会議室予約システムとは？機能や導入メリット・選び方

会議室予約システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の予約をシステム上で行い効率よく管理ができるシステムです。

従来であれば、手動で会議室の予約やスケジュールの管理を行っていましたが、システムを導入することで、システム上で空いている会議室を予約できダブルブッキングが防げたり、利用時間の管理を行えたりと会議室の予約のしやすさはもちろん、会議室の稼働率の向上にもつながります。

オフィスの会議室はもちろん、貸会議室の入退室管理や運営などにも活用できます。

会議室予約システムが注目される背景

会議室予約システムが注目される背景には、これまでの会議室予約における煩雑さが挙げられます。

これまで会議室の予約には、紙での管理やExcel、グループウェアなどで行っている企業も多くありました。しかし、その方法では、会議室の空き状況が把握しづらいことや、ダブルブッキングの懸念、会議の終了時間が守られず次の利用予定者がスムーズに開始できない、予約されているけれど使われていないなどの課題がありました。

会議室予約システムを導入することで、会議室の予約や入退室管理を行えるため、導入を検討する企業が増えています。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムには、次のような主な機能があります。

会議室の予約・キャンセル

会議室の予約・キャンセルを行える基本的な機能です。会議室の予約は、スマートフォンやパソコンから行えるほか、会議室のドアに設置されたタブレットやディスプレイからも行えます。会議のタイトルや参加者、備品などの詳細の入力も可能です。

また、キャンセルの際も簡単な操作で予約取り消しをすぐに行えます。

会議室の利用状況確認

会議室の空き状況や利用者を一目で確認できる機能です。空いている枠をすぐに見つけられスムーズな予約へと導きます。

予約の通知・リマインダー

予約した日時が近づくとリマインドする機能です。参加者全員に通知でき、予定忘れを防ぎ会議をスムーズに進められるよう促します。

会議室予約システム導入のメリット

会議室予約システムを導入すると、次のようなメリットが得られます。

• 会議を効率的に行える
• 会議室の利用状況を可視化できる
• 会議室の稼働率が向上する

会議を効率的に行える

会議室予約システムの導入により、会議室の予約やキャンセルがスマートフォンやパソコンから簡単にできるため、会議の準備や調整にかかる手間や時間を大幅に削減できます。

また、会議室のドアや部屋の中にタブレットやディスプレイを設置できるタイプのものであれば、アプリの立ち上げも不要で直接空いている時間に予約ができます。会議室予約がスムーズにできることで、必要なときに必要な会議が開催でき、業務の質も向上します。

会議室の利用状況を可視化できる

会議室予約システムでは、会議室の空き状況や利用者をリアルタイムで把握できます。

また、利用の多い時間帯を分析できるシステムもあり、利用状況の可視化をすることで、利用が少ない時間帯をあらかじめ把握できるため、会議の時間帯をずらしたり、別の目的で使ったりと有効に使えます。

会議室の稼働率が向上する

会議室予約システムでは、予約された時間に実際に利用されているかを確認できる機能があります。さらに利用されていなければ自動的にキャンセル扱いとする機能もあり、会議室の空予約を防ぎ、有効に使えるよう稼働率向上をサポートします。

会議室予約システムが必要な企業

会議室予約システムは、すべての企業に必要なわけではありません。しかし、特定の状況にある企業にとっては、大きな効果を発揮します。導入を検討すべき企業の特徴を紹介します。

複数の会議室を管理している企業

本社ビルや複数拠点に多くの会議室を保有している企業では、手作業での予約管理が煩雑になりがちです。会議室の利用が集中する時間帯では、ダブルブッキングが発生するリスクも高いです。

こうした企業では、会議室予約システムを導入することで予約管理を効率化でき、人的ミスを防げます。特に拠点間での会議室共有がある場合には、システムの有無が業務効率に直結します。

会議室の利用状況を把握しきれていない企業

「どの会議室がどれくらい使われているかわからない」「空いているはずの会議室がなぜか使われていない」など、利用状況を正確に把握できていない企業も少なくありません。特に規模の大きなオフィスでは、現場感覚だけで管理するのが難しいです。

こうした企業には、会議室予約システムの導入が有効です。利用データを可視化することで、稼働率の向上や会議室の最適配置など、運用改善に役立てられます。

予約や利用に関するトラブルが発生している企業

会議室利用に関するトラブルが頻発している企業では、社内のストレスや業務効率の低下が問題になります。「予約していた会議室が使われている」「空いていると思ったら実は予約が入っていた」などのトラブルがよく起こる企業です。

会議室予約システムを導入することで、こうしたトラブルを未然に防げます。予約状況がリアルタイムで可視化されるため、誤認やダブルブッキングを防ぎ、社内全体の運用をスムーズに進められます。

会議室予約システムの選び方

会議室予約システムを選ぶ際には、次のポイントを意識して選ぶとスムーズです。

機能性

会議室予約システムを選ぶ際には、理想とする機能が備わっているかを確認することが重要です。

会議の予約ができるだけでなく、利用状況の可視化やレポート作成ができるもの、自動キャンセル機能などがあると効率良く運用できるでしょう。

また、会議時間を守るためのタイムキーパー機能や、終了時間前になるとお知らせするアラート機能があると、会議自体の質も高められるでしょう。会議室の運用を効率化する機能と、会議自体の質が高められる機能が備わっているシステムを選ぶと、より導入効果を感じられそうです。

使用場所や目的に合う仕様か

会議室予約システムを導入する場所や目的によって、必要な機能や仕様が異なります。

たとえば、オフィス内の会議室を予約する場合にはタブレットタイプで手軽に操作できるタイプを、多くの人の利用を想定したレンタルスペースの予約を行う場合には、高水準のセキュリティのものやWebページに専用のカレンダーを埋め込むタイプなどがあります。

利用目的に合わせて最適な導入形態を選びましょう。

他ツールとの連携

会議室予約システムを選ぶ際には、他ツールとの連携ができるかどうかもポイントです。たとえば、受付システムやカレンダーと連携できると、会議室の予約や利用者の確認が一元的にできるほか、会議の開始や終了の通知やリマインダーも自動的に送られます。

他ツールとの連携ができるかは効率の向上や利便性にもつながるため、事前に確認しておきましょう。

セキュリティ対策

会議室予約システムを選ぶ際には、セキュリティ対策にも注意が必要です。セキュリティ対策が不十分な会議室予約システムは、会議室の予約や利用者の情報が漏えいしたり、不正なアクセスや操作が行われたりするリスクが生じます。

多くの情報を扱うことになるためセキュリティ対策が十分に取られているシステムかどうかを確認しておきましょう。

おすすめの会議室予約システム

次の記事では、口コミ評判で人気の会議室予約システムを多く紹介しています。会議室予約システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

会議室予約システムを導入する際の注意点

会議室予約システムをスムーズに運用するためには、事前に押さえておくべき注意点があります。導入後に混乱を招かないよう、次のポイントを確認しておきましょう。

社内ルールを整備してから運用を始める

会議室予約システムを導入する際は、予約方法やキャンセルルールなど、運用ルールを事前に整備する必要があります。たとえば、予約可能な期間や、無断キャンセル時の対応を明確にしましょう。

ルールを定めずに運用を開始すると、予約の重複やキャンセル忘れが発生し、会議室の混乱を招く恐れがあります。予約しやすいが故に、「とりあえず予約をする」といった状況が生まれるケースも否めません。また、操作が簡単なことから直前のキャンセルが相次ぐケースも懸念されます。

結果として、システムを導入したにもかかわらず、運用効率が悪化してしまうリスクがあります。

利用者への周知と教育を徹底する

システムを導入しただけでは、社内に定着させられません。新たな予約方法や運用ルールについて、利用者に対して丁寧な説明やマニュアル配布をしましょう。また、必要に応じて説明会を実施するのも有効です。

利用者への周知や教育が不十分なまま運用を始めると、誤った使い方が定着してしまう可能性があります。予約ミスや利用者間のトラブルが増え、システムのメリットが十分に発揮されなくなるおそれがあります。

システムの運用負担を最小限に抑える工夫をする

会議室予約システムは便利な一方で、運用に手間がかかりすぎると管理者側の負担が大きくなります。たとえば、承認作業が必要な場合は自動承認の仕組みを活用するというように、できる限り省力化を図ることがポイントです。

運用負担を軽減する工夫を怠ると、システム管理に時間を取られ、本来の業務に支障が出る可能性があります。結果として、システムが形骸化し、導入効果が薄れてしまうリスクも考えられます。

会議室予約システムで会議室の運用と会議の質を向上させよう

会議室予約システムは、会議室の空き状況や利用者を管理するためのシステムです。会議室予約システムを導入すると、会議室の稼働率や会議の効率が向上するほか、会議室の利用状況を可視化できます。

会議室予約システムを選ぶ際には、機能性や導入形態、他ツールとの連携やセキュリティ対策などに注意して選びましょう。会議室予約システムの導入で会議の効率化や会議室の有効活用を図りましょう。

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