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クラウドメールとは - サービス比較8選 | セキュリティ・誤送信防止の対策にも

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クラウドメールとは、Web上でメールの送受信を行えるサービスのことです。おすすめのクラウドメールサービスを紹介し、クラウドメールを利用するメリット・デメリット、選び方も解説していきます。

クラウドメールとは

クラウドメールとは、Webブラウザ上からメールの送受信を行えるメールサービスのことです。代表的な個人向けクラウドメールサービスにはGmailやiCloudメールがあり、アンチウイルス機能やメール誤送信防止機能が付属している場合もあります。

従来の電子メールとの違い

クラウドメールは、企業内でメールサーバーを保有する必要はなく、インターネット環境があればどこでも使えるのが従来の電子メールとの違いです。

メールの送受信といった機能は共通していますが、どのデバイスからでも送受信できる点、ソフトのインストールが不要な点がクラウドメールの強みです。

クラウドメールサービスのおすすめ機能・特徴紹介

クラウドメールのおすすめサービスの機能や特徴を比較していきます。メールの誤送信対策が可能な機能をはじめ、メールの送受信でミスを防ぐさまざまな機能が備わっているので、自社に必要としている機能に注目して選んでください。

なお、メール誤送信対策についてはこちらの記事でも詳しく解説しているので、クラウドメールサービスと合わせて参考にしてみてください。

メールディーラー

  • メールの送受信だけでなく問い合わせ管理まで
  • 国内屈指のデータセンターでのサーバ管理体制
  • 高い満足度と継続率

メールディーラーは、問い合わせ管理もできるクラウドメールサービスです。アドレスごと対応履歴を残せるうえに、二重返信を防止する機能も付いています。メールの管理を効率化するメール振り分け、自動メール削除、コメント、承認や申請などの20以上の機能があるのも特徴です。

全国6,000社以上からの意見をもとに年に数回のアップデートを繰り返し、1社ごとに導入サポートをしていることもあり、高いシェアと満足度を誇っています。

CYBERMAIL EMERGENCYΣ

  • 非常時の待機系メール環境を実現
  • 既存環境そのまま移行可能
  • マルチデバイス対応Webメール

CYBERMAIL EMERGENCYΣは、1万社を超える導入実績を持つサイバーソリューションズが提供するクラウドメールサービスです。

災害時や非常時における安否確認メールの送受信にも使えるため、安否確認システムとしても利用可能です。企業のBCP対策やシステム冗長化を、コストをかけずに実現可能です。

BIGLOBEクラウドメール

  • 10年以上のシステム運用実績
  • 国内サーバーで安心
  • 24時間365日体制で監視

BIGLOBEクラウドメールは、最短3日で利用できるクラウドメールサービスです。ISMSを取得したビッグローブが24時間365日体制で監視しており、標的型攻撃メール、迷惑メール、ウイルスチェック、メール暗号化などの機能を組み合わせて利用できることでセキュリティ対策も万全です。

CloudMail(クラウドメール)

  • 各種ブラウザの最新版に対応
  • シンプルでわかりやすい送受信機能
  • アドレス帳の管理も楽々

CloudMailは、各種ブラウザやデバイスに対応したシンプルでわかりやすいクラウドメールサービスです。メールの送受信やアドレス帳の管理も簡単にできるため、従来使っていた電子メールと使い勝手が変わってほしくない企業におすすめです。

xgate4(エックスゲートフォー)

  • デバイスフリーのメーラー
  • 端末識別によるセキュリティ認証
  • スレッド表示によるわかりやすいUI

エックスゲートフォーは、スマートフォン、携帯電話、PCに対応した、マルチブラウザ・マルチデバイスのwebメールソフトです。アンドゥ機能で誤操作を元に戻せるため、TOとCCに設定したメールアドレスを強制的にBCCに変更する機能で、操作エラー時の情報漏えいを対策しつつ一括送信ができます。また、コンテキスト(文脈)から自動的に判断する「添付ファイル付け忘れ検出」の機能も備えています。

SYNCDOT webMailer(シンクドット・ウェブメーラー)

  • 添付ファイルをパスワード付きzip化
  • メールから予定を簡単に登録
  • メール閲覧履歴

シンクドット・ウェブメーラーは、メールスプールを追加せずに導入できるクラウドメーラーです。マルチデバイス対応のため、スマートデバイスや携帯電話からもメーラーを利用できます。メール件名や本文の日時からスケジュール情報を作成。複数宛先に送付する際も、開封チェックや返信済タグを設定し、ヒューマンエラーを抑止します。営業に役立つ、添付ファイルをタブレットで拡大表示する機能も備えています。

CLOMO SecuredMailer

  • Kindle Fireでも利用可
  • 添付ファイルをEvernoteに自動受渡
  • メーラー起動ロックやリモートでの消去

CLOMO SecuredMailerは、機能性とセキュリティを両立するように設計されたメーラーです。Kindle Fireで利用できることも特徴の一つです。ブラウザ専用ではないのでオフラインでもメール機能を使用可能。移動体通信の輻輳時にもメール処理を継続できます。端末紛失時にはリモートからメールを消去したり、メーラー自体が起動しないようにロックを掛けたりすることで、セキュリティを保ちます。

Web ARENAメールホスティング

  • 添付ファイル自動暗号化
  • フェイルオーバ機能
  • メールホスティングをVPSで提供

Web ARENAメールホスティングは、ホスティングサービス「Web ARENA」を利用したメールサーバ構築サービスです。VPSのため、他社のサーバ・インシデントは影響を及ぼしません。サーバは多重化されており、インシデント発生時に自動的に代替システムへと切り替えます。DNSを利用すればドメイン設定が自由に行えるため、Webサーバを独自ドメインで運営できます。

@Securemail+webMail(セキュアメール)

  • 誤送信対策とアーカイブ機能追加可能
  • クライアント端末にはデータを残さない
  • スマートデバイス・携帯電話・PHS対応

セキュアメールは、スパムメールを排除するSaaS型セキュリティソフトウェア「@Securemail」に、webメール機能を加えたソリューションです。通常のメールソフトと同じ使用感で、Webメールをビジネスに導入できます。スマートデバイスをクライアントにする場合、データはサーバに保持し、ローカルにダウンロードしません。外出先や出張先でもセキュリティを保ちつつ、使用可能です。

ALL in Oneメール(オールインワンメール)

  • ゲートウェイ型で単体機能のみ導入可
  • 一斉配信メールの宛先自動BCC化
  • クラウド版は各月SLA99.9%の冗長構成

オールインワンメールは、POP・IMAP・Webメールに対するフィルタリング機能を備えた、クラウド型のメールソリューションです。スマートデバイス用の専用UIが用意され、モバイル使用時にも視認性を確保。ゲートウェイ型のクラウドサービスとして、自社サーバにセキュリティ・アーカイブ・フィルタリングの機能のみを導入可能です。年間ではなく各月ごとに高いシステム稼働率を保証しています。

IBM Verse

  • 重要データを内部SNSで共有
  • ファセット検索による各ユーザへの最適化
  • サービス専用構成とハイブリッド構成が可

IBM Verseは、Eメールのホスティングを提供するSaaSです。IBM Verseでは、オンプレミスのIBM Notes環境をオンプレミスとクラウドのハイブリッドに拡張することで、システムをクラウドに移行して使用できます。ファセット・パネル機能は、あらかじめカスタマイズされた検索結果をユーザに提供するツールです。時刻・メールフォルダ・送信者ごとに絞り込み、迅速に情報へアクセスします。

クラウドメールサービスを選ぶ際のポイントは?

クラウドメールサービスを選定するポイントは、「セキュリティ対策」が最も重要と言えるでしょう。顧客情報や社外秘の情報が漏れてしまっては問題になります。

その次に、機能として「メール誤送信対策」といったミスを防止できる機能があるかを確認するようにしましょう。

セキュリティ

クラウドメールサービスを選ぶ際に、セキュリティ面で見るべきポイントは、自動暗号化やウイルス対策、標的型攻撃メールを防止できるかどうかです。

サーバーが国内にあるのか、または海外にあるのかもチェックすべきでしょう。

クラウドメールのメリット

クラウドメールサービスのメリットは次のとおりです。

  • ストレージやユーザー数の拡張性に優れ、急激な人員の増加にも対応可能
  • データはクラウド環境で保管されているため、外出先からでもサービス利用可能
  • サーバの設置やシステム環境の構築が不要であり、導入がスムーズ
  • サーバやシステム環境を構築しなくていい分導入費がかからず、高水準のコストパフォーマンス

大まかにこの4つに分けられます。それぞれのメリットを詳しく解説します。

ストレージやユーザー数の拡張性に優れている

クラウドメールサービスは、ベンダーが管理している大規模サーバーにデータが保存されているため、ストレージやユーザー数の拡張がしやすいことがメリットです。急激に利用人数が増えたとしても、ユーザー数を増やすだけで済むため、手間がかかりません。

外出先からでもマルチデバイスでアクセス可能

クラウドメールはインターネット環境さえあればどこからでも、どのデバイスからでもアクセスが可能なことがメリットです。従来の電子メールシステムでは、社内のネットワークからしかアクセスできないこともありました。

ブラウザにも対応していることで、スマートフォンから気軽にアクセスして送受信できるため、業務効率化につながります。

導入がスムーズにできる

サーバーを用意しないため、短い期間で導入できる点もクラウドメールサービスのメリットです。従来の社内メールシステムのように、システムの構築は必要ありません。

自社のニーズに合わせて機能を選べるサービスもあるため、比較的高い拡張性を持ちつつ、スムーズに導入できるのは嬉しいポイントです。

高水準のコストパフォーマンス

クラウドメールサービスでは、基本的にメールセキュリティに関する機能も備わっており、サーバーの導入・運用コストも減らせることから高いコストパフォーマンスを発揮します。

初期費用を抑えられるのもクラウドメールのメリットです。

クラウドメールのデメリット

クラウドメールはオンプレミスと比較すると、確かに導入費は割安になります。無料で導入できてしまうサービスまであるほどです。おそらくこの点が多くの方は「クラウドにはコストメリットがある」と考えている由縁でしょう。

ユーザー数が多いと割高になる可能性も

クラウドメールに限らず、クラウドサービスは初期費用+月額利用料という料金体系です。月額利用料は1ユーザーあたりにかかる金額のため、利用人数が増えるとその分コストは増大していきます。

オンプレミスでは数百万円かかる初期費用が無料~数万円に抑えられるものの、月額利用料が割高になる場合を計算してみましょう。

例)企業規模1,000人の場合

クラウドメールは一般的に1ユーザーあたりの月額が数百円程度、
おそらく100~500円程度が相場かと思います。では仮に間の300円を取って計算してみましょう。

300円 × 1,000人 × 12か月 = 3,600,000円

さらにユーザー数に対しストレージが足りないので拡張したとすると、年間3,600,000円は確実に上回ります。思っていたよりもコストがかかりますね。しかし問題は「オンプレミスよりも安いか?」です。

実は企業規模が大きくなればなるほど、オンプレミスのコストメリットは上がります。確かに導入費は数百万円はするものの、1,000人規模以上の環境で利用するのならクラウドよりもオンプレミスのほうが月間運用費は安く済むのです。

ユーザー数が増えるほど課金されていくクラウドメール、ユーザー数が増えようと関係なく独自でカスタマイズできるオンプレミス。導入規模によってはオンプレミスにコストメリットがあるのは明白です。

しかし、サーバーの管理コストや人件費を考えると安く済む場合もあるため、目に見えるコストだけではなく、トータルコストを算出したうえで導入を検討するのがいいでしょう。

問題が発生した際に利用できなくなる可能性

インターネットの問題やシステム障害が起こった際には、ツールを利用できなくなるのはクラウドサービス全般のデメリットです。問題が解決するまで自社では対応できないため、稼働率や安定性などを重視して選ぶといいでしょう。

目的やコストを考慮して最適なメールソフトの選択を

クラウドメールソフトを選び方のポイントは、誤送信対策が自社の使い方に合っているか、セキュリティをどの程度重視するかといったポイントが挙げられます。その他の機能については、普段利用しているメールと似ているものを選ぶのが社内での活用促進につながります。

また、クラウドとオンプレミスの融合 「ハイブリッドクラウド」を利用するという手段もあります。簡単に説明するとクラウドとオンプレミスの複合型です。

クラウドメールで例えると、拡張性の高さや外出先からでも利用できるサービスの特徴をおさえつつ、メールアーカイブは自社でメールサーバを抱えて保管するといったところでしょう。通常ストレージの拡張はかなりのコストになるので、メールサーバのみオンプレミスにすれば拡張コストをおさえられます。

しかしハイブリッドクラウドにはオンプレミスを運用でき、信頼のあるSEが当然必要です。技術力も求められるので魅力的なサービスではありますが、必ずしもメリットだけではない点を考慮しましょう。


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「メールから社内SNSに切り替えてセキュリティ対策をしたい」

と考えている方はこちらの記事もご覧ください。

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