掲示板を搭載したグループウェア8選 - 機能・料金比較

掲示板機能のあるグループウェアの選び方

掲示板の細かな機能は十分か

掲示板機能は、社内情報共有やコミュニケーション活性化に役立つグループウェアの重要機能です。まずは次のような掲示板の形式や機能に注目し、導入候補をピックアップしましょう。

掲示板形式

項目	内容
フォーラム形式	投稿者が情報を一方的に共有する形式。情報共有やお知らせに適している
スレッド形式	投稿に対して派生するコメントが可能な形式。議論や質問に適している

主要機能

項目	内容
添付ファイル機能	画像や資料を共有できる
既読機能	誰が情報を閲覧したかがわかる
アンケート機能	意見収集や意思決定に役立つ

その他便利な機能

項目	内容
カテゴリ分け	テーマや部署ごとに情報を整理できる
投票機能	アンケートや意見収集に役立つ
コメント機能	情報に対する意見や質問を投稿できる
いいね機能	有益な情報に「いいね」を押せる
通知機能	新しい投稿やコメントがあった際に通知を受け取れる
検索機能	過去の投稿やコメントを簡単に検索できる

従業員が使いこなせそうか

使いやすさも重要なポイントです。画面の見やすさや直感的な操作、モバイル対応などを確認しましょう。業務フローに合わせてレイアウトや機能を調整できるかも確認しましょう。カスタマイズ性が高いほど使いやすさを向上させられます。

どのようなセキュリティ対策がされているか

グループウェアは社内情報を取り扱うため、セキュリティ対策が重要です。従業員ごとに閲覧および編集権限を設定、情報漏えいを防ぐデータの暗号化、操作を記録するログ管理などセキュリティに関する機能を確認しましょう。

掲示板機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

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掲示板機能のあるグループウェア8選

Garoonは数万人規模の企業でも導入されている大企業に対応したグループウェアです。Garoonの掲示板では、情報を共有する範囲や期間を設定し、必要な情報をわかりやすく届けられます。通知の設定を柔軟に変えられること、閲覧状況を確認できることから業務を妨げることなく情報を確実に届けられるでしょう。画像や表の入った掲示も出せます。

掲示板機能以外にも「スペース」「メッセージ」「メール」など情報を伝えたい相手や伝える方法に応じてコミュニケーションの方法を選択できます。

J-MOTTOグループウェアは月額165円（税込）から利用できるコストパフォーマンスに優れたグループウェアです。J-MOTTOグループウェアの掲示板では社内FAQ、お知らせ、イベント情報など、用途に合わせてスムーズに情報共有できます。事前に投稿内容を作成し特定の日時に公開する予約投稿にも対応。

「伝言・所在」「アンケート」「回覧・レポート」「ネオツイ」「議事録」「メモパッド」など連絡に使えるツールが多数あるため、用途に応じて使い分けましょう。

NI Collabo 360は、30以上のアプリケーションを1ユーザーあたり月額360円（税込）にて提供するグループウェアです。NI Collabo 360の掲示板では、投稿やコメントをリアルタイムで通知し、情報共有を活性化します。意見交換やアンケートなど幅広い用途に活用できる投票機能を搭載。

そのほかに「回覧板」「共有メール」などがあり、多くの機能を必要としつつも費用を抑えたい企業におすすめです。

サイボウズ Officeは、サイボウズの提供する中小企業におすすめのグループウェアです。掲示板では、全社員への一斉送信で重要な情報を確実に共有できます。部署やプロジェクトにてカテゴリ分けして整理でき必要な情報を見つけやすいです。投稿に対するコメントやいいね機能もあり、コミュニケーションの活性化に役立ちます。

クラウド型とオンプレミス型の両方に対応している点と合わせて、グループ会社やグローバル企業の子会社で導入しやすいシステムといえるでしょう。

desknet's NEOは、豊富な機能とサービス連携をもつ国産のグループウェアです。掲示板では、画像アップロードや予約投稿に対応し、必要な情報を適切なタイミングでわかりやすく配信できます。パソコン内の動画をそのままアップロードできるので、外部サイトを経由せずに機密性の高い情報を共有可能です。

掲示板以外の機能ではセキュリティ対策が充実しています。IPアドレス制限やBASIC認証のほか、オプションでクライアント認証もあるためセキュリティを気にかけている企業にもおすすめです。

WaWaoffice for Workspace Organizerでは、チームやプロジェクトごとに作業内容やメンバーをまとめてワークスペースを作成できます。掲示板機能では、WordやExcelからのコピペに対応。「重要」や「社外秘」の属性をつけられるため、お知らせを埋もれづらくできます。

ほかにも「メール」「回覧板」「電子会議室」などによってもコミュニケーションが可能。連絡をシンプルに行いたい企業におすすめです。

Zoho Connectは、Zoho CRMをはじめビジネスの多くの場面でサポートしてくれるZohoのグループウェアです。掲示板では「自分のフィード」を設定することで、関係のある投稿のみをまとめて確認できます。グループ掲示板もあり、所属するグループメンバーのみが投稿を確認可能です。

ほかには社内SNS機能で従業員エンゲージメントを高め、メール、チャット、ビデオ会議などあらゆるコミュニケーションを統合してくれます。シンプルな操作性やZoho含めサービス連携に強いサービスを探しているならおすすめです。

GroupSessionは、無料でユーザー数無制限にて利用できるグループウェアです。掲示板の投稿に画像や動画を添付でき、情報をわかりやすく伝達できます。アンケート機能により投稿への投票を追加できるため、意思決定に役立てられるでしょう。

無料版でもスケジュールや掲示板、施設予約、ファイル共有などの幅広い機能を標準搭載。大企業はもちろん、教育機関や自治体など公共機関の導入実績も多いです。

グループウェアに搭載される掲示板機能の詳細

グループウェアにおける掲示板機能の詳細は下記となります。一口に掲示板といってもどこまでの機能を求めるかによって対応できるサービスが限定されるので、比較検討する前に整理しておきましょう。

機能	詳細
カテゴリ分け	テーマや部署ごとに情報を整理できる機能は、情報の検索性を向上させます。
投票機能	アンケートや意見収集に役立ちます。従業員の声を集めて経営改善に役立てる「ボトムアップ型」の企業におすすめの機能です。
コメント機能	情報に対する意見や質問を投稿できる機能は、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
いいね機能	有益な情報に「いいね」を押せる機能は、情報の評価や注目度の指標になります。
通知機能	新しい投稿やコメントがあった際に通知を受け取れる機能は、情報の見逃しを防ぎます。
検索機能	過去の投稿やコメントを簡単に検索できる機能は、必要な情報を見つけやすくします。

掲示板機能のあるグループウェアのメリット

最新情報を一斉に共有

掲示板機能は、社内での情報共有を効率化し共有のヌケモレを予防します。

従来の紙ベースやメールでの情報共有では、情報の検索や更新が困難で最新の情報をなかなか見つけられない課題がありました。グループウェアを導入することで情報の一元管理や検索が可能になり、最新の情報を確認しやすくなります。

また、掲示板機能では部署やプロジェクトごとに情報を共有したり、特定のユーザーグループに限定公開したりできます。必要な情報が必要な従業員にのみ届くことは、セキュリティの向上にもつながるでしょう。

コミュニケーションの活性化

掲示板機能は、情報共有だけでなくコミュニケーション活性化にも貢献します。

従来のメールや電話でのコミュニケーションでは、タイムラグや伝達漏れの可能性がありました。掲示板機能は、リアルタイムな情報共有と双方向のコミュニケーションを実現することで、これらの課題を解決します。

他にも部署や役職を超えた交流を促進したり、気軽な意見交換や情報共有にて新たなアイデアが生まれたりとコミュニケーション活性化により得られる効果は大きいです。

意思決定のスピードアップ

情報の一元管理により、従業員は必要な情報や最新の情報をすぐに確認できるようになります。また掲示板では質問や意見を気軽に投稿し、回答を得られます。これにより問題解決や意思決定がスピーディになるでしょう。

掲示板機能のあるグループウェアのデメリット

情報過多になるリスク

掲示板機能は、情報共有の効率化やコミュニケーションの活性化など多くのメリットがある一方で、情報過多になりえるデメリットも存在します。掲示板に投稿される情報が多いと、必要な情報を見つけるのが困難になり、情報過多になりかねません。

カテゴリ分けやタグ付けによる情報の整理、重要度の設定による優先順位付けなどで対策をしましょう。

情報漏えいや不正アクセスの危険

掲示板機能は社内情報を取り扱うため、セキュリティ対策が重要です。もし対策を怠ると、情報漏えいなどの重大なセキュリティインシデントの恐れがあります。

たとえば次のようなセキュリティが強固なグループウェアを選ぶこと、セキュリティ対策を取ることが必要です。

• アクセス権限の設定による情報の限定公開
• パスワードポリシーの策定による強固なパスワード設定
• データの暗号化による情報保護
• ログ管理による不正操作検知
• 定期的なぜい弱性診断によるセキュリティ対策の強化

運用コストの負担

掲示板機能は導入や運用にコストがかかります。スクラッチ開発するよりはコストを抑えられるものの、システムを導入する以上一定の費用が発生するのは避けられません。

グループウェア本体の月額利用料、サポート費用、従業員への教育費用など、どのような費用がいくらかかるのか確認しましょう。コストを事前に把握し、費用対効果の高いグループウェアを選ぶことが大切です。

掲示板を搭載したグループウェアを導入しよう

掲示板を搭載したグループウェアを選ぶ際には、使い勝手や機能の充実度に注目しましょう。掲示板を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

掲示板を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、要件や予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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