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【2023年最新】メール誤送信対策サービス比較!9選の特徴・機能紹介

最終更新日:(記事の情報は現在から1163日前のものです)
誰もが一度は経験がある?メールの誤送信。それによる情報漏えいは後を絶ちません。そんなメール誤送信を対策できるサービスを集めて機能や特徴を紹介します。サービスごとにどのように誤送信対策ができるのかを知りたい方、必見です。

メール誤送信サービスとは

メール誤送信サービスとは、メール送信時の間違いを事前に防いでくれるサービスです。サービスを利用すれば送信先に関するミスを防いだり、セキュリティポリシーに則った対応が可能になったりします。

メール誤送信サービスにはアドレス間違い防止をするための送信先チェック機能が付いています。社外アドレスに送信する場合チェックボックスにチェックを入れないと送信できなかったり、新規送信先やフリーメールアドレスの場合再度確認するようリマインドしてくれたりするものもあります。

また、添付ファイルの自動暗号化やWebダウンロード機能を備えたメール誤送信サービスもあります。また送信メールを上長が確認してから先方に送信される上長承認機能や、一時的に送信メールを保留する機能など、サービスによって機能はさまざまです。

メール誤送信サービスの選び方

メール誤送信サービスを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

  • メール誤送信サービスの導入目的を確認する
  • メール誤送信サービスムの機能を確認する
  • メール誤送信サービスを導入する際の注意点を確認する
  • メール誤送信サービスの料金・価格相場を確認する

メール誤送信サービスの導入目的を確認する

メール誤送信サービスの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的 詳細
送信ミスの軽減がしたい 送信前に確認手順を追加したり、送信済みメールを取り消したりする機能が搭載されているサービスの中で、承認を必要にできたりアラートを表示したりできるサービスがおすすめです。
機密情報の保護をしたい メールには機密情報が含まれることがあります。誤送信されたメールを自動的に取り消したり、受信者に開封制限を設定したりできる機能のあるサービスがおすすめです。
メールの品質を向上したい メールの送信前に自動的なスペルチェックや文法チェック、アドレスの誤りチェックなどを行えるサービスがおすすめです。

メール誤送信サービスの機能を確認する

メール誤送信サービスでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

機能 詳細
送信前確認 メール送信前に確認手順を追加し、誤送信を防止するための確認画面やポップアップを表示する機能。
取り消し機能 メール送信後に一定時間内であれば、送信済みメールを取り消せる機能。
開封制限 送信されたメールを開封する受信者の数やタイミングを制限する機能。
機密情報のマスキング メールに含まれる機密情報(個人情報や社内秘密など)を自動的にマスキングする機能。

メール誤送信サービスを導入する際の注意点を確認する

メール誤送信サービスを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項 詳細
サービスの適合性の確認 導入を検討するサービスが、組織のニーズや要件に適合しているかを確認します。必要な機能やセキュリティ対策が備わっているか、法的コンプライアンス要件を満たしているかなどを評価します。たとえば、個人情報保護法や金融業界の規制に基づいたセキュリティ機能やログの保存などが含まれます。
カスタマイズ性と柔軟性 サービスが必要なカスタマイズオプションや設定変更の柔軟性を提供しているかを確認しましょう。組織の要件に合わせて調整や拡張できることが重要です。
サービスの信頼性とセキュリティ データの保護や機密情報の取り扱いについて十分なセキュリティ対策が講じられているか確認しましょう。
サポート体制 導入後のサポート体制やアフターサービスが充実しているかを確認しましょう。問題や疑問が生じた場合に迅速かつ適切に対応してもらえることが重要です。

メール誤送信サービスの料金・価格相場を確認する

メール誤送信サービスは、基本プランや追加オプションなどの形で提供されます。

プランごとに料金が異なるため、必要な機能や利用規模に応じて適切なプランを選択しましょう。サービスベンダーによっては、ユーザー数や送信量に応じて料金が設定されることがあります。

月額料金制の場合、数千円から数万円程度が一般的です。

年額料金の場合、数万円から数十万円以上になる場合も。長期の契約による割引や特典があるサービスもあるので、確認してみましょう。

メール誤送信対策のおすすめサービス紹介

メールの誤送信は誰しも一度は経験したことがあるでしょう。それが個人間でやりとりしている何気ないメールならまだしも、ビジネスシーンでとなると話は別です。重要な情報を流出してしまわないためにも、本記事で紹介するメール誤送信対策サービスを検討してみてください。

普段からできるメール誤送信対策についてはこちらの記事もご覧ください。

メール誤送信とは?原因と対策を理解し情報漏えいを防止!
企業の情報漏えいの主な原因の中で、メールの誤送信が近年増加している背景を解説していきます。また、簡単にできるメール...
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Re:lation - 株式会社インゲージ

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  • チェック済みメッセージのみ送信できるよう設定可能
  • 受領メッセージをラベル管理し対応漏れや二重対応などを防止
  • 返信内容を自動選択してくれるAIレコメンド機能

Re:lation(リレーション)は、メールや電話、SMSなどのやり取りを一元管理し、メッセージの誤送信を防ぐサービスです。メッセージ送信前のダブルチェックを必須に設定でき、内容確認をワンクリックで依頼できます。

メッセージをステータス管理でき、ラベル付けや階層分けも可能です。フレーズや定型文などをテンプレート登録でき、AIが最適な返信を自動選択してくれるため、入力ミス防止に役立ちます。

HENNGE One - HENNGE株式会社

  • 一時保留や上長承認、Bcc追加などの処理動作に対応
  • 取引先やユーザーごとに設定できる誤送信フィルター
  • 添付ファイルの自動URL変換や暗号化が可能

HENNGE Oneは、メールの宛先ミスや添付ファイルの間違いを防止できるクラウドセキュリティサービスです。脱PPAP対策や標的型攻撃対策、メール誤送信と監査対応など、クラウドメールの標準サービスでは対策できない幅広いセキュリティ機能を備えています。

取引先や送信ユーザーごとにフィルタルールを設定でき、事前指定した条件をもとにBccに特定のアドレスを追加したり、一時保留したメールを上長承認をもって送信したりできます。添付ファイルの送信方式も、送信先のセキュリティーポリシーにあわせて選択可能です。

SYNCDOT MailDefender

  • 特定送信先への添付ファイルを自動暗号化
  • 業務外メールを遮断
  • メールが原因となる情報流出抑止

SYNCDOT MailDefenderは、送信フィルタリングと添付ファイル暗号化に特化した、メールセキュリティ・ソリューションです。暗号化忘れや社外秘文書の誤送付などを防ぎ、情報統制を強化できます。添付ファイル内を特定キーワードで検査するオプションがあります。導入にあたり、メール送信設定の変更は不要です。

メール誤送信防止

  • 添付ファイルの自動暗号化機能
  • 送信の一時保留
  • bccへの宛先自動変換

メール誤送信防止は、bcc設定・宛先・添付ファイルミスなどによる情報漏えいやセキュリティインシデントを避け、人的負担をかけずにメール送受信時のヒューマンエラー対策を行うソリューションです。一定数以上のアドレスが含まれる場合、メールのto、ccをbccに自動変換し、送信者へ警告します。また、送信を一旦保留し、クールダウン時間を設けてヒューマンエラーを抑制します。クラウドサービスや各メールサーバーに対応し、無料トライアル期間は30日間です。

@Securemail Plus Filter

  • 企業ポリシーに合わせたルール設定可
  • 添付ファイル容量上限設定
  • メールサーバーは自社のままでも可能

@Securemail Plus Filterは、ゲートウェイ型のメールセキュリティサービスです。初期状態では、送信メールの承認に用いるルールを設定可能。添付ファイルとメール本文を自動で分離し、添付ファイルにアクセスせずに本文を確認。エージェントプログラムのインストールといった対応は不要のため、既存システムへの変更を最小限に留めて導入できます。

  • ポップアップ画面で送信内容を再確認
  • 添付ファイルをパスワード付きzipに
  • 上長承認機能

CipherCraft/Mailは、Office 365、G Suite、IBM Verseに対応している、メール誤送信防止・暗号化ソリューションです。Webメール、グループウェアやクラウドサービスでも利用できます。toとbcc取り違えのような、ミスしがちなポイントにフォーカスして対策。『転ばぬ先の杖』として企業のセキュリティレベルを引き上げられます。

matriXgate

  • AIによるネットワーク出入り口分析
  • 独自開発技術「msec TM」を使用
  • サンドボックスによるマルウェア検知・遮断

matriXgateは、ゲートウェイアプライアンスを用いた、標的型攻撃やマルウェア侵入を防ぐソリューションです。ネットワークの出口対策を行い、個人情報やマイナンバーの流出を遮断。送信メール一時保留、添付ファイル自動暗号化、上長承認機能で情報漏えいリスクを軽減します。

GUARDIANWALL MailSuite

  • 7種のサービスを自由に組み合わせ可
  • メール無害化・誤送信対策のパッケージあり
  • Office 365と連携

GUARDIANWALL MailSuiteは、クラウド型のメールセキュリティサービスです。メール添付ファイルの暗号化を手軽に実現できます。アーカイブ機能で送受信トラブルに対して冗長化を行い、自己査閲や上長承認機能により誤送信対策やセキュリティの向上を行えます。標的型攻撃と思われるメールを受信した場合、件名にメッセージを挿入し、警告とチェックを行います。

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  • 添付ファイルを自動でパスワード付きzip化

Active! gate SS‎は、メールの誤送信を防ぐクラウドサービスです。3つの運用プランから選択可能です。ファイル変換を自動化するプランでは、サイズが2MB以上のファイルをメールから分離し、Webダウンロードを行う機能があります。ダウンロード用のパスワードを自動発行し、添付ファイルをセキュアに送受信できます。

メール誤送信サービスのメリット

ヒューマンエラーを防止できる

毎日大量のメールを扱っていれば、ミスが生じることもあります。メール誤送信対策サービスを使えば、メールアドレスの間違いや空送信などの単純なヒューマンエラーを防止できるほか、メール送信に関する手間が省けることで他の業務に集中しやすくなるので、作業の効率化が可能です。

コスト削減

メールを誤送信してしまうと、取引先への連絡や謝罪などさまざまな手間がかかってしまいます。メール誤送信サービスを導入する場合コストはかかりますが、費用対効果は高いといえるでしょう。

誤送信を未然に防いでコストカット

メールの誤送信は不注意によるものが多いです。サービスを導入しなくても確認作業を増やすことで誤送信を減らせます。しかし、人が行う作業である以上ミスを100%防ぐことは難しいのも事実です。

メール誤送信サービスを利用すると、チェックボックスの確認や上長の承認など、これまで必要なかった作業が発生することもあります。しかし、誤送信してしまった結果、情報流出やセキュリティインシデントにつながった場合の手間の方がそれらを実施する手間より大きいでしょう。

回避可能なリスクは先回りして未然に防ぐことが、トータルで見るとコストカットにつながるでしょう。ぜひ積極的にメール誤送信対策サービスの導入を検討してみてください。

こちらの記事では、メール管理やメール共有について紹介しています。気になる方はぜひご覧ください。

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