無料で使えるおすすめの会議室予約システム7選！ツールの特徴と選ぶ際のポイント

無料ツールの機能で満足できなければ、有料の会議室予約システムの利用がおすすめです。BOXILからダウンロードできるサービス資料で、機能や料金をチェックしましょう。
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会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の予約や管理を効率的にサポートするシステムです。予約の作成や変更、通知やリマインダー、空き状況確認などの機能があり、会議の準備や進行、フォローアップの業務効率化に役立ちます。

会議室予約システムを導入することで、会議室の利用効率を向上させたり、会議の時間管理やスケジュール調整をスムーズに行ったり、会議室の予約トラブルを防いだりできます。

無料の会議室予約システムを選ぶときのポイント

無料版の会議室予約システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

連携できるシステムやデバイスを確認する

会議室予約システムは、他のシステムやデバイスと連携できると業務効率が向上します。たとえば、GoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーシステムと連携できれば、自分のスケジュールと会議室の予約状況を同期できます。

また、タブレットやスマートフォンなどのモバイルデバイスと連携できれば、外出先からでも会議室の予約や空き状況の確認が可能です。

予約画面の使いやすさを確認する

会議室予約システムの予約画面は、頻繁に使うため使いやすさが重要です。予約画面は、会議室の空き状況や予約者の名前、会議の目的などが一目でわかると見やすくなります。

また、予約やキャンセルの操作が簡単にできるシステムを導入すれば作業時間が浮くため、別の業務に時間を回せます。

無料で使えるおすすめの会議室予約システム7選

会議室予約システムの中で、無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているため、会議室予約システム選びの参考にしてみてください。

サービス名	無料プランでできること
りざぶ郎	・全機能を利用可能
STORES予約	・予約ページの公開、予約の受付 ・2ページまでの予約ページ作成 ・月間50件までの予約
Airリザーブ	・予約管理 ・月間予約数は無制限
RESERVA	・予約の受付 ・月間50件までの予約
SuperSaaS	・非商用での予約機能利用 ・50件までの予約
RESERVEN	・予約受付 ・予約データを7日間保存 ・顧客データを300件保存
SELECTTYPE	・キャンセル待ち予約 ・予約フォームを10個まで作成 ・7日後までの予約受付

りざぶ郎は、会議室の予約状況や利用履歴を一覧で確認できる会議室予約システムです。予約はパソコンやスマートフォンから簡単に行えます。会議室の予約状況と並べて、スタッフのスケジュールを表示できることが強みです。

ホワイトボードに近い横長レイアウトを採用しているため、ホワイトボード文化の日本人も直感的に使えます。会議室の空きとスタッフの稼働状況を1つの画面で把握できる、視認性の高いシステムです。

無料で利用できる機能と制限

りざぶ郎は、初期費用やランニングコストが一切かからず、完全無料で利用できます。

詳しくは公式サイトを確認してください。

STORES予約 ‐ STORES株式会社

STORES予約は、スマホアプリで簡単に会議室を予約できるサービスです。予約ページを作成して公開するだけで、スマホから予約を受けられます。予約状況はカレンダーで一覧でき、リマインダーも設定できます。

なお、STORES予約は本来、店舗向けの予約管理システムです。そのため、事前決済や月謝管理など、店舗運営に必要な機能も充実しています。会議室と店舗、両方の予約管理を1つのシステムで済ましたい場合におすすめです。

無料で利用できる機能と制限

予約ページの公開、予約の受付機能が利用できます。無料プランでは、次の機能に制限がかかります。

機能	制限
予約ページ数	2ページまで
月間予約件数	50件まで

Airリザーブは、会議室の予約や利用状況の確認などの基本的な機能から、キャンセル待ち機能も持つ会議室予約システムです。会議室の空き状況をリアルタイムで確認できます。

無料プランでも予約の完了や変更、キャンセルなどの操作があった際に、管理者と操作したユーザーに確認メールを配信できます。予約がいつなのかはもちろん、変更やキャンセルのログがメールで残るため予約管理が楽です。

無料で利用できる機能と制限

予約管理や顧客管理の基本機能やオンライン決済機能など、幅広く利用できます。また、無料プランでも月間予約件数は無制限です。無料プランでは、次の機能に制限がかかります。

機能	制限
予約リマインドメール配信	利用できません
Googleカレンダー連携	利用できません

RESERVA ‐ 株式会社コントロールテクノロジー

RESERVAは、予約管理や顧客管理、メール配信などの機能を持った予約システムです。会議室だけでなく、レンタルスペースやサロンなど教室の予約にも対応しています。スマートロックとの連携機能もあり、予約と同時に鍵の発行や開錠ができます。

特に、スマートロックとの連携機能はセキュリティを重視する企業におすすめです。大企業やセキュリティを重視する業種に向いています。

無料で利用できる機能と制限

予約の受付や顧客登録などの基本機能を利用できます。無料プランでは、次の機能に制限がかかります。

機能	制限
月間予約件数	50件
スマートロック連携	利用できません

SuperSaaS ‐ SuperSaaS B.V.

SuperSaaSは、予約サイトの作成や自動メール送信、顧客管理などができる会議室予約システムです。貸し会議室や社内会議室、レンタルスペースなど、さまざまな業種に対応しています。

GoogleカレンダーやZoomなど外部サービスとの連携機能もあり、予約管理を効率化できます。カレンダーを自社のカラーにカスタマイズできる機能もあるため、貸し会議室の予約サイト作成にもおすすめです。

無料で利用できる機能と制限

非商用での予約機能を利用できます。無料プランでは、次の機能に制限がかかります。

機能	制限
予約数	50件まで

RESERVEN ‐ ウェブタ

RESERVENは、会議室の予約管理やスケジューラ機能などを備えた会議室予約システムです。予約時間帯や人数、利用時間を柔軟に設定でき、予約状況をカレンダーやスケジューラで直感的に把握できます。

また、イベント形式の予約に対応していることも特徴です。不定期なセミナーや研修などの予約を、通常の時間帯予約と同時に管理できます。デザイン機能はスマホ特化で開発されているため、スマホから予約の取得や管理がしたいケースにおすすめです。

無料で利用できる機能と制限

予約受付や顧客データ保存機能などを利用できます。無料プランでは、次の機能に制限がかかります。

機能	制限
予約データ保存期間	7日間
顧客データ保存件数	300件

SELECTTYPEは、デザイン性の高い会議室予約システムです。豊富なテンプレートから使いやすいデザインを選択できるのはもちろん、背景やテキスト、ボタンなどをカスタマイズし細やかに調整できます。

また、キャンセル待ちの予約受付機能も搭載しています。会議室が少なかったり会議室の予約待ちが続出していたりする企業におすすめです。最大5つの言語で予約カレンダーや予約フォームを作れるため、グローバル企業にも向いています。

無料で利用できる機能と制限

無料プランでもキャンセル待ち機能は利用できます。ただし、多言語対応やGoogleカレンダー連携などの機能は有料プランのみです。無料プランでは、次の機能に制限がかかります。

機能	制限
予約フォーム作成可能数	10個まで
予約受付期間	7日後まで

無料と有料の会議室予約システムをコストパフォーマンスまで考慮して比較しませんか？無料では物足りないと感じた方こそ、有料も複数チェックして本当に適しているのを選択するのが本質的ではないでしょうか。
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自社に合う会議室予約システムサービスを選ぶには、各システムサービスの内容を比較することが重要です。気になる会議室予約システムサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料版の会議室予約システムで、よくある機能の制限をまとめました。

登録人数の制限

無料の会議室予約システムでは、登録できる人数に制限が設けられています。たとえば、無料版では最大10人までしか登録できなかったり、1人あたりの予約回数に上限が設けられていたりするケースもあります。

社内の利用者が少なく、予約頻度が低い場合は無料版でも問題ないかもしれません。しかし、社内の利用者が多くなったり予約の頻度が高くなったりした場合は、無料版では対応できなくなる可能性があります。

会議の予約数や会議室数の制限

無料の会議室予約システムでは、1日や1か月に予約できる回数や、登録できる会議室の数に制限が設けられているケースも少なくありません。

たとえば、1日に5回までしか予約できない、5つ以上の会議室を登録できないといった制限です。会議の多い日や会議室が多数ある場合、機能が少ない無料版では対応が難しくなります。

データの保護やバックアップの制限

無料の会議室予約システムでは、データの保護やバックアップについて、十分な対策がとられているか確認する必要があります。たとえば、予約データが第三者に漏えいしたり、システムの障害や故障でデータが消失したりするかもしれません。

会議室予約システムの信頼性や安全性が低下し、会議の運営方法を練り直したりリカバリーの時間を確保したりする状態になるため要注意です。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況や求めている機能によっては、無料版では適えられないケースが存在します。有料版を検討したほうが良いケースをまとめているため、参考にしてみてください。

会議室の数や利用頻度が多い場合

無料版の会議室予約システムでは、予約できる会議室の数や時間帯を制限される場面が多く見受けられます。たとえば、1日に予約できる時間が2〜4時間と決まっているケースや、予約できる会議室が5〜10室と決まっているケースです。

また、予約の変更やキャンセルの回数が限られていることもあります。会議の変更時に柔軟な対応ができなくなる恐れがあるため、会議室の数や利用頻度が多い企業は有料版がおすすめです。

予約状況の確認や通知機能が必要な場合

無料版の会議室予約システムでは、予約状況の確認や通知機能が不十分なことも珍しくありません。たとえば、予約状況をカレンダーやマップで見られなかったり、予約確認やリマインダーメール、アプリの通知がなかったりするケースが挙げられます。

また、予約の共有や承認機能が利用できない可能性もあります。これらの機能は、会議室の利用状況を把握したり、利用者や管理者の連絡をスムーズにしたりするときに役立ちます。予約状況の確認や通知機能が必要な場合も、有料版がおすすめです。

複数の拠点で利用したい場合

複数の拠点で会議室予約システムを利用したい場合、無料版だと対応できない場合があります。無料版では1つのアカウントで利用できる拠点数が1つだけだったり、拠点ごとに別のアカウントを作成しなければならなかったりするケースも珍しくありません。

拠点間で会議室の予約状況を一元的に管理したり、拠点間で予約の共有や連携をしたりする場合は有料版が役立ちます。ただし、無料版の中には複数の拠点で利用できる商品もあるため、機能面をよく確認しましょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして、比較検討することでマッチするサービスを見つけやすくなります。

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