Outlookでのメール共有方法やメリット・おすすめのメール共有システム
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目次を閉じる
- Outlookでメールを共有する方法
- Outlookの共有メールボックスとは
- Outlookの共有メールボックス設定方法
- Outlookでメール共有を行うメリット
- 対応漏れや二重対応を防げる
- 対応工数を軽減できる
- 社内の情報共有がスムーズ
- Outlookでメールを共有する場合の注意点
- アクセス可能なユーザー数に制限がある
- 1人が開封すると全環境で既読になる
- IDやパスワードの管理を徹底する
- 保存容量を意識して利用する
- 複数人でメール管理を行う場合はメール共有システムの導入がおすすめ
- Outlook以外のおすすめメール共有システム
- NI Collabo 360
- サイボウズ メールワイズ
- メールディーラー
- メール対応業務の効率化にはメール共有システムがおすすめ
Outlookでメールを共有する方法
Outlookは、マイクロソフト社が提供するメール共有システムです。Microsoft 365 の一部機能として提供されており、チームや組織でメールを共有できる便利なツールです。
メール共有とは、複数名が同一のメールアドレスでメールの送受信や対応を行える仕組みです。Outlookでは、「共有メールボックス」という機能を使ってメールの共有が行えます。
Outlookの共有メールボックスとは
Outlookの共有メールボックスは、複数のユーザーがアクセスできるメールボックスです。共有メールボックスを作成することで、複数のユーザーが同じメールアカウントを使用できるようになります。
チームでのメール管理やプロジェクトごとの共有メールボックスを作成する際に便利です。
Outlookの共有メールボックス設定方法
Outlookの共有メールボックスの設定は次の手順で行います。
- Outlookの設定画面から「共有メールボックスの追加」をクリック
- 共有メールボックスの名前とアクセス権限を設定し「変更を保存」をクリック
- 「このメールボックスにメンバーを追加する」をクリック
- 「＋メンバーの追加」から共有したいメンバーを選択 5. 「保存」をクリック
共有メールボックスを利用してメールの送信や返信をする際は、通常のメール操作と同様です。
Outlookでメール共有を行うメリット
Outlookでのメールの共有には次のようなメリットが挙げられます。
- 対応漏れや二重対応を防げる
- 対応工数を軽減できる
- 社内の情報共有がスムーズ
対応漏れや二重対応を防げる
共有メールボックスを使用することで、複数のユーザーが同じメールを確認できます。メールの返信状況やステータスを全員が確認できることでメール返信の対応漏れや二重対応を防げます。
対応工数を軽減できる
共有メールボックスを活用することで、複数のユーザーが同じメールに対して返信や対応を行えるため、個々の負担が軽減されます。
テンプレートを利用することでメール内容や対応の属人化を防ぎ、工数の軽減にもつながります。
社内の情報共有がスムーズ
共有メールボックスは、顧客ごとの対応履歴を一元管理できるため、効率的な顧客対応が可能です。また、社内共有のために、CCやBCCをつけて送信する必要もなく、スムーズに状況の把握ができます。
Outlookでメールを共有する場合の注意点
Outlookを利用してメール共有する場合には次のようなことに気をつけましょう。
- アクセス可能なユーザー数に制限がある
- 1人が開封すると全環境で既読になる
- IDやパスワードの管理を徹底する
- 保存容量を意識して利用する
アクセス可能なユーザー数に制限がある
Outlookの共有メールボックスには一度にアクセスできるユーザー数は、25人までと制限が設けられています。
25人以上が同時に使用するような大規模な組織で使用する場合は注意が必要です。メールでの問い合わせ数や対応人数が多い場合には、メール共有システムの利用がおすすめです。
1人が開封すると全環境で既読になる
共有メールボックスのメールは、1人が開封すると全環境で既読になります。そのため、別の人がメールを開いてしまうことで、新着メールでも気付くことが遅れたり、対応済みか未対応かの判断が付きづらかったりします。
Outlookの共有メールボックスを利用する場合には、上記のことを理解して利用する必要があります。
IDやパスワードの管理を徹底する
共有メールボックスにアクセスするユーザーIDやパスワードは共通しているため、扱いやすい反面、セキュリティ面での心配があります。
IDやパスワードの管理を徹底することや、メールの取り扱いについてのルールを策定するなどして、セキュリティ対策を徹底する必要があります。
保存容量を意識して利用する
共有メールボックスでは、保存容量を超えるとメール受信ができなくなることがあります。保存容量を超えたことで本来届くはずのメールを受け取れないとなると、企業の信用を失ったり、トラブルが起きたりすることも考えられるでしょう。
保存容量は定期的に確認し、常に余裕のある状態を保たなくてはなりません。
複数人でメール管理を行う場合はメール共有システムの導入がおすすめ
Outlookの共有メールボックスで、メールの管理を行うことも可能ですが、ユーザー数に制限があったり、1人が開封すると既読になったりと、場合によっては不便を感じることもあるでしょう。
複数人で多くのメール問い合わせ対応を行う場合には、メール共有システムの導入がおすすめです。
メール共有システムには、メール管理や顧客対応を効率化する機能が多く備わっており、業務改善が期待できます。
Outlook以外のおすすめメール共有システム
Outlook以外にも、優れたメール共有システムが存在します。Outlook以外のおすすめのメール共有システムを紹介します。どれもシンプルで使いやすく、メール管理や共有をスムーズに行えるシステムです。
NI Collabo 360 - 株式会社NIコンサルティング
NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供する、多機能で低価格な経営改善型グループウェアです。
メール共有システムとしての機能も充実しており、従来のメールでは実現できなかったスムーズな情報共有とチームワーク強化を実現します。
サイボウズ メールワイズ - サイボウズ株式会社
サイボウズ メールワイズは、チームでのメール対応を一元管理して効率化できる、クラウドタイプのメール共有システムです。
メール送信前の承認フロー設定によって、誤送信や二重送信を防ぐことはもちろん、ファイル共有やスケジュール共有、タスク管理など、メール以外の情報も共有できます。
メールディーラーは、メール共有と管理を効率化するクラウドサービスです。メールの対応漏れや二重対応を防ぎ、チーム全体のメール対応の品質向上が期待できます。
返信テンプレートや定型文機能を利用して、よく使う文章をテンプレートとして登録することで、返信時間の短縮や対応レベルの平準化が可能です。メールごとの担当者割り振りも簡単に行え、対応すべきメールがすぐにわかります。
メール対応業務の効率化にはメール共有システムがおすすめ
Outlookの共有メールボックスでは、一つのメールアドレスを複数人で利用できる便利なツールです。一方で、アクセス可能なユーザー数に制限があったり、1人が開封すると、全員の環境で既読になったりと不便を感じることもあります。
対応人数やメールの数が多くなる場合には、メール共有システムの導入がおすすめです。効果的に活用することで、スムーズな業務運営が可能となります。
メール共有システムは多くあり、機能や特徴がそれぞれ異なります。自社に合う適切なシステムを選択するためには、比較検討することがおすすめです。
