クラウド型グループウェアのおすすめ8選！機能や選び方も解説

グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーションの効率化を目的としたソフトウェアをさします。ビジネスチャットやカレンダー、掲示板、オンラインストレージなど複数の機能を搭載しています。まとめて導入することで機能間の相互的な連携にも期待できるでしょう。

グループウェアには大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があり、本記事ではクラウド型のグループウェアに限定して紹介をします。

グループウェアの機能

グループウェアはコミュニケーションや情報共有の機能を主軸として次のような機能が搭載されています。

このほか製品によって搭載されている機能が異なるケースや、オプションで調整できるケースもあります。機能の詳細については下記もチェックしてください。

クラウド型グループウェアのメリット

クラウド型グループウェアには、次のようなメリットがあります。

• 手間なく導入できる
• 初期費用を抑えられる
• 時間や場所を限定せずに利用できる

自社で環境構築を行うオンプレミス型に比べ、クラウド型のグループウェアは導入にそれほど時間がかかりません。また初期費用を抑えて利用できるのもクラウド型のメリットです。インターネット環境さえあれば使えるため、テレワークや出張先など時間と場所を選ばず利用できます。

クラウド型グループウェアの選び方

クラウド型グループウェアは、近年さまざまな製品が提供されています。よく比較検討して適切なグループウェアを導入しましょう。この項目では参考となるグループウェアの選び方を解説します。

目的に合う機能を搭載しているか

グループウェアを選ぶ際は、何に利用したいのかを明確にしその目的に合った機能がついているか確認しましょう。「業務に役立つだろう」という曖昧な理由で導入すると、あまり利用されないのにコストばかり発生する状況になりかねません。課題を洗い出し解決に必要な機能をよく検討しましょう。

コストパフォーマンスが良いか

クラウド型グループウェアを選ぶ際は、機能や従業員数に対してコストパフォーマンスの優れたシステムを選びましょう。システムにもよりますが最安プランの場合、初期費用が0円〜5万円、月額利用料は1ユーザーあたり300円〜1,000円程度です。オプションも加味していくらで導入するか検討しましょう。

現場の従業員が操作しやすいか

業務に携わる従業員が操作しやすいかも重要な選定ポイントです。機能が充実していても操作が難しい場合、運用に乗せられない可能性があります。無料トライアルのあるサービスであれば、実際に従業員に触ってもらうとよいでしょう。また外出先でも使うなら、スマートフォンやタブレットで使えるマルチデバイス対応のグループウェアがおすすめです。

既存のシステムと連携できるか

すでに活用しているシステムがある場合、連携できるグループウェアを選べば利便性が高まります。勤怠管理システムや会計ソフト、Web会議システム、ビジネスチャットなどがその例です。海外製のSaaSのほうが連携に強い傾向にあるので、その点もふまえ比較しましょう。

セキュリティ対策や内部統制は十分か

機密情報も取り扱うグループウェアは、セキュリティ対策も見逃せません。クラウド型グループウェアはセキュリティ対策が事業者ごとに異なるため、高いセキュリティレベルを確保しているかを確認しなければなりません。通信の暗号化やアクセス制限、多要素認証などのセキュリティ対策があるか、ISMSをはじめとした第三者機関による認証を取得しているかを基準に選定するとよいでしょう。

クラウド型グループウェアのおすすめ8選

クラウド型グループウェアはさまざまな種類があり、それぞれ搭載されている機能や特徴、料金体系などは異なります。以下でおすすめのグループウェアを紹介するので、選ぶ際の参考にしてください。

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

Google Workspaceは、グーグルが提供するクラウド型グループウェアです。グーグルの技術を活用した検索により、目的のファイルや従業員を簡単に探し出せます。ファイルの同時編集やWeb会議の連携にて、従業員が離れていても円滑にやり取りできます。ウィルスやフィッシングメールはAIがスキャンしてブロック。スマートフォンを利用した二段階認証もあるためセキュリティ対策に余念がありません。

J-MOTTOグループウェアは、1ユーザーあたり月額165円（税込）〜と低価格で利用できるクラウド型グループウェアです。スケジュール管理、掲示板、ワークフロー申請と承認、といった日々の業務に使える26機能を標準搭載。オプションには、給与明細や賞与明細を電子化しクラウド上で発行する機能もあります。この機能では給与データをアップロードするだけで、簡単に明細を発行できます。

NI Collabo 360は、36の機能を搭載しながら月額1ユーザーあたり360円（税込）と低価格なグループウェアです。表計算ソフトの申請書をそのまま使えるワークフローシステムがあり、これまでの運用を変えずに移行が可能です。グローバルに対応できる機能も備えています。言語切り替えやタイムゾーン対応で世界中のどこででも利用でき、海外進出を目指す企業にも役立ちます。

サイボウズ Officeは「誰でも簡単に使える」にこだわって開発された、中小企業向けのグループウェアです。管理機能は、システムの導入経験やITの専門知識がなくても操作可能。ユーザー管理や機能選定、利用状況の確認などをシンプルな操作でできます。一般の機能のみならず「カスタムアプリ」として提供されている業種や職域に特化したサービスもあります。

desknet's NEOは、販売実績500万人以上^※で27の基本機能を搭載するグループウェアです。拡張機能としてノーコードでアプリを作成できる「AppSuite」も提供。定型のアプリでは実現できず困っていた運用もオンラインに落とし込めるチャンスです。初めての方向けに無料オンラインセミナーを開催しており、基本操作を学べるのも魅力です。

※出典：ネオジャパン「desknet's NEO 公式サイト」クラウド版契約ユーザー数とパッケージ版販売累計ユーザー数の合計 （2023年8月現在）

Microsoft 365は、マイクロソフトが提供するグループウェアです。WordやExcelに加え、メール管理のOutlook、オンラインストレージのOneDriveなど使い慣れたサービスにて運用が可能です。グローバルに利用されているグループウェアなため、海外拠点のある企業にもおすすめできます。

HotBiz8は、200人までなら低コストかつ多機能なグループウェアです。スケジュール管理やメッセージ、ファイル共有などの機能を搭載しています。ユーザー数200人までなら定額11,000円（税込）にて利用可能。SSLによる通信の暗号化、細かな権限設定、IPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ対策も抜かりありません。

StarOfficeは、1981年から改善を続けている老舗のグループウェアです。柔軟なアクセス制御の設定により情報漏えいを対策。メールは「機密」属性を設定しておくと、社外へ発信されるのを防げます。全国に約400の保守拠点があり、有事の際にはサポートしてもらえます。

クラウド型グループウェアは比較検討して選ぼう

クラウド型グループウェアは導入の手間がかからず、初期費用を抑えて利用できるのがメリットです。時間や場所を選ばず、インターネット環境があればどこでも利用できます。

導入する際は目的を明確にし、目的に合った機能がついているかの確認が大切です。長く使い続けるにはコストパフォーマンスが重要であり、社内へ定着させるには使いやすさも大切なポイントです。さらも情報漏えいを防ぐため、セキュリティレベルのチェックも欠かせません。

記事で紹介した製品も参考に、クラウド型グループウェアを選びましょう。

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