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メールアーカイブアプリ6選|監査・内部統制・セキュリティを強化

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メールアーカイブという機能をご存じでしょうか? 簡単に言うとメールの記録、保存のことです。今回はメールアーカイブの目的や、さまざまなメールアーカイブアプリをご紹介します。メールの管理で、監査や内部統制、セキュリティ対策に活かしましょう。

メールアーカイブという言葉をご存じですか? Gmailなどのメールソフトに「アーカイブ」という機能があるのを見たことがあるかもしれません。

今回は、メールアーカイブの目的を整理するとともに、さまざまなメールアーカイブアプリをご紹介します。

メールアーカイブとは

まずアーカイブとは、複数のファイルを一つにまとめて記録、保存することを指します。つまりメールアーカイブとは、複数のメールを1つのファイルに集めて保存することです。

メールアーカイブを行う目的としては、主に次の3つが挙げられます。

(1)メール管理

社内メールを確実に保存して管理しておくことで、事後調査に役立てることができます。また重要なメールとスパムメールなどの不要なメールを切り離すことができ、フォルダ内の見やすさが増します。

(2)内部統制・コンプライアンス対策

顧客や社内のメールを一括で管理することができるため、内部統制に役立てることができます。もし、問題が発覚した時も、メールをオリジナルのまま保存しておくことで、スムーズな調査が可能になります。

(3)セキュリティ対策

メールアーカイブを行うことで管理者権限なども設定でき、メールに対するセキュリティ対策が行えます。具体的には管理者権限により改ざん防止などができます。また、添付ファイルの暗号化なども行えるため重要事項などの情報漏えいを防ぐことができます。

おすすめのメールアーカイブアプリ6選

SYNCDOT MailKeeper(メールキーパー)

  • 送受信メールの証跡保全
  • 保存機能に特化
  • 企業の持つナレッジを保護

メールキーパーは、「MailKeeperPRO」の後継製品であり、セキュリティ対策支援ソフトウェアです。

企業の信用失墜を防ぎ、また、常にメールをチェックされているという意識が従業員のセキュリティモラルを高めます。送信者や送信時刻を記録し、アーカイブと同時にデジタル・フォレンジックとしても利用可能。コストを抑えながらコンプライアンス体制を高められます。

@Securemail+Archive(セキュアメール)

  • 自動アーカイブとフィルタリング
  • スパムメール隔離
  • 誤送信防止やメール自動圧縮機能

セキュアメールは、添付ファイルの自動暗号化などでセキュリティを強化した、メールアーカイブサービスを提供するゲートウェイ型サービスです。

マイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」や、法人向けGoogle Apps「G Suite」などの既存環境を用いて、即時導入できます。

検索ではメール本文以外にも添付ファイル内のテキストも認識。保管期間を超過したデータのオート削除も可能です。使用時は、JavaScript対応のブラウザが必要です。

MailStore(メールストア)

  • 添付ファイル内の文字列検索機能
  • アクセス権限設定で内部統制強化
  • 監査や対訴訟用の証拠文書の保存

メールストアは、一定期間ごとにデータを管理できる、メールアーカイブサービスです。

OutlookやThunderbirdなどのメールを出力。IMAPメールのフォルダ構造を維持したまま、アーカイブすることが可能です。改ざん防止機能や権限設定を用いて、ビジネスメールをセキュアに管理。また、Active Directoryと連携し、アーカイバの動作を自動化できます。

GUARDIANWALL Cloudファミリー

  • クラウド環境でメールセキュリティを強化
  • 添付ファイル暗号化
  • Office 365との連携

GUARDIANWALL Cloudファミリーは、「GUARDIANWALL」を使用してメールをフィルタリングする、セキュリティ強化サービスです。

ホスティングやクラウド上のメールサービスの安全性を高め、添付ファイルの暗号化などを自動化することができます。「GUARDIANWALL」の標準機能から、スパム対策とメール無害化機能を除いたものをベースにしているようです。

WISE Audit

  • クラウドメールに対応
  • 秒間1,000万通のメールを検索
  • メールを自動アーカイブし、監査や訴訟対策

WISE Auditは、メール監査やアーカイブを行う製品です。誤送信や返信ミスを減らし、企業外への情報漏えいを防ぎ、コンプライアンス体制を強化します。

高速な日本語検索機能を持ち、監査業務を迅速に行うことが可能。米国基準の電子証拠開示制度に対応したアーカイブを行えます。訴訟対策としても有用なソリューションです。

Active! vault SS(アクティブボルトSS)

  • アーカイブ内容をディスクメディアで送付可
  • 容量無制限で最大5年間保存
  • Office 365・G Suiteと連携

アクティブボルトSSは、権限設定や誤送信対策機能を持つ、セキュアなクラウド型メールアーカイブサービスです。

アーカイブデータを記憶メディアに焼き、送付することも可能。GmailやOutlookユーザは、現在使用しているメーラと連携して使用することができます。メールサーバは冗長構成で、SLAは99.9%です。

メールアーカイブでセキュリティ対策を

メールアーカイブの仕組みや代表的なメールアーカイブアプリについて解説していきました。アプリの位置付けについては、セキュリティ対策と捉えていただければ問題ないでしょう。

コンプライアンスが重要視される昨今、メールの記録や保存といった管理は必要不可欠です。メールアーカイブアプリは、サービスごとに強みなどが異なるので、ぜひ自社にあったものを比較検討していただければと思います。

さらにメールセキュリティソフトについて知りたいという方は、こちらの記事も参考にしてください。

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