中小企業向け「会議室予約システム」おすすめ2選！選定のポイントと導入のメリット
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中小企業が抱える課題
会議室の利用ルールや管理方法が定められておらず、会議室の予約状況や利用状況が不明瞭な中小企業も少なくありません。
ルールや管理があいまいだと、必要なときに会議室を利用できなかったり、確認に余計な時間がかかったりと、従業員の混乱や不平を招く恐れがあります。
会議室の利用ルールの策定はもちろん、従業員の負担がかからない方法で予約や利用状況の確認ができるように整備することが望ましいです。
中小企業が会議室予約システムを導入するメリット
中小企業が会議室予約システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。
- 会議室の空き状況や利用履歴を確認できる
- 予約の重複を防いで効率的な会議室利用を実現できる
- 会議室の予約や変更をオンラインで簡単に行える
会議室の空き状況や利用履歴を確認できる
会議室予約システムでは、会議室の空き状況や利用履歴をリアルタイムで確認可能です。これにより、会議室のスケジュールを把握しやすくなり、予定の調整や会議の計画がスムーズに行えます。
過去の利用履歴を参照することで会議室の利用状況を分析すれば、効率的な予約管理が可能です。
予約の重複を防いで効率的な会議室利用を実現できる
会議室予約システムでは、複数のユーザーが同時に予約を行っても重複を防げます。システムが自動で予約の衝突を検知し、知らせてくれます。
会議室の予約や変更をオンラインで簡単に行える
会議室予約システムを導入すると、オンライン上で簡単に予約や変更が可能です。利用申請書の作成に比べると、時間と手間を大幅に減らせます。
さらに、予約者や参加者に自動的に通知が送られるため、コミュニケーションのミスを防ぎ、円滑な会議運営が可能です。
中小企業が会議室予約システムを選定する際のポイント
中小企業が会議室予約システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。
- 利用頻度や目的に応じたシステムの種類と特徴を確認する
- 会議室の利用履歴や統計データを分析できるか
- 予約状況をメールやカレンダーなどと連携できるか
- 会議室の設備や備品を予約時に確認・申請できるか
利用頻度や目的に応じたシステムの種類と特徴を確認する
会議室予約システムを選ぶ際には、会社の利用頻度や目的に合ったシステムを選びましょう。会議の頻度が多い企業では、多機能で柔軟性のあるシステムが求められますが、少人数の企業では機能や操作がシンプルなシステムがおすすめです。
また、モバイルアプリやウェブベースのシステムなど、利用環境に応じた特徴も確認しましょう。
会議室の利用履歴や統計データを分析できるか
会議室予約システムを選ぶ際には、会議室の利用履歴や統計データを分析できる機能があるかを確認しましょう。
利用履歴や統計データを分析することで、会議室の利用状況や需要予測ができ、効率的なスケジュール管理や施設運用が可能になります。
予約状況をメールやカレンダーなどと連携できるか
会議室予約システムを選ぶ際には、予約状況を社内のメールやカレンダーシステムなどと連携可能かを確認しましょう。連携機能があると、予約の確認や変更が簡単に行えるだけでなく、社内のコミュニケーションやスケジュール管理が円滑に行えます。
会議室の設備や備品を予約時に確認・申請できるか
会議室予約システムを選ぶ際には、会議室の設備や備品を予約時に確認・申請できる機能があるかも重要です。
プロジェクターやホワイトボードなどの設備や備品が必要な場合、予約時に確認・申請できると、機材が別の会議室で使われているといった直前のトラブルを未然に防げます。
中小企業におすすめの会議室予約システム2選
中小企業におすすめの会議室予約システムを紹介します。
Colorkrew Biz - 株式会社Colorkrew
Colorkrew Bizは、会議室予約やフリーアドレス管理などに対応したビジネスコンシェルジュツールです。Colorkrew Bizには、次のような特徴があります。
- Outlookと連携して会議室の利用を最適化
- フリーアドレスの職場では誰がどこにいるかを一目で確認可能
- 備品管理や郵便送付など多彩なコンシェルジュ機能を搭載
予約ルームズは、会議室の予約や管理の効率化が図れる予約管理システムツールです。予約ルームズには、次のような特徴があります。
- QRコードや端末から会議室の入退室を管理
- 無断延長や無断利用を防止する機能を搭載
- 自動分析で会議室の稼働率を可視化
サービス選びは比較して検討しよう
会議室予約システムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。
ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。
会議室予約システムは次の記事でも詳しく紹介しています。
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