中小企業の会議を効率化！会議室予約システムおすすめ5選と選び方、メリット

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中小企業が抱えるスケジュール管理の課題

会議室予約システムを導入していない中小企業が抱えているスケジュール管理の課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けの会議室予約システムで解決できる可能性があります。

会議室の予約・管理が面倒

中小企業では会議室の数が限られていることが多く、予約の管理が煩雑になりがちです。会議室の予約を紙やExcelで管理している場合、予約の重複が起こりやすく、空き状況の確認にも時間がかかりがちです。

また、予約の変更やキャンセルが発生すると、手作業での調整が必要になり、担当者の負担が増加します。会議室の適切な利用ができないと、業務のスムーズな進行にも影響を与えかねません。

会議室の利用ルールの策定はもちろん、従業員の負担がかからない方法で予約や利用状況の確認ができるように整備することが望ましいです。

スケジュール調整に手間がかかる

中小企業では、従業員のスケジュールを個別に管理していることが多く、全体の予定を把握するのが難しい場合も多いです。とくに、プロジェクト単位で複数のメンバーが関わる業務では、スケジュールの調整に多くの時間を費やすことになります。

また、手作業でスケジュール管理を行っている場合、予定の変更や調整が発生するたびに関係者全員に周知する手間が生じ、業務の非効率につながってしまいます。

情報共有が不十分

スケジュール管理の課題の一つとして、情報共有の不十分さが挙げられます。中小企業では業務の属人化が進みやすく、個人のスケジュールが他のメンバーに共有されていないケースが少なくありません。その結果、会議のダブルブッキングや、重要な業務の抜け漏れが発生するケースが見られます。

また、スケジュールを共有するためのツールが統一されていない場合、情報が分散し、必要な予定を把握するのに手間がかかってしまいます。

中小企業が会議室予約システムを導入するメリット

中小企業が会議室予約システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 会議室の空き状況や利用履歴を確認できる
• 予約手続きや進行がスムーズになる
• スケジュール管理がしやすくなる

会議室の空き状況や利用履歴を確認できる

会議室予約システムでは、会議室の空き状況や利用履歴をリアルタイムで確認可能です。これにより、会議室のスケジュールを把握しやすくなり、予定の調整や会議の計画がスムーズに行えます。

過去の利用履歴を参照することで会議室の利用状況を分析すれば、使用頻度の低い部屋の活用方法を見直すといった、中小企業にとって適切な設備投資の判断もしやすくなるでしょう。

予約手続きや進行がスムーズになる

会議室予約システムでは、従業員がオンラインで簡単に予約できるため、電話やメールでの調整が不要です。複数のユーザーが同時に予約を行っても、システムが自動で予約の衝突を検知し、予約の重複を防いでくれます。キャンセルや変更もシステム上で即時に反映されるため、管理の手間を大幅に削減可能です。

一部の会議室予約システムには、タイムマネジメント機能も搭載されており、会議の終了時刻や残り時間を知らせたり利用終了時刻をアラートしたりして、会議の効率的な進行もサポートしてくれます。

スケジュール管理がしやすくなる

会議室予約システムでは、会議室の予約と同時に、プロジェクターやホワイトボードといった必要な設備の手配も可能なため、会議の準備がスムーズになります。

会議室予約システムのカレンダー機能やリマインダー機能を活用すれば、会議の予定をひと目で確認でき、開始前に通知を受け取れることで、参加者のスケジュール管理にも役立ちます。スケジュールの一元管理によって、無駄な調整作業が減り、組織全体の業務効率の向上にもつながるでしょう。

会議室予約システムを導入する際の注意点

会議室予約システムには多くのメリットがありますが、導入にあたって注意すべき点もあります。導入前に押さえておきたい注意点を紹介します。

導入コストや運用負担が発生する

会議室予約システムを導入するには、初期費用や月額料金などのコストがかかります。加えて、設定や管理の手間、担当者の割り当てなど、日常的な運用にも一定の労力が必要です。無料プランがあるサービスもありますが、機能が限定されることもあるため、料金体系と機能のバランスを見極めることが大切です。

コストや運用負担を見誤ったまま導入すると、思った以上に費用が膨らんだり、管理の手間が増えて業務効率が下がるリスクがあります。とくに中小企業では、人員や予算に余裕がないケースも多いため、事前に運用体制を整えることが重要です。

社内ルールや運用フローの整備が必要になる

システムを円滑に使いこなすためには、予約ルールや利用マナー、管理方法など、社内での運用ルールを決める必要があります。誰が予約できるのか、キャンセル時の対応はどうするのかといった基本的なルールを明確にすることで、トラブルを防ぎやすくなります。

ルールを定めないまま導入すると、予約の重複や無断キャンセルが発生しやすくなり、システムの利便性が十分に発揮されません。結果として、使いづらい印象を持たれてしまい、せっかく導入したシステムが定着しない事態にもつながります。

システムに不慣れな社員へのサポートが求められる

会議室予約システムは便利な反面、ITに不慣れな社員にとっては操作が難しく感じられるかもしれません。導入直後はとくに、操作方法の説明や質問対応など、サポート体制を整えましょう。マニュアルの整備や簡単な研修を行うことで、スムーズな利用につながります。

こうしたサポートを怠ると、利用者の間で混乱が生じ、予約ミスやトラブルが起きるかもしれません。また、特定の社員に予約業務が集中するといった、業務負担の偏りが出ることも考えられます。導入の際は、全員が無理なく使える環境を整えましょう。

中小企業が会議室予約システムを選定する際のポイント

中小企業が会議室予約システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

• 利用頻度や目的に応じたシステムの種類と特徴を確認する
• 会議室の利用履歴や統計データを分析できる機能
• 予約状況をメールやカレンダーなどと連携できるか
• 会議室の設備や備品を予約時に確認・申請できるか
• 会議室予約を搭載したグループウェアも検討する
• セキュリティを確保したい場合は入退室管理システムも検討する

利用頻度や目的に応じたシステムの種類と特徴を確認する

会議室予約システムを選ぶ際には、会議の頻度や目的に合ったシステムを選びましょう。会議の頻度が多い企業では、多機能で柔軟性のあるシステムが求められますが、少人数の中小企業では機能や操作がシンプルなシステムがおすすめです。

また、モバイルアプリやWebベースのシステムなど、利用環境に応じた特徴も確認しましょう。

会議室の利用履歴や統計データを分析できる機能

会議室予約システムを選ぶ際には、会議室の利用履歴や統計データを分析できる機能があるかを確認しましょう。

利用履歴や統計データを分析することで、会議室の利用状況や需要予測ができ、効率的なスケジュール管理や施設運用が可能になります。

予約状況をメールやカレンダーなどと連携できるか

会議室予約システムを選ぶ際には、予約状況を社内のメールやカレンダーシステムなどと連携可能かを確認しましょう。連携機能があると、予約の確認や変更が簡単に行えるだけでなく、社内のコミュニケーションやスケジュール管理が円滑に行えます。

会議室の設備や備品を予約時に確認・申請できるか

会議室予約システムを選ぶ際には、会議室の設備や備品を予約時に確認・申請できる機能があるかも重要です。

プロジェクターやホワイトボードなどの設備や備品が必要な場合、予約時に確認・申請できると、機材が別の会議室で使われているといった直前のトラブルを未然に防げます。

会議室予約を搭載したグループウェアも検討する

中小企業が業務のデジタル化を進めたい場合、単体の会議室予約システムだけでなく、スケジュール管理やタスク管理などが一体化されたグループウェアを導入するのも有効な選択です。グループウェアには、会議室予約や設備予約機能に加えて、社内のスケジュール共有やドキュメント管理、チャット機能などが統合されているため業務全体の効率化につながります。

グループウェアにWeb会議機能が統合されている場合、オンライン会議も別途もしくは並行して行えるため、出張者の会議参加やテレワークを取り入れている中小企業に適しています。中小企業はグループウェアを導入すれば、複数のツールを別々に導入するよりも、シームレスな連携が可能になり、業務の効率化と従業員の利便性が向上するでしょう。

中小企業向けグループウェアについて詳しく知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

セキュリティを確保したい場合は入退室管理システムも検討する

会議室の利用管理と同時にセキュリティも確保したい場合は、入退室管理システムの導入も検討するとよいでしょう。とくに、外部の来訪者が利用する可能性のある会議室では、だれがいつ利用したのかを記録できる仕組みが重要です。

入退室管理システムを活用すると、社員証やICカード、顔認証などによって利用者を特定でき、不正な利用を防止できます。また、会議室の予約状況と連動することで、予約者のみが入室できるように設定可能です。これにより、会議のプライバシーを保護し、情報漏えいのリスクを低減できます。

入退室管理システムについて詳しく知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

中小企業におすすめの会議室予約システム5選

中小企業におすすめの会議室予約システムを紹介します。

Colorkrew Biz（カラクルビズ）は、会議室予約やフリーアドレス管理などに対応したビジネスコンシェルジュツールです。Colorkrew Biz（カラクルビズ）には、次のような特徴があります。

• Outlookと連携して会議室の利用を最適化
• フリーアドレスの職場ではだれがどこにいるかを一目で確認可能
• 備品管理や郵便送付など多彩なコンシェルジュ機能を搭載

予約ルームズは、会議室の予約や管理の効率化が図れる会議室予約システムです。予約ルームズには、次のような特徴があります。

• QRコードや端末から会議室の入退室を管理
• 無断延長や無断利用を防止する機能を搭載
• 自動分析で会議室の稼働率を可視化

Desk Mosaicは、「誰がどこにいるのか」をひと目で把握できる座席管理システムです。Desk Mosaicには、次のような特徴があります。

• フリーアドレスやテレワークの座席管理を効率化
• 工事不要・最短2週間で導入可能
• 座席データの可視化と活用ができる

touch-meeは、NFCシートを活用してスマホ1つで予約・入退室管理ができる会議室予約システムです。touch-meeには、次のような特徴があります。

• スマホで完結する会議室予約と入退室管理
• 工事不要・初期費用ゼロから導入可能
• オフィスになじむデザイン性の高いNFCシート

ラクネコRoomは、iPadを使って社内の会議室やフリースペースの利用を手軽に管理できるクラウド型会議室管理システムです。ラクネコRoomには、次のような特徴があります。

• 初期費用ゼロで導入しやすいクラウド型システム
• iPadから簡単に会議室の予約・延長・備品手配が可能
• カレンダー連携や稼働率分析で会議室の運用を最適化

会議室予約システムがおすすめの企業

会議室予約システムはすべての企業にとって必要なわけではありません。ただし、業務の特性や働き方によっては、大きな効果が期待できます。特に導入が向いている企業の特徴を紹介します。

会議室の利用頻度が高くスケジュールが複雑な企業

毎日複数の会議が行われていたり、営業や管理部門などさまざまな部署が会議室を共用していたりする企業では、予約の管理に手間がかかります。来客対応の応接スペースや、オンライン会議用の部屋が不足しがちな企業も当てはまります。

こうした企業では、会議室予約システムを導入することで空き状況の確認が簡単になり、スムーズな会議運営が可能です。スケジュールの重複を防げるため、業務効率が向上しやすいのも利点です。

複数拠点で会議室を共用している企業

本社と支社、あるいは別フロアなど、拠点が分かれていても会議室を共用している企業です。このような企業では、拠点間での予約管理が煩雑になりやすいです。誰がどの会議室を使っているかがわかりづらく、予定の調整にも時間がかかります。

会議室予約システムを使えば、拠点をまたいで一元的に管理できるため、無駄な移動や時間のロスを減らせす。また、場所を問わずオンラインで空き状況を確認できる点も、分散した組織にとっては大きなメリットです。

会議の生産性や社内コミュニケーションを重視している企業

定例ミーティングだけでなく、プロジェクトごとの打ち合わせやチーム内のブレストなど、日常的に社内コミュニケーションを大切にしている企業です。社員同士が気軽に会議室を使える環境を整えることで、意見交換の場が活性化しやすくなります。

会議室予約の手間を減らすことで、会議の開催がスムーズになり、生産性の高い話し合いがしやすくなります。設備や備品の予約も一括でできる機能を活用すれば、準備にかかる時間も短縮できるでしょう。

会議の効率化はシステム選びから

会議室予約システムを選ぶ際は、会議の頻度や規模に合ったサービスか、カレンダーやスケジュール管理ツールとの連携が可能か、グループウェアや入退室管理システムの必要性などを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

会議室予約システムは次の記事でも詳しく紹介しています。

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