会議室予約システムのおすすめ比較！選び方・機能・メリットは？

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の予約や入退室などを管理し、業務効率化を行うためのシステムです。システムで管理することで、スケジュールを把握しやすくする・会議室の有効活用できるといった効果が期待できます。

会議室予約システムが注目される理由

会議室予約システムが注目されるようになったのは、企業が会議室の効率的な活用に注目するようになったからです。予約システムを使えば、会議室の過不足・スケジュール管理・カラ予約の防止などの効果が期待できます。

以前まではノート・エクセル・掲示板・メーリングリストなどで管理していた企業も多くありました。しかしこうした管理では、ヒューマンエラーやダブルブッキングといった問題も起こりがちです。会議室を予約したにもかかわらず、結局利用しない「カラ予約」が増加も大きな問題でした。

ノート・エクセル・掲示板・メーリングリストと比較すると、会議室予約システムはこうした課題を解決するのに一番のツールといえます。

会議室予約システムの機能

会議室の予約・キャンセル

会議室予約システムの代表的な機能は、主に予約管理や利用状況の確認です。「現在会議室が利用されているのか」「利用したい時間に会議室は空いているのか」などを確認し、予約・キャンセルできます。

会議室の自動キャンセル

とりあえず会議室を押さえるだけで利用しないカラ予約は、会議室管理で大きな問題のひとつです。利用時間を過ぎて、ある一定時間が経過しても利用されていない場合には、自動でキャンセルを行う機能もあります。

会議予約システムを選ぶポイント

会議予約システムを選ぶ際は、次のポイントを確認しましょう。

• 使用目的とシステムがあっているか
• 料金とランニングコストは見合っているか
• セキュリティ対策はされているか

それぞれの比較ポイントについて説明します。

使用目的とシステムがあっているか

まず使用目的とシステムがあっているか確認しましょう。

会議室予約に特化したシステムもあれば、スクールやクリニックの予約に使えるシステムもあります。目的にあったシステムを選べば、効率よく使用できます。

料金とランニングコストは見合っているか

コストも要チェックです。必要十分な機能が搭載してあるか確認したうえで、ランニングコストが見合っているか確認しましょう。無料トライアルを使って比較検討するのもおすすめです。

また、無料で使える会議室予約アプリもありますが、人数制限や別途サービス契約が必要なものもあります。よく確認しておきましょう。

セキュリティ対策はされているか

クラウド型を使う場合、セキュリティ対策がオンプレミス型よりも弱い場合があります。どのようなセキュリティ対策を導入しているのか、よく確認しましょう。

おすすめ会議室予約システムを比較

会議室の利用をスムーズにする、会議室予約システムを紹介していきます。Googleカレンダーをはじめ日常で使用しているサービスと連動できるもの、予約を自動的にキャンセルできるものなど、ほしい機能に注目して導入を検討しましょう。

本記事で紹介している会議室予約システムの各サービス資料は、こちらから無料で一括ダウンロード可能です。導入を検討している方はぜひご覧ください。

• カレンダー相互同期機能（G suite, Office365）
• 会議室のステータスを一元管理
• iPadやスマートフォンアプリからの直接予約

ACALL（アコール）会議室管理は、会議室の予約だけでなく空予約防止機能・会議が早めに終わったときのリアルタイム予約反映・タイムキーパー機能や、クラウドカレンダーとの相互同期、会議室からのドリンクオーダー機能などを備えています。

GoogleカレンダーやOutlook予定表のアドオン機能を使えば、カレンダーでアポイント予約を作成するだけで、会議室予約・予定作成・来訪者への招待QRコード付きメール送付まで一度に完了できます。

• カラ予約の自動キャンセル可能
• 入退室を管理しスペースの利用状況を把握
• 会議終了10分前にアラートで通知

予約ルームズは、会議室や集中ブース、Web会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するシステムです。予約ルームズのアプリをインストールした端末（iOS／Android）を会議室に設置するだけで導入可能。スマートフォンとタブレット、どちらにも対応しています。

また、管理画面から「入退室状況一覧」と「今すぐ予約可能なスペース一覧」を確認できます。急な打ち合わせが入った場合でも、すばやく会議室を確保できるでしょう。Google カレンダーやOutlookなどの既存カレンダーとも連携でき、予約から管理までをワンストップで行えます。

• 来訪者情報のリアルタイム管理・一覧出力が可能
• リマインドメールや自動キャンセル機能による会議室利用の効率化
• 低コストでの利用が可能

BRoomHubs（ブルームハブス）は一つのシステムで会議室予約から来訪者登録まで一元管理可能な会議室予約システムです。リマインダーメールの送信やチェックイン機能も搭載し、会議室の適正利用・有効利用を促進するとともに、受付業務効率や来訪者へのサービスレベルの向上を実現します。 アカウント数単位ではなく使用頻度に応じたキャパシティプランで選べる料金体系となっているため、社員数の多い企業でも低価格での利用が可能です。

• 導入実績4,000社以上^※
• 各部屋の1か月分の空き状況をワンクリックで把握
• 複数拠点の予約を一括管理

ChoiceRESERVEは、公共機関から中小企業、上場企業まで、幅広い業界で導入されている予約管理システムです。提出書類や上長承認を必要とする承認制予約、仮予約の運用に対応できます。

予約確定メールやリマインドメールの送信を自動化できます。また、同一ユーザーによる同一日時の予約を制御したり、役割に応じた権限を設定したりできるため、重複予約や誤操作を防止可能です。

※ChoiceRESERVE公式サイトより（2022年10月閲覧）

• スケジューラーと連携し予約や利用の無駄を削減
• 人感センサーで利用状況を判別することで人的ミスを防ぐ
• 会議室の利用データをレポート化し、稼働効率を高める

ROOM CONCIER（ルームコンシェル）は、会議室の利用や予約をスムーズにし、運用効率を高める会議室管理サービスです。Office365やCybozuなどのスケジューラーと連携し、会議室の予約や利用状況の確認ができます。外出先から空いている会議室を探して予約可能です。

また、人感センサーで会議室内の人の有無を判別し、会議の開始や終了を自動化する機能や、任意のタイミングで会議終了のアナウンスを流す音声通知機能も搭載されています。会議室の利用データを蓄積、分析してレポート化できるので、データにもとづいて会議室運用の効率化も期待できます。

• 機能のひとつに会議室予約機能を搭載
• 会議室の空き状況を確認しつつ予約できる
• 場所を問わずスマートフォンやタブレットで確認可能

Sola ポータルサービス(SPS)は、日報・出退勤など、日々の業務データを蓄積・可視化できるシステムです。会議室予約機能は、クラウド上で社員の予定管理と会議室の利用状況を社員間で共有が行えます。

• シール＆スマホタッチで会議室を効率よく活用
• スマートフォンから空き会議室を検索・予約
• 予約の自動キャンセル機能

touch-meeは、スマートフォンを利用した会議室予約システムです。スマホタッチを認証できるNFCシールを用いて会議室の利用状況を管理できるため、内装工事は不要です。
自動キャンセル機能により一定時間利用されていない会議室を有効活用できるほか、空き室の予約・管理もスマートフォン上から行えます。

• 会議室利用データを活用し効率化を実現
• 低コスト・短期間導入が可能
• 700室以上^※の導入実績

iMeeting-Rは、クラウド型の会議室予約システムです。シンプルな画面と簡単操作で、スムーズな会議室予約が可能なため、空予約を防止して会議室の稼働率を上げられます。クラウド型のため、ハードウェアの調達や基盤構築、専用アプリケーションなどが不要となり、低コストでスピーディーな導入を実現します。大規模導入も可能で、利用者の環境・要望に沿った無線LANなどのインフラ周りを踏まえたサービス選択・導入ができます。

※出典：iMeeting-R「公式サイト」（2022年9月22日閲覧）

無料から使える会議室予約システム

無料サービスは、有料サービスと比べるとアカウント数や機能が制限されているので、小規模導入におすすめ。完全無料、あるいはフリープランがある会議室予約システムを紹介します。

• 横型の画面レイアウトで見やすい設計
• マウスドラッグによる簡単操作
• クラウドシステムなためネット環境さえあれば利用可能

りざぶ郎は、30万人のユーザーが利用しているスケジュール管理・施設予約のグループウェアである「Schedule Board（Windows版）」をベースに作られています。ホワイトボードで利用しているときと同様の横型のレイアウトで利用でき、日本人のホワイトボード文化にも適しています。マウスドラッグによる操作で予約を行えるので、パソコンが苦手な方でも簡単に利用できます。

• 基本機能無料
• 予約情報の一元管理
• Webサイトにも簡単接続

AirRESERVEは、予約管理、顧客管理、メール配信機能などの基本機能を無料で使えるクラウド予約管理システムです。もちろん会議室の空室確認や使用状況の把握、貸し会議室の予約にも利用できます。予約画面のURLをリンクすることで、Webにも簡単接続。Web／電話を問わず、予約情報を一元管理可能です。複数拠点での活用や予約項目の追加など、高度な管理も有料プランで対応、あらゆる業種で有用です。

月額料金無料のフリープランがあります。お試しで導入し、個人や中小企業向けのベーシックプランに切り替えるのもいいでしょう。

グループウェアで会議室予約もカバー

グループウェアは、メール、掲示板、ワークフローといったビジネスで使用する機能を一つにまとめたツールです。会議室予約機能を備えたグループウェアなら、専用ツールを増やさなくてもカバーできます。

• 他サービスからの移行を支援するサポートが充実
• 直観的で使いやすい
• 組織横断型のチームに適したコミュニケーション機能

Garoon（ガルーン）は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。一人ひとりが利用する際に便利なのはもちろん、社内ポータルや、組織横断型のプロジェクトのやりとりにも使えるコミュニケーション機能が充実しています。外国語対応（英・中）、かつタイムゾーン対応で、海外拠点との共同利用も可能です。

• 導入実績4,000社以上^※
• 1ユーザー月額150円から25機能を提供
• 無料トライアル最大3か月

J-MOTTOは「もっと、安く、手軽に、簡単に」をコンセプトにしたクラウド型グループウェアです。desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）の機能をそのままにディスク容量を抑え、月額400円の低料金を実現しました。上位機能はオプション。必要に応じて追加できます。

※出典：J-MOTTO「公式サイト」（2022年9月22日閲覧）

• 共有設備の予約が簡単で設備の利用効率アップ
• 用途に応じた利用条件設定が可能
• 複数会議室の空き状況を簡単検索

グループウェアであるdesknet's NEO（デスクネッツ ネオ）には、1週間分の予定をまとめて確認でき、自動で予約の入っていない空き時間をピックアップし表示してくれる機能もあります。ピックアップされた空いている時間帯を選ぶことで、そのまま予約できる仕組みになっているため、だれでも簡単に利用できます。

ほかのグループウェアもまとめて比較したい方は、次のボタンよりサービス資料を一括ダウンロードしていただけます。

会議室予約システムを利用するメリット

会議室予約システムを利用することのメリットを4つ説明します。サービスの利用を迷っている方は、これらのメリットと照らし合わせて、導入するかどうかを検討しましょう。

利用状況・空き状況のチェックができる

会議予約システムの大きなメリットは、利用状況・空き状況のチェックが簡単にできることです。

システムの活用で、会議室の利用状況や空き状況が把握できるため、わざわざ会議室のあるフロアや場所まで確認する必要がありません。

クラウドのシステムを利用すれば、自分の端末からもアクセスできるため、社外からでも確認できます。効率的に利用状況が確認できるので、柔軟な会議運営が可能になります。

人的ミスを減らせる

ホワイトボードといったアナログな管理になると、どうしても予約の重複や予約時間の間違いなど、ミスが起こります。システム管理に置き換えれば、こうした人的ミスを減らせます。

調整時間の削減ができる

会議室の予約調整を手動で行うと、利用したい時間が被ってしまうケースがあります。その際に毎回当人同士で話し合いをしていては手間がかかります。

そこで、システムを利用することで、管理側も予約側も利用時間や開き時間が一目でわかり、各自で調整できるため、連絡や時間調整にかかる時間を削減できます。

効率的な会議室運用が可能になる

システムを利用することでデータ分析を行えるようになります。

そこで、部屋の回転率やキャンセル率などを分析することで、効率的で無駄のない運用が可能になります。使いたい人が使いたい時に利用できる環境が構築できます。

会議室予約システムで効率的でムダのない会議を

会議しなければならないときに会議室の利用状況が把握できず、使いたい時に使えないケースを、だれしもが経験したことがあるのではないでしょうか。特にカラ予約が原因で、会議室の利用ができないムダはもうなくしたいですよね。

そのような煩わしい状況を改善するため、ぜひあなたの会社でも会議室予約システムを導入してみてはいかがでしょうか。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 使用目的とシステムがあっているか
• 料金とランニングコストは見合っているか
• セキュリティ対策はされているか

会議室予約システムを導入して、効率的でムダのない会議を行える環境を作りましょう。

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