無料で使えるおすすめのメール共有・問い合わせ管理システム5選！ツールの特徴と選ぶ際のポイント

メール共有・問い合わせ管理システムとは

メール共有・問い合わせ管理システムとは、メールでの問い合わせを複数人で効率的に対応するためのシステムです。

メールの対応状況や担当者の設定、過去の対応履歴やテンプレート機能などがついており、問い合わせの管理や返信、分析や改善などの問い合わせ対応の業務を効率化できます。

メール共有・問い合わせ管理システムが必要な理由

メールでの問い合わせが1日数件程度であれば、Excelや紙のメモを取る程度で、カスタマーサポートの担当者だけで対応できます。しかし、問い合わせが1日10件以上で、往復でのやり取りがあったり、複数人での対応が必要だったりする場合は、システムを利用すべきといえます。

多くの問い合わせをExcelや紙のメモで対応するのは限界があり、ヒューマンエラーが起こる可能性も。このようなリスクが考えられる場合、システムを導入するといった、問い合わせの一元管理が求められます。

無料のメール共有・問い合わせ管理システムを選ぶときのポイント

無料のメール共有・問い合わせ管理システムを選定する際のポイントをお伝えします。

• 使いやすさや操作性を確認する
• 連携できるサービスやアプリが豊富か確認する
• サポート体制やセキュリティ対策が充実しているか確認する

使いやすさや操作性を確認する

メール共有・問い合わせ管理システムを選ぶ際は使いやすさや操作性を確認しましょう。メールの受信や送信、返信や転送、添付ファイルの確認などの基本的な操作がスムーズにできるかどうかは重要です。

また、メールの分類や検索、フィルタリングなどの高度な機能もあると便利です。使いやすさや操作性は、無料トライアルやデモ動画などで確認しておきましょう。

連携できるサービスやアプリが豊富か確認する

メール共有・問い合わせ管理システムを選ぶ際は、連携できるサービスやアプリが豊富か確認ましょう。メールだけでなく電話やチャット、SNSなどの他のチャネルからの問い合わせも一元的に管理できると便利です。

また、CRMや顧客管理システム、カレンダーやタスク管理システムなどとも連携できると業務効率が向上します。連携できるサービスやアプリは、公式サイトやレビューサイトなどで確認しておきましょう。

サポート体制やセキュリティ対策が充実しているか確認する

サポート体制やセキュリティ対策が充実しているかも重要なポイントといえます。メール共有・問い合わせ管理システムは、顧客情報などの重要なデータを扱うので、万が一トラブルや情報漏えいが発生した場合、迅速に対応してくれるサポート体制が必要です。

また、データの保護や暗号化などのセキュリティ対策も重要です。サービス提供者のサイトや資料で、サポート体制やセキュリティ対策について確認しましょう。

無料で使えるおすすめのメール共有・問い合わせ管理システム5選

メール共有・問い合わせ管理システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。

無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、メール共有・問い合わせ管理システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

Tayoriは、テンプレートを用いて簡単にフォームやアンケートを作成できるメール共有・問い合わせ管理システムです。メールの受信や送信をチームで共有できるほか、問い合わせの内容に応じて自動で返信したり、チャットボットで対応したりできます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
利用ユーザー	1人まで
フォーム、FAQ、アンケート	各1つまで

無料で利用できる機能と制限

Re:lationは、メール・LINE・電話など10種の窓口をまとめて管理できるメール共有・問い合わせ管理システムです。メールの受信や送信をチームで共有できるだけでなく、メールに対するアクションやコメントを記録し、問い合わせの状況や担当者の把握もできます。また、チャット機能やステータス管理機能も備えており、チーム内の連携をスムーズに行えます。

フリープランはずっと無料でお使いいただけるプランです。登録できるユーザ数は3名まで、そのうち送信権限のあるユーザは1名までとなっています。無料お試しは有料プランを10日間無料で試用いただけるものです。

無料で利用できる機能と制限

Freshdesk Support Deskは、メール共有や問い合わせ管理、チケット作成やレポートなどの機能を持ったメール共有・問い合わせ管理システムです。 Freshdesk Support Deskは、無料で利用できる「Freeプラン」を提供しており、メール共有や問い合わせ管理の基本的な機能を使えます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
エージェント数	10名まで
カスタムドメイン	利用できません
チャットサポート	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Zoho Deskは、問い合わせの受付から分類、割り当て、返信などの一連のプロセスを管理できるメール共有・問い合わせ管理システムです。また、ナレッジベースやヘルプセンターなどのセルフサービス機能が備わっており、さらにメール、Webフォーム、SNSなどの多様なチャネルからの問い合わせ対応も可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
担当者数	3人まで
メールアドレス	1つまで
Webフォーム	1つまで
フィードバックウィジェット	1つまで

formrun ‐ 株式会社ベーシック

無料で利用できる機能と制限

formrunは、フォームの回答をカンバン方式で管理できるメール共有・問い合わせ管理システムです。フォームの設置から問い合わせ対応状況の確認、メール対応まで、フォームに関わる業務を一元化できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
チームメンバー数	1名まで
添付ファイルの保存容量	100MBまで
個別メール送信数	月10通まで

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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでよくある機能の制限をまとめました。

利用できるメールアドレス数の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、利用できるメールアドレスの数に制限がある場合が多いです。無料プランでは1つのメールアドレスしか登録できない場合がほとんどなため、複数のメールアドレスを管理したい場合は、有料プランに切り替える必要があります。

データ容量の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、データ容量にも制限がかかっていることが多いです。たとえば、メールや添付ファイルの保存容量や期間、問い合わせ履歴や顧客情報の登録件数などが決められている場合があります。

これらのデータは、顧客対応の質や分析に影響するものなので、無料プランでは十分に保存できない可能性があります。より多くのデータを保存したい場合は、有料版を検討した方が良いでしょう。

他ツールとの連携の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、他のサービスやツールとの連携に制限があることが多いです。たとえば、他のサービスやツールと連携できないか、連携できるサービスやツールの種類が限られている場合があります。

これは、メールや問い合わせを他の業務やデータと連動させられないことを意味します。有料プランは他のサービスやツールとの連携性が高く、多くのサービスやツールと連携できる場合があります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。

11人以上でメールや問い合わせを共有したい

11人以上でメールや問い合わせを共有することで、顧客対応の効率化や品質向上が期待できます。しかし、無料プランではユーザー数に制限があるため、11人以上の従業員でサービスを利用できない場合があります。

有料プランではユーザー数が無制限か、大幅に増やせるので、11人以上でメールや問い合わせを共有したい場合は、有料プランがおすすめです。

メールの文章をカスタマイズしたい

自社のブランドや顧客ニーズに合わせてツールをカスタマイズすることで、顧客満足度の向上や他社との差別化が期待できます。しかし、無料プランではカスタマイズ性が低いため、メールのテンプレートや署名、問い合わせフォームやチケットの項目などを自由に変更できない場合があります。

有料プランはカスタマイズ性が高いため、自社のブランドや顧客ニーズに合わせてツールを利用したいのであれば、有料プランを選んだ方が良いでしょう。

他のサービスやツールと連携したい

他のサービスやツールと連携することで、メールや他のチャネルからの問い合わせを他の業務やデータと連動できます。たとえば、CRMやSNS、メールマーケティングなどと連携することで、顧客管理や分析、セグメンテーションなどが可能になります。

しかし無料プランでは、他のサービスやツールと連携できないか、連携できるサービスやツールの種類が限られている場合が多いです。他のサービスやツールと連携したいのであれば、有料プランを選んだ方が良いでしょう。

メール共有・問い合わせ管理システムのメリット

メール共有・問い合わせ管理システムのメリットとして次のものがあげられます。

• 一元管理によって業務効率化を図れる
• 従業員の負担が軽減される
• 対応品質のムラが少なくなる
• スピーディーな対応によって顧客満足度が高まる
• 商品・サービス品質がブラッシュアップされる

一元管理によって業務効率化を図れる

問い合わせ管理システムでは、問い合わせ履歴や顧客情報を一元管理可能です。散らばった問い合わせ情報を一つの管理画面で確認でき、数回のクリックで見たい情報にたどり着けるため、大幅な業務効率化が可能です。また、リードの対応状況もリアルタイムで把握できるため、対応漏れや重複対応も防げます。

従業員の負担が軽減される

問い合わせ管理システムでは、見たい情報をすぐに検索・閲覧可能です。「リードの状況が見えないから、担当者の〇〇さんにステータスを聞かなければならない」「書類を探さなければならない」といった従業員の負担を減らせます。

システムでは「対応中」や「休眠中」などのステータスはシステム上ですぐに共有されるため、直接担当者に会って聞く必要がありません。負担軽減によって、従業員はコア業務に集中できるでしょう。

対応品質のムラが少なくなる

問い合わせ対応は、担当者の人柄や言葉づかいによって差が出やすいです。経験の有無によっても対応にムラが生まれます。その点、問い合わせ管理システムでは、顧客のステータスや属性、履歴など問い合わせのさまざまな情報を集約・共有が可能です。

誰でも、必要な情報を必要なときに閲覧できるため、対応品質が均一化されるように。担当者によって対応が異なる「属人化」の防止によって、顧客満足度も高い状態をキープしやすくなるでしょう。

スピーディーな対応によって顧客満足度が高まる

システムを導入することで業務が効率化され、問い合わせに対するレスポンスも早くなり、顧客満足度向上につながります。たとえば、システムの機能に含まれている返信テンプレートやFAQを活用すれば、担当者の対応も一気にスピードアップするでしょう。

また、リードの対応状況も見える化されるため、対応漏れや重複対応といったミスも防げます。確認ミスによる二度手間がなくなれば、顧客満足度はさらに高まるでしょう。

商品・サービス品質がブラッシュアップされる

システムには、顧客から届いた問い合わせ内容を「データ」として蓄積されます。さまざまな問い合わせがある中でも少なからず、商品・サービスに対する不満や要望も出てくるでしょう。

そうした顧客からの声を受け止めて、改善するためのアクションができれば、商品・サービス品質を高められます。それだけでなく、定期的に問い合わせ内容のデータを全社やチームで共有し分析すれば、有効なマーケティング戦略も見つかるでしょう。

メール共有・問い合わせ管理システムのデメリット

メール共有・問い合わせ管理システムにはメリットが多い反面デメリットもあります。

• システムの定着に時間がかかる
• セキュリティリスクが否めない

システムの定着に時間がかかる

今まで紙やExcelで管理していたものを、いきなりシステムに置き換えても、すぐには定着しないでしょう。ITツールに明るい従業員が多ければ、使い方の研修を数回行えば定着も難しくありません。しかし多くの企業は、そうはいかないでしょう。

紙やExcelに慣れすぎてITツールに抵抗があったり、そもそもITツールに触れたことのない従業員がいたりと、いきなりシステムを導入しても定着は難しいでしょう。

そのため、定着には時間がかかることを念頭に置いたうえで、インターフェースに優れたシステムを導入し、定期的に研修を行うことが大切です。

セキュリティリスクが否めない

問い合わせ管理システムには、不正アクセス防止やサーバーの二重化など、セキュリティ対策がされています。しかし、セキュリティ対策の内容はベンダーやプランによって異なるため、リスクが否めません。

とくに無料の問い合わせ管理システムを使う場合は注意が必要です。有料システムと比べてセキュリティレベルが落ちることも多いため、利用時はしっかりと確認しましょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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