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メール共有システム13選!メールを社内で一括管理できるおすすめツール

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メールの社内共有をうまく行えていますか?細かいミスが出てしまいがちなメールの管理。そんなミスを激減させ、業務効率化をしてくれるメール共有システムを紹介します。システムの導入を検討の方はぜひ参考にしてください。

どこの企業でも当たり前のように使っているメールで、社内共有の際にトラブルが起きた経験はありませんか?業務をすすめるのに必要不可欠なメールの共有ですが、そこでミスを起こしたり手間をかけてしまうのは避けたいところです。

そこでそんなメール共有を一挙に効率化してくれるメール共有システムについて紹介します。

メール共有システムのメリット

システムを導入することで、メール共有で起こるトラブルや手間を改善してくれる機能を備えており、具体的には以下のような場面で活躍してくれます。

1. 重複対応の防止

メール対応をする人が複数人いる場合、二重に返信してしまったり他者任せになってしまい未返信のままにしてしまう事態に陥りがちです。返信したメールに都度印をするなどの方法もありますが、属人的な作業はミスや手間を増やすことにもつながりやすいです。システム導入で自動でメールを一括管理できるので、ミスが大幅に減らせます。

2. 顧客対応の業務効率化

システムを導入し社内共有することで、より適切な人間がピンポイントでメールの対応を行えるので、効率的かつきめ細やかな顧客対応できます。

3. 対応の質の向上

メール共有システムはテンプレート作成にも対応しているものあり、人によってバラつきのない統一した顧客対応できます。これにより対応の質も向上し、細かい指示を出す手間も省けます。

ボクシルおすすめのメール共有ツール比較

ボクシルでは、各種メール共有システムの料金、詳細、口コミなどを比較できます。より詳しい情報を見たい方は、資料ダウンロードをご利用ください。

BOXIL、メール共有システム・サービス比較画面


おすすめのメール共有システム13選

おすすめのメール共有システムを13つ厳選し紹介します。システムごとに特徴があるのでぜひ比較してください。

Re:lation - 株式会社インゲージ

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  • コメント共有で担当者の引継ぎがスムーズ
  • 時系列表示で瞬時に把握し、質の高い対応が可能
  • 対応もれを軽減するステータス管理画面

Re:lation(リレーション)は、チームでリアルタイムに共有できる問い合わせ管理システムです。メールを含む複数チャネルを一元管理し、問い合わせごとにコメントを共有できるので、漏れのない申し送りにつながります。また、時系列表示された過去のやり取りを見ながら顧客対応が可能。管理画面では、可読性・視認性を追求し、担当振り分けやステータス管理などによって未対応メールなどを可視化し、業務効率化につながります。

Re:lation for Biz - 株式会社インゲージ

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  • 見落としを防ぐステータス管理機能
  • 部署単位でメールアドレスを発行してメール共有
  • コメント機能でスムーズなコミュニケーション

Re:lation for Bizは、Re:lationの利用可能ユーザー数やセキュリティを強化した、大規模向けメール共有システムです。届いたメールはすべて「未対応」のステータスとなり、返信するまで一覧に残ります。メッセージの対応中は、他の社員が返信できなくなるので、二重返信の心配もありません。

地方拠点や在宅勤務の社員、リモートワークでもコミュニケーションがスムーズに取れるので、スピーディなメール対応と業務効率化を実現します。

メールディーラー - 株式会社ラクス

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  • 圧倒的シェア
  • 機能が豊富かつ使いやすい
  • 徹底した運用サポート

メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。5,000社以上のユーザー様からのご意見をもとに機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。

Zendesk - 株式会社Zendesk

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  • やり取りや顧客情報を一つのシステムで管理
  • 豊富な機能により問い合わせ対応を効率化
  • 対応漏れや二重対応を防ぎ、顧客満足度を向上させる

Zendeskは、チャットやメール、電話などさまざまなチャネルを一元管理できるツールです。各チャネルからの問い合わせを自動で「チケット」と呼ばれるリストに変換して対応の進捗を管理し、対応漏れや重複対応を防止します。顧客情報の分析や管理により問い合わせ対応に必要な情報をスムーズに取得し、対応時間の短縮を実現できるのが特徴です。

OKWAVE IBiSE - 株式会社オウケイウェイヴ

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  • 問い合わせ窓口を一元管理
  • HTMLの知識不要、簡単にFAQを作成
  • リモートワークにも安心のセキュリティ

OKWAVE IBiSEは、顧客対応や社内業務効率化を実現するヘルプデスクツールです。問い合わせを集約し、全体の対応の進捗状況を共有することで、対応の遅延や漏れを防ぎます。記事作成機能では、IPアドレス制限やアクセス制限により、社内外で公開範囲を分けられます。またHTML記述だけでなく、Markdown記述にも対応しており、文章の構造化や装飾を簡単に行えます。

Freshdesk - OrangeOne株式会社

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  • カスタマーサポートに関するあらゆる機能を備えたサービス
  • Twitterやメッセンジャーを操作するような感覚のUI
  • わかりやすいインサイト分析で高度なKPI管理を実現

freshdeskは、世界15万社が利用しているFAQシステムです。電話やWebチャットはもちろんのこと、TwitterやFacebookといったSNSからのユーザー問い合わせもリアルタイムですべて一元管理できるので、対応の漏れ防止や素速いレスポンスを実現できます。問い合わせをチケット化してグループ/担当者へ割り当てるけでなく、タスクを自動化することで、エージェントの作業効率を飛躍的にアップさせます。ダッシュボードや内蔵されたレポート機能により、担当者ごとの細かなデータや解決にかかった時間、満足度調査のレポートも簡単に見られます。

WEBCAS mailcenter - 株式会社エイジア

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  • 問い合わせメールを複数人で一元管理
  • オペレーター数は無制限で利用可能
  • データベース連携や、柔軟にカスタマイズができる

WEBCAS mailcenterは、メールソフトに近いデザインと操作性のメール共有システムです。Outlookなど普段使い慣れているメールソフトそっくりの操作性ですぐに利用できるので、導入時のオペレーター負担は最小限に抑えられます。月額5,000円から導入でき、オペレーターの登録可能数は無制限。人材の出入りが多いカスタマーセンターでも、アカウントを使いまわすことなく、低コストで運用できます。データベースの連携や、目的に応じたカスタマイズにも対応。自社にとって最も使いやすいソフトへと調整できます。

サイボウズ メールワイズ - サイボウズ株式会社

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  • 複数の担当者でメール共有
  • 各担当者ごとの証跡保全
  • アドレス帳に対応履歴を反映

メールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理するメールサービスです。重複対応やチェック漏れを無くし、案件の属人化を防ぎ、ビジネス交渉を円滑に引き継ぎます。アドレス帳にメール対応履歴を紐付けし、簡易CRMとしても利用できるようです。「kintone」と連携してノンプログラミングでツールを作成することも可能。無料トライアル期間は30日間です。

CScloud(シーエスクラウド) - スタークス株式会社

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  • 国内初のLINE@でのカスタマーサポートに特化
  • 過去のトークと利用者情報を一元管理
  • よくある質問や回答をテンプレート管理

CScloudは国内初のLINE@でカスタマーサポートに特化したクラウドサービスです。1対1のトークを複数人のスタッフで共有でき、スムーズに応対できます。また、過去のトークと顧客情報を一元管理できます。質問や回答をテンプレート管理し、応対レベルの均一化・高速化を実現します。

メール共有システム導入でメールを一元管理

普段当たり前に使っているものこそ、利便性を向上させ余分な手間は省きたいものです。メールの管理もそうしたものの一つではないでしょうか。さらにメール共有システムはBI(ビジネスインテリジェンス)ツールと組み合わせることにより、よりその効果を増大させることも可能です。管理体制が煩雑になってしまい手遅れになる前に、ぜひ、メール共有システムの導入を検討してみてください。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

また、ボクシルでは掲載しているクラウドサービスの口コミを募集しています。使ったことのあるサービスの口コミを投稿することで、ITサービスの品質向上、利用者の導入判断基準の明確化につながります。ぜひ口コミを投稿してみてください。

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