会議室予約を効率化する方法6選！最適化する予約管理システムも紹介

会議室予約のよくある課題

会議室予約でよくある課題として次のものがあげられます。

• 空き状況が見えない
• 会議室が足りない
• 予約の手続きに時間がかかる
• ダブルブッキングが起こりやすい

空き状況が見えない

会議室の予約管理では、「空き状況が見えない」といった問題が起こりやすいです。適切に管理しているつもりでも、予約がキャンセルされたり、ピンポイントでいきなり会議が入ったりすることで、予約状況を更新できていないケースがあります。本来の予定よりも早く会議が終わったり、会議が延長されたりと、従来のスケジュールが変動することは珍しくありません。

スケジュールの変動が激しいと適切な予約管理ができず、結果的に「空き状況がわからない」といった状況になります。空き状況を正確に把握するためには、会議室の予約状況をリアルタイムで把握する仕組みが必要です。

会議室が足りない

会議の回数や従業員数に対して会議室が足りず、必要なタイミングで会議ができないケースもあります。会議室が不足すると、そもそも部屋の予約が難しいため、プロジェクトの進行にも支障が出かねません。スピーディーな意思決定が求められるベンチャーや中小企業にとっては痛い悩みといえます。

予約の手続きに時間がかかる

業務を進めていると、「今すぐ会議室を使いたい」「1週間後の会議予約を今すぐに入れたい」など、今すぐ予約が必要な状況が出てくるでしょう。その際、担当者に電話をかけて空き状況を確認してもらう、わざわざオフィスまで行って紙の台帳に予約を書き込むといった従来の方法では、手続きに時間がかかります。

手続きのフローが面倒だと、緊急性の高いミーティングや打ち合わせの会議予約も取りにくくなり、本来の業務に支障が出てしまうでしょう。ビジネスを円滑に進めるためにも、スピーディーな会議室の予約管理が必要です。

ダブルブッキングが起こりやすい

会議室の予約ではダブルブッキング、いわば重複予約が起こるケースも少なくありません。たとえば、予約したつもりが記入を忘れていて次の人が上書きしてしまう、予約担当者のスケジュール管理ミスで同じ日時に予約を入れてしまう、といったケースです。

こうした事態を避けるためにも、会議室の予約や更新状況をリアルタイムで把握できる仕組みが必要といえます。

会議室予約を効率化・最適化する方法6選

会議室予約を効率化・最適化する方法として、次のものがあげられます。

• 会議室の利用ルールを定める
• 会議スペースを増設する
• オンライン会議を利用する
• コワーキングスペースを利用する
• 予約状況を可視化する
• 会議室予約管理システムを導入する

会議室の利用ルールを定める

会議室の不足やダブルブッキングといった課題は、利用ルールを定めることで解消可能です。利用ルールの例として次のものがあげられます。

• 会議の目的や規模によって予約の優先順位を決める
• 代表者に予約がリマインドされる仕組みを作る
• 予約規制を設ける（例：最長2週間先まで）
• 当日の予約変更やキャンセルは専用チャットに投稿する
• 予約のキャンセルポリシーを設定する

ルールの周知を徹底することで、会議室のスムーズな予約管理を実現できます。ただし、ルールは一方的に決めるのでなく、実際に会議室を利用するユーザーの意見を反映させることが大切です。

会議スペースを増設する

適切な予約管理ができていても、物理的に会議スペースが足りない場合があります。その際は、会議スペースを増設するのも有効な手段です。普段あまり使っていないスペースを会議室に転用したり、パーテーションを活用して会議利用できるスペースを作ったりといった方法があげられます。

ただし、オープンなスペースを会議室に転用する場合は注意が必要です。秘匿性の高い会話が行われる会議もあるため、スペース自体の機密性や防音性を確保しましょう。

オンライン会議を利用する

必ずしもすべての会議を「会議室」で行う必要はなく、シーンに応じてオンライン会議を行うのも有効です。最近ではZoomやMicrosoft Teamsなどビデオ会議ツールが普及しており、簡単な操作ですぐに会議を始められます。オンライン会議を多用する場合は、オフィス内に専用ブースを設置するのもおすすめです。

もちろん、部屋の中で顔を合わせて話すべき会議から、オンラインでも問題なく行える会議まで、会議の性質は異なります。会議の優先度を見極めながら、必要に応じてオンライン会議を取り入れましょう。

コワーキングスペースを利用する

会議室がすぐに予約で埋まってしまう場合は、コワーキングスペースを利用してもよいでしょう。コワーキングスペースとは、リモートワークの会社員やフリーランスが自由に利用できるカフェテリア的な店舗です。ビジネス向けの店舗なので、インターネット環境はもちろん、オンライン会議のできる個室スペース、貸会議室なども完備されています。

ただし、コワーキングスペースは不特定多数が利用する場所なので、秘匿性を求められる会議を行う場合はおすすめできません。会議の性質を見極めたうえで利用しましょう。

予約状況を可視化する

空き状況がわからない、ダブルブッキングがよく起こるといった課題のほとんどは、予約状況が見えていないことに起因します。そのため、予約状況を見える化し、一元管理できる仕組みの導入が必要です。

たとえば、グループウェアで会議室の予約グループを作る、カレンダーアプリで予約を共有する、専用の予約管理システムを導入するといった方法があげられます。

会議室予約管理システムを導入する

会議予約の大幅な効率化を図りたい場合は、会議室予約管理システムの導入がおすすめです。文字どおり会議室の予約に特化したシステムで、予約状況をリアルタイムで可視化できたり、予約を自動キャンセルできたりする機能が揃っています。会議室予約管理システムの代表的な機能は次のとおりです。

機能	概要
会議室の予約と一元管理	システムから簡単に会議を予約できる機能。空室状況を見ながら空いているところに予約が可能。ほかの予約状況もリアルタイムで把握できる。スマートフォンから直接予約ができるシステムも多い。
予約の通知やリマインド	会議の予約が確定した後、参加予定者に対して通知やリマインドをする機能。予約忘れや参加忘れを防止できる。
利用状況の分析	会議室の利用データを蓄積し、グラフやヒートマップなどを用いながら分析できる機能。たとえば、会議室がよく使われる時間帯やカラ予約の多いユーザーなどを可視化できる。

システムのほとんどがクラウド型なので、インターネット経由でリアルタイムの空き状況を確認できるほか、予約の更新もキャンセル通知などもスムーズです。スマートフォン利用できるシステムも多いため、リモートワークやフレックスタイムを導入する企業にもおすすめといえます。

会議室の予約管理システムを導入するメリット

会議室の予約管理システムを導入することで次のようなメリットを得られます。

• 予約手続きをスピーディーに行える
• カラ予約やダブルブッキングを防げる
• パソコンやスマートフォンから空き状況や利用状況を確認できる
• 従業員の負担が軽減される

予約手続きをスピーディーに行える

会議室予約管理システムでは、パソコンはもちろん、スマートフォン、タブレットなどから予約手続きが可能です。たとえば、会議室前に設置したタブレットから簡単に予約ができたり、手持ちのスマートフォンから予約できたりします。会議室のチェックインやチェックアウトの操作もデバイスのボタン操作で可能です。

カラ予約やダブルブッキングを防げる

会議室予約管理システムには、自動キャンセル機能が備わっているものも多いです。当日チェックイン操作が行われなかった場合は「キャンセル」とみなし、「空室」として自動更新されます。そのため、カラ予約の防止が可能です。

また、すでに予約が入っている日時は予約候補に上がらないため、基本的にダブルブッキングは起こりません。カラ予約やダブルブッキングを減らすことで、会議室を効率化よく利用できます。

パソコンやスマートフォンから空き状況や利用状況を確認できる

会議室予約管理システムでは、会議室の空き状況や利用状況がシステムに集約されるため、従業員はパソコンやスマートフォンからすぐに確認できます。紙やExcelを使った予約管理では、すべての会議室の予約状況をチェックしながら、空室がないか調べる必要がありました。しかし、システムを導入すれば、どの会議室が空いているかが瞬時にわかります。

システムのほとんどがクラウド型なので、誰かが予約やチェックイン操作をすれば、すぐに情報が更新されます。状況をリアルタイムで把握できるため、会議室の予約管理におけるムダを削減可能です。

従業員の負担が軽減される

従来の予約方法では、会議室の予約手続きに時間がかかったり、ダブルブッキング対応にリソースが割かれたりと、従業員への負担が大きくなりがちです。

システムを導入すれば、パソコンやスマートフォンを見るだけで空き状況や利用状況がわかり、予約操作もすぐに行えます。従業員の負担が軽減されれば、それだけコア業務に集中できるため、組織全体の生産性向上にもつながります。

会議室予約管理システムを選ぶポイント

会議室予約管理システムを選ぶ際は、次のポイントを意識しましょう。

• 予約や取り消しの操作が簡単か
• カレンダーアプリと連携できるか
• 会議室の備品管理もできるか

予約や取り消しの操作が簡単か

会議室予約管理システムを選ぶ際には、予約や取り消しの操作が簡単か確認しましょう。操作が複雑な場合、従業員がシステム利用を避けてしまい、手動での管理に戻ってしまう恐れがあります。

システムは直感的なインターフェースと、少ないクリック数で予約やキャンセルができるのが理想です。予約の変更やキャンセルが簡単に行えることで、カラ予約の防止にもつながります。ユーザーがストレスなく使えるシステムを選ぶことで、導入効果が最大化されるでしょう。

カレンダーアプリと連携できるか

会議室予約管理システムを選ぶ際には、既存のカレンダーアプリと連携できるかも重要なポイントです。GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookなどのカレンダーアプリを使用してスケジュール管理を行っている企業も多いでしょう。

これらのカレンダーとスムーズに連携できるシステムであれば、会議の予定作成や会議室の予約を一元的に管理できます。現行のカレンダーアプリとの互換性を確認し、スムーズな運用ができるシステムを選ぶことが重要です。

会議室の備品管理もできるか

会議室予約管理システムを選ぶ際には、会議室の備品管理ができるかどうかも考慮しましょう。会議室にはプロジェクターやホワイトボードなどの備品が備わっていますが、管理が適切に行われていなければ、会議の準備に手間取ることがあります。

備品の管理機能が搭載されたシステムを選択すれば、会議室の予約と同時に必要な備品の確保や在庫状況の確認ができ、準備不足を防げます。

おすすめ会議室予約管理システム6選

続いて、会議室予約管理システムのおすすめを紹介します。

• 会議室予約からスケジュール調整、備品管理まで多機能を搭載
• フリーアドレスにおけるホテリング（座席予約）にも対応している
• Outlookとの連携で会議室の予約管理がさらに効率的になる

Colorkrew Biz（カラクル ビズ）は、会議室予約をはじめスケジュール調整、備品管理、ロッカー管理、郵便といった業務を効率化できるツールです。会議室や社内カフェスペースの利用では、半年後の予約まで対応しています。

フリーアドレスにおけるホテリング（座席予約）もでき、席ごとに予約の可能・不可能を設定可能です。インターフェースもシンプルでわかりやすく、会議室や座席の予約はわずか3ステップで完了します。スマートフォンやタブレットからも簡単に予約可能です。

Microsoftが提供するメール・スケジュールサービス「Outlook」との連携にも対応しています。Colorkrew Bizで行った予約情報はすべてOutlookに表示されるため、ダブルブッキングや予約漏れも防止可能です。

• カレンダーの空き状況から会議の予定を入れるだけで予約が完了
• iPhoneやiPadなどから簡単に入退室の処理ができる
• 各会議室のデバイスから不足備品の発注連絡も可能

ラクネコRoomは、株式会社プロトソリューションが運営する会議室の予約管理システムです。予約方法はシンプルで、カレンダーを見て空き状況を確認し、会議の予定を入れるだけです。当日はiPhoneやiPadなどから「開始」と「終了」のボタンを押すだけで会議の利用履歴を記録できます。

ほかにも、予約されたものの使われなかった会議室の自動解放や、会議が予定より早く終わった場合のメール通知など便利な機能が充実しています。会議室だけでなく休憩室やフリースペース、展示エリアなど社内のあらゆる場所を管理可能です。備品管理にも対応しており、自社の都合に合わせた備品登録に加えて、各会議室のデバイスから不足備品の発注連絡ができます。

• 会議室予約から来訪者管理、備品予約などオフィス業務を効率化
• 従業員はポータル画面からエリアやフロアの利用状況をすぐに確認可能
• 来訪者管理も効率化でき、受付担当との共有もスムーズに行える

BroomHubs（ブルームハブス）は、会議室の利用者や総務、システム担当者など「現場の声」から生まれた管理システムです。会議室予約をはじめ来訪者情報の管理、備品予約など、オフィス内で発生するさまざまな管理業務を効率化できます。よく使うエリアやフロアの利用状況がポータル画面に表示され、空いている場所と時間にすぐ予約が可能です。

会議室のチェックインは、パソコンやスマートフォン、部屋前に設置したタブレットなどから可能です。また同システムでは、来訪者の管理もスムーズに行えます。たとえば、応接室を予約するときに来訪者情報を入力でき、情報はすぐに受付担当者に共有されます。受付担当者は専用画面から、来訪者のデータ確認や検索、ステータス管理が可能です。

• 会議室の前に設置したデバイスから予約や空き状況の確認が可能
• 当日はQRコードを読み込むだけで会議室に入室できる
• アラート通知やカラ予約の自動キャンセル機能も搭載している

予約ルームズは、株式会社RECEPTIONISTが運営する会議室予約管理システムです。会議室前に設置したデバイスからの予約をはじめ、個人のパソコンやスマートフォンからも空き状況を調べ、即座に予約できます。当日はQRコードを読み込むだけで会議室に入室でき、利用履歴をもとに分析も可能です。

終了10分前を知らせるアラート通知や、カラ予約の自動キャンセルといった機能も搭載されています。ほかにも会議のリマインドメール送信やグループウェア連携、受付システム連携など、会議の予約管理を効率化する機能が豊富です。

• Office365やGoogle Workspaceとの連携で会議室予約を効率化
• 専用のNFCシートを読み込むことでチェックインが可能
• 会議の延長やキャンセルなどもスマートフォンから操作できる

touch-meeは、株式会社電通総研セキュアソリューションが運営する会議室予約管理システムです。Microsoft Office365やGoogle Workspaceと連携させることで、会議室の予約やスケジュール管理を効率化できます。チェックインは、専用のNFCシートを会議室やブースの前に設置し、スマートフォンで読み込むだけです。

タッチパネルやサーバーといった設備は必要なく、初期費用もかかりません。予約や空室検索をはじめ、会議の延長、会議室のキャンセル通知、履歴・レポートの利用などすべてスマートフォンで操作できます。

• 大企業向けに開発された会議室予約システム
• 拠点をまたいだ予約確認や管理権限の変更などが可能
• 利用ログを細かく取得できるためオフィスレイアウト変更に役立てられる

iMeeting®-Rは、NTTデータ ルウィーブ株式会社が運営するクラウド型の会議室予約システムです。大企業向けに開発されており、拠点をまたいだ予約情報の確認や管理権限の変更などを行えます。ホーム画面から利用目的や会議区分、利用者数を入力するだけで会議の予約が可能です。ワンクリックでの延長操作にも対応しており、会議終了後はタブレットの「退出ボタン」を押すことで即座に会議室が解放されます。

会議の予約を効率化できるだけでなく、利用状況に関するログも取得可能です。会議室名や予約日、利用者数、自動キャンセル有無、来客有無など細かくログを取得・分析できるため、オフィスのレイアウト変更にも役立てられます。

システム導入で会議室の予約管理を効率化させよう

空き状況が見えなかったり、予約の手続きに時間がかかったりと、会議室の予約や管理には思いのほか手間と時間がかかります。業務効率化のためには、会議室の利用ルールを設定する、オンライン会議を利用するといった方法が効果的です。

さらに会議室の予約管理を効率化させたい場合は、専用システムの導入を検討しましょう。会議室予約管理システムによって、パソコンやスマートフォンで予約や管理を一元管理でき、予約手続きのスピードも飛躍的に上がります。

本記事でお伝えした選定ポイントや各システムの特徴を参考に、自社の目的やニーズに合ったシステムを選びましょう。

会議室予約システムについては、次の記事でも詳しく紹介しています。