WorkstyleOSの会議室予約機能は、会議室の予約から会議終了までの一連の流れをスムーズに運用できるサービスです。
また、会議室の利用時には「チェックイン」を行うことで、入退室実績を記録します。
これにより、誰でもリアルタイムでスペースの利用状況がわかるほか、会議室管理の分析にも活用できます。
さらに会議室予約にとどまらず、会議の前後で必要となる業務がWorkstyleOS内ですべて管理できる多機能設計。
会議に関わるゲストの受付対応や会議室の利用ログの蓄積まで、WorkstyleOSで一元化します。
【各機能の詳しい説明】
１．会議室の予約/空き状況の把握が簡単
Web管理画面のWorkstyleOS Portalから会議室の空き状況を確認、簡単予約。
予約状況だけでなく実際の入退室の実績に基づいた利用状況もリアルタイムで確認できます。
２．iPadやスマートフォンからでもいつでも予約
ゲストの急な来訪で空き会議室を使いたい、
空き会議室を見つけたのでこの場ですぐ予約して使いたい、という場合には、
会議室に設置したるiPadアプリ「ACALL MEETING」から直接予約、
そのまま利用開始ができます。
またスマートフォンアプリからでも会議室を予約が可能なため、
移動時間や隙間時間に簡単に予約できます。
３．会議室だけではなく、オフィス内の座席の予約にも対応。
座席予約（ホテリング）機能を追加することも可能です。
４．多くの方が頭を悩ませている『会議室のカラ予約』。
使われていない会議室の自動解放機能もございます。
例えば、10分過ぎても入室がなければ会議室をリリース。
2時間予約していたのに1時間しか利用しなかった場合は残り時間をリリース…と、
効率的に会議室を運用頂けます。
５．クラウドカレンダーと同期
G-suite（Google）カレンダー・Office365のOutlook予定表といった、
クラウドカレンダーへの同期も可能です。
WorkstyleOSでの予約状況と利用状況がカレンダーにもリアルタイムに反映されるので、
「シームレスに運用できる」と大変ご好評を頂いております。
６．会議室管理の効率化
予約履歴、入退室履歴、自動キャンセル履歴はWorkstyleOSに自動で記録されるため
スペースのより良い運用に活用できます。
また、ワーカーのグループごとに予約できるスペースを制限したり、
予約時間や予約期間の制限をかけることができます。
７．会議中のファシリテーション
会議室に設置するiPadアプリ「ACALL MEETING」で、スムーズな会議をサポートいたします。
・タイムキーパー機能
・注文を取り次ぎ、担当者にチャットツールでお伝えするドリンクオーダー機能
・長引く会議をその場で予約延長
【WorkstyleOSならではの強み】
会議室管理だけでなく、それに紐づくゲストの受付対応の自動化や入退館管理も行えます。
一つのツールで一元管理できるため、ユーザーも管理者も使いやすいパッケージとして導入いただけます。
・アポイントの作成と招待メール送付
・iPad受付対応
・入館証発行
・セキュリティゲート連携
・入館退館の記録
