メール暗号化ソフト比較！シンプルメールを事例に特長・できることを紹介
電子メールはいまや、ビジネスにおいて必須のコミュニケーションツールとなっています。単にメッセージを伝えるだけでなく、書類や写真などもデータ化して添付し瞬時に海外にまでも送れることができるので、よりスピードが要求されている昨今のビジネスシーンはこれ無しではもはや成り立ちません。
電子メールは印刷物の郵送とは違い、紛失したり盗まれる心配もないと安心している方も多いと思います。しかしインターネット上で送信される電子メールには、不正なアクセスで中身を盗み見られたり改ざんされてしまう危険性がつきまとっています。それを防止するメール暗号化ソフトの特長を「シンプルメール」を事例に挙げながらご紹介していきます。
メール管理ソフトとは？
メール管理ソフトとは、メールのデータを暗号化して第三者からは読めないようにして送信する機能と、メールの誤送信による企業の情報漏洩を防ぐ機能備えた、メール誤送信防止・暗号化ソフトのことを指します。
サービスの特徴
ほとんどのメール暗号化ソフトが備えている代表的な機能を、代表的なメール管理ソフトである「シンプルメール」を事例に紹介していきます。
・暗号化
添付ファイルの情報漏洩防止のため、通常はファイルにパスワードを設定してからメールに添付し、別のメールでパスワードを通知する方法をとるのが一般的ですが、この作業をいちいち行うのは面倒です。シンプルメールは添付ファイルを自動的に暗号化し、パスワード通知メールも自動送信します。
またパスワードは都度ランダムなものを付与させることも、規定の値を設定することもできるので、何度も交信する相手先とは特定のパスワードを設定してパスワード通知を不要にすることも可能です。また、よりセキュリティを強固にしたい場合はパスワードは自分宛に通知されるように設定し、そのパスワードを別メールや電話で通知することもできます。
以下の記事でもメールセキュリティを解説していますので、もっと詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
・メール誤送信対応
メールを間違った宛先に送ってしまい、情報が漏れてしまうことがあります。例えば、A社の機密情報をA社の競合他社であるB社に送ってしまったり、C社向けの見積もりを別のD社に送ってしまった、などというケースです。これを防ぐために、ログ管理機能があります。もし誤送してしまっても、送信履歴を一目で確認できるのでダウンロード前に添付ファイルを削除したり、受信者に連絡することができます。
・自由なカスタマイズ
簡単にコントロールパネルからカスタマイズすることも可能です。ユーザーが設定したメールポリシーを自動で適応しますので、メール送信時の手間を軽減し、また人為ミスによる情報漏洩も防ぎます。
・他のメールソフトとの連携
「Google Apps」や「Office365」のような代表的なメールソフトとの連携が可能です。今使っているメールソフトを変えたり、導入し直したりすることなく使えるので今まで通り抵抗なく使うことができます。
2種類の暗号送信
暗号送信には、「公開鍵暗号方式」と、「パスワード暗号方式」の2種類あるのをご存知でしょうか。
＜公開鍵暗号方式＞
パスワードなしでシステム認証する方法で、個人情報やクレジット番号を登録するようなサイトで使われているものです。URLのhttps:/~の左に鍵のマークがついたSSL対応されているところで利用されています。ユーザーのシステム間で、「秘密鍵（共通鍵）」と「公開鍵」を受け渡すことでデータを暗号化するしくみです。
＜パスワード暗号方式＞
メール本文やZIP化した添付ファイルを暗号化し、パスワードにより暗号を解除するものです。この場合、暗号解除のために使用するパスワードを別途メール送信者から受信者に送り、受信者はそのパスワードを使って暗号化を解除する必要があります。このパスワードが意図しない人にも知られてしまうと暗号化した意味がなくなるので、万全を期するためにパスワードはメールではなく、電話で受信者に伝える方法がとられることもあります。
以下の記事でも暗号化について解説していますので、もっと詳しく知りたい方はご覧ください。
おすすめのメール暗号化ソフト
メールの誤送信防止や暗号化ソフトには、シンプルメールの他にも色々なソフトがあります。それら13サービスご紹介します。
シンプルメール
- zip送信とwebアップロード形式を選べる
- 1Gまでのファイルに対応
- 15日間の無料トライアル
シンプルメールは、送受信時のセキュリティ向上や、メール業務の省力化が見込めるサービスです。ファイルの送信形式を2種類の方法から選択出来、zipでもweb経由でもパスワードを掛けられます。月額固定制ですので、利用人数はコストに影響しません。メールサーバ移転も不要です。販売会社はISMS認証(ISO27001)取得済みで、「マイクロソフトOffice365」と「Google Apps」のクラウドメールに対応しています。
メールディーラー - 株式会社ラクス
- 圧倒的シェア
- 機能が豊富かつ使いやすい
- 徹底した運用サポート
メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。5,000社以上のユーザー様からのご意見をもとに機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。
Active! gate SS
- MSオフィスとGmailに対応
- Bccへの強制変換など7つのエラー対策
- 添付ファイルをwebからダウンロード可能
Active! gate SSは、「マイクロソフトOffice365」や「G Suite(Gmail)」のメールセキュリティを向上させる、メール誤送信防止用クラウドサービスです。10ユーザから利用出来るため、小規模事業者でも自社に合わせたスモールスタートが出来ます。メール検索・アーカイブサービスの「Active! vault SS」と連動することで、さらに使い勝手が良くなります。
DESlock(デスロック)
- 復号ツールは無償で配布
- テキスト・メール・HDD・SSD暗号化
- ファイルやフォルダを完全に消去
デスロックは、ビジネスデータ漏えいリスクを排除する、データ暗号化ソフトウェアです。リムーバブルメディアの暗号化に加えて、ノートPCのプライマリディスクとして多く採用されているSSDの暗号化にも対応。サーバも、使用を一時中断してスナップショットを取得すれば暗号化可能です。復号ツールはフリーウェアのため、DESlockユーザ以外もファイルを受け取れます。
MailZipper(メールジッパー)
- メール誤送信防止機能
- 添付zipファイルの自動暗号化
- 宛先を強制的にBcc化する機能
メールジッパーは、メールのセキュリティレベルを引き上げるSaaSです。1ユーザあたり月額100円から利用開始出来ます。複数送信先の自動ブラインドカーボンコピー化、指定した条件に該当するメールを送信せず破棄する機能(送信フィルタ)や、送信の自己承認・上長承認など、入力ミスや確認漏れによるヒューマンエラーを防止する機能を多数備えています。
CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- webメールやMSオフィス・クラウド対応
- 自動アーカイブ機能で不正メールの証跡保管
- メールの開封危険度を点数で表示
サイファークラフトメールは、メール送信前にモーダルウィンドウで再確認を促すことによって、誤送信・添付忘れをチェック出来るメール暗号化システムです。社外派遣スタッフが送受信出来ないように承認機能を設けることが出来ます。添付ファイルのパスワードも自動で設定。部署ごとにメールを色分けしたり、添付ファイル内を検索するオプションも用意されています。導入にあたり、自社サーバは必要ありません。
CWJ Cloud Mail for Enterprise(CWJクラウドメール)
- 取引先毎に送受信設定を変えるオプション
- 多言語対応、UTF8テキスト対応
- アカウントを複数人で同時に使える
CWJクラウドメールは、自動暗号化やマルチログインに対応した、メール送受信を行うSaaSです。メール暗号化チェックや添付ファイルの受信可否、添付書類をパスワード付きzipにするかどうかを「取引先毎に」設定可能。Shift-JISやEUC-JPのみでなく、UTF8にも対応しているので、スマホや非Windows環境への文字化けを防ぐことが出来ます。無料トライアル期間は30日間です。
Temp Boxクラウド
- 待機時間を設定し、送信を保留する機能
- データを複数のデータセンターでバックアップ
- 配信ログのcsvダウンロード
Temp Boxクラウドは、多機能なメール暗号化システムです。送信アドレスの設定ミス、間違った添付ファイル、添付データ圧縮の手間を無くし、ビジネスには必須のメールチェックを素早く終えられます。添付とテンポラリ(一時ファイル)を掛けたネーミングの通り、メールでのデータ送信をスムースかつ安全に行うことができます。B2Bファイル共有・転送システム「Smooth File」と連携可能です。
TERRACE MAIL Security
- メールのセキュリティ機能をオールインワンで提供
- 高精度のフィルターでスパム・ウィルスメール遮断
- 攻撃メールの無害化機能もあり
TERRACE MAIL Securityは、スパムメールやウィルスメール、標的型攻撃メールを遮断する他、メールの誤送信防止機能をもつ総合セキュリティソリューションです。スパムメールに対しては、4段階で検知する高精度のフィルターで対応し、新種のスパムにも対応。メールの履歴学習機能で気がつきにくい不審メールも検知します。また、添付ファイルのダウンロードやメール本文のURLをクリックができないようにし、攻撃メールを無害化する機能も備えています。その他、特定の条件設定により誤送信の可能性があるメールの送信を一時保留する誤送信フィルタも搭載。メール送信数とユーザー数にあわせ、スタンダードからPlusまでの3種類提供。無料お試し版あり。
Confidential Posting
- 暗号化技術と流出防止機能をそなえたセキュリティソリューション
- 最大８GBまでのファイルも送信可能
- 高セキュリティで大手企業も導入
Confidential Postingは、富士通エフ・アイ・ビーの法人向け自動暗号化ファイル伝送ツールです。特許取得の技術により、データの暗号化は端末でインターネット回線に出る前に行われるため、高いセキュリティが確保されます。また誤送信予防のための、送信前の承認機能や、送信後の復元取り消し機能もあり。定期的なメール送信や大量の一斉送信用には、誤送信リスクを低減した自動送信で業務の効率化が図れます。送信情報はセキュリティ対策万全の富士通のデータセンターに保管され、情報漏えいリスクも低減。英語表示のグローバル対応で、14日間の無料お試し版あり。
FENCE-Mail For Gateway
- 富士通のメール誤送信対策ソフトウェア
- 監査機能と暗号化機能で二重対策
- 受信先の環境に適した方式で自動暗号化
FENCE-Mail For Gatewayは、富士通のメール誤送信対策ソフトです。誤送信や情報漏えいの発生を、メール監査機能、メールと添付ファイルの自動暗号化機能、管理機能の3つの機能で予防。メール監査機能では、設定されたルールに反するメールや、承認者がBccに含まれていないメールを自動的に検出し、承認されたメールのみ送信します。自動暗号化機能では、受信先の環境に応じた5つの暗号化方式からの選択が可能。また暗号化方式ごとに、メールに通知テキスト文を追加できます。複数言語および一部の画面のスマートフォン対応に、バージョンアップされています。
MailBarrier
- 添付ファイルを暗号化してパスワードを自動生成
- 送信前に強制的に宛先確認画面表示
- 全てのメール環境に対応
MailBarrierは、富士通アドバンストエンジニアリングのメールセキュリティ対策ソフトです。添付ファイルをワンクリックで自動的に暗号化し、パスワードを自動的に受信先に送信。パスワードを送信者のみに送付することも可能です。送信前に宛先確認画面を最大8色で色分け表示し、最大100件までの指定ドメインへの送信で注意を喚起して誤送信を防止。設定したキーワードが検出されたメールに対しては、警告メッセージを表示して送信の停止もできます。無料体験版あり。
HDE Secure Mail
- 添付ファイルをパスワードつきZIPファイルに自動変換
- 簡単な3ステップで設定完了
- 暗号化はサーバー側で一括処理
HDE Secure Mailは、添付ファイル付のメールをサーバーで漏れなくZIPファイル変換して暗号化するソフトです。パスワード暗号方式のため、メール受信側も簡単に複合できます。パスワードはメール毎のランダム生成と固定パスワードと選択可能で、パスワードを受信側に通知するかどうかも都度選択できます。また複数の添付ファイルを一つの暗号されたZIPファイルにまとめることも、個別の暗号化ZIPファイルとすることも可能です。自動的に暗号化しない宛先や送信者も、アカウント単位で登録できます。
メール暗号化ソフトで情報漏洩リスクを最小化
メール暗号化ソフトの利用により、悪意のあるメールの盗聴や改ざんの対策になるだけでなく、誤送信による情報流出を防ぐことにもなります。自動暗号化機能で、メール添付ファイルにいちいちパスワードをかけて通知する手間も省け、業務も効率化が進みます。メール暗号化ソフトは、メールの操作性を大きく変えずに導入できる、情報セキュリティに不可欠なツールといえるでしょう。
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