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自治体で活用できるメール共有システムの機能
メール共有システムとは、複数の職員間で住民や関係機関とのメールのやり取りを一元管理し、共有するためのシステムです。
受信メールの自動振り分け、共有メールボックスの作成、メールテンプレート、文書管理システムとの連携などの機能を備えています。
自治体ではこれらの機能によって、住民からの問い合わせ対応の効率化や情報共有の促進、業務の属人化の解消などを実現します。
たとえば、担当者への自動振り分け機能により、住民からの問い合わせを適切な担当者に迅速に割り当てられます。
また、共有メールボックスを活用することで、チーム全体で情報共有を行い、対応状況を把握しながら連携して業務を進められます。
メール共有システムを導入するべき組織
メール共有システムは次のようなケース・組織に適しています。
- 多数の部署や職員間でメールをやり取りする組織
- 機密情報を含むメールを扱う組織
- 組織全体の業務効率化を目指す組織
多数の部署や職員間でメールをやり取りする組織
自治体では、さまざまな部署や職員間で日々多くのメールがやり取りされます。しかし、個々のメールボックスで管理していると、情報共有が煩雑になり、対応漏れや誤送信などのリスクも高まります。
メール共有システムを導入することで、組織全体での情報共有をスムーズにし、業務の効率化とリスク軽減の両立が可能です。
機密情報を含むメールを扱う組織
住民の個人情報や内部情報など、機密性の求められる情報を扱う自治体にとって、セキュリティ対策は非常に重要です。
メール共有システムは、アクセス権限の設定やメールの暗号化など、強固なセキュリティ機能を備えており、情報漏えいのリスクを低減します。
組織全体の業務効率化を目指す組織
メール対応や情報共有に多くの時間を費やしている場合、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。メール共有システムを導入することで、これらの業務を効率化し、職員の負担軽減と生産性向上を実現します。
自治体における情報共有に関する課題
メール共有システムを導入していない組織が情報の管理や共有で抱えている課題としては次のようなことが挙げられます。
- 紙媒体や口頭での情報共有による非効率
- 部署間の連携不足や情報サイロ化による意思決定の遅延
- 過去の経緯確認や責任追跡が困難
紙媒体や口頭での情報共有による非効率性
自治体業務では、依然として紙媒体や口頭での情報共有が根強く残っています。
しかし、これらの手法は情報伝達のスピードが遅く、検索性も低いです。必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率の低下を招きます。また、紙媒体の保管スペース確保や紛失リスクなども懸念されます。
部署間の連携不足や情報サイロ化による意思決定の遅延
自治体では、複数の部署が連携して業務を進めるケースも多く、情報共有のスムーズさが求められます。しかし、部署ごとに情報が孤立し、連携が不足すると、意思決定の遅延や非効率な業務フローにつながります。
また、情報共有の不足は、組織全体の状況把握を困難にし、戦略的な意思決定を妨げる要因にもなりかねません。
過去の経緯確認や責任追跡が困難
紙媒体や個人のメールボックスでの情報管理では、過去の経緯確認や責任追跡が困難です。
過去の対応履歴や意思決定のプロセスが明確でないと、問題発生時の対応が遅れたり、責任の所在が不明確になったり、組織全体の信頼性を損なうリスクも考えられます。
自治体の課題をメール共有システムで解決できる理由
自治体では、紙媒体や口頭での情報共有が根強く残っており、意思決定の遅延や経緯確認が困難になるなどの課題がありますが、メール共有システムを使うことでそれらの課題を解決できます。
これらの課題を解決できる理由を、メール共有システムの機能や詳細とともに説明します。
情報共有の効率化とスピードアップ
メール共有システムを導入することで、紙媒体や口頭に比べて、情報伝達のスピードが格段に向上します。必要な情報を検索機能で簡単に見つけられ、担当者への情報共有もスムーズです。
これにより、業務効率が向上し、職員の負担軽減にもつながります。
部署間の連携強化と情報共有の透明性向上
部署横断的な情報共有が可能になることで、部署間の連携は強化され、情報のサイロ化を防げます。
また、誰がどのような情報をいつ共有したのか明確になるため、情報共有の透明性が向上し、組織全体の意思決定も迅速化します。
過去の経緯確認や責任追跡の明確化
メール共有システムでは過去のメール履歴や添付ファイルなどを一元管理できるため、経緯確認や責任追跡が容易になります。問題発生時にも迅速に対応でき、組織としての説明責任を果たせます。
メール共有システムの選び方
メール共有システムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。
セキュリティ対策は万全か
自治体では、住民の個人情報を含むさまざまな機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策は最優先事項です。
メールの暗号化やアクセス制限、不正ログイン対策など、強固なセキュリティ機能を備えていることを確認しましょう。また、情報セキュリティに関する認証や規格を取得していることも重要なポイントです。
自治体特有の業務フローに対応しているか
自治体業務には、特有のルールや手続きが存在します。申請受付や情報公開など、自治体特有の業務フローに対応した機能が備わっていることを確認しましょう。
たとえば、受付番号の自動採番や公開期限の設定、特定の部署への自動転送などの機能があると便利です。
庁内システムとの連携が可能か
既存の庁内システムとの連携がスムーズに行えることも重要な選定ポイントです。たとえば、住民情報システムや文書管理システムとの連携機能があると、業務効率はさらに向上します。
導入・運用サポート体制は整っているか
導入時のサポートや操作方法に関する問い合わせ対応など、充実したサポート体制があることを確認しましょう。特に、システムトラブル発生時の対応や復旧体制は重要です。
自治体職員向けの研修やマニュアル提供なども考慮すると良いでしょう。
自治体におすすめのメール共有システム5選
自治体におすすめのメール共有システムを紹介します。これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
楽楽自動応対（旧：メールディーラー）
- 対応状況に応じて自動でメールを振り分け、メール対応を見える化
- テンプレートやQ＆A機能により、対応レベルを標準化
- メールごとに担当者を設定し、アイコンでわかりやすく表示
楽楽自動応対 は、複数名で共有するメールアドレスの管理を楽にするメール共有システムです。
メール以外のマルチチャネルの一元管理や対応状況管理の機能が搭載されており、対応の重複や漏れを防ぎます。
サイボウズ メールワイズ
- 1ユーザー600円（税抜）、5ユーザーから利用可能
- 初期費用なし、1か月単位で契約できるため導入しやすい
- 余計な機能がないため、不慣れなユーザーでも使いやすい
サイボウズ メールワイズ は、安価で利用できるメール共有システムです。
安価でありながらメール送受信やステータス管理、コメントなどの基本的な機能全般が搭載されており、コストを抑えてメール対応を効率化できます。
Re:lation
- メールやLINE、電話などの10種の窓口を一元管理
- 対応状況を4つのステータスで色分けし、見やすく管理
- ダッシュボードで対応にかかった時間やメンバーごとの案件数を見える化
Re:lation は、問い合わせ対応のメールと電話の統合を実現するメール共有システムです。
AIによる業務効率化やチャネルを一元管理する機能が搭載されており、問い合わせ対応の効率化とミス防止を両立できます。
Freshdesk
- 豊富な機能と使いやすさで業務工数を削減
- アカウント開設から最短1時間で運用を開始できる
- 画面遷移が少なく、すぐに操作に慣れて使いこなせる
Freshdesk は、複数チャネルを一元管理できる問い合わせ管理システムです。
担当者・グループへの自動割り当てができたり、チケットの対応履歴を確認できたりする機能が搭載されており、大規模なチームでの問い合わせ対応でも重複や漏れを防ぎます。
グループウェアシステム 公開羅針盤 – 株式会社両備システムズ
- LGWANを使ったセキュアなクラウド環境で利用可能
- 役職名によるメールの送信や代理人によるメールの送受信など、自治体に適した機能を搭載
- シリーズ製品には決済や文書管理、庶務事務などがあり、システム連携に強い
グループウェアシステム 公開羅針盤は、自治体での運用に特化したグループウェアです。メールの共有・管理やタスク管理の機能が搭載されており、問い合わせ対応の効率化とミス防止を両立できます。
組織に最適なメール共有システムを導入しよう
自治体業務における情報共有の課題は、業務効率の低下や意思決定の遅延、さらには住民サービスの質にも影響を及ぼす可能性があります。
メール共有システムの導入は、これらの課題を解決し、組織全体の生産性と住民サービスの質を向上させる有効な手段です。情報共有の効率化、部署間の連携強化、過去の経緯確認や責任の明確化など、メール共有システムがもたらすメリットは計り知れません。
しかし、最適なシステムを選ぶためには、セキュリティ対策、自治体特有の業務フローへの対応、庁内システムとの連携など、さまざまな要素を考慮する必要があります。
この記事で紹介した選び方やおすすめシステムを参考に、組織に最適なメール共有システムを導入し、より効率的で透明性の高い業務体制を構築しましょう。
