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2017-07-09

メール共有システム6選 | メールを社内で一括管理!

メールの社内共有をうまく行えていますか?細かいミスが出てしまいがちなメールの管理。今回はそんなミスを激減させ、業務効率化をしてくれるメール共有システムをご紹介します。システムの導入を検討の方はぜひ参考にしてください。※初回公開日:2017/07/10
営業メール共有・問合せ管理システム
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どこの企業でも当たり前のように使っているメールで、社内共有の際にトラブルが起きた経験はありませんか?業務をすすめるのに必要不可欠なメールの共有ですが、そこでミスを起こしたり手間をかけてしまうのは避けたいところです。
そこでそんなメール共有を一挙に効率化してくれるメール共有システムについてご紹介します。

メール共有システムのメリット

システムを導入することで、メール共有で起こるトラブルや手間を改善してくれる機能を備えており、具体的には以下のような場面で活躍してくれます。

1. 重複対応の防止

メール対応をする人が複数人いる場合、二重に返信してしまったり他者任せになってしまい未返信のままにしてしまう事態に陥りがちです。返信したメールに都度印をするなどの方法もありますが、属人的な作業はミスや手間を増やすことにもつながりやすいです。システム導入で自動でメールを一括管理することができるので、ミスが大幅に減らす事ができます。

2. 顧客対応の業務効率化

システムを導入し社内共有することで、より適切な人間がピンポイントでメールの対応を行えるので、効率的かつきめ細やかな顧客対応をすることができます。

3. 対応の質の向上

メール共有システムはテンプレート作成にも対応しているものあり、人によってバラつきのない統一した顧客対応することができます。これにより対応の質も向上することができ、細かい指示を出す手間も省けます。

ボクシルおすすめのメール共有ツール比較

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おすすめのメール共有システム6選

ここではおすすめのメール共有システムを6つ厳選し紹介します。システムごとに特徴があるのでぜひ比較してください。

メールワイズ

  • 複数の担当者でメール共有
  • 各担当者ごとの証跡保全
  • アドレス帳に対応履歴を反映

メールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理するメールサービスです。重複対応やチェック漏れを無くし、案件の属人化を防ぎ、ビジネス交渉を円滑に引き継ぎます。アドレス帳にメール対応履歴を紐付けし、簡易CRMとしても利用できるようです。「kintone」と連携してノンプログラミングでツールを作成することも可能。無料トライアル期間は30日間です。

CScloud(シーエスクラウド)

  • 国内初のLINE@でのカスタマーサポートに特化
  • 過去のトークと利用者情報を一元管理
  • よくある質問や回答をテンプレート管理

CScloudは国内初のLINE@でカスタマーサポートに特化したクラウドサービスです。1:1トークを複数人のスタッフで共有でき、スムーズに応対できます。また、過去のトークとお客様情報を一元管理できます。質問や回答をテンプレート管理し、応対レベルの均一化・高速化を実現します。

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テクノマークメール

  • コンタクト履歴共有
  • 電話やFAX対応履歴管理
  • 独自日本語解析エンジンによる高速処理

テクノマークメールは、メール対応支援機能を持ち、カスタマーへの対応をメール・電話・FAXのマルチチャネルで管理するツールです。複数のメールアドレスを所持する顧客の表示を統一。豊富なテンプレートによる返信メール作成支援機能も備えています。苦情の把握と早期対応を行い、カスタマーサポート業務をナレッジ化し、回答支援やBIとして活用できます。

Maildealer(メールディーラー)

  • 共有テンプレート機能
  • 複数ユーザでクラウド上のフォルダを共有
  • 対応状況の可視化

メールディーラーは、代表アドレス宛てのメールを共有する、クラウドサービスです。重複対応のリスクを無くし、今まで担当者がそれぞれ管理していた顧客情報を一元管理できます。お客さまに関するデータや対応の属人化を排除し、業務引き継ぎや上長判断を円滑に進められます。問い合わせの対応クオリティを引き上げ、安定したお客さまサポートが可能になるでしょう。

webCAS

  • webアンケートとメーラの連携
  • メルマガやステップメール配信機能
  • 複数パターンの文面を登録し自動送信

webCASは、メール配信・アンケート機能を持つCRMを提供するSaaSです。一斉配信メールをいかにパーソナライズし、顧客に開封してもらうかを追求。毎日連続したコンテンツを送信するステップメールは、製品ユーザへの初動サポートとしても有用です。相手の端末を選ばず、スマートデバイスやガラケーにも送信できます。

mi-Mail(エムアイ・メール)

  • スレッド・ツリー表示機能
  • 事業規模を問わず使用可
  • 障害発生時はフェイルオーバ

エムアイ・メールは、小規模事業から大規模事業まで、規模を問わず使用できるメール共有システムです。複数の担当者がメールを一元管理し、権限設定や高速な検索を行えます。インシデント発生時にはサブシステムに自動的に切り替え(フェイルオーバ)します。スレッド型のGUIを持ち、転送メールに注釈を加えて返信など、複雑なメールの相関関係を見やすく、把握しやすく表示します。

メール共有システム導入でメールを一元管理

普段当たり前に使っているものこそ、利便性を向上させ余分な手間は省きたいものです。メールの管理もそうしたものの一つではないでしょうか。さらにメール共有システムはBI(ビジネスインテリジェンス)ツールと組み合わせることにより、よりその効果を増大させることも可能です。管理体制が煩雑になってしまい手遅れになる前に、ぜひ、メール共有システムの導入を検討してみてください。

ボクシルとは

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