無料で使えるおすすめのメール共有・問い合わせ管理システム5選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

メール共有・問い合わせ管理システムとは

メール共有・問い合わせ管理システムとは、メールでの問い合わせを複数人で効率的に対応するためのシステムです。メールの対応状況や担当者の設定、過去の対応履歴やテンプレート機能などがついており、問い合わせの管理や返信、分析や改善などの問い合わせ対応の業務を効率化できます。

無料のメール共有・問い合わせ管理システムを選ぶときのポイント

無料のメール共有・問い合わせ管理システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

使いやすさや操作性を確認する

メール共有・問い合わせ管理システムを選ぶ際は使いやすさや操作性を確認してください。メールの受信や送信、返信や転送、添付ファイルの確認などの基本的な操作がスムーズにできるかどうかは重要です。

また、メールの分類や検索、フィルタリングなどの高度な機能もあると便利です。使いやすさや操作性は、無料トライアルやデモ動画などで確認しておきましょう。

連携できるサービスやアプリが豊富か確認する

メール共有・問い合わせ管理システムを選ぶ際は連携できるサービスやアプリが豊富か確認してください。メールだけでなく、電話やチャット、SNSなどの他のチャネルからの問い合わせも一元的に管理できると便利です。

また、CRMや顧客管理システム、カレンダーやタスク管理システムなどとも連携できると業務効率が向上します。連携できるサービスやアプリは、公式サイトやレビューサイトなどで確認しておきましょう。

サポート体制やセキュリティ対策が充実しているか確認する

メール共有・問い合わせ管理システムを選ぶ際はサポート体制やセキュリティ対策が充実しているか確認してください。メール共有・問い合わせ管理システムは、顧客情報などの重要なデータを扱うツールです。万が一、トラブルや情報漏洩が発生した場合、迅速に対応してくれるサポート体制が必要です。

また、データの保護や暗号化などのセキュリティ対策も重要です。サービス提供者のサイトや資料で、サポート体制やセキュリティ対策について確認しましょう。

無料で使えるおすすめのメール共有・問い合わせ管理システム5選

メール共有・問い合わせ管理システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているのでメール共有・問い合わせ管理システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

Tayoriは、テンプレートを用いて簡単にフォームやアンケートを作成できるメール共有・問い合わせ管理システムです。メールの受信や送信をチームで共有できるほか、問い合わせの内容に応じて自動で返信したり、チャットボットで対応したりすることができます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
利用ユーザー	1人まで
フォーム、FAQ、アンケート	各1つまで

無料で利用できる機能と制限

Re:lationは、メール・LINE・電話など10種の窓口をまとめて管理できるメール共有・問い合わせ管理システムです。メールの受信や送信をチームで共有できるだけでなく、メールに対するアクションやコメントを記録し、問い合わせの状況や担当者の把握もできます。また、チャット機能やステータス管理機能も備えており、チーム内の連携をスムーズに行えます。

フリープランはずっと無料でお使いいただけるプランです。登録できるユーザ数は3名まで、そのうち送信権限のあるユーザは1名までとなっています。無料お試しは有料プランを10日間無料で試用いただけるものです。

無料で利用できる機能と制限

Freshdesk Support Deskは、メール共有や問合せ管理、チケット作成やレポートなどの機能を持ったメール共有・問い合わせ管理システムです。 Freshdesk Support Deskは、無料で利用できる「Freeプラン」を提供しており、メール共有や問合せ管理の基本的な機能を使うことができます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
エージェント数	10名まで
カスタムドメイン	利用できません
チャットサポート	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Zoho Deskは、問い合わせの受付から分類、割り当て、返信などの一連のプロセスを管理できるメール共有・問い合わせ管理システムです。また、ナレッジベースやヘルプセンターなどのセルフサービス機能が備わっており、さらにメール、Webフォーム、SNSなどの多様なチャネルからの問い合わせ対応も可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
担当者数	3人まで
メールアドレス	1つまで
Webフォーム	1つまで
フィードバックウィジェット	1つまで

formrun ‐ 株式会社ベーシック

無料で利用できる機能と制限

formrunは、フォームの回答をカンバン方式で管理することができるメール共有・問い合わせ管理システムです。フォームの設置から問い合わせ対応状況の確認、メール対応まで、フォームに関わる業務を一元化できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
チームメンバー数	1名まで
添付ファイルの保存容量	100MBまで
個別メール送信数	月10通まで

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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでよくある機能の制限をまとめました。

利用できるメールアドレス数の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、利用できるメールアドレスの数に制限がある場合が多いです。無料プランでは1つのメールアドレスしか登録できない場合がほとんどなため、複数のメールアドレスを管理したい場合は、有料プランに切り替える必要があります。

データ容量の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、データ容量にも制限がかかっていることが多いです。例えば、メールや添付ファイルの保存容量や期間、問い合わせ履歴や顧客情報の登録件数などが決められている場合があります。

これらのデータは、顧客対応の質や分析に影響するものなので、無料プランでは十分に保存できない可能性があります。より多くのデータを保存したい場合は、有料版を検討した方が良いでしょう。

他ツールとの連携の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、他のサービスやツールとの連携に制限があることが多いです。例えば、他のサービスやツールと連携できないか、連携できるサービスやツールの種類が限られている場合があります。

これは、メールや問い合わせを他の業務やデータと連動させられないことを意味します。有料プランは他のサービスやツールとの連携性が高く、多くのサービスやツールと連携できる場合があります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。

11人以上でメールや問い合わせを共有したい

11人以上でメールや問い合わせを共有することで、顧客対応の効率化や品質向上が期待できます。しかし、無料プランではユーザー数に制限があるため、11人以上の従業員でサービスを利用できない場合があります。

有料プランではユーザー数が無制限か、大幅に増やせるので、11人以上でメールや問い合わせを共有したいならば、有料プランを選んだ方がいいでしょう。

メールの文章をカスタマイズしたい

自社のブランドや顧客ニーズに合わせてツールをカスタマイズすることで、顧客満足度の向上や他社との差別化が期待できます。しかし、無料プランではカスタマイズ性が低いため、メールのテンプレートや署名、問い合わせフォームやチケットの項目などを自由に変更できない場合があります。

有料プランではカスタマイズ性が高いため、自社のブランドや顧客ニーズに合わせてツールを利用したいならば、有料プランを選んだ方が良いでしょう。

他のサービスやツールと連携したい

他のサービスやツールと連携することで、メールや他のチャネルからの問い合わせを他の業務やデータと連動させることができます。例えば、CRMやSNS、メールマーケティングなどと連携することで、顧客管理や分析、セグメンテーションなどが可能になります。

しかし、無料プランでは、他のサービスやツールと連携できないか、連携できるサービスやツールの種類が限られている場合が多いです。他のサービスやツールと連携したいならば、有料プランを選んだ方が良いでしょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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