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2017-10-25

メール管理とは | 効率的な処理方法・業務効率化を解説

業務効率の向上のためのメール管理法について、特に受信メールの仕分けに注目しながら解説していきます。日頃メールの整理に手間取っている人や、受信ボックスに沢山のメールが溢れてしまっている人は、ぜひ本記事を参考に適切なメール管理法を確立しましょう。
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今の時代、仕事でもプライベートでも電子メールの存在はなくてはならないものとなっています。しかし、多くの人は受信トレイに常に大量のメールが残ったままになっているだけではなく、さらに毎日のように大量の新着メールが届くという状況にあります。

そんな状況を見過ごしていると、重要な取引メールの返信が遅れてしまったり、クライアントからの依頼を見逃してしまうといった可能性ゼロではありません。

そこで今回は、日頃メールボックスに溜まっている大量のメールの効果的な処理方法や、メールを適切に管理することで業務効率化を図る方法について解説していきます。

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受信メールの仕分け方で管理を効率化

メールを上手に整理するためには、まずは思い切って受信トレイを空にすることを目指しましょう。

少なくとも、大量のメールがある受信トレイから、どうしても必要なメールとそうではないものを上手に仕分けることからはじめることをおすすめします。そして不要だと思ったメールは徹底的に削除するようにしましょう。

このようにして一通りメールボックスを整理したら、以下のような方法で受信メールを仕分けるのが効果的です。

フォルダによる自動振り分け

OutlookなどのメーラーをはじめGmailなどのフリーメールにも、受信したメールの自動振り分け機能がついています。この機能を使ってさまざまな種類のメールが入り乱れている受信トレイをすっきりさせましょう。

ポイントとしては、まず「仕事用」「勉強用」「プライベート」といったふうにカテゴリ毎に専用のフォルダを用意し、届いたメールが自動的にそのフォルダに振り分けられるように設定をしていきます。完全に仕事用のメールの場合は、その重要度に応じて振り分けるようにすると仕事の効率が上がります。

要対応・保存用・重要性・スピード感によって振り分ける

仕事用メールの整理の例としては、たとえば「すぐに対応する必要があるもの(要対応)」や「緊急を要しないが保存しておく必要があるもの」を分けてみたり、有名な「7つの習慣」の例に倣って「重要度」と「緊急度」を軸としてメールを振り分けていくといった方法が有効です。

ただし、あくまでもメールを適切に管理することが目的であることを忘れてはいけません。その場で返信できるものはすぐに返信し、削除できるものはすぐに削除するといった具合に、受信トレイにメールを溜め込まないことを重視しましょう。

7つの習慣については、以下の記事をご覧ください。

「デキル」総務になる!総務の仕事で優先順位をつける7つの習慣 | ボクシルマガジン
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個別案件フォルダを作成する

仕事でメールを利用していると、特定の取引先と一つのプロジェクトについて長い間メールのやりとりをすることがあります。そういった場合は、どうしても同じ相手とのメールが多くなってしまいますから、思い切ってそのプロジェクト専用のフォルダを作成してメールの管理をすることをおすすめします。

そうすれば、万が一にもメールの見落としをすることがなくなりますし、メールの日付を確認することでプロジェクト全体の状況も把握することができるようになります。

振り分けをするメリット

このようにメールを工夫して振り分けるメリットとしては、必要なメールをすぐに探し出すことができるだけでなく、日頃の生活における「気がかり」を無くすことができる点があげられます。

何となく「やらなければならない」ことを自覚していても、具体的に「何をいつまでにやる必要があるのか」が明確ではない状態というのは、精神的に疲れてしまうことに加え、目の前の仕事への集中力も散漫にしてしまいます。

メールが受信ボックスに溜まるたびに精神的な負担が増えていく状態から開放されるためにも、ぜひ積極的に振り分け機能を活用しましょう。

メールをまとめる機能の一つにメールアーカイブがあります。以下の記事ではアーカイブの詳細やサービス紹介をしています。

メールアーカイブアプリ6選|監査・内部統制・セキュリティ対策を強化 | ボクシルマガジン
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注意するべき項目とは

ここからは、メールの整理をする上で特に注意すべき事柄について、ポイントを絞って説明します。

受信フォルダの未読メールを「ゼロ」

受信フォルダにある未読メールは極力ゼロにすることを目指しましょう。たとえ一日でも処理せずに放置してしまうと、慢性的に未読メールが増えていってしまいます。そしていつの間にか、どれが必要でどれが不要なメールなのかが分からなくなる可能性があります。

いらないメールを取捨選択

上述のように、不要だと感じたメールはすぐに削除することがポイントです。仕事でどうしても必要なメールは残しても構いませんが、多くの人は、まともに読んでいないメールマガジンや、昔買い物をしたお店から定期的に届くお知らせメールなどが少なからずあるはずです。

しっかりと取捨選択のルールを決めて、不要なメールは配信停止設定をして全て削除してしまいましょう。たとえ仕事のメールであっても、既に終わった業務に関するものや必要のない連絡事項に関しては削除して構わないはずです。

返信のルールを決めておく

何を基準に返信をするのか、自分なりにルールを決めておくことも重要です。

たとえば、緊急用フォルダにあるメールはすぐに返信すると決めて、緊急性はないけれど重要な情報を含むメールについては、1週間に1~2回程度、集中して処理する時間を設けるといったやり方もあります。

フォルダによる自動振り分けの項でも説明したように、特にこちらの行動を要するメール(タスクメール)と、ただ情報を伝えてくるだけのメールを振り分けるという方法は非常に有効ですので、ぜひ実践してみましょう。

テンプレートを作っておく

受信するメールのなかには、署名や連絡事項など決まった文言を使い回しても問題ないものが少なくありません。そういったメールに返信するためのテンプレートを作成しておくのも効果的です。

メール一通の返信にはさほど時間がかかりませんが、それが何十通ともなってくると、それなりに時間がかかるものです。そういった時にコピー&ペーストできるテンプレートがあれば、作業効率が一気に上がります。

ボクシルではさまざまな場面に対応したテンプレートが用意されています。ぜひお使いください。

整理に時間をかけない

逆説的に感じられるかもしれませんが、整理に時間を掛けすぎないことも重要なポイントとなります。たとえば、実際には使わないような情報を含むメールの保存先を決めることに時間をかけるのは時間の無駄といえます。

いくら細かく分類しても、後からどのフォルダに格納されているのかが分からなければ意味がありません。分類の難しいメールなどは「その他フォルダ」を作成するなどして、一時的に保管しておき、必要なくなった時点で削除してしまいましょう。

件名を分かりやすく

重要度の高いメールは後から検索する可能性がありますから、件名をわかりやすくして検索しやすいようにしておくこともポイントです。メールを読む際に件名を書き換える癖をつけるとよいでしょう。

特に何らかのアクションが必要となるメールについては、件名にその概要を書き加えている人もいます。そうすることで、後から件名を見ただけで「いつまでに何をすればよいか」が分かるようになります。

自分なりのメール管理法を確立

効率的なメール管理の方法について、さまざまなポイントを説明してきました。メールの返信自体はさほど時間がかからないことが多いですから、つい後回しにしてしまう人も少なくありません。

しかし毎日何十通もメールのやりとりをしているならば、全体的な時間は決して短くはないはずです。そうなると、いかに効率的にメールの管理をするかがほかの仕事のパフォーマンスを左右すると言っても決して過言ではありません。

いまやメールはビジネスの基本となるツールですから、本記事を参考に、ぜひ自分の仕事の状況に合わせて適切な管理法を確立しましょう。

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