【30秒でわかるこの記事の結論】
・選定時はカレンダー連携の方式と空予約対策の範囲を比較
・会議室前の端末運用なら「予約ルームズ」、座席や在席も含めるなら「Colorkrew Biz」
・稼働率の分析まで求めるなら「Nimway」、Outlook中心なら「Desk Mosaic」
→まずはカレンダー上での管理のみか、実際の部屋内でも管理したいのかを整理しましょう。そのうえで、マッチするサービスを資料から探すのがおすすめです。
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会議室予約システムの選び方
会議室予約システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- 会議室予約システムの導入目的を確認する
- 会議室予約システムを導入する際の注意点を確認する
- 会議室予約システムの料金・価格相場を確認する
会議室予約システムの導入目的を確認する
会議室予約システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| 会議室前に設置して手軽に予約手続きを行いたい | タブレットやスマートフォンからその場でチェックインやチェックアウトの操作を行えるシステムがおすすめ |
| 会議室の予約とあわせて座席指定も行いたい | 会議室と座席の予約が一元管理でき、在席確認ができるシステムがおすすめ |
| 貸会議室の予約を顧客向けに行いたい | セキュリティが高く、決済処理といった業務まで行えるシステムがおすすめ |
自社の目的に合致するタイプに絞り込むことが、導入を成功させるための有効な方法です。会議室の前にタブレット端末を設置し、現場で簡便に操作できることを重視する企業には、iOS・Androidの双方に対応していて設置も容易な「予約ルームズ」が適しています。
会議室に加えて、フリーアドレスの座席予約や在席確認も一元管理したい場合は、オフィスマップと連動できるワークプレイス統合型の「Colorkrew Biz」は有力な候補です。
社外向けの貸し会議室運営に加え、予約受付業務の自動化や決済処理までカバーしたい場合は、承認制予約にも対応できる「ChoiceRESERVE」が選択肢になります。
会議室予約システムを導入する際の注意点を確認する
会議室予約システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| システム連携 | カレンダーや勤怠管理など、すでに利用しているシステムと連携できるか確認しておきましょう。 |
| セキュリティ対策 | 企業や個人の情報を管理するため、どのようなセキュリティ対策を導入しているのか確認しておきましょう。 |
| 多言語対応 | 受付や入退室をする際の言語対応について事前に確認しておきましょう。 |
| サポート体制 | 導入サポートや、利用中何かあった場合の対応などサポート体制について確認しておきましょう。 |
導入後のトラブルを防ぐためには、既存システムとの親和性やセキュリティの確認が欠かせません。
Microsoft 365（Outlook）を中心に利用している企業なら、「Desk Mosaic」はスケジューラーと双方向に同期できます。これにより、現場の二重入力の手間を抑えることが可能です。
会議室予約システムの料金・価格相場を確認する
月額固定費用タイプは、月額3,500円〜120,000円程度とシステムによって異なります。一方、月額従量課金タイプの場合、ユーザー1名ごとに数百円程度が相場です。初期費用は月額固定費用タイプ、従量課金タイプともにかからないものもありますが、システムによって必要となる場合があります。
天井のビーコンや各種センサーを活用し、データに基づいてフリーアドレス運用を高度化したり、オフィスの適正面積を算出する場合には、「Nimway」（月額1,200円〜/座席）のような分析機能を持つシステムへの投資が、長期的なコスト最適化につながる可能性があります。
おすすめ会議室予約システム比較8選
| サービス名 | 特徴・強み | 料金 |
|---|---|---|
| Colorkrew Biz | オフィスマップから座席や会議室、備品まで一括予約・管理可能。OutlookやGoogleカレンダーと連携し、利用ログの分析からオフィスの稼働率改善に貢献します。 | 初期費用：0円 月額料金：120,000円〜 |
| 予約ルームズ | 端末を会議室前に設置して入退室を管理。未使用予約の自動キャンセルや終了10分前のアラート通知機能を備え、会議室の空予約や無断延長の課題を解消します。 | 初期費用：要問い合わせ 月額料金：要問い合わせ |
| Acall | Webやアプリから予約可能。室内の端末で残り時間を表示し、終了前の音アラートでスムーズな退出を支援。チェックイン実績をダッシュボードで可視化・分析できます。 | 初期費用：要問い合わせ 月額料金：要問い合わせ |
| Desk Mosaic | Outlookと高度に連携し、スケジューラーからリアルタイムに予約可能。設置したiPadでのチェックイン操作がない場合は自動キャンセルし、稼働状況をグラフ化します。 | 初期費用：0円 月額料金：要問い合わせ |
| BRoomHubs | 会議室予約から来訪者登録まで一元管理。リマインダーメールや複数のチェックイン運用を選択でき、空予約を削減。使用頻度に応じたプランで低コスト運用が可能です。 | 初期費用：要問い合わせ 月額料金：要問い合わせ |
| ラクネコRoom | iPad・iPhoneに対応したシステム。カレンダー連携による予約に対応し、予定より早期に終了した場合は次の予約者へ自動連絡。備品の補充依頼機能も備えます。 | 初期費用：0円 月額料金：10,000円〜 |
| ChoiceRESERVE | 社外向け貸し会議室などの予約受付を自動化。承認制や仮予約の運用、クレジットカード決済による無断キャンセル防止、重複予約を防ぐ権限制御など豊富な機能を持ちます。 | 初期費用：33,000円〜（税込） 月額料金：22,000円〜（税込） |
| Nimway | 天井のビーコンやセンサーを活用し、在席状況や会議室の利用率を自動で可視化。直感的なデジタルフロアプランから座席・会議室を予約でき、自動キャンセルも可能です。 | 初期費用：0円 月額料金：1,200円/座席〜 |
Colorkrew Biz
| 利用対象の範囲 | 会議室＋座席＋在席 | 無料トライアル | あり（30日間） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 月額費用 | 120,000円〜（300名まで、年間契約） |
| 空予約防止機能 | ◯（QRコード読み取りによる座席やスペースへのチェックイン機能） | 連携（Google/Outlookなど） | Outlook（Office365）、Google Workspace（Googleカレンダー）、API（要問い合わせ） |
| 会議室前の表示・運用 | △（QRコード運用は可、会議室前端末・サイネージは要問い合わせ） | 備考 | オフィスマップ（座席・スペース）を軸に、予約と利用ログの分析まで広げやすい |
- 会議室や備品、座席の利用状況や予約状況を一括管理
- 空予約防止、予約自動キャンセル機能を搭載
- 人と会議室の空き状況をもとに日程調整が可能
Colorkrew Bizは、スケジュール調整や会議室予約などを管理可能なビジネスコンシェルジュツールです。会議室やロッカー、備品などの予約管理に対応しており、ユーザーは予約やチェックインなどをアプリやユーザーポータルから利用できます。
Outlook カレンダーと連携すれば、人のスケジュールと設備の空き状況をもとに候補日程を抽出でき、社内外の方との日程調整も可能です。会議室や座席の予約ログを集計して稼働率を見直せるため、総務が改善を進める体制がある企業ほど効果が出やすいでしょう。
Colorkrew Bizの評判・口コミ
予約ルームズ
| 利用対象の範囲 | 会議室のみ（座席予約は要問い合わせ） | 無料トライアル | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 月額費用 | 要問い合わせ |
| 空予約防止機能 | ◯（未使用の予約を自動キャンセルして解放） | 連携（Google/Outlookなど） | Googleカレンダー、Microsoft 365（Outlook予定表）、Garoon |
| 会議室前の表示・運用 | 要問い合わせ | 備考 | 複数グループウェアを束ねる「グループテナント機能」は要件次第で強みになりやすい |
- 空予約の自動キャンセル可能
- 入退室を管理しスペースの利用状況を把握
- 会議終了10分前にアラートで通知
予約ルームズは、会議室や集中ブース、Web会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するシステムです。
予約ルームズのアプリをインストールした端末（iOS／Android）を会議室に設置するだけで利用を開始できるので、スマートフォンとタブレットの両方に対応しています。
管理画面から「入退室状況一覧」と「今すぐ予約可能なスペース一覧」を確認できます。急な打ち合わせが発生した場合でも、迅速な会議室の確保が可能です。
Google カレンダーやOutlookなどの既存カレンダーとも連携でき、予約から管理までを一括して行えます。
予約ルームズの評判・口コミ
Acall
| 利用対象の範囲 | 会議室＋座席＋在席 | 無料トライアル | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 月額費用 | 要問い合わせ |
| 空予約防止機能 | ◯（チェックイン/チェックアウト、運用ルール設定は要問い合わせ） | 連携（Google/Outlookなど） | Outlookカレンダー、Googleカレンダー（詳細は要問い合わせ） |
| 会議室前の表示・運用 | ◯（iPad/Android端末、室外モードで利用状況表示） | 備考 | 会議室チェックインに加え、座席予約（ホテリング）まで含めて設計できる |
- 利用人数や日時、場所に合わせて空き会議室を提案するAIチャット機能
- チェックイン実績をもとに、空予約を自動キャンセル
- 終了前の音アラートでスムーズな退出を支援
Acallは、会議室の予約から利用状況の分析までを一括で管理できる会議室予約システムです。Webブラウザやスマートフォンアプリ、Google カレンダーなどから会議室を予約できます。
会議室内の端末上に残り時間を表示できます。さらに、終了時刻が近づくと音やアナウンスで通知し、時間超過を防止できます。利用時間の延長操作も可能です。
予約の作成手段、利用時間、自動キャンセルの有無などのログは、ダッシュボードで可視化されます。会議室のチェックイン運用を軸に、座席予約まで含めてワークスペース全体を整えたい企業に合うサービスです。
Desk Mosaic
| 利用対象の範囲 | 会議室＋座席＋在席 | 無料トライアル | あり（30日間） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 月額費用 | 要問い合わせ |
| 空予約防止機能 | ◯（チェックイン、空予約の自動キャンセル） | 連携（Google/Outlookなど） | Googleカレンダー、Microsoft 365（Outlook） |
| 会議室前の表示・運用 | ◯（iPad、サイネージ専用画面） | 備考 | 会議室予約はiPadの部屋前端末運用が前提になりやすい |
- Microsoft Outlookと連携しスケジューラーから会議室予約
- 会議室の利用状況や自動キャンセル数などをグラフで可視化
- 座席予約システムとの併用でディスカウントに対応
Desk Mosaicは、Microsoft Outlookと連携できる会議室予約システムです。Microsoft Outlookから会議室を予約したり、利用状況をリアルタイムに確認したりできます。
入退室や延長などの操作は、部屋の前に設置したiPadから行えます。指定の時間内にチェックイン操作がなければ予約は自動でキャンセルされる仕組みです。また、会議室の利用時間や自動キャンセル数、平均利用者数などはダッシュボードで確認できます。
BRoomHubs
| 利用対象の範囲 | 会議室＋座席＋在席 | 無料トライアル | あり（2週間） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 月額費用 | 要問い合わせ |
| 空予約防止機能 | ◯（チェックイン/チェックアウト、ダイレクトチェックイン） | 連携（Google/Outlookなど） | 要問い合わせ |
| 会議室前の表示・運用 | ◯（タブレット端末、サイネージ表示） | 備考 | 利用人数・部屋数ではなく、利用機能の組み合わせで料金が決まる |
- 来訪者情報のリアルタイム管理・一覧出力が可能
- リマインドメールや自動キャンセル機能による会議室利用の効率化
- 低コストでの利用が可能
BRoomHubsは、会議室予約から来訪者登録までを一元管理できるシステムです。会議室が予約されているにもかかわらず使用されない事態を減らすため、チェックイン運用を複数の方法から選べる点が強みです。
リマインダーメール送信やチェックイン機能を搭載し、会議室の適切な利用を促進します。あわせて、受付業務の効率化と来訪者へのサービスレベル向上を実現します。料金体系は、使用頻度に応じたキャパシティプランから選択でき、社員数の多い企業でも低コストで利用可能です。
ラクネコRoom
| 利用対象の範囲 | 会議室のみ（休憩室など社内スペース管理にも対応） | 無料トライアル | あり（30日間） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 月額費用 | 10,000円〜（100名以下の基本料） |
| 空予約防止機能 | ◯（空予約の自動キャンセル、終了アラート、早期終了時の通知） | 連携（Google/Outlookなど） | Googleカレンダー、Outlookカレンダー |
| 会議室前の表示・運用 | ◯（iPad/iPhone、会議室の開始/終了操作、端末連動） | 備考 | Android端末は非対応のため、端末方針がAndroid中心だと合いにくい |
- 利用人数や部屋数に応じて選べる定額制プラン
- 空予約の自動キャンセルや前会議終了のメール連絡に対応
- 会議室の備品の補充依頼も可能
ラクネコRoomは、iPhone・iPad対応の会議室管理システムです。連携するGoogleカレンダーやOutlookカレンダーで、スケジュールに合わせて会議室も予約できます。
会議室利用の開始と終了をシステム上で管理でき、予定より早く終了した場合は、次の予約者に自動で連絡します。ホワイトボードマーカーなど会議室備品の補充を、システムから担当者に依頼が可能です。
ChoiceRESERVE
| 利用対象の範囲 | 会議室・施設・イベント・店舗など | 無料トライアル | あり（デモサイトを2週間検証可能） |
|---|---|---|---|
| 初期費用（税込） | 33,000円〜 | 月額費用（税込） | 22,000円〜 |
| 空予約防止機能 | ◯（予約変更・キャンセルの自動受付、クレジットカード決済による無断キャンセル防止など） | 連携（Google/Outlookなど） | Googleカレンダー、Zoom、Google Meet、Salesforce、API連携など |
| 会議室前の表示・運用 | △（専用端末に関する記述はなし、カレンダー画面や自社サイトへの埋め込みはAPI等で対応可能） | 備考 | 社外向けの貸し会議室や共有施設など、予約受付業務を自動化したい運営側に向く |
- 会議室の予約管理はもちろん、予約システムに関する課題全般をサポート
- 各部屋の1か月分の空き状況をワンクリックで把握
- 複数拠点の予約を一括管理
ChoiceRESERVEは、公共機関から中小企業、上場企業まで、幅広い業界で導入されている予約管理システムです。書類の提出や上長承認が必要な承認制予約、および仮予約の運用にも対応できます。
会議室内にiPadを設置して入退室を管理し、入室が確認できない予約は、設定に応じて自動的にキャンセルできます。
予約確定メールやリマインドメールの自動送信、同一ユーザーによる同一日時の予約を制御、役割に応じた権限の設定などにより、重複予約や誤操作を防止することが可能です。
Nimway
| 利用対象の範囲 | 会議室＋座席＋在席 | 無料トライアル | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 通常モデルはセットアップ・デバイス・工事費等の初期費用あり（月額課金モデルは初期費用0円） | 月額費用 | 1,200円〜/座席（大規模プラン201〜1,000座席の場合。中規模プランは1,600円/座席） |
| 空予約防止機能 | ◯（センサー検知による自動キャンセル、早期退出時のリリース依頼通知） | 連携（Google/Outlookなど） | Microsoft 365、Google Workspace |
| 会議室前の表示・運用 | ◯（専用の会議室ルームパネルや、全体を把握できるデジタルフロアプランを設置可能） | 備考 | 穴あけ不要の工事で導入でき、レイアウト変更時のマップ修正もメーカー側が対応。機器リースの月額課金モデルも用意されている。 |
- センサー連携で空予約や利用率を自動で可視化
- 天井のビーコンを活用し、アプリ上で同僚の在席状況を確認
- 直感的なフロアマップで座席や会議室を予約
Nimwayは、データ駆動型の施設運営を支援し、フリーアドレスを円滑に運用するためのスマートオフィスソリューションです。天井のビーコンや各種センサーを組み合わせることで、社内の運用ルールに沿った在席状況の把握を支援します。さらに、未使用の会議室の予約を自動で解除できます。
直感的なデジタルフロアプランで、リアルタイムの空き状況を確認し、予約が可能です。蓄積された詳細な稼働データは、オフィスの適正面積の算出やレイアウト改善に直結します。
無料から使える会議室予約システム2選
| サービス名 | 特徴・強み | 料金 |
|---|---|---|
| りざぶ郎 | ユーザー登録やログイン不要で、ブラウザから即座に利用できる予約台帳。時間を横軸に取った見やすいタイムチャートを採用し、マウスのドラッグ操作で直感的に管理できます。 | 初期費用：0円 月額料金：0円 |
| Airリザーブ | 24時間365日の自動ネット予約受付やリマインドメール自動配信に対応。月額0円から予約件数無制限で利用でき、オンライン決済機能により無断キャンセルを抑止します。 | 初期費用：0円 月額料金：0円 |
無料サービスは、有料サービスと比べるとアカウント数や機能が制限されているので、小規模な導入におすすめです。完全無料、あるいはフリープランがある会議室予約システムを紹介します。
りざぶ郎
| 利用対象の範囲 | 会議室＋備品＋スタッフ（「予約アイテム」として一元管理） | 無料トライアル | あり（基本機能が無料） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 月額費用 | 無料（広告非表示オプションは月額19,800円、年間一括220,000円。10アイテム未満の割引あり） |
| 空予約防止機能 | △（「管理者による承認制」や「変更・削除の制限」による不正・空予約の抑制） | 連携（Google/Outlookなど） | なし（単体で完結するWebスケジュール・予約台帳ツール） |
| 会議室前の表示・運用 | △（専用端末はないが、スマホやタブレットのブラウザからのタイムチャート閲覧に対応） | 備考 | ログイン不要設定により、社外メンバーとの共有や不特定多数への空き状況公開（美容室のシフトや貸しホールの空き表示など）を実現できるのが独自の強み。 |
- ユーザー登録は不要で、個人情報の入力も不要
- 時間を横軸に取った見やすい線表画面が中心
- 名前とメールアドレスを入力するだけで、無料で開設可能
「りざぶ郎」は、施設や備品の予約やメンバーのスケジュールを、ブラウザ上で一元管理できるWeb対応の予約システムです。ユーザー登録なしで利用を開始でき、マウスドラッグによる直感的な操作性や一覧性の高いタイムチャート表示が特徴です。
基本機能は無料で、商用利用もできます。特定の備品への予約制限や、有料オプションによる広告非表示・セキュリティ強化にも柔軟に対応します。
Airリザーブ
| 利用対象の範囲 | 会議室・施設・店舗・イベントなど | 無料トライアル | あり（月額0円で使えるフリープラン） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 月額費用（税込） | 0円（有料プランは5,500円〜/月、予約件数は無制限） |
| 空予約防止機能 | ◯（オンライン決済による無断キャンセル防止、リマインドメール自動配信は有料で対応） | 連携（Google/Outlookなど） | Airレジ・Airウェイト等の顧客連携（Googleカレンダー連携は有料で対応） |
| 会議室前の表示・運用 | △（専用端末はないが、スマートフォンやPCからいつでもどこでも予約管理が可能） | 備考 | 月額0円のフリープランでも予約件数無制限でオンライン決済（手数料3.24%）が利用可能。リクルート提供の使いやすい画面設計で、まずはコストをかけずに自動受付を始めたい場合に最適。 |
- 24時間365日の自動受付で、予約機会の拡大を支援
- 予約件数にかかわらず月額固定で、安心して利用可能
- Airビジネスツールズと高い連携性
Airリザーブは、リクルートが提供する操作が容易で、直感的に利用できるクラウド型予約管理システムです。スクール、サロン、施設、クリニックなど多彩な業種に対応し、24時間365日のネット予約受付やリマインドメールの自動配信により、業務負荷の軽減や無断キャンセルの抑止に寄与します。
月額0円のフリープランから利用を開始でき、予約件数にかかわらず月額費用が固定のため、安心してご利用いただけます。リクルートが提供するAirレジやAirペイなどと連携し、顧客情報を一元管理できる点も大きな強みです。
会議室予約が可能なグループウェア3選
| サービス名 | 特徴・強み | 料金 |
|---|---|---|
| Garoon | 大企業・中堅企業向けの多機能グループウェア。個人の予定と会議室・備品の空き状況を同一カレンダー上で一元管理でき、重複を防ぐ参加伺い機能などを搭載しています。 | 初期費用：0円 月額料金：900円〜（税抜） |
| J-MOTTOグループウェア | desknet’s NEOをベースにしたクラウドサービス。直感的なスケジュール共有とシームレスに連動する設備予約機能により、会議室や社用車の重複予約を防ぎます。 | 初期費用：0円 月額料金：4,400円〜（税込） |
| desknet’s NEO | 日本の企業組織に合わせた高い操作性が特徴。スケジュールと連動した設備予約のほか、ポータル、ワークフロー、ノーコードアプリ作成機能など豊富な機能を網羅します。 | 初期費用：0円 月額料金：600円〜（税抜） |
グループウェアは、メール、掲示板、ワークフローといったビジネスで使用する機能をひとつにまとめたツールです。会議室予約機能を備えたグループウェアなら、専用ツールを増やさなくてもカバーできます。
Garoon
| 利用対象の範囲 | 会議室＋備品＋スタッフ（スケジュールや在席管理と連動） | 無料トライアル | あり（30日間すべての機能をお試し可能、自動課金なし） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 月額費用（税抜） | 900円〜/ユーザー |
| 空予約防止機能 | △（標準の予定管理や参加伺い機能による重複・無駄の抑制、詳細な自動キャンセル等は要問い合わせ） | 連携（Google/Outlookなど） | なし（自社でスケジュール・メール・認証基盤を網羅するオールインワン仕様） |
| 会議室前の表示・運用 | △（専用端末に関する記述はなし、スマホアプリやモバイル対応ブラウザからの予約確認が可能） | 備考 | 会議室予約だけでなく、社内ポータル化やプロジェクト管理（スペース）、各種申請手続きまでを一元化。 |
- スケジュール管理と施設予約を一元化して効率化
- 全社通達からワークフローまで幅広くカバー
- 10人から、1か月単位で導入可能
「Garoon」は、サイボウズ株式会社が提供する大企業・中堅企業向けの多機能クラウド型グループウェアです。個人の予定に加えて、チームの会議日程や会議室・備品の空き状況も、同じカレンダー上で一元管理できるのが特徴です。
日程調整の重複を避ける「参加伺い機能」や、会議資料を予定に直接添付してペーパーレス化を図る機能などにより、日々の打合せ業務がよりスムーズになり、効率化に役立ちます。
Garoonの評判・口コミ
J-MOTTOグループウェア
| 利用対象の範囲 | 会議室＋備品＋スタッフ（スケジュールやタイムカード等と連動） | 無料トライアル | あり（最大3ヶ月間、実際の画面ですべての機能・サポートを検証可能） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 月額費用（税込） | 4,400円〜 |
| 空予約防止機能 | △（標準の設備予約やスケジュール共有による無駄の抑制、詳細な自動キャンセル等は要問い合わせ） | 連携（Google/Outlookなど） | Googleカレンダー（無料の片方向連携、および有料の双方向連携オプションあり） |
| 会議室前の表示・運用 | △（専用端末はないが、スマートフォンやタブレットのタッチパネル操作、独自スマホアプリに対応） | 備考 | 管理者だけでなく一般ユーザーも利用できる無料の電話・メールサポートが用意されており、専門知識がなくても安心して安価にグループウェアを導入可能。 |
- 見やすさと操作性にこだわったスケジュール共有機能
- 会議室や社用車など共有設備の一元管理が可能
- ワークフローや文書管理で社内のペーパーレス化を実現
「J-MOTTOグループウェア」は、豊富な実績を持つ「desknet’s NEO」をベースにした、社内の情報共有をスマートに一元化できるクラウドサービスです。直感的なスケジュール管理とシームレスに連動する設備予約機能により、会議室や社用車の重複予約を防ぎ、運用を効率化します。
複雑な社内申請をスピード決裁できるワークフローや、規定集・契約書を安全に保管・共有できる文書管理など、組織のペーパーレス化と業務改善を強力に後押しします。
J-MOTTOグループウェアの評判・口コミ
我が社はメール、カレンダーと会議室（設備）予約を使用していますが、自分の部署以外のカレンダースケジュールも簡単に確認することができるので、
着電対応中に顧客から他部署の人間のスケジュールを確認される際でも、すぐに帰社タイミングを確認することができます。
desknet's NEO
| 利用対象の範囲 | 会議室＋備品＋スタッフ（スケジュールやタイムカード等と連動） | 無料トライアル | あり（30日間） |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円（クラウド版） | 月額費用（税抜） | 600円〜/ユーザー |
| 空予約防止機能 | △（標準の設備予約やスケジュール連携による重複防止、詳細な自動キャンセル等は要問い合わせ） | 連携（Google/Outlookなど） | Microsoft 365（Outlookスケジュール同期、Teams会議作成など）、SAML認証連携 |
| 会議室前の表示・運用 | △（専用端末はないが、iOS/Android専用アプリや高機能なスマートフォン搭載ブラウザに対応） | 備考 | 1on1の無料個別相談会やアプリ作成代行など、導入後の社内浸透を支える手厚い活用支援体制が整っているのが独自の強み。 |
- 日本のワークスタイルに合わせた操作性
- 情報の集約から災害時の安否確認まで対応
- ノーコードで自社独自の業務アプリを作成可能
desknet’s NEOは、日本の企業組織に配慮した設計で使いやすさを追求した多機能グループウェアです。スケジュールとシームレスに連動する設備予約のほか、社内掲示板、ワークフロー、さらには災害時の安否確認まで、業務に必要な情報を一つのポータルに集約できます。
スタンダードプラン以上で使用できる、ノーコードツール「AppSuite」を活用すれば、紙やExcelで管理していた業務の一部をノーコードでシステム化でき、現場主導の業務改善を支援します。
desknet’s NEOの評判・口コミ
シンプルなUIで、誰でも操作しやすく、わかりやすい。
このサービスのみで、業務を管理できて便利
ほかのグループウェアもまとめて比較したい方は、次のボタンよりサービス資料を一括ダウンロードできます。
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、会議室の予約や入退室などを管理して、業務の効率化を図るシステムです。システムで管理することで、スケジュールを把握しやすくなり、会議室を有効活用できると期待できます。
会議室予約システムが注目される理由
会議室予約システムが注目されるようになった背景には、企業において会議室の効率的な活用が求められるようになったためです。予約システムを使えば、会議室の利用状況の把握、スケジュール管理、空予約の防止などが期待できます。
以前は、ノートやExcel、掲示板、メーリングリストなどで管理していた企業も多く見られました。しかしこうした管理では、ヒューマンエラーやダブルブッキングといった問題が生じやすい状況です。会議室を予約したものの、実際には利用されない「カラ予約」の増加も大きな問題でした。
ノートやExcel、掲示板、メーリングリストなどと比べると、会議室予約システムはこうした課題の解決に有効なツールといえます。
会議室予約システムの主な機能
会議室予約システムでできることは、次のとおりです。以下では、導入目的や課題をどのように解決できるかを踏まえて機能を紹介します。必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 会議室予約 | 会議室の予約を行う機能 |
| 座席予約 | 座席の予約を行う機能 |
| 受付 | 予約当日の受付を行う機能 |
| 入退室管理 | 入室・退室の管理を行う機能 |
| 会議室管理 | 会議室の予約を管理する機能 |
| キャンセル対応 | 予約のキャンセルを行う機能 |
| 自動キャンセル | 利用時間を過ぎてある一定時間が経過しても利用されていない場合に自動でキャンセルを行う機能 |
| メール送信 | 予約情報のメールを自動送信する機能 |
| アラーム | 会議室の終了時間前にアラームで通知する機能 |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 分析・レポート | 会議室の稼働率や予約状況を分析、レポート化する機能 |
| 居場所検索 | ワーカーがどこにいるのかを検索できる機能 |
| ゲート連携 | 入館ゲートと連携できる機能 |
| ファシリテーション | 会議のファシリテーションを端末で行う機能 |
会議室の利用回数や会議時間などの利用実態を分析したい場合は、分析やレポート機能を備えたシステムがおすすめです。会議を効率よく進めたい場合は、ファシリテーション機能があるシステムが適しています。
会議室予約システムを利用するメリット
会議室予約システムを利用するメリットを4つ説明します。サービスの利用を迷っている方は、これらのメリットと照らし合わせて、導入するかどうかを検討しましょう。
利用状況・空き状況のチェックができる
会議予約システムの大きなメリットは、利用状況・空き状況のチェックが簡単にできることです。
システムの活用で、会議室の利用状況や空き状況が把握できるため、わざわざ会議室のあるフロアや場所まで確認する必要がありません。
クラウドのシステムを利用すれば、自分の端末からもアクセスできるため、社外からでも確認できます。効率的に利用状況が確認できるので、柔軟な会議運営が可能になります。
人的ミスを減らせる
ホワイトボードといったアナログな管理になると、どうしても予約の重複や予約時間の間違いなど、ミスが起こります。システム管理に置き換えれば、こうした人的ミスを減らせます。
調整時間の削減ができる
会議室の予約調整を手動で行うと、利用したい時間が被ってしまうケースがあります。その際に毎回当人同士で話し合いをしていては手間がかかります。
そこで、システムを利用することで、管理側も予約側も利用時間や空き時間が一目でわかり、各自で調整できるため、連絡や時間調整にかかる時間を削減できます。
効率的な会議室運用が可能になる
システムを利用することでデータ分析を行えるようになります。
そこで、部屋の回転率やキャンセル率などを分析することで、効率的で無駄のない運用が可能になります。使いたい人が使いたいときに利用できる環境が構築できます。
会議室予約システムを利用するメリット
会議室予約システムを利用するメリットを4つ紹介します。導入をご検討中の方は、自社の状況と照らし合わせたうえでご判断ください。
利用状況・空き状況のチェックができる
会議室予約システムの大きなメリットは、利用状況・空き状況を容易に確認できることです。システムを活用すれば会議室の利用状況や空き状況を把握できるため、会議室のあるフロアまで出向いて確認する必要がありません。
クラウドのシステムを利用すれば、各自の端末からアクセスできるため、社外からも確認できます。効率的に利用状況が確認できるので、柔軟な会議運営が可能になります。
人的ミスを減らせる
ホワイトボードなどで管理する場合、予約の重複や時間の記載誤りが発生することがあります。システム管理に置き換えれば、こうした人的ミスを減らせます。
調整時間の削減ができる
会議室の予約調整を手動で行うと、希望する利用時間が重複する場合があります。その都度、関係者間で調整を行うと手間がかかります。
システムを利用すれば、管理側も予約側も利用時間や空き時間を一目で確認でき、各自で調整することが可能です。その結果、連絡や時間調整にかかる時間を削減できます。
効率的な会議室運用が可能になる
システムを利用すると、会議室の利用状況などのデータを分析できるようになります。
部屋の回転率やキャンセル率などを分析することで、効率的で無駄のない運用が可能です。その結果、必要なときに会議室を利用できる環境を整えられます。
会議室予約システムを選ぶ際の注意点
会議室予約システムを選ぶときはいくつか注意したいポイントがあります。特に重要なポイントを紹介します。
運用の前提を先に決める
会議室予約システムは、会議室前のタブレットでチェックインする設計か、スマホだけで完結する設計かによって、使い勝手が大きく変わります。端末を置く場合は、設置場所の確保、電源やネットワークの準備、端末の管理負担まで含めて、現実的に運用できるか検討が必要です。
端末を設置できない環境でチェックイン必須の仕組みを選ぶと、運用が定着しにくく、空予約の改善につながりにくい場合があります。選ぶ際は運用の前提を先に決めると、導入判断を進めやすくなります。
カレンダー、グループウェア連携の方式と制約を確認する
「GoogleカレンダーやOutlookと連携」と書かれていても、双方向同期なのか、ICSファイルによる連携なのか、API連携なのかによって、運用負荷は変わります。
連携方式によっては、予約が反映されるまでにタイムラグが出たり、編集できる項目が限られたりするため、運用によっては、現場での確認や調整に手間が増える可能性があります。
既存のスケジューラーを主に使う企業ほど、二重入力が発生しないか、予約変更やキャンセルがスムーズに反映されるかを確認したほうが安心です。
空予約対策のレベルが課題に合うか見極める
空予約が深刻な企業では、チェックイン、未入室自動キャンセル、終了前アラート、延長ルールなどが揃っているかが意思決定に直結します。
逆に、会議室の混雑よりも「予約受付の手間」や「予約表の共有」が課題の企業だと、空予約対策を強化しすぎると運用が複雑になって定着しにくいでしょう。
自社の課題が稼働率なのか、予約受付の効率化なのかを整理したうえで、必要な対策レベルを選ぶことが失敗を減らすポイントです。
会議室予約システムに関するよくある質問（FAQ）
会議室予約システムに関するよくある質問と回答をまとめました。
会議室予約システムとグループウェアの設備予約における違いは？
グループウェアの設備予約は、スケジュール登録と同時に会議室を押さえる用途が中心です。一方、会議室予約システムは、チェックインや自動キャンセルなどの機能によって空予約を減らし、稼働率を上げる運用まで含めて設計される傾向があります。
会議室が不足しているという印象の原因が「予約の偏り」なのか「空予約」なのかによって、選ぶべきタイプが変わります。
会議室予約システムで空予約を減らすのに有効な機能は？
会議室の空予約が多い場合は、チェックインを必須にできるか、入室が確認できない場合に自動キャンセルできるか、終了前にアラートを通知できるか、延長ルールを設定できるかが重要です。
あわせて、会議室前タブレットやQR、NFCなど、現場で実行しやすい手段があるかも確認すべきポイントです。
運用が複雑になると定着しにくいため、現場の動線に合う仕組みを選ぶことが欠かせません。
会議室予約システムをGoogle カレンダーやOutlookと連携するメリットは？
会議室予約システムをスケジュール管理のシステムと連携させることで、既存の予定表から会議室を予約でき、予約の二重入力を減らせます。予約変更やキャンセルが予定表と同期できると、会議室の空き状況の信頼性も上がります。
ただし、連携方式によっては反映にタイムラグが出る場合があるため、運用上の制約まで確認しておくと安心です。
会議室予約システムは会議室にタブレットを置かなくても使えますか？
会議室予約システムの製品によっては、スマートフォンでチェックインできるほか、QRコードやNFCによる入退室記録にも対応しています。端末の設置が不要なためコストや管理負担を抑えやすい一方、会議室前で空き状況を確認し、その場で予約する運用は実現が難しい場合があります。
会議室前での運用を重視するか、端末管理の負担を軽減するかに応じて選定してください。
会議室予約システムの料金はどのように決まりますか？
会議室予約システムの料金は、ユーザー数、会議室数、拠点数、利用する機能の組み合わせで変わるケースが多い傾向にあります。
会議室前端末やサイネージ表示がオプションになり、別料金が発生するケースもあります。比較するときは、課金単位と必須機能をそろえたうえで見積もりを取り、総額で判断するのが安全です。
会議室予約システムで効率的でムダのない会議を
会議が必要なときに、会議室の利用状況を把握できず、使いたいときに使えないケースを、多くの方が一度は経験しているのではないでしょうか。特に空予約などで会議室が利用できない状況は、できるだけ減らしていきたいものです。
そのような煩わしい状況を改善するため、貴社においても、会議室予約システムの導入をご検討されてはいかがでしょうか。選定の際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。
- 使用目的にシステムが合っているか
- 料金と機能（または提供内容）は見合っているか
- セキュリティ対策は講じられているか
会議室予約システムを導入して、効率的でムダのない会議を行える環境を整えましょう。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
