保険業界向けメール共有システム5選！サービスの選び方や導入メリット

保険業界で活用できるメール共有システムの機能

メール共有システムとは、複数の従業員が顧客や取引先とのメールのやり取りを一元管理し、共有できるシステムです。メールの閲覧、検索、タグ付け、メモの追加などの機能があります。

保険業界では、顧客からの問い合わせ対応履歴や契約内容に関する情報共有などの機能によって、顧客対応の品質向上や業務効率化を実現します。

保険業界における情報共有に関する課題

メール共有システムを導入していない企業が情報の共有・管理で抱えている課題としては次のようなことが挙げられます。

• 顧客対応情報の一元管理が難しい
• コンプライアンスの遵守が困難
• チーム内での情報共有が非効率

顧客対応情報の一元管理が難しい

保険業界では、顧客とのやり取りが電話、メール、対面など多岐にわたるため、顧客対応情報の管理が煩雑になりがちです。必要な情報を必要なときにすぐ見つけ出すことが難しく、対応の遅れや顧客満足度の低下につながりかねません。

また、情報が分散していると、過去の対応履歴や契約内容などを確認する際に手間がかかり、効率的な顧客対応は難しくなります。

コンプライアンスの遵守が困難

保険業界は顧客の個人情報や契約内容など、機密性の求められる情報を扱うため、コンプライアンス遵守が非常に重要です。しかし、情報管理が適切に行われていないと、情報漏えいや不正アクセスのリスクは高まります。

また、担当者ごとの対応履歴や情報管理状況が把握しづらいのも問題です。コンプライアンス違反発生時の原因究明や再発防止策の策定が困難になります。

チーム内での情報共有が非効率

保険業界では、複数の担当者が連携して顧客対応や保険金請求処理を行います。そのため、チーム内でのスムーズな情報共有は不可欠です。

しかし、情報共有の方法が非効率だと、担当者間の引継ぎや情報伝達をスムーズに行えず、対応の遅れやミスにつながりかねません。

また、情報共有の不足はチーム全体の状況把握を難しくし、適切なサポートや連携が難しくなります。

保険業界の課題をメール共有システムで解決できる理由

保険業界では、「複数の担当者間での情報共有が難しい」「コンプライアンス遵守が重要なわりに困難」などの課題がありますが、メール共有システムを使えばそれらの課題も解決できます。

これらの課題を解決できる理由を、メール共有システムの機能や詳細とともに説明します。

顧客情報の一元管理を実現し、対応品質を向上

メール共有システムを導入することで、顧客とのやり取りを一元管理し、必要な情報をすばやく検索・参照できるようになります。これにより、対応の迅速化や過去の対応履歴の確認が容易になり、顧客満足度の向上につながります。

また、情報共有によって担当者間の連携も強化され、より質の高い顧客対応が可能です。

アクセス権限の設定やログ管理でコンプライアンスを徹底

メール共有システムでは、アクセス権限の設定や操作ログの記録・管理機能を活用することで、情報漏えいや不正アクセスを防ぎ、コンプライアンスを徹底できます。誰がどの情報をいつ閲覧・編集したのかを把握できるため、セキュリティリスクを低減し、顧客の信頼を確保します。

情報共有を効率化し、チームワークを強化

メール共有システムは、担当者間での情報共有や引継ぎをスムーズに行えるようにします。必要な情報をリアルタイムで共有できるため、対応の遅れやミスを防ぎ、業務効率化に貢献します。

また、チーム全体の状況把握が容易になることで適切なサポートや連携も促進され、チームワークの強化にもつながるでしょう。

メール共有システムの選び方

メール共有システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

顧客情報管理ができるか

顧客情報を適切に管理することは、保険業界において特に重要です。顧客とのやり取りを一元管理できるか、顧客情報を検索・フィルタリングできるか、顧客情報へのアクセス権限を設定できるか、顧客情報の変更履歴を記録できるかなどを確認しましょう。

必要な機能が備わっているか

保険業界では、個人情報保護法や金融商品販売法など、さまざまな法規制への準拠が求められます。一般的な機能の他、適切な情報管理やメールの自動保存、アクセスログの記録、IPアドレス制限などの機能があるか、監査証跡を残せるかなどを確認しましょう。

さらに、業務効率化のために既存システムとの連携は不可欠です。CRM、SFA、MAツールなど、現在使用しているシステムと連携できるか、APIが提供されているかなどを確認しましょう。

サポート体制は万全か

導入後のスムーズな運用のためには、サポート体制が重要です。日本語でのサポートはもちろん、英語でのサポートも受けられるか、問い合わせ方法や対応時間はどうなっているのかを確認しましょう。

費用対効果

費用対効果を考慮することも重要です。初期費用だけでなく、月額費用やユーザー数に応じた料金体系、追加機能の費用などを確認し、自社の予算に見合っているか検討しましょう。

操作性に優れているか

直感的に操作できるシステムを選ぶことで、導入後の教育コストを抑え、スムーズに使い始められます。無料トライアルやデモなどを利用して、操作感を確かめてみましょう。

拡張性・柔軟性はあるか

将来的な事業拡大やニーズの変化に対応できるシステムを選ぶことも重要です。カスタマイズ性、ユーザー数やストレージ容量の拡張性などを確認しましょう。

保険業界におすすめのメール共有システム5選

保険業界におすすめのメール共有システムを紹介します。それぞれの特徴を記載しているため、これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

• メールやLINE、電話など10の窓口を一元管理
• 対応中のメールにロックをかけ、二重返信を防止
• 手動・自動で担当者を簡単にアサインでき、担当者が一目でわかる

Re:lationは、AIによる業務サポート機能を搭載したメール共有システムです。分析・レポートや顧客管理の機能が搭載されており、問い合わせ対応の品質を高められます。

• アドレスごとに過去の対応履歴をワンクリックで時系列表示できる
• メールを分類ごとに集計でき、業務効率化のヒントを探せる
• メールの転送履歴を管理し、転送メールの回答状況を可視化

メールディーラーは、複数名で共有するメールアドレスに適したメール共有システムです。マルチチャネルの一元管理や複数アドレスの管理機能が搭載されており、大規模なチームでも問い合わせを管理できます。

• 低価格でありながらフォルダや集計レポート、コメントなどの機能を網羅している
• 余計な機能を省いたシンプルな操作性で、チーム全員で使いこなせる
• 初期費用なし、契約は1か月単位のため、気軽に導入できる

サイボウズ メールワイズは、少人数から利用できるメール共有システムです。1ユーザー月額600円（税抜）、5ユーザーから利用できます。

mi-Mail - 未創システム株式会社

• 対応中の案件の関連メールを自動で紐づけ、同じ担当者に振り分けできる
• アドレス帳との紐づけで顧客情報をすぐに見つけられる
• メールの操作履歴が残るため、チーム全体ですぐに状況を把握できる

mi-Mailは、本格的な機能と簡単な操作性が特徴のメール共有システムです。二重対応防止やメールのスレッド表示機能が搭載されており、履歴を俯瞰して適切な対応ができます。

GrpMail - キー・ポイント株式会社

GrpMailは、グループでのメール対応に特化したメール共有システムです。禁止キーワード設定や送信前二重チェック機能が搭載されており、メール対応のミスを防ぎます。

• データ保持期間を設定し、削除したメールもデータベースに残る
• 管理者が設定した禁止ワードを含むメールは承認待ちになり、勝手に送れない
• 新人ユーザーの権限を設定し、担当者の確認を経てメールを送れるようにできる

自社に最適なメール共有システムを導入しよう

保険業界において、顧客対応の質向上やコンプライアンス遵守、業務効率化を実現するためには、メール共有システムの導入が効果的です。本記事で紹介した選定ポイントを参考に、自社のニーズや課題に最適なシステムを選ぶことで、業務効率化や顧客満足度向上を実現できます。

導入を検討する際は複数のサービスを比較検討しましょう。無料トライアルやデモ版などを活用して、自社の業務フローに合うか、使い勝手が良いかなどを確認することをおすすめします。最適なメール共有システムを導入し、さらなる成長を目指しましょう。