タスク管理機能を搭載したグループウェア8選 - 機能・料金比較

タスク管理機能のあるグループウェアの選び方

必要な機能の洗い出し

タスク管理機能のあるグループウェアを選ぶ際、まずは必要な機能をピックアップし要件を整理しましょう。グループウェアに搭載されているタスク管理の主な機能は次のとおりです。

基本的な機能

機能	説明
タスクの作成、編集、削除	タスクを作成、編集、削除する基本的な機能
タスクの割り当て	タスクを特定のメンバーに割り当てる機能
期限設定	タスクに期限を設定する機能
進捗管理	タスクの進捗状況を管理する機能
コメント機能	タスクにコメントを投稿して、メンバー間で情報共有や意見交換を行う機能

あると便利な機能

機能	説明
ファイル共有機能	タスクに関連するファイルを共有する機能
ラベル機能	タスクにラベルを付与して、分類や検索を容易にする機能
検索機能	タスク名、内容、ラベル、作成者、担当者、期限など、さまざまな項目で検索する機能
リマインダー機能	タスクの期限や開始時間前に通知を送信して、タスクの失念を防ぐ機能
サブタスク機能	タスクをさらに細かいタスクに分割して管理する機能
テンプレート機能	よく使うタスクをテンプレートとして保存しておく機能
外部連携機能	他サービスと連携することで、タスク管理の効率化を図る機能

現場従業員に使いやすさを確認

タスク管理機能のあるグループウェアを選ぶ際には、機能だけでなく使いやすさも重要なポイントです。たとえばインターフェース、操作性、外国語対応、モバイルアプリの有無などをチェックします。また、デモ版や口コミもあわせて参考にするとよいでしょう。

費用が予算内に収まるかチェック

グループウェアの一般的な料金体系はSaaS型なら月次ないし年次での支払い、パッケージ型なら導入時の一括支払いです。本記事で紹介するサービスはSaaS型がほとんどなため、定期的に予算を確保できるか確認しましょう。

最安プランであれば1人あたり300円〜1,000円程度ほどがかかります。ただしオプションで機能を追加する場合、システム入れ替えの作業をお願いする場合などには費用がさらにかかります。詳しくは下記の記事でも解説しているので参考にしてください。

タスク管理機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

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タスク管理機能のあるグループウェア8選

Google Workspaceは、GmailやGoogle ドライブにて有名なグーグルが提供するグループウェアです。Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントの同時編集をはじめとした基本機能はもちろん、Google Apps Scriptにてプログラミングもできます。

Google WorkspaceにはToDo機能があり、カレンダーと連携させてタスク管理が可能です。Google カレンダーからToDoリストを開いたり、タスクの内容と締め切りをカレンダーに登録したりできます。スケジュールとToDoリストを一元管理できるため、見逃しが起こりづらいです。

Larkはビジネスチャットをハブとしてカレンダーやドキュメント、ワークフローなどにアクセスできるオールインワンのグループウェアです。コミュニケーションや機能間の連携に悩んでいるのであればおすすめします。

Larkのタスク管理は、プロジェクト管理ツールのように多機能です。ガントチャートやかんばん、一覧などの見た目に変更できチームの体制に適したタスク管理を実現。またテンプレートにより類似のタスクを簡単に作成できます。

J-MOTTOグループウェアは、1人あたり月額165円（税込）から導入できる低価格のグループウェアです。体制の整っていない中小企業に特におすすめといえます。

タスク管理においては、グループウェア機能との連携が強みです。スケジュールやメール、掲示板と連携することで流れてしまうのを予防します。たとえばポータル画面に締め切り当日のタスクを表示させ、確認漏れを防ぎます。

Confluenceは社内Wikiを軸にコミュニケーションを推進するグループウェアです。SlackやJiraをはじめとする3,000以上^※の製品と組み合わせられるため、既存でSaaSを活用している企業であれば活用しやすいでしょう。

Confluenceのタスク管理は、ドキュメントと密接に連携する点が特徴です。議事録や仕様書に直接タスクを追加し、情報と行動をシームレスにつなげられます。同社提供のプロジェクト管理ツール「Jira」と連携すればさらに高度なタスク管理が可能です。

※出典：アトラシアン「Confluence 公式サイト」（2024年2月27日閲覧）

NI Collabo 360は、社内外問わず利用しやすい国産のグループウェアです。通常のグループウェアにある機能のみならず、タイムカードや経費精算も搭載しており多用途での活用が見込めます。

タスク管理は自身の業務と依頼した業務をまとめて管理できる「アクションリスト」、ガントチャートで進捗を管理できる「プロジェクト管理」の大きく2つを利用できます。優先順位別にタスクにランクをつけたり、タスク間の経路やマイルストーンを設定したりと進捗把握に強いサービスです。

サイボウズ Officeは、中小企業におすすめのグループウェアでクラウド型とオンプレミス型の両方に対応しているのが特徴です。ノーコードにてアプリ開発が可能な、同社提供「kintone」と連携すれば多様な機能を使えます。

サイボウズ Officeでは「スケジュール」「ToDoリスト」「プロジェクト管理」「カスタムアプリ」の4つのアプリから、要件に合った機能を選んでタスク管理できます。全体の進捗管理にはスケジュールアプリを、個人のタスク管理にはToDoリストをというように、目的に応じてアプリを使い分けられるのが特徴です。

desknet's NEOは、500万人^※の販売実績がある汎用性の高い国産のグループウェアです。企業ポータルやワークフロー、Web会議、スケジュール管理など幅広い機能を提供。また多彩なオプション機能で、ニーズや課題に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

タスク管理にはToDo機能が役立ちます。任意のタイミングでアラートを出せるので、事前に見積もった所要時間に応じて適切なスケジュール管理ができます。

※出典：ネオジャパン「desknet's NEO 公式サイト」（2024年2月27日閲覧）

Microsoft 365はグローバルに利用されているマイクロソフト提供のグループウェアです。WordやExcelのオンライン利用が可能なため、編集や情報共有などの共同作業がスムーズになります。

複数人にてプロジェクトの進捗管理をするのに適した「Planner」と個人がシンプルにタスク管理しやすい「To Do」の2つにて効率的に管理可能。Microsoft Teamsからタスクを確認したり、タスクに関するメッセージをTeamsから送信したりできます。

グループウェアに搭載されるタスク管理機能の詳細

コメント機能

コメント機能は、タスクに対して第三者がコメントを追加する機能で、コミュニケーションを円滑にするうえで役立ちます。チームメンバー同士での意見交換、上長からのフィードバックがスムーズになります。

ファイル共有機能

ファイル共有機能はプロジェクトやタスクに関連するファイルを添付できる機能です。画像やPDFをグループウェア上で共有しチーム全体がアクセスできることで、他システムとの行き来をせずにコミュニケーションできます。

ラベル機能

ラベル機能はタスクやプロジェクトを分類するのに目印をつける機能で、フィルタやソートにも役立てられます。大規模なプロジェクト管理であれば重要度や進捗状況、担当者に応じてタスクを整理できるのが便利です。

検索機能

検索機能は大量のタスクやファイルから、目的の情報をすばやく見つけるために不可欠です。キーワードやタグ、期限などを指定して検索することで、効率的に情報を取得できます。

リマインド機能

リマインド機能は、タスクの期限や重要なイベントに関するリマインダーを設定できる機能です。これによりタスクを見逃しづらくします。大量にタスクのある状況でもスケジュールの管理をサポートしてくれます。

サブタスク機能

サブタスク機能では特定のタスクをより細かく分割し管理します。大きなプロジェクトにおいて、細かな進行状況を把握するうえで便利です。

テンプレート機能

テンプレート機能は、類似のタスクやプロジェクトをくり返し行う場合の複製に役立ちます。定型作業をシンプルにし時間の節約を図れます。

外部連携機能

他のツールやアプリケーションとの連携機能は、工数削減だけでなく誤植の回避にもつながります。カレンダーアプリやメールクライアント、プロジェクト管理ツールなどとスムーズに連携できるか確認しましょう。

タスク管理機能のあるグループウェアのメリット

全体進捗の把握

タスクを可視化することで、プロジェクト全体の進捗状況を把握しやすくなります。これにより遅延や問題を早期に発見し、対応できるようになるでしょう。

またタスクに関する情報を事前に共有することで、作業の重複を減らせます。タスクの割り当てやリマインダーなど、タスク管理に関わる作業を自動化することで時間の節約が可能です。

従業員間の工数を均一化

グループウェアを使用することで、チームメンバー間でタスクを簡単に共有し割り当てられます。プロジェクトの進行状況や各メンバーの担当タスクが一目でわかるため、チーム全体で協力して作業を進められるでしょう。

またタスクに関するコメントやファイルの共有が容易になれば、意見交換や情報共有がスムーズになります。

企業全体でのコスト削減

タスク管理はひいては残業時間の削減や人件費の節約にもつながります。タスク漏れやミス減少の効果を期待できるからです。

タスク管理をペーパーレス化することで、紙代や印刷代などのコストも削減できます。オンラインでの情報共有やコミュニケーションが可能になれば、移動時間や交通費も削減されます。コスト意識の高い企業にとって、グループウェアは不可欠なツールといえるでしょう。

タスク管理機能のあるグループウェアのデメリット

導入や運用にかかるコスト

グループウェアの導入や運用にはコストがかかります。導入によるコスト削減効果と、システムの導入・運用にかかる費用を比較し、費用対効果が高いものを選びましょう。

レクチャーに工数を要する

グループウェアは多機能なシステムであるため、操作に慣れるまで時間がかかります。従業員に使い方を教えるための教育コスト、運用ルールを決めたり改善したりする手間など、費用以外にコストがかかることも覚えておきましょう。

だからこそカスタマイズしやすいシステム、サポート体制の充実しているシステムを選ぶことが大切です。使いやすいようカスタマイズしたり、疑問やトラブルが生じたときにすぐに対応してもらえたりと安心して使えるグループウェアを選びましょう。

タスク管理機能のあるグループウェアを導入しよう

タスク管理機能を搭載したグループウェアを選ぶ際には、機能の充実度や使いやすさに注目しましょう。タスク管理機能を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

タスク管理機能を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、要件や予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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