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議事録の無料テンプレート・フォーマット【Word】書き方・効率化ツール

最終更新日:(記事の情報は現在から199日前のものです)
BOXILが提供する、議事録の無料テンプレート・フォーマットを紹介します。議事録の書き方のポイントも紹介しているので、慣れていない方でも書き方をすぐに理解できます。議事録を共有するときに便利なツールも紹介しています。

議事録の作成・共有でこのようなお悩みはありませんか?
・議事録の作成に大きな負担が生じている
・会議情報や議事録がバラバラに管理されていて会議後の確認・共有がしにくい


これらのお悩み解決には、議事録作成ツールがおすすめです。議事録作成ツールの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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議事録テンプレートで時間短縮

会議やビジネスの打ち合わせの内容を振り返るために大切な議事録。あらかじめ決まったフォーマットがあれば作成もスムーズになります。

本記事では議事録のテンプレート(ひな形)を紹介します。Wordで簡単に使える議事録のフォーマットを無料でダウンロードできます。

また、「議事録なんて書いたことない」といった方でも安心して記入できるように、記事の後半では議事録の書き方とポイントについてわかりやすく解説します。議事録に慣れている方は、議事録の配布や管理を効率化するサービスを紹介しているので参考にしてください。

議事録テンプレート【無料】

議事録のテンプレートを無料ダウンロードできます。Wordで必要な箇所だけ入力すれば、すぐに提出可能です。

4色×4種類のテンプレートの中からフォーマットとデザインを選んで、お好みのテンプレートをダウンロードしてください。

議事録テンプレート【パターン1】ブルー

基本的なポイントを押さえているフォーマットなので、議事録初心者でも安心して使えます。

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議事録テンプレート【パターン2】ブルー

パターン1のデザイン違い。シンプルなフォーマットなので、使い勝手も良いです。

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議事録テンプレート【ダイアゴナル】ブラック

自由記述のスペースが多いフォーマットのテンプレートです。議事録の作成に慣れている方におすすめです。

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議事録テンプレート【シンプル】ブラック

シンプルな議事録のテンプレートです。議事録を書いたことのある方は、自由記入欄の多いこちらのフォーマットがおすすめです。

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昨今では、音声をもとにAIが自動で議事録を作成するツールが増えており、効率的な議事録作成を可能にします。

また議事録作成ツールには、アジェンダの事前登録やタスク管理などの機能を有するサービスもあるため、プロジェクトの進行をサポートしてくれます。

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議事録の目的は共有と備忘録

議事録とは、会議の内容を把握するための記録です。会議の参加者、出席できなかった人にとっても大きな役割を果たします。

議事録の目的

議事録の目的は、会議に参加した人が後で見返したときに共通の認識をもてるようにすることです。会議中に口頭で話されたことも、人によっては解釈を間違えていることがあるかもしれません。さらにだれしも会話の内容を忘れてしまうことはよくあります。

会議に参加していない人が議事録を見ることで、参加した人と同じ情報を共有することも役割のひとつです。そのため議事録は、だれが見ても内容がわかるようにしなくてはなりません。

議事録は契約書扱いになることも

クライアントとの打ち合わせの議事録は、証跡として契約書扱いにもなる場合があり、とても重要な書類になります。たとえば、議論した課題や解決策に対し、どちら側が対応するかを明確に記録して共有します。議事録に残すことで口約束以上の効力があります。

議事録の書き方

記事の前半で紹介したテンプレートのフォーマットのように、議事録に一般的に書かれる内容はほぼ同じです。次の内容を記載すれば、議事録に必要な項目はおおよそ網羅できるでしょう。

  • 議事録を書いた日付
  • 議事録を書いた人の部署名や名前
  • 会議名+議事録のタイトル
  • 日にちと時間
  • 場所
  • 出席した人の名前(役職名や取引先などがわかるように)
  • 議題
  • 概要(だれが何を発言したのか細かく記載)
  • 決定事項
  • 決定後のそれぞれの行動

記載の順番は必要に応じて前後しますが、このような要素が必要です。とくに「名前と発言内容」で、だれが何を発言したかについて詳細に記載するようにすれば、「言った、言わない」のトラブルも防げるでしょう。

議事録作成のポイント

議事録を作成するときには、先ほどの必要事項を記載する以外にもコツやポイントがあります。見やすい議事録を作るためにぜひ参考にしてみてください。

議事録のフォーマットに従う

あらかじめ準備されている議事録のフォーマットを使えば、会議によって議事録の内容がバラバラになるのを防げます。また、「だれが何を発言したか」や「決定事項」といった記載事項が網羅されているので、トラブル防止にもつながります。

こうした議事録のフォーマットは、多くのサイトでダウンロード可能ですが、企業によって必要な項目はさまざまです。テンプレートをもとにご自身の組織や個人に適したオリジナルを作成しましょう。

議事録は早急に提出

議事録の共有は作成者や会議参加者の記憶がまだ新しい、会議終了後24時間以内に行うべきともいわれます。会議後のそれぞれの業務をスムーズに進めるためにも、できるだけ早く共有されることが望ましいでしょう。

事前の準備とメモで効率的に作成

会議前にあらかじめ、日時・参加者・議題・想定される見出しなどを作成しておきましょう。時間配分や発表者も記載することで、会議のアジェンダとしての転用も可能です。

また、同じ議題の会議であれば、前回の議事録を確認することで背景や経緯が理解しやすくなります。会議が始まったら、素早くメモを取りながら発言を記録することで、効率的に議事録作成が可能です。

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参加者が許可すれば録音も有効

重要な会議ならば聞きもらしてしまわないように、会議の内容をボイスレコーダーやスマートフォン、Web会議システムで録音する方法も有効です。その場合でもきちんと内容を確認し、抜けているところがないかチェックしましょう。また、会議を録音していることは、会議の参加者にもあらかじめ伝えるのがビジネスマナーです。

会議で使用したホワイトボードも、後で見返せるように写真を撮っておくとよいでしょう。

「細かく簡潔に」を意識

長時間の会議をまとめるのにあたり、「細かく簡潔に」と言われると難しく感じるかもしれませんが、「5W1H」を意識してまとめることがポイントです。

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • 何を(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

5W1Hを意識して書けば、文章を細かく簡潔に書け、抜け漏れを防げます。また、読みやすい文書になるため、内容が理解されやすくなるでしょう。

さらに議事録の完成度を高めるには、会議で決定されたこと以外にも、保留内容、検討中の内容、結果がなぜ決定されたのかといった経緯も簡潔に記録しておけば、参加していない方にもわかりやすい文書となります。

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Web会議システムの議事録作成機能

オンライン会議の議事録であれば、Web会議システムの議事録作成機能を利用するのもおすすめです。

議事録作成機能のあるWeb会議システムは、次のとおりです。これらのシステムは、いずれも音声認識エンジンを搭載しており、Web会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、議事録を自動で作成できます。

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google Meet

それぞれのシステムの特徴を説明します。

Zoom

Zoomは、世界的にも利用されているWeb会議システムです。議事録作成機能は、標準機能として提供されています。音声認識の精度が高く、日本語の対応も良好です。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するグループウェアです。議事録作成機能は、標準機能として提供されています。会議の音声だけでなく、画面共有された資料も文字起こしできます。

Google Meet

Google Meetは、Googleが提供するWeb会議システムです。議事録作成機能は、拡張機能として提供されています。音声認識の精度は高く、日本語の対応も良好です。

ChatGPTで議事録を自動要約する

Web会議システムで自動作成した各議事録に、ChatGPTで生成した議事録の要約を添付すれば、多くの議事録や会議の流れが効率的に社内共有できます。

具体的にはChatGPTに対して、議事録の要約をリクエストします。たとえば、「この議事録の要約を作成してください。主要なポイントや決定事項を簡潔にまとめてください。」と尋ねます。

ChatGPTが生成した要約に誤りや不足がある場合は、手動で修正や微調整を行います。議事録の要約が正確で明瞭であることがポイントです。

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議事録の共有を効率化するツール

せっかく作成した議事録も、関係者に確認されることなく決定事項が共有されない、記録されたアクションプランが実行されないのでは意味がありません。

従来であれば、文書化して関係者に配布が行われていたかもしれませんが、現在では社内SNSで議事録を共有することや、文書管理システムで議事録をまとめて管理することも一般的です。

必要に応じたツールを使い分け、会議の内容をスマートに効率よく共有しましょう。

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議事録の作成をテンプレートで効率化しよう

議事録は入社したばかりの新入社員や、日々の実働業務が立て込むような若手社員に作成が依頼されることが多いのも事実です。

しかし今回紹介したテンプレートを使えば、抜け漏れなく必要な項目を網羅してスムーズに議事録を作成できます。

議事録は作成者本人のスキルアップにも役立ち、共有された側にも感謝される重要なビジネスコミュニケーションです。上司から議事録作成を依頼されたときだけではなく、自発的に議事録を作ることでさらなるスキルアップや社内コミュニケーションの向上に役立ててみてください。

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