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議事録テンプレート | 作成時のポイント、効率化できるサービス【無料】

議事録のテンプレートを紹介します。無料で利用できるので、すぐに利用できます。議事録のポイントも紹介しているので、慣れていないあなたでもやり方がわかります。議事録をとるときに便利なサービスも紹介しています。 ※初回公開日 2016/12/18
議事録
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議事録テンプレートで時間短縮

議事録を作成することになってお困りではないですか。会議や商談内容を振り返るために大切な議事録。でもフォーマットがないと時間がかかってしまいますよね。

本記事では議事録のテンプレート(ひな形)を紹介します。ワードで簡単に使える、さまざまなデザインの議事録のフォーマットです。無料でダウンロードできます。

また、「議事録なんて書いたことない!」というあなたも安心して記入できるように、当記事の後半では知らない議事録の書き方について解説します。議事録に慣れているあなたには、議事録の配布や管理を効率化するサービスを紹介します。

議事録以外のテンプレートはこちらからご覧ください。

議事録テンプレート(無料)

議事録のテンプレートをダウンロードできます。無料なので、すぐにDL、すぐに記入できます。さらに、テンプレートは必要な箇所だけ入力すれば、すぐに提出できます。

4色×4種類のテンプレートの中からデザイン選んで、テンプレートをダウンロードしてください。

議事録テンプレート【パターン1】ブルー

基本的なポイントを押さえているので、議事録初心者でも安心して使えます。

その他の色のダウンロードはこちらから。

議事録テンプレート【パターン2】ブルー

パターン1のデザイン違い。シンプルなので、使い勝手も◎です。

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議事録テンプレート【ダイアゴナル】ブラック

自由記述のスペースが多いです。議事録を取るのに慣れている方におすすめです!

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議事録テンプレート【シンプル】ブラック

いたってシンプルな議事録のテンプレートです。議事録を書いたことのある人は、自由記入欄の多いこちらがおすすめです。

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

そもそも議事録とは

議事録は、会議の内容を把握するための記録です。会議に参加していない人が見ても内容がわかるようにしなくてはなりません。また、クライアントとの議事録は契約書扱いにもなるためとても大切な書類になります。

議事録に残すことで口約束にさせない効力があります。

議事録の書き方

議事録の基本事項は企業によって異なりますが、一般的に書かれる内容はほぼ同じです。以下の内容を書けば大体は網羅できるでしょう。

  • 議事録を書いた日付
  • 議事録を書いた人の部署名や名前
  • 会議名+議事録というタイトル
  • 日にちと時間
  • 場所
  • 出席した人の名前(役職名や取引先などがわかるように)
  • 議題
  • 概要(だれが何を発言したのか細かく記載)
  • 決定事項
  • 決定後のそれぞれの行動など

このような要素が必要です。特に、だれが何を発言したかという「名前と発言内容」は詳細に記載するようにすれば、後に「言った、言わない」といったトラブルも防ぐことができます。

議事録を作成時のポイント

議事録を作成するときには、先ほどの必要事項を記載する以外にポイントとなる点があります。見やすい議事録を作るためのポイントを紹介しましょう。

議事録のフォーマットに従う

あらかじめ準備されている議事録のフォーマットを使えば、議事録の内容がバラバラになるのを防げます。また、「だれが何を発言したか」や「決定事項」などを細かく記載することで、トラブル防止にもつながります。

こうした議事録のフォーマットは、さまざまなサイトでダウンロードも可能ですが、企業によって必要な項目はさまざまです。テンプレートをもとに会社用のオリジナルを作成しましょう。

また、細かく書く内容なども、概要欄などに「たとえば」という言葉を使って説明書きをしておきましょう。統一された内容になり、議事録が見やすくなります。

議事録は早急に提出

議事録の提出は、遅くとも24時間以内に行うべきです。

忘れてしまう前に議事録を作ってしまう方が良いということもありますが、クライアントも参加していた場合は、先方のことも考え、できるだけ早い提出が望まれます。

会議の内容をボイスレコーダーに録音している場合もありますが、その場合でもきちんと内容を確認し、抜けているところがないかチェックします。

「細かく簡潔に」を意識

「細かく簡潔に」と言われると難しいかもしれませんが、営業マンでは当たり前になっている、5W1Hを意識してまとめることが重要です。

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • 何を(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

5W1Hを意識して書けば、文章を細かく簡潔に書けますし、抜けを防げます。また、読みやすい文書なので、理解されやすい文章になります。

さらに良い議事録にするには、会議で決定されたことだけではことたりません。保留内容、検討中の内容、結果がなぜ決定されたのかという経緯なども記録しておけば、とてもわかりやすい議事録できます。

議事録の作成を効率化するサービス

さまざまなアイディアを出し合って議論する、出席者からの活発な意見が多いなどのケースでは、アイディアを体系的に視覚化した方が良いです。文字より画像や図の方がイメージが湧きやすいですよね。

図式化するのに便利なマインドマップなどを活用するツールが便利です。これらのように、議事録作成に役立つツールをいくつか紹介します。

OSDN FreeMind

OSDN FreeMindは、マインドマップを作成するためのフリーウェアです。キーワードや連想されるイメージを放射状につなげ、視覚的に表現することで、アイディアの分析が簡単になります。

Windows/Mac OS X/Linuxで動作するので、ほとんどのパソコンで利用できます。作成後にPDFやPNGなど、さまざまな形式で出力もできるので、参加者との共有が簡単です。

minutes.io

minutes.ioは、シンプルな構成で議事録を作成できるツールです。

出席者に割り当てたホットキーで、だれの発言内容なのかを瞬時に指定可能です。作成した議事録は、終了後にメールで送信することも可能。フリートライアルも用意されています。

議事録の共有を効率化するサービス

せっかく作成した議事録も、関係者に確認されることなく決定事項が共有されないやるべきことが実行されないのでは意味がありません。

従来であれば、文書化して関係者に配布などが行われていたかもしれませんが、現在では社内SNSなどで議事録を共有することや文書管理システムで議事録をまとめて管理することも可能です。

必要に応じたツールを使い分け、会議の内容をスマートに効率よく共有しましょう。

サイボウズ Garoon(ガルーン)

Garoon(ガルーン)は、サイボウズのグループウェアで、個人・部署・プロジェクト間を縦断した情報共有に必要な機能がそろっています。

社内用のメッセージ機能で、コミュニケーションを円滑にします。個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認できます。

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以下の記事では、社内コミュニケーションを活性化するSNSツールを数多く紹介しています。

社内コミュニケーションを活性化!情報共有SNSツール24選 | 無料あり | ボクシルマガジン
【2018年最新版】社内コミュニケーションは仕事において欠かせません。社外だけでなく、社内での人間関係を構築するの...

Fleekdrive

Fleekdriveは、用途に応じたファイル共有が可能となっており、クライアントとの会議議事録などにも有効な、社外取引先に資料を送りたい際の一度だけのファイル送信にも対応しています。
アクセス制限を利用すれば、閲覧は可能でもダウンロードはできないという管理も可能です。

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以下の記事では、社内のペーパーレス化実現についてより詳しく解説しています。

ペーパーレス化で社内文章管理を効率化!コスト・スペースを削減するメリット6つ | ボクシルマガジン
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議事録のテンプレートで効率化

議事録を作成したことのないあなたもこれで作れるようになったでしょう。実は私も議事録を作成したことがなかったので、議事録を頼まれたときとても困った経験があります。本記事を読めばそのような心配はありませんね。

ボクシルでは議事録作成に役立つプロジェクト管理のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので、気軽に覗いてみてくださいね。

またプロジェクト管理の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

プロジェクト管理のクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロード!

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ボクシルとは

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