大企業向け「会議室予約システム」おすすめ4選！選定のポイントと導入のメリット

大企業が抱える会議室管理の課題

会議室予約システムを導入していない大企業が会議室管理で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの会議室予約システムで解決できる可能性があります。

会議室の利用状況を管理できていない

大企業の場合、会議室の利用状況が把握できず、空いているはずの会議室を探し回る、あるいは予約した会議室が使用中だったという事態が発生することがあります。

会議室の稼働率が低くてもそれに気づけず、無駄なコストを発生させている可能性もあるでしょう。

会議室の設備や備品を管理できていない

会議室に設置されているプロジェクターやホワイトボードなどの設備、また筆記用具や電源タップなどの備品の管理に担当者の手が回っていないケースがあります。

故障や紛失に気づかず、会議の進行に支障をきたすケースも少なくありません。

会議室の予約や利用に関するトラブルが多発している

会議室の予約が重複したり、会議の延長やキャンセルが共有されなかったりと、予約や利用に関するトラブルがあります。これらは、担当者への問い合わせや調整に時間がかかり、業務効率を低下させる原因になります。

大企業が会議室予約システムを導入するメリット

大企業が会議室予約システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

会議室の利用状況や備品の可視化と最適化ができる

会議室予約システムを導入することで、会議室の利用状況をリアルタイムで把握できるようになります。空き状況だけでなく、会議の開始・終了時刻や参加人数などの情報も一目で確認できるため、会議室の利用状況を可視化できます。

また、備品の在庫状況や利用履歴も管理できるため、過不足なく備品を準備し、紛失や故障にも迅速に対応可能です。

カラ予約の防止や自動キャンセルができる

会議室予約システムは、予約の変更やキャンセルをシステム上で簡単に行えます。

キャンセル待ち機能や自動リマインド機能などを活用することで、無断キャンセルやカラ予約を減らし、会議室の稼働率を最大限に高めることが可能です。

また、予約時間を過ぎても利用されない場合は自動キャンセルできる機能を搭載するサービスもあります。

大企業が会議室予約システムを選定する際のポイント

大企業が会議室予約システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

利用頻度や目的に応じたシステムの種類と特徴を確認する

会議室予約システムには、クラウド型、オンプレミス型、Web会議システムとの連携など、さまざまな種類があります。自社の規模や利用頻度、予算に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。

会議室の利用履歴や統計データを分析できるか

会議室の利用状況を分析することで、会議室の稼働率を向上させられます。予約状況だけでなく、実際の利用時間や参加人数などのデータも記録できるシステムを選ぶことで、より詳細な分析が可能です。

たとえば、特定の曜日に会議が集中している場合は、会議室の数を増やす、あるいは会議の時間を分散させるなどの対策を検討できます。

予約状況をカレンダーやグループウェアなどと連携できるか

会議室予約システムとカレンダーやグループウェアを連携することで、予約状況をスムーズに共有できます。たとえば、会議の予定をカレンダーに自動で登録したり、会議の招待状をグループウェアで送信したりできます。

これにより、ダブルブッキングや情報の伝達ミスを防ぎ、会議室の利用をスムーズに行えます。

大企業におすすめの会議室予約システム4選

大企業におすすめの会議室予約システムを紹介します。

Colorkrew Bizは、座席の管理のほか社内施設やスペースの管理も合わせて、オフィス全体を管理できる予約システムです。Colorkrew Bizは次のような特徴があります。

• Outlookと連携して会議室の利用を最適化
• フリーアドレスの職場では誰がどこにいるかを一目で確認可能
• 備品管理や郵便送付など多彩なコンシェルジュ機能を搭載

予約ルームズは、会議室の予約管理を効率化し、オフィスリソースの効果最大化できる会議室予約システムです。予約ルームズは次のような特徴があります。

• QRコードや端末から会議室の入退室を管理
• 無断延長や無断利用を防止する機能を搭載
• 自動分析で会議室の稼働率を可視化

ラクネコRoomは、iPhone、iPadで使える会議室管理システムです。ラクネコRoomは次のような特徴があります。

• Googleカレンダー、Outlookカレンダーから会議室の予約ができる
• iPadで会議開始・終了を押し、会議室の状態を共有
• 前会議終了時のメール連絡で会議室の稼働率を高める

SmartRoomsは、グループウェアとリアルタイムに連携する会議室予約・運用システムです。SmartRoomsは次のような特徴があります。

• 部屋前の端末で状況を確認し、予約・延長・終了などの操作ができる
• 会議室利用ログで利用実態を把握・分析できる
• 会議予定時間を一定時間過ぎて入室がない場合は自動キャンセル

サービス選びは比較して検討しよう

会議室予約システムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

会議室予約システムは次の記事でも詳しく紹介しています。