おすすめの添付ファイル暗号化ツール！情報漏えい防止の重要性を解説

普段何気なく行っている添付ファイルのメール送受信、実はそのままでは危険かもしれません。この記事ではそれを安全にする暗号化ツールを紹介し、なぜ情報漏えい防止にパスワード設定やZIP暗号が必要なのかを解説します。

メールで送受信している添付ファイルの情報は、第三者によって悪用される危険があります。

添付ファイルには個人情報や機密事項が含まれていることも多く、それらが不正に取得され、情報漏えいにつながったという事例が後を絶ちません。

情報漏えい防止のための添付ファイル暗号化の方法とツールを解説します。

添付ファイルにパスワードが必要な理由

近年では、情報漏えいの防止策としてパスワードの設定や、添付ファイルの暗号化が一般的な対策となっています。

メールは連絡のツールとして非常に幅広く普及していますが、誰もが使うツールであるがゆえに、危険も潜んでいます。

メールはメールサーバーを介して相手側に送られるため、その途中で第三者に盗み見られる可能性があります。

もし、重要な情報を添付したメールが第三者に閲覧されると、それは情報漏えいにつながります。万が一に備えて、添付ファイルにパスワードを設定したり暗号化したりする必要があります。

まず、添付ファイルを保護する最も簡単な方法は、パスワードを設定することです。

身近な例では、WordやExcelでは、ファイルに簡単にパスワードを設定できるようになっています。もし誤送信してしまっても、パスワードを知らない相手であれば、容易に情報を閲覧されることを防げるため、情報漏えいの防止につながります。

ただし、パスワードだけでは万全とはいえません。解除方法が存在するため、情報を閲覧されるリスクがあります。

そこで、さらに強固に保護する方法として、ZIP圧縮による暗号化があります。

インターネットでファイルをダウンロードした際、ZIP圧縮ファイルである場合も多いですが、仕組みは同様です。

暗号化とは、ZIPファイルに復元パスワードを設定することです。これにより、ファイルに直接パスワードを設定するよりも、セキュリティが格段に向上します。

以下の記事ではファイル暗号化について詳しく解説していますので、詳しくは、こちらの記事もご覧ください。

上記で紹介した手法よりも高い安全性を実現できるのが、その目的に特化したツールです。

メールZipper は、面倒な暗号化作業を解消するメールセキュリティ対策ツールです。必要な機能だけを選択して搭載できるのも特徴で、自社に合った使い方ができます。サポート体制も整っているため、使用時の不安なども解消できます。

Active! gate SS は、メールソフトやサーバーなどの環境に依存しないクラウドメールセキュリティシステムです。多方面からのアプローチでメール経由の情報漏えいを確実に阻止してくれます。また、優れたインターフェースを備えているため管理者の負荷を軽減してくれます。

以下の記事でもメールセキュリティに関するサービスを紹介しています。もっと知りたい方はこちらもご覧ください。

すでに添付ファイルにパスワードを設定している方も、この機会に添付ファイル暗号化ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

予期せぬ事態はいつ起こるかわかりません。専用のツールを使うことにより、こうした事態を未然に防ぐ効果があります。

また、自社に合ったツールを導入することで、セキュリティを向上できるだけでなく、パスワード設定にかかる手間を解消できます。これにより、これまで時間を要していたメール関連業務を効率化できます。

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