【2023年最新】メール誤送信対策サービス10選の特徴・機能紹介

メール誤送信サービスとは

メール誤送信サービスとは、メール送信時の間違いを事前に防いでくれるサービスです。サービスを利用すれば送信先に関するミスを防いだり、セキュリティポリシーに則った対応が可能になったりします。

メール誤送信サービスにはアドレス間違い防止をするための送信先チェック機能が付いています。社外アドレスに送信する場合チェックボックスにチェックを入れないと送信できなかったり、新規送信先やフリーメールアドレスの場合再度確認するようリマインドしてくれたりするものもあります。

また、添付ファイルの自動暗号化やWebダウンロード機能を備えたメール誤送信サービスもあります。また送信メールを上長が確認してから先方に送信される上長承認機能や、一時的に送信メールを保留する機能など、サービスによって機能はさまざまです。

メール誤送信サービスのメリット

ヒューマンエラーを防止できる

毎日大量のメールを扱っていれば、ミスが生じることもあります。メール誤送信対策サービスを使えば、メールアドレスの間違いや空送信などの単純なヒューマンエラーを防止できるほか、メール送信に関する手間が省けることで他の業務に集中しやすくなるので、作業の効率化が可能です。

コスト削減

メールの誤送信をしてしまうと、取引先への連絡や謝罪などさまざまな手間がかかってしまいます。メール誤送信サービスを導入する場合コストはかかりますが、費用対効果は高いといえるでしょう。

メール誤送信サービスの選び方

オンプレミス型かクラウド型か

オンプレミス型はサーバーに導入するタイプで、初期費用や手間はかかるものの、比較的カスタマイズが可能です。その一方で、クラウド型は最小限の手間とコストで導入できますが、共用サーバーを利用する分セキュリティがやや劣る場合もあります。

メールの送受信ではアドレスをはじめ個人情報を取り扱うケースも多いため、社内のセキュリティ基準に達しているのかしっかり確認しましょう。

自社にあったサービスか

メールソフトやユーザー数、機能など、自社に適したサービスを選びましょう。あまりに多機能だと、コストがかかっている割に使っていない機能が多いということもありえます。必要十分なサービスを選ぶようにしましょう。

メール誤送信対策のおすすめサービス紹介

メールの誤送信は誰しも一度は経験したことがありますよね。それが個人間でやりとりしている何気ないメールならまだしも、ビジネスシーンでとなると話は別です。重要な情報を流出してしまわないためにも、本記事で紹介するメール誤送信対策サービスを検討してみてください。

普段からできるメール誤送信対策についてはこちらの記事もご覧ください。

• 圧倒的シェア
• 機能が豊富かつ使いやすい
• 徹底した運用サポート

メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。7,000社^※以上の企業からの意見をもとに機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。

※メールディーラー公式サイトより（2022年1月時点）

• チェック済みメッセージのみ送信できるよう設定可能
• 受領メッセージをラベル管理し対応漏れや二重対応などを防止
• 返信内容を自動選択してくれるAIレコメンド機能

Re:lation（リレーション）は、メールや電話、SMSなどのやり取りを一元管理し、メッセージの誤送信を防ぐサービスです。メッセージ送信前のダブルチェックを必須に設定でき、内容確認をワンクリックで依頼できます。

メッセージをステータス管理でき、ラベル付けや階層分けも可能です。フレーズや定型文などをテンプレート登録でき、AIが最適な返信を自動選択してくれるため、入力ミス防止に役立ちます。

• メール本文と添付ファイルを自動でチェック
• 受信者に合わせて暗号化の種類を選択できる
• 送信ルールに反するメールを自動で承認フローへ

FENCEメール誤送信対策サービスは、メールの誤送信や情報の不正持ち出しを防ぐメールセキュリティサービスです。メール本文や添付ファイル内の個人情報は自動でチェック。企業ポリシーに反するメール送信は、自動で停止します。

上長や関係者のアドレスをシステム側で追加させ、承認されたメールのみの送信も設定可能。添付ファイルやメール本文の暗号化など、必要なセキュリティ強度に合わせて、暗号化の種類を柔軟に使いわけられます。

• 特定送信先への添付ファイルを自動暗号化
• 業務外メールを遮断
• メールが原因となる情報流出抑止

SYNCDOT MailDefenderは、送信フィルタリングと添付ファイル暗号化に特化した、メールセキュリティ・ソリューションです。暗号化忘れや社外秘文書の誤送付などを防ぎ、情報統制を強化できます。添付ファイル内を特定キーワードで検査するオプションが有ります。導入にあたり、メール送信設定の変更は不要です。

• 添付ファイルの自動暗号化機能
• 送信の一時保留
• bccへの宛先自動変換

メール誤送信防止は、bcc設定・宛先・添付ファイルミスなどによる情報漏えいやセキュリティインシデントを避け、人的負担をかけずにメール送受信時のヒューマンエラー対策を行うソリューションです。一定数以上のアドレスが含まれる場合、メールのto、ccをbccに自動変換し、送信者へ警告します。また、送信を一旦保留し、クールダウン時間を設けてヒューマンエラーを抑制します。クラウドサービスや各メールサーバーに対応し、無料トライアル期間は30日間です。

• 企業ポリシーに合わせたルール設定可
• 添付ファイル容量上限設定
• メールサーバーは自社のままでも可能

@Securemail+Filterは、ゲートウェイ型のメールセキュリティサービスです。初期状態では、送信メールの承認に用いるルールを、25個まで設定可能。添付ファイルとメール本文を自動で分離し、添付ファイルにアクセスせずに本文を確認。エージェントプログラムのインストールなどは不要のため、既存システムへの変更を最小限に留めて導入できます。

• ポップアップ画面で送信内容を再確認
• 添付ファイルをパスワード付きzipに
• 上長承認機能

CipherCraft/Mailは、Office 365、G Suite、IBM Verseに対応している、メール誤送信防止・暗号化ソリューションです。webメール、グループウェアやクラウドサービスでも利用できます。toとbcc取り違えなど、ミスしがちなポイントにフォーカスして対策。『転ばぬ先の杖』として企業のセキュリティレベルを引き上げられます。

• AIによるネットワーク出入り口分析
• 独自開発技術「msec TM」を使用
• サンドボックスによるマルウェア検知・遮断

matriXgateは、ゲートウェイアプライアンスを用いた、標的型攻撃やマルウェア侵入を防ぐソリューションです。ネットワークの出口対策を行い、個人情報やマイナンバーの流出を遮断。送信メール一時保留、添付ファイル自動暗号化、上長承認機能で情報漏えいリスクを軽減します。

• 7種のサービスを自由に組み合わせ可
• メール無害化・誤送信対策のパッケージあり
• Office 365と連携

GUARDIANWALL MailSuiteは、クラウド型のメールセキュリティサービスです。メール添付ファイルの暗号化を手軽に実現できます。アーカイブ機能で送受信トラブルに対して冗長化を行い、自己査閲や上長承認機能により誤送信対策やセキュリティの向上を行えます。標的型攻撃と思われるメールを受信した場合、件名にメッセージを挿入し、警告とチェックを行います。

• 共用サーバーとVPSを選択可
• VPSの場合は上司承認機能有り
• 添付ファイルを自動でパスワード付きzip化

Active! gate SS‎は、メールの誤送信を防ぐクラウドサービスです。3つの運用プランから選択可能です。ファイル変換を自動化するプランでは、サイズが2MB以上のファイルをメールから分離し、webダウンロードを行う機能があります。ダウンロード用のパスワードを自動発行し、添付ファイルをセキュアに送受信できます。

誤送信を未然に防いでコストカット

メールの誤送信は不注意によるものが多いです。サービスを導入しなくても確認作業を増やすことで誤送信を減らせます。しかし、人が行う作業である以上ミスを100％防ぐことは難しいのも事実です。

メール誤送信サービスを利用すると、チェックボックスの確認や上長の承認など、これまで必要なかった作業が発生することもあります。しかし、誤送信してしまった結果、情報流出やセキュリティインシデントにつながった場合の手間の方がそれらを実施する手間より大きいでしょう。

回避可能なリスクは先回りして未然に防ぐことが、トータルで見るとコストカットにつながるでしょう。ぜひ積極的にメール誤送信対策サービスの導入を検討してみてください。

こちらの記事では、メール管理やメール共有について紹介しています。気になる方はぜひご覧ください。

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