メール共有システム比較13選！導入メリット・選び方

おすすめメール共有システム比較表

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メール共有システムとは

メール共有システムとは、社内の複数人で行うメール対応業務を効率化するシステムです。

メールの対応状況を共有することで、対応漏れや遅延、重複対応を防止でき、顧客対応を最適化する機能が備わっています。

メール共有システムの選び方

メール共有システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• メール共有システムの導入目的を確認する
• メール共有システムの機能を確認する
• メール共有システムを導入する際の注意点を確認する
• メール共有システムの料金・価格相場を確認する

メール共有システムの導入目的を確認する

メール共有システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
メールの問い合わせ管理を効率化したい	メールの管理や共有に特化したメール共有システムがおすすめ
複数チャネルの問い合わせ管理を効率化したい	チャットやLINE、SNSといったチャネルを一括管理できるメール共有システムがおすすめ
顧客管理にも活用したい	CRMツールとの連携や顧客管理の可能なメール共有システムがおすすめ

メール共有システムの機能を確認する

メール共有システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
ステータス管理	「対応済み」「対応中」「未対応」「承認待ち」といった対応状況のステータスを把握できる機能。対応漏れや二重対応を防止
テンプレート	よくある問い合わせ内容についてテンプレートを利用して素早く回答できる機能
自動振り分け	事前設定でメールを担当者・部署に自動で振り分ける機能
対応履歴	顧客の情報や過去の対応履歴を確認できる機能
コメント機能	メールごとに申し送りがコメントできる機能
チャネル一括管理	メール以外のチャットやLINE、SNSといったチャネルを一括管理する機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
システム連携	CRMやMA、SFAツールなどとシステム連携できる機能
誤送信防止	承認を得てからのみ送信できる機能や送信を取り消しできる機能
分析・レポート	担当者ごとの対応件数や履歴などを集計、グラフ化できる機能
メール一斉送信	対象をセグメント化してメールを一斉送信できる機能

メール以外のチャネルからの問い合わせも管理したい場合は、チャネル一括管理の可能なシステムがおすすめです。

顧客情報管理に活用したい場合や、マーケティング・営業活動に活用したい場合は、CRMやMA、SFAツールとシステム連携できるメール共有システムがおすすめです。

メール共有システムを導入する際の注意点を確認する

メール共有システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
使いやすさ	一般的なメールソフトに似た操作性のような、マニュアルなしに簡単に使えるツールがおすすめです。
スマートフォン・アプリ対応	スマートフォンやアプリに対応しているシステムならテレワークでも利用可能です。
自動化機能	対応の優先順位付けや最適な担当者への振り分け、適した返信文テンプレートの推奨などの自動化機能が充実していれば、より業務効率を高められます。
サポート体制の充実度	はじめてメール共有システムを導入する場合は、サポート体制が充実しているサービスを選ぶと安心です。
セキュリティィ対策	不正アクセス防止やデータのバックアップ、データセンターの監視体制など、ベンダーのセキュリティ対策も確認しておきましょう。

メール共有システムの料金・価格相場を確認する

メール共有システムの料金は、クラウドサービスかパッケージソフトかで異なります。クラウドサービスの月額費用は、ユーザー数やメール保存容量などで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスやプランの料金を確認しましょう。

クラウド型メール共有システムの場合、初期費用は、30,000円（※無料の場合もあり）程度が相場です。また、月額費用は、1,600円/1ユーザーもしくは、8,000円/1ライセンスが相場です。

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メールの管理や共有に特化したメール共有システム

メールでのやり取りの管理、共有ができるシステムです。

ひとつのメールに対する重複対応や、対応漏れをなくしスムーズな対応が可能になります。業務の属人化をなくしたい場合や、対応品質の向上を図りたい場合におすすめです。

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• 複数の担当者でメール共有
• 各担当者ごとの証跡保全
• アドレス帳に対応履歴を反映

サイボウズ メールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理するメール共有システムです。重複対応やチェック漏れをなくし、案件の属人化を防ぎ、ビジネス交渉を円滑に引き継ぎます。

kintoneと連携して、アドレス帳にメール対応や訪問履歴を紐付けすれば、簡易CRMとしても活用可能です。30日間の無料トライアルが利用できます。

• メールアドレスをチームで共有し、対応状況を一覧表示
• リマインド機能によって対応漏れを防止
• メールの内容に応じて返答文テンプレートをおすすめ表示

NI Collabo 360は、メール共有機能を含む、高機能ワークフローや社内ソーシャルなどの豊富な機能を標準搭載したグループウェアです。ユーザーごとにアクセス権を設定しながら、複数人でメールアドレスを共有できます。受信メールへの対応状況をステータス管理し、二重返信や対応漏れを防止可能です。

よく使う返答文をテンプレート登録でき、メール内容に応じて最適なテンプレートをおすすめしてくれます。下書きのまま放置されたメールを知らせたり、対応ステータスを未対応にもかかわらず変更した場合にアラートしたりしてくれます。

• クラウド版とパッケージ版を提供
• オペレーター数は無制限で利用可能
• データベース連携や、柔軟にカスタマイズができる

WEBCAS mailcenterは、メールソフトに近いデザインと操作性のメール共有システムです。Outlookのような普段使い慣れているメールソフトとそっくりの操作性ですぐに利用できるので、導入時のオペレーター負担は最小限に抑えられます。

クラウドサービスは月額5,000円から導入でき、オペレーターの登録可能数は無制限です。スタッフの出入りが多いカスタマーセンターでも、アカウントを使いまわすことなく、低コストで運用できます。データベースの連携や、目的に応じたカスタマイズにも対応可能です。自社にとって使いやすいソフトへと調整できます。

• クラウド／SaaSプランとパッケージプランを提供
• Webブラウザで利用
• OAuth2.0をサポート

エムアイ・メールは、未創システム株式会社が提供する高機能なメール共有システムです。かんたん操作で使いやすい、Webブラウザから利用するシステムで、ミスを防止する複数人でのメール管理に特化しています。

スレッド機能や担当者振り分けなど、問い合わせ窓口やオペレーター対応に便利な機能を備えています。OAuth2.0認証に対応しているメール共有システムです。

• EC関連企業の導入実績多数
• 月額2,840円〜の低価格
• 楽天あんしんメルアドサービス対応

問いマネは、ショッピングカート開発会社のクロスセル株式会社が提供する低価格なメール共有システムです。楽天出店ショップをはじめとしたネット通販企業に人気のシステムになります。10ユーザー月額2,840円〜の導入しやすい料金設定が魅力です。

複数のチャネルを一括管理できるメール共有システム

メールだけではなく、チャットやフォーム、SNSなど複数の問い合わせチャネルを一元化し、共有できるタイプです。

さまざまなチャネルからの問いわせにももれなく対応できる体制を作りたい場合におすすめです。

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• コメント共有で担当者の引継ぎがスムーズ
• 時系列表示で瞬時に把握し、質の高い対応が可能
• 対応漏れを軽減するステータス管理画面

Re:lation（リレーション）は、チームでリアルタイムに共有できるメール共有システムです。メールを含む複数チャネルの一元管理が可能で、問い合わせごとにコメントを共有できるので、漏れのない申し送りにつながります。

また、時系列表示された過去のやり取りを見ながら顧客対応が可能です。管理画面では、可読性・視認性を追求し、担当振り分けやステータス管理によって未対応メールを可視化し、業務効率化につながります。

• メールやSlackからの連絡を一括化
• 契約状況やサービス利用状況、アクション情報などを一覧表示
• ヘルススコア分析に対応

SuccessHubは、一人あたり15社～20社ほどの顧客を担当している組織向けのカスタマーサクセスコントローラーです。SFAやプロダクト、BIの情報を集約でき、データによる状況把握とアクションの管理に役立ちます。

連携チャネルからの連絡を一括化でき、各チャネルのフォーマットにあわせた補助機能により氏名や企業名の入力、Slackメンションの追加を自動化可能です。可視化した顧客データを元に、アプローチしたり、顧客単位でToDoを設定したりできます。

• やり取りや顧客情報を一つのシステムで管理
• 豊富な機能により問い合わせ対応を効率化
• 対応漏れや二重対応を防ぎ、顧客満足度を向上させる

Zendeskは、チャットやメール、電話などさまざまなチャネルを一元管理できるツールです。

各チャネルからの問い合わせを自動で「チケット」と呼ばれるリストに変換して対応の進捗を管理し、対応漏れや重複対応を防止します。顧客情報の分析や管理により、問い合わせ対応に必要な情報をスムーズに取得し、対応時間の短縮を実現できるのが特徴です。

• 簡単で使いやすいシンプルな画面
• メールの二重対応や対応漏れを防止
• 休日対応も可能なサポート体制

yaritoriは、複数人でのメール対応をスムーズに行えるメール共有システムです。シンプルな操作性はシステムをはじめて導入する方でも使いやすいでしょう。

メールごとのステータスや複数アカウントの管理、テンプレートに顧客の名前を自動挿入できる「予約語」機能など、メール対応に必要な機能が豊富に搭載されています。また、疑問点があればチャットで聞ける点、休日でも対応してもらえる点もポイントです。

• 複数の問い合わせ窓口をまとめて管理
• LINEや楽天など多数と連携
• 専任スタッフによる運用サポート

メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。8,000社以上のユーザーからの意見を元に機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。楽天、Yahoo!ショッピング、LINEなどのECモールやチャットツールの多数と連携でき、メッセージを一元管理できます。

CRM連携や顧客情報管理ができるおすすめのメール共有システム

メール内容の共有はもちろん、CRMとの連携や顧客情報管理までできるタイプです。

すでにCRMを導入しており、問い合わせに対する業務効率を上たい場合や、顧客情報を元に、マーケティング施策につなげたい場合におすすめです。

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• 見落としを防ぐステータス管理機能
• 部署単位でメールアドレスを発行してメール共有
• コメント機能でスムーズなコミュニケーション

Re:lation for Bizは、Re:lationの利用可能ユーザー数やセキュリティを強化した、大規模向けメール共有システムです。届いたメールはすべて「未対応」のステータスとなり、返信するまで一覧に残ります。メッセージの対応中は、他の担当者が返信できなくなるので、二重返信の心配もありません。

地方拠点や在宅勤務の従業員、テレワークでもコミュニケーションがスムーズに取れるので、スピーディーなメール対応と業務効率化を実現します。

• カスタマーサポートに関するさまざまな機能を備えたサービス
• Twitterやメッセンジャーを操作するような感覚の操作画面
• わかりやすいインサイト分析で高度なKPI管理を実現

Freshdeskは、世界中で幅広く利用されているFAQシステムです。電話やWebチャットはもちろんのこと、X（旧Twitter）やFacebookといったSNSからのユーザー問い合わせも、リアルタイムですべて一元管理可能です。対応の漏れ防止や素早いレスポンスを実現できます。

問い合わせをチケット化してグループ/担当者へ割り当てるだけでなく、タスクを自動化することで、エージェントの作業効率を飛躍的にアップ可能です。ダッシュボードや内蔵されたレポート機能により、担当者ごとの細かなデータや解決にかかった時間、満足度調査のレポートも簡単に見られます。担当者数無制限の無料のフリープランも提供しています。

• 国内初のLINEでのカスタマーサポートに特化
• 過去のトークと利用者情報を一元管理
• よくある質問や回答をテンプレート管理

CScloudは、国内初のLINEでのカスタマーサポートに特化したクラウドサービスです。1対1のトークを複数人のスタッフで共有でき、スムーズに応対できます。また、過去のトークと顧客情報を一元管理可能です。質問や回答をテンプレート管理し、応対レベルの均一化・高速化を実現します。

メール共有システムのメリット

メール共有システムを導入することで、メール対応で起こるトラブルや手間を改善してくれるメリットがあります。具体的には次のようなメリットがもたらされます。

重複対応の防止

メール共有システムを導入することで、自動でメールを一括管理できるようになるため、ヒューマンエラーが大幅に減らせます。

メール対応をする担当者が複数人いる場合、二重に返信してしまったり、他者任せにして未返信のままにしてしまったりする事態に陥りがちです。返信したメールに都度フラグを付けるといった方法もありますが、属人的な作業はミスや手間を増やすことにもつながりやすくなります。

メール対応の手間暇が省ければ、コア業務やクリエイティブな業務に注力できるようになるでしょう。社内全体での業務効率化につながり、働き方改善も期待できます。

顧客対応の業務効率化

メール共有システムを導入し社内共有することで、適切なスタッフがピンポイントでメールの対応を行えるようになります。

効率的にきめ細やかな顧客対応ができるようになるため、顧客満足度の向上が期待できます。また、顧客とのやりとりが共有できるので、さまざまな観点からのフィードバック・情報共有のコスト削減も可能です。

顧客対応の質の向上

メール共有システムには、テンプレート作成にも対応しているツールもあり、安定した顧客対応ができるようになります。これにより顧客対応の質も向上し、細かい指示を出す手間も省けます。

メール共有システムのデメリット

メール共有システムは便利である反面、デメリットも存在するので解説します。

コストがかかる

メール共有システムにはある程度のコストが必要です。導入を検討している場合は、予算と欲しい機能が搭載されたシステムを選ぶことも重要なポイントです。しかし、費用対効果を考えた場合、導入してもコストが効果に見合わないケースもあります。

コストをかけてもメール共有システムを導入したほうがメリットを得られるのか、課題の解決手段として利用できるのかなど、導入前によく検討することをおすすめします。

情報漏えいの危険がある

メール共有システムの多くは、クラウド上で管理しています。そのため、どうしても外部で管理する必要があるため、情報漏えいのような万が一のトラブルが発生する可能性もあるでしょう。

いずれのシステムもセキュリティ対策は行っているものの、どれくらいの対策を行っているかについては、しっかりとチェックしておく必要があります。

メール共有システムの必要性

メール共有システムは、営業やカスマーサポートなどの共有メールアドレスをもち、複数人で問い合わせ対応をする部署で起こりがちな課題解決に有効です。

問い合わせの量が増えてくると、「誰がどの問い合わせに対応しているのか」「対応が完了しているか」がわからなくなり、対応漏れや重複対応発生の可能性が高くなります。

メール共有システムを活用すれば、メールごとに「対応中」「未対応」など対応状況やステータスを可視化し管理できるため、対応漏れや重複対応の防止につながります。

メール共有システムで顧客満足度を向上させよう

メール共有システムは、重複対応の防止や顧客対応の業務効率化などのメリットがあり、顧客からの問い合わせを効率的に管理して、顧客満足度の向上が期待できるサービスです。

選定の際は次の流れで選ぶのをおすすめします。

• メール共有システムの導入目的を確認する
• メール共有システムの機能を確認する
• メール共有システムを導入する際の注意点を確認する
• メール共有システムの料金・価格相場を確認する

メール共有システムはCRMツールと組み合わせることにより、効果を増大させることも可能です。管理体制の煩雑さから手遅れになる前に、ぜひメール共有システムの導入を検討してみてください。

BOXILとは

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