議事録作成ツールとは？AIで自動作成するメリットや機能・比較ポイント

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議事録作成ツールとは

議事録作成ツールとは、会議内容を自動的に文字に起こし、議事録を作成するツールのことです。

音声認識だけでは精度が低くあまり使われていなかったツールですが、近年ではAIの読み取り精度が向上し、議事録の品質が格段に上がったことから会議に取り入れる企業が増えています。

議事録作成ツールの主な機能

議事録作成ツールには、主に次のような機能があります。

会議内容のテキスト化

会議の内容をテキスト化する機能です。従来、会議中に議事録担当者が入力したり、録音データをもとに文字起こしをしたりと時間や手間がかかっていましたが、議事録作成ツールではリアルタイムで文字起こしが可能です。

AIによる分析機能

テキスト化された情報から分析を行う機能です。会議の内容からどのキーワードが多く使われていたかを分析したり、参加者の発言がどの程度の頻度だったかを分析したりすることで、会議内容だけではわからないデータを可視化できます。

また、そのときの話題に対する感情や重要な発言・決定事項、アクションや担当者などもAIによってで抽出できます。

議事録の自動編集

議事録を自動的に編集する機能です。議事録作成ツールは、テンプレートやフォーマットを選択することで、目的やシーンに合わせた議事録を自動で作成・編集します。また、必要に応じて作成後の修正や追記も可能です。

議事録作成ツールを利用するメリット

議事録作成ツールを利用することで、次のようなメリットがあります。

• 会議に集中できる
• 会議内容を可視化できる
• タスクの実行を促せる

会議に集中できる

議事録作成ツールを利用することで、会議中にメモを取る必要がなくなります。メモを取ることに集中するのではなく、会議の内容に集中できます。また、会議後に議事録を作成する時間も削減できます。

会議内容を可視化できる

議事録作成ツールを利用することで、会議の内容をテキスト化し、AIで分析できます。これにより、会議の流れや構造、話者の関係や感情、重要なポイントやアクションアイテムなどを可視化できます。可視化された会議内容は、会議の振り返りや共有、改善に役立ちます。

タスクの実行を促せる

議事録作成ツールを利用することで、会議で決定されたアクションアイテムや担当者を明確できます。

また、議事録作成ツールは、他のツールと連携することで、アクションアイテムをタスク管理ツールに登録したり、担当者にリマインダーを送ったりできます。これにより、会議で決めたことを実行に移すことを促せます。

議事録作成ツールを利用するデメリット

議事録作成ツールは多くのメリットをもたらしますが、利用にあたってはいくつか注意すべきデメリットも存在します。導入前にリスクや対策を把握しておきましょう。

誤認識や誤変換のリスクがある

議事録作成ツールは音声を文字に変換するため、発言が正確に認識されない場合があります。話し方や環境音、発言者同士のかぶりなどによって、誤変換や抜け落ちが発生するリスクが避けられません。

重要な議論内容が正しく記録されない恐れがあるため、精度に不安がある場合は人の目で確認する必要があります。特に専門用語や固有名詞が多い会議では、導入前に精度を検証しましょう。

セキュリティや情報漏えいのリスクがある

議事録作成ツールは、高い機密性の求められる情報を取り扱うケースも多いため、セキュリティリスクが懸念されます。特にクラウド型のツールを利用する場合、通信経路やデータ保存先の安全性を十分に確認しなければなりません。

情報管理に厳格なルールが求められる企業では、ツールの選定や運用方法に細心の注意が必要です。オンプレミス型のツールを導入する、もしくはセキュリティ機能が充実したサービスを選ぶなどの対策を取りましょう。

導入コストや運用コストがかかる

議事録作成ツールを導入するには、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。さらに、社員向けの教育や運用ルールの整備にも手間とコストがかかるため、導入負担が無視できない場合もあります。

特に小規模な企業や、会議頻度が少ない組織では、費用対効果が見合わないかもしれません。このようなケースでは、無料版ツールを試すか、状況に応じて柔軟にプランを選べるサービスを検討するとよいでしょう。

議事録作成ツールを選ぶときの比較ポイント

議事録作成ツールを選ぶときには、次のようなポイントを比較することが重要です。

文字起こしの精度

議事録作成ツールの基本的な機能である文字起こしの精度は議事録の品質に直結します。AIの音声認識制度がどの程度なのかを確認しておきましょう。

文字起こしの精度を高めるための辞書機能や学習機能があるものを選び、議事録作成に手間がかからないものを選びましょう。

機能性

議事録作成ツールは、議事録作成から編集・共有までの機能性の充実度も確認しておくとスムーズです。主に、次のような項目を確認しておきましょう。

• テンプレートの充実や検索精度
• 対面会議・Web会議でも使用できるか
• 編集機能が豊富にあるか

テンプレートの充実や検索精度

議事録作成ツールは、テンプレートやフォーマットを選択することで、目的に合わせた議事録の作成が可能です。テンプレートの種類やカスタマイズ性が高いほど、議事録の作成がスムーズになります。

また、検索機能によってテキスト化された会議内容を後から検索できるため、検索精度が高いほど、会議の内容を確認や共有が簡単にできるため検索精度についても確認しておくといいでしょう。

対面会議・Web会議でも使用できるか

普段行う会議の体制に合わせて、利用しやすいツールを選ぶことが前提となります。

Web会議の議事録作成を自動化したい場合には、Web会議の議事録作成に強みを持つツールを選ぶ必要があります。また、対面会議やWeb会議のどちらにも対応可能なツールもあるため、利用したいシーンを明確にしてから選びましょう。

なかには電話での会議を行う場合もあるでしょう。オフィス電話、携帯・スマートフォンでの通話の録音や議事録作成ができるかどうかも確認しておく必要があります。

編集機能が豊富にあるか

議事録を自動作成・編集したあと、実際に確認したときにすぐに調整できたり、共同編集ができたりと編集機能が豊富であるかもポイントとなります。

議事録の品質にも直結するため、どのような編集機能が備わっているかも確認しておきましょう。

操作性・使いやすさ

操作性や使いやすさは議事録作成ツールの利用の定着や業務効率化につながります。直感で操作できるインターフェースであるか、ヘルプやチュートリアルの有無や充実度なども確認しておくと安心です。

無料トライアル期間やデモを利用して実際の操作感を確かめておくといいでしょう。

他ツールとの連携

議事録作成ツールは他のツールと連携することで、議事録の管理はもちろん、効果的に利用できます。

たとえば、SFAやCRMなどと連携することで、オンライン商談に活かすことも可能です。また議事録から頻出するワードを可視化することで、検討段階の確認にも使えるでしょう。

多言語対応

必要に応じて、多言語対応の有無についても確認しておきましょう。海外に拠点がある企業や海外支社など、異なる言語でやり取りする場合には、多言語に対応しているツールが必要となります。

なかには、リアルタイム翻訳機能が備わっているものもあります。あらゆる言語での確認が必要となる場合は、どの言語が対応可能なのかを確認しておきましょう。

おすすめの議事録作成ツール

次の記事では、口コミ評判で人気の議事録作成ツールを多く紹介しています。議事録作成ツールを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

議事録作成ツールの効果を高めるポイント

議事録作成ツールをより効果的に活用するためには、ツールの機能だけに頼るのではなく、いくつかの工夫や意識も必要です。ツールの精度や活用効果を高めるためのポイントを紹介します。

音声環境を整える

議事録作成ツールの文字起こし精度を高めるために、音声環境をできる限り整えましょう。具体的には、会議室の周囲の雑音を減らし、マイクの設置位置を調整するなどの工夫が効果的です。

こうした取り組みにより、ツールが発言を正確に認識しやすくなります。結果として、誤変換や聞き漏れが減少し、議事録の完成度を大きく向上させられます。

発言者ごとに話す順番や内容を整理する

会議中に発言がかぶらないよう配慮したり、話す順番や内容を整理したりしてから発言することも大切です。発言が重なるとツールの認識精度が下がり、誤認識の原因になりやすいためです。

発言の整理を意識することで、議事録作成ツールが各発言を正確に記録できます。編集や修正にかかる手間も減り、議事録作成の効率化につながります。

ツールのカスタマイズや活用方法を工夫する

議事録作成ツールには、ユーザーごとにカスタマイズできる機能や補助機能が備わっていることも多くあります。たとえば、専門用語を事前に辞書登録したり、テンプレートを活用したりする方法が挙げられます。

こうした工夫をすることで、自社の会議スタイルや業務内容に合わせた議事録作成が可能です。結果として、より精度の高い議事録を短時間で作成できるようになり、会議の生産性向上にも貢献します。

議事録作成ツールの導入で会議の生産性向上を図ろう

議事録作成ツールは、会議の内容を自動的に文字起こしし、AIで分析して議事録を作成するツールです。議事録作成ツールを利用することで、会議の効率や品質を向上できます。

議事録作成ツールを選ぶときには、文字起こしの精度や機能性、操作性や使いやすさ、他ツールとの連携、多言語対応などのポイントを比較することが重要です。

議事録作成ツールを導入することで、会議の内容を可視化し会議の品質を高めることにもつながります。生産性向上や業務効率化、DX導入を検討している企業におすすめです。

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