会議室予約の予約管理はExcelでできる？方法・メリット・デメリット

会議室の予約管理はExcelでできる？

会議の頻度が多い企業にとって、会議室の予約管理は重要です。紙ベースでは記入漏れといったミスが起こりやすく、手書きで書き込むのは面倒でしょう。予約システムを導入するほどではない場合、便利な方法がExcelを使った予約管理表の作成です。Excelは複数人での共有もできるため、予約管理表にも利用できます。

Excelによる会議室予約管理システムの作り方

Excelファイルで会議室予約管理システムを作成する場合は、自作するか、テンプレートを使用するかのいずれかで作成します。それぞれの方法について詳しく紹介します。

管理シートを作成する

Excelで会議の予約表を作成するときは、従来の紙ベースの予約表をイメージして、同じようなレイアウトで作成します。行に必要項目を配置し、列に利用者の情報を入力する方法が一般的です。

最低限必要な項目としては、次のものが挙げられます。あまり項目を増やさず、シンプルに作成すると管理しやすいでしょう。

• 会議室名
• 予約日
• 使用開始時刻
• 使用終了時刻
• 申請者の名前
• 申請者の連絡先
• 使用目的

そのほかにも備考欄や、使用する備品などが項目としてあれば、使いやすく管理しやすいシステムにできます。またプルダウンを作成するのもおすすめです。プルダウンとは、入力したい箇所をクリックした際に表示されるリストの項目から選択して、データを入力する機能のことです。

入力されるデータの表記を統一することで、予定表が見やすくなり、データの検索・集計も行いやすくなるでしょう。

VBAやマクロを使って開発する

VBAやマクロを使ってファイルを作成すれば、より使いやすく効率的に管理できるシステムを作成できます。VBAとはMicrosoftが提供する、 Office製品に使えるプログラムのことで、機能の拡張やカスタムアプリの作成などが行えます。

マクロとは、Excelで繰り返し行う一連の作業を1つの操作にまとめ自動化できる機能です。日々行われる単純な作業を自動化することにより、管理業務を大幅に効率化しヒューマン・エラーも軽減できます。

これらの機能を利用すると、たとえば予約表に自動で内容が反映される入力フォームの作成や、ブッキングをチェックしブッキングが発生した場合はメッセージを表示する、などが可能です。ただしプログラミングやマクロに関する知識・ノウハウが必要になるため、作成したい場合は人材をそろえる必要があります。

既存のテンプレートを使用する

既存のテンプレートを使用すれば、より簡単に管理表を作成できます。一から項目を入れて作成する必要がないため、大きな手間はかかりません。テンプレートはインターネット上から無料でダウンロードでき、業種ごとにさまざまな形式が用意されています。

テンプレートは自社の業務に必要な項目がそろっているものを選ぶのはもちろん、項目はあとからでも追加・変更でき、自由にカスタマイズが可能です。

会議室予約に使えるおすすめのExcelテンプレート

次に、実際にインターネット上で公開されているExcelテンプレートの中から、おすすめのものをいくつか紹介します。どれも無料でダウンロードできる月間の会議室予約表であるため、ぜひ活用してください。

bizocean（ビズオーシャン）

bizocean（ビズオーシャン）は、幅広い種類・用途のテンプレートを提供するサイトです。会議室予約用のテンプレートはもちろん、予約受付管理表や社用車予約表のテンプレートなど、さまざまな場所・ものの予約を管理可能です。

会議室予約用のテンプレートに関しては、会議室ごとに予約者の名前と利用開始時間・利用終了時間だけを入力するシンプルなもので、入力・管理がしやすいつくりです。ただし、会員登録を行わないとダウンロードできないため、注意してください。

＞＞bizocean（ビズオーシャン）のテンプレート詳細を確認する

無料のビジネス書式テンプレート

無料のビジネス書式テンプレートは、名前のとおりビジネスに利用できる幅広いテンプレートを豊富にそろえているサイトです。ビジネス向けであるため、比較的機能性は高いのが特徴です。

会議室予約用のテンプレートも、「予約済み」と「仮予約（変更あり）」でセルの色を変更できるため、一目で予約情報を把握しやすいでしょう。登録不要でダウンロード可能です。

＞＞無料のビジネス書式テンプレートのテンプレート詳細を確認する

bizroute（ビズルート）

bizroute（ビズルート）は、美容室やレストランといった、業種別の予約表テンプレートが豊富に用意されているサイトです。会議室予約に関しては「汎用的な予約管理表」を利用できます。時間帯ごとに区切られただけの非常にシンプルなテンプレートであるため、カスタマイズしやすいのが特徴です。

＞＞bizroute（ビズルート）のテンプレート詳細を確認する

Excelで予約管理するメリット

Excelの予約管理はコストがかからず、自由にカスタマイズできることなどがメリットです。

コストがかからない

Excelを使用すれば、少ないコストで予約管理できる点がメリットです。多くの業務用パソコンには、すでにExcelがインストールされています。そのため、導入のコストがかかりません。予約管理のためにExcelを導入するとしても、会議室予約システムを導入するよりは費用を抑えられるでしょう。

もしマクロやVBAによって会議室予約システムにも劣らない機能性の高い予定表を作成できれば、コストパフォーマンスは抜群です。またExcelを使うことで、紙ベースのように印刷して掲示する必要もないため、紙代やインク代なども節約できるでしょう。

ニーズに合わせてカスタマイズできる

Excelは、自社の業務に合わせてカスタマイズできる点もメリットです。自由にセルの編集ができ、利用しやすいレイアウトにしてデータを入力・管理できます。

前述したように、人材がそろえば関数やマクロ、VBAなどを組み合わせたより高度なカスタマイズもできるため、自社の業務に合わせた運用が行えるでしょう。Excelが搭載されているパソコン同士でファイルを共有・閲覧できるところも利点です。

操作に慣れている人が多い

Excelは、すでに操作に慣れている人が多いこともメリットの1つです。Excelは長年多くの企業や機関に導入されてきた表計算ソフトであるため、ほとんどの人は基本的な操作ができます。ITツールに苦手意識のある方でも、Excelであれば操作できるといったケースも見られます。

そのため従業員に対してレクチャーを行ったり、マニュアルを作成したりといった、導入にかかる時間を短縮可能です。前述したように、VBAやマクロはフォーマットを作成する場合には高度な知識が必要なものの、フォーマットを利用するのに知識は必要ないため、スムーズに予約表を導入できるでしょう。

Excelで予約管理するデメリット

Excelで予約管理する場合、デメリットもあります。大規模で複雑な予約管理には向いていないことや、予約の申請者と実際の入力者が異なる場合、ミスが発生しやすい点です。

管理業務が煩雑になりやすい

複数人でファイルを共有・閲覧できるExcelですが、基本的に同時編集はできません。「共有ブック機能」を使えば同時のファイル編集も可能ですが、編集中の情報は見られず、情報更新にタイムラグが生じるといった不都合があります。

そのため同時刻に複数人が予約を入力した場合、予約情報がリアルタイムで更新されないため、重複する可能性があります。

また、複数人でファイルを共有する場合はファイルをサーバーにアップロードしなければならず、手間がかかる点はデメリットです。利用人数が少ないシンプルな予約管理には向いていますが、中・大規模で使用する複雑な予約管理にはあまり向いていません。

人為的ミスがある

Excelの予約管理では予約の申請者と入力者が異なるケースもあり、入力ミスが発生する可能性もあります。申請者自身が入力する場合でも、手入力のためミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。

また複数人でファイルを更新する場合、いつ・誰が・どのパソコンでファイルを編集したか、履歴を確認できません。そのため、ミスやトラブルが発生した場合、原因の特定が難しいのもデメリットです。

Excelでの予約管理が向いているケース・向いていないケース

Excelでの予約管理が向いているケース・向いていないケースを解説します。

向いているケース

Excelの予約管理が向いているのは、利用メンバーが少なく、予約する会議室も少ない場合です。同じネットワーク環境を使い、限られたメンバーのみでExcelを共有しているのであれば複雑な処理にならず、予約管理に向いているといえます。

会議室は3室以下、人数は15名以下で利用するのであれば、無理なく運用できるでしょう。

向いていないケース

Excelの予約管理が向いていないのは、予約する会議室の数が多く、利用メンバーも多い場合です。会議室やメンバー数が多くなると、Excelでの予約管理では業務が煩雑になり、ミスも起こりやすくなるでしょう。

また、Excelは予約状況の共有が難しく、中・大規模な企業で予約管理を行うのは難しいといえます。規模が大きい企業は、効率的な管理ができる会議室予約システムの導入を検討するとよいでしょう。

会議室予約システムとは

予約する会議室の数やメンバー数が多い場合には、会議室予約システムの導入がおすすめです。会議室予約システムとは、会議室の予約・入退室管理を自動化し、業務を効率化するシステムです。

会議室予約システムの概要や、Excelによる予約管理との違いを紹介します。

予約を効率化できる

会議室予約システムは会議室の空き状況を一目で確認でき、予約を効率化できる点がメリットです。

Excelの予約管理では他の会議室の予約状況を見て空室を探す必要がありますが、会議室予約システムでは予約の入っている会議室は自動的に除外され、どこが空いているのかがすぐにわかります。

また入退室管理機能により、会議室が予約時間に利用されているかどうかもシステム上で確認できます。実際に利用しているか、会議室まで様子を見に行く必要はありません。

Excelでの予約管理との違い

会議室予約システムは予約管理に必要な機能が搭載されていますが、Excelの機能は限られています。たとえば、会議室予約システムの場合、VBAやマクロを使わずとも、予約の登録・編集は予約フォームから簡単に登録・編集可能です。

また会議室予約システムは予約枠を自動で管理し、予約の重複を防止する機能があります。ExcelのようなVBAやマクロが不要なのはもちろん、一定時間入室しなければ自動でキャンセルするといった機能もあります。さらに、会議室予約システムはリアルタイムでの予約確認や同時編集ができるため、ブッキングも起こりにくいでしょう。

おすすめの会議室予約システム

会議室予約システムはさまざまな会社から提供されていますが、それぞれ特徴や搭載機能は異なります。おすすめの会議室予約システムを紹介するので、自社に合うシステムを選ぶ際の参考にしてください。

• 空予約の自動キャンセルと原因特定が可能
• 稼働率を見える化できる
• 多様な入室方法を利用できる

予約ルームズは、管理強化により利用マナーの改善ができる予約システムです。利用開始時間を一定時間過ぎても入室が確認できない場合、予約を自動キャンセルする機能があるほか、無断延長アラートや無断利用の防止機能で利用マナーを改善します。また、会議室の稼働率や稼働されている時間帯などが一目でわかり、改善ポイントを確認できます。会議室はQRコードの読み取りやNFCカードのタッチで入室できるほか、Web予約画面からの入室も可能です。

• 設備トータルの管理が可能
• 予約権限といったきめ細やかな設定ができる
• フリーアドレス席の柔軟な管理を実現

BRoomHubsは、会議室の予約や来訪者管理を一元化した会議室予約システムです。会議室の予約管理だけでなく、備品やフリーアドレス、社用車など会議室以外の設備も含めた管理もできます。施設や部門ごとの予約権限を柔軟に設定できるのも便利です。変化する利用要件や利用ポリシーに合わせて最適な運用を見直しながら、きめ細かな管理・運用ができます。

• 1か月先の座席予約・6か月先の会議室管理が可能
• Outlookと連携し、空き状況から最適な時間をレコメンド
• QRコードと連携して備品やロッカーの管理もできる

Colorkrew Bizは、スケジュール調整や会議室予約など、社内の煩雑な業務を改善するシステムです。会議室予約ができるほか、スケジュール調整やフリーアドレスにおける人の検索、備品の管理など、煩雑な業務を効率化します。Outlookと連携し、会議室の空き状況から最適な時間を選んでくれるため、会議室の空き状況をチェックしたり調整したりする手間がありません。

• 人感センサーの感知で社員の負担をなくす
• Microsoft365・GoogleWorkspaceと連携できる
• 同僚や上司の室内情報を取得し、位置情報を表示できる

Nimwayは、ワークスペースの管理・予約からデータ分析までを可能にするシステムです。フリーアドレスの導入・運用をサポートします。センサーが利用を検知しないときは会議室を自動キャンセルするため、会議室の空予約を防止し、効率的なワークスペースの活用ができます。フリーアドレスでは、着席や離席をセンサーが自動検知するため、利用者の操作なしに利用状況を把握できるのもメリットです。

予約管理の効率化には会議室予約システムを利用しよう

会議室の予約管理はExcelでもできますが、大規模で人数の多い予約管理には不向きかもしれません。「どこからでも予約管理したい」「リアルタイムで更新状況を確認したい」などの場合には、会議室予約システムの利用がおすすめです。煩雑な予約管理業務を効率化し、ミスやトラブルを軽減して運用できます。

会議室予約システムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは会議室予約システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

会議室予約システムは次の記事でも詳しく紹介しています。