめチャットツールをまとめてチェック!
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グループウェアの安否確認機能を活用

ビジネスチャット同様グループウェアも活用できます。一斉送信と回答集計ができる安否確認機能を備えたサービスもあるので、サービスの見直しが有効かもしれません。安否確認機能を持つグループウェアを紹介します。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ) - 株式会社ネオジャパン

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ) - 株式会社ネオジャパン 画像出典:desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)公式サイト

  • 徹底した現場主義で直感的に使える
  • 各自が入力した安否状況の回答を全ユーザー間で共有できる
  • 緊急連絡用のメールアドレスを別途登録できる

desknet's NEOは、導入実績400万ユーザーを超える(2019年6月時点)グループウェア。使いやすいUIと管理しやすさで支持を集めています。安否確認機能があり、緊急時も使い慣れたUIで連絡できます。

価格:月額400円~/1ユーザー
無料お試し期間:クラウド版30日間

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J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 画像出典:J-MOTTO公式サイト

  • 1ユーザーあたり月額150円から25機能を提供
  • 4,000社導入のノウハウをいかし充実のサポート
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTOは、desknet's NEOの低容量版。その分低コストで利用できます。安否確認機能があるほか、防災対策を施したデータセンターで運用し、万が一に備えています。

価格:月額3,000円~(20ユーザーまで)
無料お試し期間:3か月間

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安否確認システム定着のポイント

非常時、企業は「現状把握」と「事業継続」を考えなくてはなりません。事業継続の一歩は安否確認から。システムを利用すれば、確実かつ迅速な現状把握につながります。

ただ、いざというときに使えなければ意味がありません。使い方の教育や訓練を実施したうえで、大災害時に限らず業務の一斉連絡に使用したり、訓練配信を行ったりと、ツールに慣れておくことが必要です。日ごろ使用するビジネスチャットやグループウェアを安否確認に活用するのも一つの手段です。

また緊急時には多くの情報が飛び交うため、サーバーが混雑したり、システム自体がうまく作動しなかったりと、フローどおりに安否確認を進められない可能性があります。万が一システムが使えない場合も想定したBCPを策定しておきましょう。

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