無料で使えるおすすめの会議室予約システム6選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の予約や管理を効率的にサポートするシステムです。 予約の作成や変更、通知やリマインダー、空き状況の確認などの機能がついており、会議の準備や進行、フォローアップなどの業務を効率化する機能があります。

会議室予約システムを導入することで、会議室の利用効率を向上させたり、会議の時間管理やスケジュール調整をスムーズに行ったり、会議室の予約トラブルを防いだりすることができます。

無料の会議室予約システムを選ぶときのポイント

無料版の会議室予約システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

連携できるシステムやデバイスを確認する

会議室予約システムは、他のシステムやデバイスと連携できると、より便利に使えます。例えば、GoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーシステムと連携できれば、自分のスケジュールと会議室の予約状況を同期できます。

また、タブレットやスマートフォンなどのモバイルデバイスと連携できれば、外出先からでも会議室の予約や確認ができます。

予約画面の使いやすさを確認する

会議室予約システムの予約画面は、頻繁に使うものなので、使いやすさが重要です。予約画面は、会議室の空き状況や予約者の名前、会議の目的などが一目でわかるようになっていると便利です。

また、予約やキャンセルの操作も簡単にできるようになっていると、時間や手間を節約できます。

無料で使えるおすすめの会議室予約システム6選

会議室予約システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや、機能制限などを解説しているので会議室予約システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

りざぶ郎は、会議室の予約状況や利用履歴を一覧で確認できる会議室予約システムです。 予約はパソコンやスマートフォンから簡単に行えます。 りざぶ郎は、初期費用やランニングコストが一切かからず、完全無料で利用することが可能です。

詳しくは公式サイトを確認してください。

STORES予約 ‐ STORES株式会社

無料で利用できる機能と制限

STORES予約は、スマホアプリで簡単に会議室を予約できるサービスです。 予約ページを作成して公開するだけで、スマホから予約を受けることができます。 予約状況はカレンダーで一覧でき、リマインダーも設定できます。 無料プランでは、予約ページの公開、予約の受付機能が利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
予約ページ数	2ページまで
月間予約件数	50件まで

無料で利用できる機能と制限

Airリザーブは、会議室の予約や利用状況の確認などの基本的な機能から、キャンセル待ちなどの機能を持った会議室予約システムです。 会議室の空き状況をリアルタイムで確認できます。無料プランでは、予約管理や顧客管理などの基本機能を利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
予約リマインドメール配信	利用できません
Googleカレンダー連携	利用できません

RESERVA ‐ 株式会社コントロールテクノロジー

無料で利用できる機能と制限

RESERVAは、予約管理や顧客管理、メール配信などの機能を持った予約システムです。会議室だけでなく、レンタルスペースやサロン、教室などの施設予約にも対応しています。スマートロックとの連携機能もあり、予約と同時に鍵の発行や開錠ができます。無料プランでは、予約の受付や顧客登録などの基本機能を利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
月間予約件数	100件
スマートロック連携	利用できません

SuperSaaS ‐ SuperSaaS B.V.

無料で利用できる機能と制限

SuperSaaSは、予約サイトの作成や自動メール送信、顧客管理などができる会議室予約システムです。 貸し会議室や社内会議室、レンタルスペースなど、さまざまな業種に対応しています。 GoogleカレンダーやZoomなどの外部サービスとの連携機能もあり、予約管理を効率化できます。 無料プランでは、非商用での予約機能を利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
予約数	50件まで

RESERVEN ‐ ウェブタ

無料で利用できる機能と制限

RESERVENは、会議室の予約管理やスケジューラ機能などを備えた会議室予約システムです。 予約時間帯や人数、利用時間などを柔軟に設定でき、予約状況をカレンダーやスケジューラで直感的に把握できます。 また、ホームページへの投稿を自動でSNSへシェアすることもできるため、いつでもどこでも情報を発信できます。無料プランでは、予約受付や顧客データの保存などの機能を利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
予約データ保存期間	7日間
顧客データ保存件数	300件

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自社に合う会議室予約システムサービスを選ぶには、各システムサービスの内容を比較することが重要です。気になる会議室予約システムサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料版の会議室予約システムでよくある機能の制限をまとめました。

登録人数の制限

無料の会議室予約システムでは、登録できる人数に制限があることがあります。例えば、無料版では最大10人までしか登録できなかったり、1人あたりの予約回数に上限がある場合があります。

社内の利用者が少なく、予約の頻度が低い場合は無料版でも問題ないかもしれません。しかし、社内の利用者が多くなったり、予約の頻度が高くなったりした場合は、無料版では対応できなくなる可能性があります。

会議の予約数や会議室数の制限

無料の会議室予約システムでは、一日や一ヶ月に予約できる回数や、登録できる会議室の数に制限がある場合が多いです。

例えば、一日に5回までしか予約できない、または5つ以上の会議室を登録できないといった制限です。これらの制限があると、会議の多い日や会議室の多い会社では、無料版では対応が難しくなります。

データの保護やバックアップの制限

無料の会議室予約システムでは、データの保護やバックアップについて、十分な対策がとられているかどうか確認する必要があります。

例えば、予約データが第三者に漏洩したり、システムの障害や故障でデータが消失したりすることがあります。これらのリスクがあると、会議室予約システムの信頼性や安全性が低下し、会議の運営に影響が出ることがあります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料版では叶えられないケースが存在します。有料版を検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。

会議室の数や利用頻度が多い場合

無料版の会議室予約システムでは、予約できる会議室の数や時間帯に制限があることが多いです。例えば、1日に予約できる時間が2〜4時間と決まっている場合や、予約できる会議室が5〜10室と決まっている場合があります。

また、予約の変更やキャンセルの回数も無料版では限られていることがあります。これらの制限は、会議のスケジュールや内容に柔軟に対応できないことがあります。会議室の数や利用頻度が多い場合は、有料版を選んだ方が便利です。

予約状況の確認や通知機能が必要な場合

無料版の会議室予約システムでは、予約状況の確認や通知機能が不十分なことが多いです。例えば、予約状況をカレンダーやマップで見ることができない場合や、予約の確認やリマインダーのメールやアプリの通知がない場合があります。

また、予約の共有や承認機能も無料版では利用できないことがあります。これらの機能は、会議室の利用状況を把握したり、利用者や管理者の連絡をスムーズにしたりするのに役立ちます。予約状況の確認や通知機能が必要な場合は、有料版を選んだ方がよいです。

複数の拠点で利用したい場合

複数の拠点で会議室予約システムを利用したい企業ならば、無料版では対応が難しい場合があります。例えば、無料版では1つのアカウントで利用できる拠点数が1つだけだったり、拠点ごとに別のアカウントを作成しなければならない場合があります。

拠点間で会議室の予約状況を一元的に管理したり、拠点間で予約の共有や連携をしたいならば、有料版を選んだ方がよいでしょう。ただし、無料版の中には複数の拠点で利用できる商品もあるので、機能面をよく確認しましょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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