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メール共有システム12選 | メールを社内で一括管理!

最終更新日:
メールの社内共有をうまく行えていますか?細かいミスが出てしまいがちなメールの管理。今回はそんなミスを激減させ、業務効率化をしてくれるメール共有システムをご紹介します。システムの導入を検討の方はぜひ参考にしてください。

どこの企業でも当たり前のように使っているメールで、社内共有の際にトラブルが起きた経験はありませんか?業務をすすめるのに必要不可欠なメールの共有ですが、そこでミスを起こしたり手間をかけてしまうのは避けたいところです。

そこでそんなメール共有を一挙に効率化してくれるメール共有システムについてご紹介します。

メール共有システムのメリット

システムを導入することで、メール共有で起こるトラブルや手間を改善してくれる機能を備えており、具体的には以下のような場面で活躍してくれます。

1. 重複対応の防止

メール対応をする人が複数人いる場合、二重に返信してしまったり他者任せになってしまい未返信のままにしてしまう事態に陥りがちです。返信したメールに都度印をするなどの方法もありますが、属人的な作業はミスや手間を増やすことにもつながりやすいです。システム導入で自動でメールを一括管理することができるので、ミスが大幅に減らす事ができます。

2. 顧客対応の業務効率化

システムを導入し社内共有することで、より適切な人間がピンポイントでメールの対応を行えるので、効率的かつきめ細やかな顧客対応をすることができます。

3. 対応の質の向上

メール共有システムはテンプレート作成にも対応しているものあり、人によってバラつきのない統一した顧客対応することができます。これにより対応の質も向上することができ、細かい指示を出す手間も省けます。

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おすすめのメール共有システム12選

ここではおすすめのメール共有システムを12つ厳選し紹介します。システムごとに特徴があるのでぜひ比較してください。

Re:lation(リレーション) - 株式会社インゲージ

リレーション - 株式会社インゲージ 画像出典:リレーション公式サイト

  • コメント共有で担当者の引継ぎがスムーズ
  • 時系列表示で瞬時に把握し、質の高い対応が可能
  • 対応もれを軽減するステータス管理画面

Re:lation(リレーション)は、チームでリアルタイムに共有できる問い合わせ管理システムです。メールを含む複数チャネルを一元管理し、問い合わせごとにコメントを共有できるので、漏れのない申し送りにつながります。また、時系列表示された過去のやり取りを見ながら顧客対応が可能。管理画面では、可読性・視認性を追求し、担当振り分けやステータス管理などによって未対応メールなどを可視化し、業務効率化につながります。

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メールディーラー - 株式会社ラクス

メールディーラー - 株式会社ラクス 画像出典:メールディーラー公式サイト

  • 圧倒的シェア
  • 機能が豊富かつ使いやすい
  • 徹底した運用サポート

メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。5,000社以上のユーザー様からのご意見をもとに機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。

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OKWAVE IBiSE - 株式会社オウケイウェイヴ

OKWAVE IBiSE - 株式会社オウケイウェイヴ 画像出典:OKWAVE IBiSE公式サイト

  • 問い合わせ窓口を一元管理
  • HTMLの知識不要、簡単にFAQを作成
  • リモートワークにも安心のセキュリティ

OKWAVE IBiSEは、顧客対応や社内業務効率化を実現するヘルプデスクツールです。問い合わせを集約し、全体の対応の進捗状況を共有することで、対応の遅延や漏れを防ぎます。記事作成機能では、IPアドレス制限やアクセス制限により、社内外で公開範囲を分けられます。またHTML記述だけでなく、Markdown記述にも対応しており、文章の構造化や装飾を簡単に行えます。

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Freshdesk - Freshworks Inc.

freshdesk - Freshworks Inc. 画像出典:OrangeOne/Freshdesk

  • カスタマーサポートに関するあらゆる機能を備えたサービス
  • Twitterやメッセンジャーを操作するような感覚のUI
  • わかりやすいインサイト分析で高度なKPI管理を実現

freshdeskは、世界15万社が利用しているFAQシステムです。電話やWebチャットはもちろんのこと、TwitterやFacebookといったSNSからのユーザー問い合わせもリアルタイムですべて一元管理できるので、対応の漏れ防止や素速いレスポンスを実現できます。問い合わせをチケット化してグループ/担当者へ割り当てるけでなく、タスクを自動化することで、エージェントの作業効率を飛躍的にアップさせます。ダッシュボードや内蔵されたレポート機能により、担当者ごとの細かなデータや解決にかかった時間、満足度調査のレポートも簡単に見られます。

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WEBCAS mailcenter - 株式会社エイジア

WEBCAS mailcenter - 株式会社エイジア 画像出典:WEBCAS mailcenter公式サイト

  • 問い合わせメールを複数人で一元管理
  • オペレーター数は無制限で利用可能
  • データベース連携や、柔軟にカスタマイズができる

WEBCAS mailcenterは、メールソフトに近いデザインと操作性のメール共有システムです。Outlookなど普段使い慣れているメールソフトそっくりの操作性ですぐに利用できるので、導入時のオペレーター負担は最小限に抑えられます。月額5,000円から導入でき、オペレーターの登録可能数は無制限。人材の出入りが多いカスタマーセンターでも、アカウントを使いまわすことなく、低コストで運用できます。データベースの連携や、目的に応じたカスタマイズにも対応。自社にとって最も使いやすいソフトへと調整できます。

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Zendesk Support


  • 顧客視点に立ったサポート
  • カスタマーサポート業務効率化
  • 柔軟性に優れた機能

Zendesk Supportは、国内・グローバルにおいて圧倒的な支持を得ている「Zendesk」提供の問い合わせ管理システムです。顧客が好むチャネルでパーソナライズしたサポートを素早く提供できるので、顧客との信頼関係強化につながります。煩雑なプロセスを自動化するだけでなく、情報収集やチーム内のコラボレーションを効率化し、エージェントのパフォーマンス向上も可能です。チームの規模やニーズに合わせてマクロやトリガといった機能を自由に組み合わせ、顧客対応ワークフローを柔軟に設定することで顧客対応業務の効率化を図れます。

メールワイズ

  • 複数の担当者でメール共有
  • 各担当者ごとの証跡保全
  • アドレス帳に対応履歴を反映

メールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理するメールサービスです。重複対応やチェック漏れを無くし、案件の属人化を防ぎ、ビジネス交渉を円滑に引き継ぎます。アドレス帳にメール対応履歴を紐付けし、簡易CRMとしても利用できるようです。「kintone」と連携してノンプログラミングでツールを作成することも可能。無料トライアル期間は30日間です。

CScloud(シーエスクラウド)

  • 国内初のLINE@でのカスタマーサポートに特化
  • 過去のトークと利用者情報を一元管理
  • よくある質問や回答をテンプレート管理

CScloudは国内初のLINE@でカスタマーサポートに特化したクラウドサービスです。1:1トークを複数人のスタッフで共有でき、スムーズに応対できます。また、過去のトークとお客様情報を一元管理できます。質問や回答をテンプレート管理し、応対レベルの均一化・高速化を実現します。

Onebox(ワンボックス)

  • 月額980円/1ユーザーで導入ハードルが低い
  • Gmailアカウント連携ですぐに利用可能
  • シンプルUIで直感的な操作

Onebox(ワンボックス)はECサイトなどのカスタマーサポート重要な対応ステータス管理、迅速な回答を可能にするメール共有システムです。テンプレート機能や社内メンバーに素早く共有するチャット機能など、サポート対応をシンプルに効率化する機能を備えています。

GmailのAPI対応しているため、Googleアカウントの利用は企業はすぐに利用可能です。また初期費用はなく1ユーザー980円/月と手軽に導入しやすい点もポイントです。

テクノマークメール

  • コンタクト履歴共有
  • 電話やFAX対応履歴管理
  • 独自日本語解析エンジンによる高速処理

テクノマークメールは、メール対応支援機能を持ち、カスタマーへの対応をメール・電話・FAXのマルチチャネルで管理するツールです。複数のメールアドレスを所持する顧客の表示を統一。豊富なテンプレートによる返信メール作成支援機能も備えています。苦情の把握と早期対応を行い、カスタマーサポート業務をナレッジ化し、回答支援やBIとして活用できます。

webCAS

  • webアンケートとメーラの連携
  • メルマガやステップメール配信機能
  • 複数パターンの文面を登録し自動送信

webCASは、メール配信・アンケート機能を持つCRMを提供するSaaSです。一斉配信メールをいかにパーソナライズし、顧客に開封してもらうかを追求。毎日連続したコンテンツを送信するステップメールは、製品ユーザへの初動サポートとしても有用です。相手の端末を選ばず、スマートデバイスやガラケーにも送信できます。

mi-Mail(エムアイ・メール)

  • スレッド・ツリー表示機能
  • 事業規模を問わず使用可
  • 障害発生時はフェイルオーバ

エムアイ・メールは、小規模事業から大規模事業まで、規模を問わず使用できるメール共有システムです。複数の担当者がメールを一元管理し、権限設定や高速な検索を行えます。インシデント発生時にはサブシステムに自動的に切り替え(フェイルオーバ)します。スレッド型のGUIを持ち、転送メールに注釈を加えて返信など、複雑なメールの相関関係を見やすく、把握しやすく表示します。

メール共有システム導入でメールを一元管理

普段当たり前に使っているものこそ、利便性を向上させ余分な手間は省きたいものです。メールの管理もそうしたものの一つではないでしょうか。さらにメール共有システムはBI(ビジネスインテリジェンス)ツールと組み合わせることにより、よりその効果を増大させることも可能です。管理体制が煩雑になってしまい手遅れになる前に、ぜひ、メール共有システムの導入を検討してみてください。

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