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メール管理とは?効率的な処理方法・業務効率化を解説

最終更新日時:
記事の情報は2022-05-20時点のものです。
業務効率の向上のためのメール管理法について、特に受信メールの仕分けに注目しながら解説していきます。日ごろメールの整理に手間取っている人や、受信ボックスに沢山のメールが溢れてしまっている人は、ぜひ本記事を参考に適切なメール管理法を確立しましょう。

メール管理のポイント

毎日大量の新着メールが届き、管理しきれない方は少なくないのではないでしょうか。そんな状況を見過ごしていると、重要な取引メールの返信が遅れてしまったり、クライアントからの依頼を見逃してしまったりする可能性はゼロではありません。

そこで、日ごろメールボックスに溜まっている大量のメールの効果的な処理方法や、メールを適切に管理することで業務効率化を図る方法について解説します。

不要なメールを徹底的に削除する

メールを上手に整理するためには、まずは思い切って受信トレイを空にすることを目指しましょう。

まず不要だと思ったメールを徹底的に削除し、必要なメールのみを残します。必要なメールのみ残っていれば、仕分けもしやすくなります。

フォルダで仕分ける

次にメールをフォルダで仕分けていきます。「仕事用」「勉強用」「プライベート」といったようにカテゴリごとに専用のフォルダを用意し、既読メールを入れていきましょう。

とくに仕事用の場合、「すぐに対応する必要があるもの(要対応)」や「緊急を要しないが保存しておく必要があるもの」を分けてみたり、有名な「7つの習慣」の例に倣って「重要度」と「緊急度」を軸としてメールを振り分けたりする方法が有効です。

また、仕事でメールを利用していると、特定の取引先と一つのプロジェクトについて長い間メールのやりとりをすることがあります。そういった場合は、どうしても同じ相手とのメールが多くなるので、思い切ってそのプロジェクト専用のフォルダを作成してメールの管理をすることをおすすめします。

複数人でメール対応の管理をしている場合は、メール共有システムや問い合わせ管理システムの利用もおすすめです。

メール共有システムの比較はこちら
問い合わせ管理システムの比較はこちら

自動振り分けを設定する

Outlookなどのメーラーはもちろん、Gmailなどのフリーメールにも、受信したメールの自動振り分け機能がついています。この機能を使えば、メールが届くと自動で振り分けてくれるので、確認の手間が省けます。

メーラーにもよりますが、アドレス・件名・キーワードなどで設定ができます。仕事用メールの場合は、仕事の重要度に応じて振り分けるようにするとよいでしょう。

メール管理のメリット

メールの見逃しがなくなる

受信トレイが未読メールでいっぱいだと、必要なメールを見逃してしまうこともあります。フォルダに自動振り分けされていれば、整理の手間が省けるので、メールを読み逃すリスクを減らせます。

精神的な負担が減る

何となく「やらなければならない」ことを自覚していても、具体的に「何をいつまでにやる必要があるのか」が明確ではない状態は、精神的に疲れてしまうことに加え、目の前の仕事への集中力も散漫にしてしまいます。

メールが受信ボックスに溜まるたびに精神的な負担が増えていく状態から開放されるためにも、ぜひ積極的に振り分け機能を活用しましょう。

メールをまとめる機能の一つにメールアーカイブがあります。次の記事ではアーカイブの詳細やサービス紹介をしています。

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メール管理の注意点

メールの整理をするうえで特に注意すべき事柄について、ポイントを絞って説明します。

受信フォルダの未読メールを「ゼロ」

受信フォルダにある未読メールは極力ゼロにすることを目指しましょう。

たとえ一日でも処理せずに放置してしまうと、慢性的に未読メールが増えていってしまいます。そしていつの間にか、どれが必要でどれが不要なメールなのかがわからなくなる可能性があります。

いらないメールを取捨選択

上述のように、不要だと感じたメールはすぐに削除することがポイントです。仕事でどうしても必要なメールは残しても構いませんが、多くの人は、まともに読んでいないメールマガジンや、昔買い物をしたお店から定期的に届くお知らせメールなどが少なからずあるはずです。

しっかりと取捨選択のルールを決めて、不要なメールは配信停止設定をしてすべて削除してしまいましょう。たとえ仕事のメールであっても、すでに終わった業務に関するものや必要のない連絡事項に関しては削除して構わないはずです。

返信のルールを決めておく

何を基準に返信をするのか、自分なりにルールを決めておくことも重要です。

たとえば、緊急用フォルダにあるメールはすぐに返信すると決めて、緊急性はないけれど重要な情報を含むメールについては、1週間に1~2回程度、集中して処理する時間を設けるといったやり方もあります。

フォルダによる自動振り分けの項でも説明したように、特にこちらの行動を要するメール(タスクメール)と、ただ情報を伝えてくるだけのメールを振り分ける方法は非常に有効なので、ぜひ実践してみましょう。

テンプレートを作っておく

受信するメールのなかには、署名や連絡事項など決まった文言を使い回しても問題ないものが少なくありません。そういったメールに返信するためのテンプレートを作成しておくのも効果的です。

メール一通の返信にはさほど時間がかかりませんが、それが何十通ともなってくると、それなりに時間がかかるものです。そういった時にコピー&ペーストできるテンプレートがあれば、作業効率が一気に上がります。

ボクシルではさまざまな場面に対応したテンプレートが用意されています。ぜひお使いください。

整理に時間をかけない

逆説的に感じられるかもしれませんが、整理に時間を掛けすぎないことも重要なポイントとなります。たとえば、実際には使わないような情報を含むメールの保存先を決めることに時間をかけるのは時間の無駄といえます。

いくら細かく分類しても、後からどのフォルダに格納されているのかがわからなければ意味がありません。分類の難しいメールなどは「その他フォルダ」を作成するなどして、一時的に保管しておき、必要なくなった時点で削除してしまいましょう。

件名をわかりやすく

重要度の高いメールは後から検索する可能性があるため、件名をわかりやすくして検索しやすいようにすることもポイントです。メールを読む際に件名を書き換える癖をつけるとよいでしょう。

特に何らかのアクションが必要となるメールについては、件名に概要を書き加えている人もいます。そうすることで、後から件名を見ただけで「いつまでに何をすればよいか」がわかるようになります。

自分なりのメール管理法を確立

効率的なメール管理の方法について、さまざまなポイントを説明してきました。メールの返信自体はさほど時間がかからないことが多いですから、つい後回しにしてしまう人も少なくありません。

しかし毎日何十通もメールのやりとりをしているならば、全体的な時間はけっして短くはないはずです。そうなると、いかに効率的にメールの管理をするかがほかの仕事のパフォーマンスを左右すると言っても過言ではありません。

いまやメールはビジネスの基本となるツールですから、本記事を参考に、ぜひ自分の仕事の状況に合わせて適切な管理法を確立しましょう。

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