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議事録の無料テンプレート | 作成時のポイント、効率化できるサービス

最終更新日時:
記事の情報は2019-10-08時点のものです。
BOXILが提供する、議事録の無料テンプレートを紹介します。合わせて議事録のポイントも紹介しているので、慣れていないあなたでもやり方がわかります。議事録をとるときに便利なサービスも紹介しています。

議事録テンプレートで時間短縮

議事録を作成することになってお困りではないですか。会議や商談内容を振り返るために大切な議事録。でもフォーマットがないと時間がかかってしまいますよね。

本記事では議事録のテンプレート(ひな形)を紹介します。ワードで簡単に使える、さまざまなデザインの議事録のフォーマットです。無料でダウンロードできます。

また、「議事録なんて書いたことない!」というあなたも安心して記入できるように、当記事の後半では知らない議事録の書き方について解説します。議事録に慣れているあなたには、議事録の配布や管理を効率化するサービスを紹介します。

議事録以外のテンプレートはこちらからご覧ください。

議事録テンプレート(無料)

議事録のテンプレートをダウンロードできます。無料なので、すぐにDL、すぐに記入できます。さらに、テンプレートは必要な箇所だけ入力すれば、すぐに提出できます。

4色×4種類のテンプレートの中からデザイン選んで、テンプレートをダウンロードしてください。

議事録テンプレート【パターン1】ブルー

基本的なポイントを押さえているので、議事録初心者でも安心して使えます。

その他の色のダウンロードはこちらから。

議事録テンプレート【パターン2】ブルー

パターン1のデザイン違い。シンプルなので、使い勝手も◎です。

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議事録テンプレート【ダイアゴナル】ブラック

自由記述のスペースが多いです。議事録を取るのに慣れている方におすすめです!

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議事録テンプレート【シンプル】ブラック

いたってシンプルな議事録のテンプレートです。議事録を書いたことのある人は、自由記入欄の多いこちらがおすすめです。

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

議事録の目的は共有と備忘録

議事録とは、会議の内容を把握するための記録です。会議の参加者、出席できなかった人にとっても大きな役割を果たします。

議事録の目的

議事録の目的は、会議に参加した人が後で見返したときに共通の認識を持てるようにすることです。会議中に口頭で話されたことも、人によっては解釈を間違えていることがいるかもしれません。また誰しも会話の内容を忘れてしまうことはあります。

また会議に参加していない人が議事録を見ることで、参加した人と同じ情報を共有できるようにすることも役割のひとつです。そのため議事録は、誰が見ても内容がわかるようにしなくてはなりません。

時には契約書扱いになることも

またクライアントとの打ち合わせ時の議事録は、証跡として契約書扱いにもなる場合があり、とても重要な書類になります。発生した課題や解決策に対し、どちら側が対応するかなどを明確にすることができます。議事録に残すことで口約束にさせない効力があります。

議事録の書き方

記事の前半で紹介したテンプレートのように、一般的に書かれる内容はほぼ同じです。以下の内容を書けば必要な項目はおおよそ網羅できるでしょう。

  • 議事録を書いた日付
  • 議事録を書いた人の部署名や名前
  • 会議名+議事録というタイトル
  • 日にちと時間
  • 場所
  • 出席した人の名前(役職名や取引先などがわかるように)
  • 議題
  • 概要(だれが何を発言したのか細かく記載)
  • 決定事項
  • 決定後のそれぞれの行動など

記載の順番は必要に応じて前後しますが、このような要素が必要です。特にだれが何を発言したかという「名前と発言内容」は詳細に記載するようにすれば、後に「言った、言わない」といったトラブルも防ぐことができます。

議事録を作成する時のポイント

議事録を作成するときには、先ほどの必要事項を記載する以外にもコツやポイントがあります。見やすい議事録を作るためにぜひ参考にしてみてください。

議事録のフォーマットに従う

あらかじめ準備されている議事録のフォーマットを使えば、会議によって議事録の内容がバラバラになるのを防げます。また、「だれが何を発言したか」や「決定事項」など記載事項が網羅されているので、トラブル防止にもつながります。

こうした議事録のフォーマットは、あらゆるサイトでダウンロードも可能ですが、企業によって必要な項目はさまざまです。テンプレートをもとにご自身の会社や個人に適したオリジナルを作成しましょう。

議事録は早急に提出

議事録の共有は作成者や会議参加者の記憶がまだ新しい、会議終了後24時間以内に行うべきともいわれます。

忘れてしまう前に議事録を作ってしまう方が良いということもありますが、会議後のそれぞれの業務をスムーズに進めるためにもできるだけ早く共有されることが望ましいです。

事前の準備とメモで効率的に作成

会議前にあらかじめ、日時・参加者・議題・想定される見出しなどを作成しておきましょう。時間配分や発表者も記載することで、アジェンダとして転用することもできます。また同じ議題についての会議であれば、前回の議事録を確認しておくことで背景や経緯が理解しやすくなります。

会議が始まったら、素早くメモを取りながら大枠を作成することで効率的に進めることができます。

参加者が許可すれば録音も有効

重要な会議ならば聞き洩らしてしまわないように、会議の内容をボイスレコーダーに録音している場合もあります。その場合でもきちんと内容を確認し、抜けているところがないかチェックします。ボイスレコーダーで録音していることは会議の参加者にもあらかじめ伝えるようにしましょう。また会議で使用したホワイトボードも、後で見返せるように写真を撮っておくとよいでしょう。

「細かく簡潔に」を意識

長時間の会議をまとめるのあたり「細かく簡潔に」と言われると難しいかもしれませんが。しかしビジネスパーソンでは当たり前になっている、5W1Hを意識してまとめることが重要です。

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • 何を(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

5W1Hを意識して書けば、文章を細かく簡潔に書けますし、抜けを防げます。また、読みやすい文書なので、理解されやすい文章になります。

さらに良い議事録にするには会議で決定されたこと以外にも、保留内容、検討中の内容、結果がなぜ決定されたのかという経緯なども簡潔に記録しておけば、参加していない方にもわかりやすい議事録となります。

議事録の共有を効率化するサービス

せっかく作成した議事録も、関係者に確認されることなく決定事項が共有されない、記録されたアクションプランが実行されないのでは意味がありません。

従来であれば、文書化して関係者に配布などが行われていたかもしれませんが、現在では社内SNSなどで議事録を共有することや文書管理システムで議事録をまとめて管理することも可能です。

必要に応じたツールを使い分け、会議の内容をスマートに効率よく共有しましょう。

Garoon - サイボウズ株式会社

Garoon
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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Garoon(ガルーン)は、サイボウズのグループウェアで、個人・部署・プロジェクト間を縦断した情報共有に必要な機能がそろっています。

社内用のメッセージ機能で、コミュニケーションを円滑にします。個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認できます。

以下の記事では、社内コミュニケーションを活性化するSNSツールを数多く紹介しています。

社内情報共有ツールおすすめ比較 - チャット・Wiki・ファイル共有【無料あり】
社内の人間関係を円滑にし、コミュニケーションを活性化させる社内情報共有・コミュニケーションツール・アプリのおすすめ...
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Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

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Fleekdriveは、用途に応じたファイル共有が可能となっており、クライアントとの会議議事録などにも有効な、社外取引先に資料を送りたい際の一度だけのファイル送信にも対応しています。
アクセス制限を利用すれば、閲覧は可能でもダウンロードはできないという管理も可能です。

以下の記事では、社内のペーパーレス化実現についてより詳しく解説しています。

ペーパーレス化に必要なツール、カテゴリ別まとめ - 脱はんこ&脱紙を実現
ペーパーレス化に欠かせないクラウドツールを業務領域ごとに解説します。契約締結・発注・注⽂、販売・請求業務、購買・⽀...
詳細を見る

議事録のテンプレートで効率化

議事録は入社したばかりの新入社員や、日々の実働業務が立て込むような若手社員に作成が依頼されることが多いのも事実です。

しかし今回紹介したテンプレートを使えば、抜け漏れなく必要な項目を網羅してスムーズに作成することができます。

議事録は作成者本人のスキルアップにも大変役立ち、共有された側にも感謝される重要なビジネスコミュニケーションです。上司から議事録作成を依頼された時だけではなく、自発的に議事録を作るクセをつけておくことでさらなるスキルアップや社内コミュニケーションの向上に役立ててみてください。

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