チャット機能を搭載したグループウェア8選 - 機能・料金比較

チャット機能のあるグループウェアの選び方

グループウェアに必要な要件の洗い出し

まずは必要な機能を洗い出し、それらがそろっているグループウェアをピックアップしましょう。チャット機能のあるグループウェアは、次のような機能を搭載しています。

連絡をとるための機能

機能	概要
1対1のチャット	2人だけの会話
グループチャット	複数人での会話
ファイル共有	ファイルの送受信
既読・未読表示	メッセージの確認状況
音声通話	音声でのリアルタイムな会話
ビデオ通話	映像付きでのリアルタイムな会話

情報を蓄積したり共有したりする機能

機能	概要
ファイル共有	ファイルの保存・共有
掲示板	情報共有や意見交換
Wiki	社内情報やノウハウの共有
タスク管理	ToDoリストやスケジュール管理
スケジュール管理	予定の共有

仕組み化するための機能

機能	概要
ワークフロー	稟議の申請と承認。ないし業務手順の自動化
プロジェクト管理	プロジェクトの進捗管理
アンケート機能	アンケートの作成・実施
データ分析	データの分析・可視化
外部連携	他システムとの連携

セキュリティ要件

機能	概要
パスワードポリシー	パスワードの強度設定
アクセス制御	利用権限の設定
データ暗号化	データの保護
ログ管理	操作履歴の記録
バックアップ	データの復元

コストの計算と見積もり

チャット機能のついたグループウェアを選ぶ際には、費用の計算がかかせません。グループウェアは従業員1人あたりで料金の発生するサービスが多く、1人あたりいくらまでならコストをかけられるかを計算するとよいでしょう。

最安プランであれば1人あたり300円〜1,000円程度ですが、オプションにて勤怠管理や経費精算の機能をつけたい場合、セキュリティをより強化したい場合などには費用がさらにかかります。詳しくは下記の記事でも解説しているので参考にしてください。

現場社員にとっての使いやすさ

チャット機能付きのグループウェアを選ぶ際には、使いやすさも重要なポイントです。直感的に操作できること、どこに何があるのか画面を見てすぐにわかることを確認しましょう。

またグループウェアは外出先で使うことも多いため、スマートフォンやタブレットで利用できることも重要です。iPhoneとAndroidの両方に対応しているか、モバイルアプリはあるかを確認しましょう。

チャット機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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チャット機能のあるグループウェア8選

Google Workspaceは、Google スプレッドシートやGmailといったグーグルのサービスを利用できるグループウェアです。グーグルのグループウェア内でのサービス連携はもちろん、他社サービスとの連携に強いのが特徴です。

チャット機能は「Google Chat」から利用できます。Gmailとのシームレスな連携により、やりとりがスムーズになるでしょう。チャットからビデオ会議を直接始めたりプラグインでチャット機能を拡張したりできます。

Garoonはサイボウズが提供する大企業向けのグループウェアです。同社のkintoneを使えば、ノーコードアプリ開発も可能で、独自の業務アプリを簡単に作成できます。

チャット機能としては、個人や特定メンバー間でのみやりとりをする「メッセージ」やチームの連絡やタスク管理に適切な「スペース」を利用できます。チャットとToDo管理が一体化しているため、やり取りを一元管理したい企業におすすめです。

Larkはチャットを中心に多くの機能と連携しているグループウェアです。カレンダーやドキュメント、ワークフロー、Web会議、Wikiなどと連携します。

チャットにはリアルタイム翻訳機能が搭載され、異なる言語を話すメンバー間でもスムーズなコミュニケーションが可能。高度な検索機能が使えるのも特徴でキーワード、ファイル、メンバーなど広範囲の要素を検索し、必要な情報をすばやく見つけられます。

J-MOTTOグループウェアは、同社のグループウェア「desknet's NEO」をもとに月額165円（税込）まで価格を抑えた低コストのグループウェアです。約4,000社^※の導入実績があります。

チャットにおいては、絵文字やつぶやきなどソーシャル要素の強い機能が多くSNS感覚で使えます。業務に役立つ情報を投稿したり、コミュニケーションの場として活用したり多目的に使える機能です。

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「J-MOTTOグループウェア 公式サイト」（2024年2月27日閲覧）

Confluenceはナレッジマネジメントを主軸にコラボレーションを活性化するグループウェアです。Wikiやボードでの同時編集により単なるチャット以上のコミュニケーションを実現します。

投稿されたチャットが関連するページに反映されるため、ページの更新状況を簡単に把握できます。他にもチャットを検索したり履歴をさかのぼったりできるため、目的のチャットを簡単に見つけられるのも便利です。

NI Collabo 360は、月額360円（税込）の高いコストパフォーマンスながらグループ会社での導入も可能なグループウェアです。30以上の機能をひとつにまとめているため、いくつもサービスを導入せずに済みます。

「InstaMTG」なら時間制限付きでチャットを利用できます。「常にメッセージを気にしてしまう」デメリットの回避につながるため、会議をきっちり終わらせるのに便利です。そのほか、通常のチャット「UP!」もあるためうまく使い分けましょう。

Microsoft 365はWordやExcelで有名なマイクロソフトの提供するグループウェアです。SaaSとしての運用に対応しているため、Excelをはじめとした同時編集はもちろん今回紹介するTeamsをより快適に利用できます。

チャット機能はTeamsとして提供。チャットから直接音声通話を始めたり録画を確認したりできます。WordやExcelを投稿したまま直接編集できるのをはじめ、Microsoft 365にて完結されるのが強みです。

GroupSessionは、無料にて利用できるグループウェアです。大企業はもちろん、教育機関や自治体などの公共機関の導入実績も多いです。

チャットでやり取りするテーマを決め、ユーザーを指定してチャットルームに招待できます。使用感としてはSlackをはじめとするビジネスチャットに近いです。またプッシュ通知ではメッセージの見逃しを予防します。

グループウェアに搭載されるチャット機能の詳細

複数人間でのメッセージ送付

グループウェアには、複数人で一つのチャットルームに参加して会話できる機能があります。プロジェクトチームや部署など、特定のグループ内での情報共有やコミュニケーションに適しています。

トピックやテーマごとにチャットルームを分けたり、スレッドを立てたりできるシステムも。異なるトピックに関する会話は切り出すことで後から情報を見つけやすくなるでしょう。

1対1でのメッセージ送付

グループウェアのチャット機能は、個人間でのメッセージも可能なシステムが大半です。個人情報を含む話やプライベートの話など公開したくない情報をやり取りするのに適しています。

メンションおよび通知

グループチャットでは、特定のメンバーに直接メッセージを送る際にメンション（＠）を付けられます。メンションを付けた相手にだけ通知が届くため、特定のメンバーにすばやく情報を伝えられます。

豊富な絵文字・スタンプ

グループウェアに搭載される豊富な絵文字・スタンプ機能は、コミュニケーションを楽しくわかりやすくする機能です。文字だけでは伝えにくい感情やニュアンスを表現したり、メッセージを視覚的にわかりやすくしたりできます。

送られてきたメッセージに対し、絵文字のスタンプを付けてリアクションが取れるシステムも多いです。親指を立てる絵文字や「承知しました」「確認中」などのスタンプを付けることで返信する手間を省けます。

チャット機能のあるグループウェアのメリット

ニュアンスを伝えやすい仕組み

チャット機能付きグループウェアは、コミュニケーションの活性化に大きく貢献します。メールでは伝わりにくい感情やニュアンスも、チャット機能であれば絵文字とスタンプを使って表現できます。音声通話やビデオ通話ができるシステムも多く、これらを活用することで、より円滑なコミュニケーションが可能です。

やり取りを追いやすい

チャットでは特定のタイミングで共有したり、過去のやり取りを検索したりすることで情報を探す手間が減ります。チーム内の議論や意思決定の過程が記録されるため、新規メンバーが過去の議論を把握するのにも役立ちます。

一本化によるコスト削減

チャット機能を備えたグループウェアでは、電話やメール、ビデオ会議などをグループウェア内で完結させます。これにより複数のツールが不要になりコスト削減に役立ちます。やり取りの場所が点在しないため、連絡にかかるコストも削減できるでしょう。

チャット機能のあるグループウェアのデメリット

情報漏えいや不正アクセスのリスク

グループウェアやチャット機能は、情報漏えいをはじめとするセキュリティリスクを抱えています。アカウントの乗っ取りやなりすまし、誤送信、情報漏えいなど、さまざまなリスクがあります。これらのリスクを軽減するために、パスワード管理の徹底やアクセス権限の設定、ログの監査などが必要です。これらに対策しているグループウェアを事前に調査しておくのがおすすめです。

重要なメッセージが埋もれる

気軽にメッセージを送れるがゆえに、情報過多となる恐れもあります。必要のない情報や関係のない情報が頻繁に送信されると、重要な情報を見失ったり理解に時間がかかったりします。情報過多となるのを防ぐには、チャットグループの整理、送信内容の明確化、通知設定の調整などが有効です。

コミュニケーションの質低下

チャットは誤解やコミュニケーション不足を生む恐れがあります。文字だけのコミュニケーションでは、感情やニュアンスが伝わりにくいため、誤解が生じやすいです。またチャットばかりに頼ると、対面でのコミュニケーションが減少し従業員のエンゲージメントが低下しかねません。

予防策としては絵文字やスタンプの使用、音声通話とビデオ通話の活用、対面でのコミュニケーション機会確保などがあげられます。スピード感のあるチャットをうまい形で活用していきましょう。

チャット機能を搭載したグループウェアを導入しよう

チャット機能を搭載したグループウェアを選ぶ際には、チャットルームやスレッドを細かく分けられるか、検索をしやすいかなどに注目しましょう。チャット機能を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

チャット機能を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、要件や予算に合わせて複数のシステムを比較検討することが大切です。

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