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メール共有システム比較13選!システムの導入メリットや選び方

最終更新日時:
記事の情報は2022-07-21時点のものです。
メールの社内対応をうまく行えていますか?細かいミスが出てしまいがちなメール対応業務を効率化をしてくれるメール共有システムを比較、メリットや選び方を解説します。システム導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

メール共有システムとは

メール共有システムとは、社内の複数人で行うメール対応業務を効率化するシステムのことです。

メールの対応状況を共有することで、対応漏れや遅延、重複対応を防止でき、顧客対応を最適化する機能が備えられています。

メール共有システムのメリット

メール共有システムを導入することで、メール対応で起こるトラブルや手間を改善してくれるメリットがあります。具体的には以下のようなメリットがもたらされます。

1. 重複対応の防止

メール共有システム導入することで自動でメールを一括管理できるようになるので、ヒューマンエラーが大幅に減らせます。

メール対応をする人が複数人いる場合、二重に返信してしまったり、他者任せにして未返信のままにしてしまったりする事態に陥りがちです。返信したメールに都度印をするなどの方法もありますが、属人的な作業はミスや手間を増やすことにもつながりやすくなります。

メール対応の手間暇が省ければ、コア業務やクリエイティブな業務に注力できるようになります。社内全体での業務効率化につながり、社員の働き方改善も期待できます。

2. 顧客対応の業務効率化

メール共有システムを導入し社内共有することで、適切なスタッフがピンポイントでメールの対応を行えるようになります。

効率的かつきめ細やかな顧客対応できるようになるため、顧客満足度の向上が期待できます。また、顧客とのやりとりが共有できるので、さまざまな観点からのフィードバック・情報確認のコスト削減も可能になります。

3. 顧客対応の質の向上

メール共有システムはテンプレート作成にも対応しているものあり、統一した顧客対応ができるようになります。これにより対応の質も向上し、細かい指示を出す手間も省けます。

メール共有システムの選び方

メール共有システムを選ぶ際は、次のポイントで比較するとよいです。

  • 複数チャネルに対応しているか
  • 価格はランニングコストに見合っているか
  • システム連携が可能か

それぞれの比較ポイントについて説明します。

複数チャネルに対応しているか

メール共有システムが、日ごろ使っているようなGmailだけでなく、電話・チャット・LINEなどのSNSにも対応しているか確認しましょう。複数のチャネルに対応していれば、すべてのやりとりを一括で管理できます。

価格はランニングコストに見合っているか

メール共有システムの価格も重要なポイントです。初期費用・月額費用を確認し、ランニングコストにあっているか確認しましょう。

デモや無料プランなどで実際に試してみてみると、働き方にあったシステムを選ぶヒントになり、余計なコストをかけずに済みます。

システム連携が可能か

メール共有システムが、CRMツールなどの業務システムと連携できるかも確認しましょう。

CRMツールのメール対応、訪問といった顧客対応履歴を参照できれば、より細かいメール対応が可能になり、顧客満足度の向上につながります。また、受注管理システムと連携させることで、お問い合わせメールに顧客情報や発注状況を即座に反映させた返信を行うことも可能です。

ボクシルおすすめメール共有システム比較ダウンロード

ボクシルでは、各種メール共有システムの料金、詳細、口コミなどを比較できます。より詳しい情報を見たい方は、資料ダウンロードを利用してみてください。

サービス名料金無料トライアル満足度
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150,000
円/その他〜
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9,980
円/月〜
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「BOXIL SaaS AWARD 2022」の受賞サービス

BOXIL SaaS AWARD 2022の受賞サービス一覧

「BOXIL SaaS AWARD」は、スマートキャンプの運営するSaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が、毎年3月4日をSaaSの日(サースの日)として主催しているイベントです。「BOXIL SaaS AWARD 2022」では、働き方や事業推進の変化に役立ったサービスを定量・定性面の双方から評価して表彰しました。

【メール共有・問い合わせ管理システムのカテゴリで受賞したサービス】

おすすめのメール共有システム13選

おすすめのメール共有システム13選を紹介します。システムごとに特徴があるのでぜひ比較検討してください。

サイボウズ メールワイズ - サイボウズ株式会社

サイボウズ メールワイズ
BOXIL SaaS AWARD 2022 営業・顧客管理部門受賞
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  • 複数の担当者でメール共有
  • 各担当者ごとの証跡保全
  • アドレス帳に対応履歴を反映

サイボウズ メールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理するメールサービスです。重複対応やチェック漏れを無くし、案件の属人化を防ぎ、ビジネス交渉を円滑に引き継ぎます。「kintone」と連携して、アドレス帳にメール対応や訪問履歴を紐付けすれば、簡易CRMとしても活用できます。30日間の無料トライアルが利用できます。

メールディーラー - 株式会社ラクス

メールディーラー
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 営業・顧客管理部門受賞
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  • 7,000社以上の導入実績
  • LINEや楽天など多数と連携
  • 専任スタッフによる運用サポート

メールディーラーは、メール共有に必要な機能が揃っています。7,000社以上のユーザーからの意見をもとに機能開発して、年に数回バージョンアップしていることが選ばれ続ける理由です。楽天、ヤフージャパンショッピング、LINEなどのECモールやチャットツールの多数と連携でき、メッセージを一元管理できます。

メールディーラー公式サイトより(2022年6月時点)

Re:lation - 株式会社インゲージ

Re:lation
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  • コメント共有で担当者の引継ぎがスムーズ
  • 時系列表示で瞬時に把握し、質の高い対応が可能
  • 対応もれを軽減するステータス管理画面

Re:lation(リレーション)は、チームでリアルタイムに共有できる問い合わせ管理システムです。メールを含む複数チャネルを一元管理し、問い合わせごとにコメントを共有できるので、漏れのない申し送りにつながります。

また、時系列表示された過去のやり取りを見ながら顧客対応が可能。管理画面では、可読性・視認性を追求し、担当振り分けやステータス管理などによって未対応メールなどを可視化し、業務効率化につながります。

Re:lation for Biz - 株式会社インゲージ

Re:lation for Biz
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  • 見落としを防ぐステータス管理機能
  • 部署単位でメールアドレスを発行してメール共有
  • コメント機能でスムーズなコミュニケーション

Re:lation for Bizは、Re:lationの利用可能ユーザー数やセキュリティを強化した、大規模向けメール共有システムです。届いたメールはすべて「未対応」のステータスとなり、返信するまで一覧に残ります。メッセージの対応中は、他の社員が返信できなくなるので、二重返信の心配もありません。

地方拠点や在宅勤務の社員、リモートワークでもコミュニケーションがスムーズに取れるので、スピーディなメール対応と業務効率化を実現します。

yaritori - Onebox株式会社

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  • 簡単で扱いやすいシンプルな画面
  • メールの二重対応や対応漏れを防止
  • サポート満足度99%の実績

yaritoriは、複数人でのメール対応をスムーズに行えるメール共有システムです。

シンプルな操作性はシステムを初めて導入する方でも使いやすいでしょう。メールごとのステータスや複数アカウントの管理、テンプレートに顧客の名前を自動挿入できる「予約語」機能など、メール対応に必要な機能が豊富に搭載されています。また、疑問点があればチャットで聞ける点、休日でも対応してもらえる点もポイントです。

※Onebox「yaritori」公式サイトより(2022年6月時点)

Zendesk - 株式会社Zendesk

Zendesk
BOXIL SaaS AWARD 2022 営業・顧客管理部門受賞
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  • やり取りや顧客情報を一つのシステムで管理
  • 豊富な機能により問い合わせ対応を効率化
  • 対応漏れや二重対応を防ぎ、顧客満足度を向上させる

Zendeskは、チャットやメール、電話などさまざまなチャネルを一元管理できるツールです。各チャネルからの問い合わせを自動で「チケット」と呼ばれるリストに変換して対応の進捗を管理し、対応漏れや重複対応を防止します。顧客情報の分析や管理により問い合わせ対応に必要な情報をスムーズに取得し、対応時間の短縮を実現できるのが特徴です。

WEBCAS mailcenter - 株式会社WOW WORLD

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  • 問い合わせメールを複数人で一元管理
  • オペレーター数は無制限で利用可能
  • データベース連携や、柔軟にカスタマイズができる

WEBCAS mailcenterは、メールソフトに近いデザインと操作性のメール共有システムです。Outlookなど普段使い慣れているメールソフトそっくりの操作性ですぐに利用できるので、導入時のオペレーター負担は最小限に抑えられます。

月額5,000円から導入でき、オペレーターの登録可能数は無制限。人材の出入りが多いカスタマーセンターでも、アカウントを使いまわすことなく、低コストで運用できます。データベースの連携や、目的に応じたカスタマイズにも対応。自社にとって使いやすいソフトへと調整できます。

IBISE - 株式会社PKSHA Communication

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  • 問い合わせ窓口を一元管理
  • HTMLの知識不要、簡単にFAQを作成
  • リモートワークにも安心のセキュリティ

OKWAVE IBiSEは、顧客対応や社内業務効率化を実現するヘルプデスクツールです。問い合わせを集約し、全体の対応の進捗状況を共有することで、対応の遅延や漏れを防ぎます。記事作成機能では、IPアドレス制限やアクセス制限により、社内外で公開範囲を分けられます。またHTML記述だけでなく、Markdown記述にも対応しており、文章の構造化や装飾を簡単に行えます。

Freshdesk Support Desk - OrangeOne株式会社

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  • カスタマーサポートに関するあらゆる機能を備えたサービス
  • Twitterやメッセンジャーを操作するような感覚のUI
  • わかりやすいインサイト分析で高度なKPI管理を実現

Freshdesk Support Deskは、世界15万社が利用しているFAQシステムです。電話やWebチャットはもちろんのこと、TwitterやFacebookといったSNSからのユーザー問い合わせもリアルタイムですべて一元管理できるので、対応の漏れ防止や素速いレスポンスを実現できます。

問い合わせをチケット化してグループ/担当者へ割り当てるだけでなく、タスクを自動化することで、エージェントの作業効率を飛躍的にアップさせます。ダッシュボードや内蔵されたレポート機能により、担当者ごとの細かなデータや解決にかかった時間、満足度調査のレポートも簡単に見られます。

Freshdesk Support Desk公式サイトより(2022年6月時点)

CScloud(シーエスクラウド) - スタークス株式会社

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  • 国内初のLINE@でのカスタマーサポートに特化
  • 過去のトークと利用者情報を一元管理
  • よくある質問や回答をテンプレート管理

CScloudは国内初のLINEでのカスタマーサポートに特化したクラウドサービスです。1対1のトークを複数人のスタッフで共有でき、スムーズに応対できます。また、過去のトークと顧客情報を一元管理できます。質問や回答をテンプレート管理し、応対レベルの均一化・高速化を実現します。

CX+ - 株式会社ポンテム

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  • 問い合わせ対応の品質を向上させる機能を網羅
  • タグによる分類で問い合わせの振り分けを効率化
  • 着信状況の集計、分析をグラフや数値で確認できる

CX+は、メール、対応引き継ぎや調査への移行などといったエスカレーション、アンケート、レポートを一元化したメール管理システムです。顧客とのやり取りはツリー構造で表示され、一目で確認できます。

着信の通知機能が充実しており、担当者やステータス、顧客の属性を一覧で確認できるため、対応漏れや重複対応を防ぎます。送信用テンプレートや類義語機能、メール検索機能などメール対応を効率化する機能が豊富にあり、オペレーターの負荷を大幅に削減可能です。

mi-Mail(エムアイ・メール)

  • かんたん操作でミスを防止
  • Webブラウザで利用
  • OAuth2.0をサポート

mi-Mail(エムアイ・メール)は、未創システム株式会社が提供する高機能なメール共有システムです。かんたん操作で使いやすいWebブラウザで利用するシステムで、ミスを防止する複数人でのメール管理に特化しています。スレッド機能や担当者振り分けなど、問い合わせ窓口やオペレーター対応に便利な機能を備えています。OAuth2.0認証に対応しているメール共有システムです。

問いマネ

  • 導入社数2,200社以上
  • 月額2,840円〜の低価格
  • 楽天あんしんメルアドサービス対応

問いマネは、ショッピングカート開発会社のクロスセル株式会社が提供する低価格なメール共有システムです。楽天出店ショップをはじめとしたネット通販企業に人気のシステムで、導入社数2,500社を超えています。10ユーザー月額2,840円〜という導入しやすい料金設定が魅力です。

問いマネ公式サイトより(2022年6月時点)

メール共有システム導入でメールを一元管理

普段当たり前に使っているものこそ、利便性を向上させ余分な手間は省きたいものです。メールの管理もそうしたものの一つではないでしょうか。さらにメール共有システムはBI(ビジネスインテリジェンス)ツールと組み合わせることにより、効果を増大させることも可能です。管理体制が煩雑になり手遅れになる前に、ぜひ、メール共有システムの導入を検討してみてください。

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