安否確認を搭載したグループウェア6選 - 機能・料金比較

安否確認のあるグループウェアの選び方

どのように安否確認を実施するか整理

安否確認をする際に下記のいずれの機能が必要なのかをあらかじめ洗い出しておきましょう。

• 状況報告
• 回答状況の確認
• 災害情報の表示
• 多言語対応やセキュリティなどその他の機能

シンプルなインターフェース

安否確認機能付きのグループウェアを選ぶ際には、全従業員が操作できる使いやすさも重要なポイントです。せっかく導入しても従業員が扱えなければ緊急時にはむしろ困りかねません。シンプルでわかりやすいインターフェースにて誰でも迷わず利用できること、アイコンや画像を活用して視覚的にわかりやすいことを確認しましょう。

スマートフォンアプリの提供

緊急時には安否確認のためにパソコンを開けません。iPhoneとAndroidの両方に対応したスマートフォンアプリが用意されているかチェックしましょう。

費用が要件に見合うか確認

安否確認機能付きグループウェアを導入する際には、導入コストも重要なポイントです。初期費用や月額料金をチェックし、費用対効果の高いシステムを選びましょう。

初期費用はシステム導入時にかかる費用で、データ移行費用やサポート費用が含まれます。月額料金はシステムを利用している間にかかる料金で、ユーザー数に応じた月額ないし年額の課金が多いです。

安否確認のあるグループウェアの機能・料金比較表

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安否確認のあるグループウェア6選

J-MOTTOグループウェアは26の機能を搭載しコストパフォーマンスに優れたグループウェアです。平常時はスケジュールや掲示板、ワークフローなどの機能によりコミュニケーションを促進します。

安否確認機能は地震や台風の自然災害はもちろん、テロやパンデミックなどの緊急時にも役立ちます。地域や部署ごとで一斉に安否確認のメールを配信可能。パソコンとスマートフォンのいずれからでも返答できます。

NI Collabo 360は、30以上の機能を月額360円（税込）にて利用可能なワンストップのグループウェアです。社内SNSやカレンダーといった基本機能をはじめ、勤怠管理や経費精算も搭載しているため幅広い使い方が可能です。

安否確認は気象庁からの地震情報をはじめとした発信を踏まえ、自動でプッシュ通知を配信。特定の地域にのみ配信されるため、対象従業員の安全を確認できます。

サイボウズ Officeは、国内で導入実績の多い中小企業向けのグループウェアです。Google カレンダーやタイムカード打刻のようにオプションにて連携できるサービスも多いため、既存の運用を一定維持しつつ導入できます。

安否確認機能では、災害発生時にワンクリックで安否確認メールを送信できます。回答状況をリアルタイムで集計し可視化するため、状況をスピーディに把握可能です。

desknet's NEOは、国産のグループウェアで企業ポータルやワークフロー、掲示板といった日本独自の運用にも強いのが特徴です。必要であれば同社のAppSuiteにてノーコードでアプリを自作できます。

安否確認機能では災害発生時に一斉に安否確認メールを送信し、回答状況をリアルタイムで集計可能。パソコンやスマートフォンのほか、ガラパゴス携帯にも対応しており、プライベートのデバイスでも安心です。

クロジカスケジュール管理は、スケジュール管理に強いシンプルなグループウェアです。機能を抑えわかりやすい見た目にすることで操作に迷わないのがポイントです。

安否確認機能では、安否状況と出社の可否をコメント付きでシンプルに共有できます。無事なのか、仕事ができるのかをすぐに回答できる、緊急時に使いやすい設計です。

GroupSessionは、ユーザー数無制限で無料にて利用できるグループウェアです。オプションのクラウド型やエンタープライズ向けのプランを選べば、運用にかかる工数をさらに削減できます。

安否確認機能では、災害発生時にメールやSMSでスピーディに安否を確認可能。安否確認への回答は状態や現在地、出社可否の情報と合わせて一覧表示されます。誰がどのような状況なのか、災害により仕事にどの程度の影響が出るのかを一目で確認できる状況把握に優れたシステムです。

グループウェアに搭載される安否確認の詳細

状況報告の方法

状況報告方法は、単独ではなく複数組み合わせられると効果的です。それぞれのメリットとデメリットを理解し、状況に合わせて使い分けましょう。

方法	メリット	デメリット	備考
メール	手軽に報告できる	誤送信や見落としが発生しやすい	添付ファイルの容量制限に注意
SMS	確実に届けられる	文字数制限がある	携帯電話料金がかかる
Webフォーム	必要な情報を効率的に収集できる	回答者にとって操作が煩雑になる場合がある	インターネット環境が必要
電話	緊急時に有効	回線が混雑する可能性がある	録音・録画による証拠を残せる
スマートフォンアプリ	操作が簡単	アプリの開発・導入コストがかかる	GPS情報も送信できる

回答状況の確認

回答状況確認は、状況把握と迅速な対応のために重要です。リアルタイム確認と集計結果表示を組み合わせて、状況を多角的に把握しましょう。未回答者へのリマインドは、従業員の負担にならないよう適切なリマインド方法を選択しましょう。

機能	詳細
リアルタイム確認	状況を迅速に把握できる
集計結果表示	全体的な状況を把握できる。分析結果にもとづいて指示を出せる
未回答者へのリマインド	回答率を高められる。漏れを防ぎ正確な状況把握を可能にする

災害情報の表示

災害情報表示は、従業員の安全確保と状況判断に役立ちます。避難場所や連絡先、気象情報などの情報を総合的に表示することで効果的に情報を共有できます。自治体の情報と連携したり、過去の災害事例と比較できたりする機能なもぜひ活用しましょう。

機能	概要
避難場所の明示	従業員の安全確保に役立つ。自治体の情報と連携し、詳細な情報を提供できる
連絡先の登録	緊急時の連絡を円滑化する。関係機関だけでなく、従業員の家族への連絡先も登録できる
気象情報の取得	状況判断に役立つ。警報・注意報だけでなく、過去の災害事例と比較できる機能も有効

その他

その他の機能は安否確認システムの利便性、安全性、有効性を向上させるために重要です。要件に合う機能を選び効果的に活用しましょう。

機能	必要な企業・理由	選び方・確認ポイント
複数拠点対応	拠点分散型企業に必須	拠点ごとに異なる設定や言語設定が可能
多言語対応	外国籍従業員がいる企業に必須	自動翻訳機能が搭載されている場合もある
セキュリティ対策	情報漏えいを防ぐために重要	データの暗号化、アクセス権限の設定、ログの管理など
履歴管理	過去の安否確認履歴を保存できる	災害時の対応の参考になる
カスタマイズ性	使いやすく、効率的なシステムを構築できる	要件に合わせて、機能や画面をカスタマイズできる
訓練機能	従業員のスキル向上に役立つ	災害発生時の対応を訓練できる
連携機能	安否確認情報を活用できる	人事システム、勤怠管理システム、BCP対策システムなどと連携
サポート体制	導入や運用のサポートを受けられる	困ったときすぐに相談できる
データバックアップ	万が一システムに障害が発生してもデータを復元できる	バックアップデータの保存場所も考慮する必要がある
法令遵守	個人情報保護法をはじめとした法令を遵守する	プライバシーポリシーを確認する

安否確認のあるグループウェアのメリット

迅速な安否確認

安否を迅速に確認できることは、事業を継続できるかに影響するため企業にとって非常に重要です。従来の電話による安否確認では、情報収集に時間がかかり状況把握の遅れる可能性があります。そこで、安否確認機能のあるグループウェアを使用すれば安否をスピーディに確認できます。

従業員の安全確保

災害発生時、避難場所や避難経路の情報共有が安全確保に不可欠です。安否確認にくわえ、避難場所や避難経路の示された地図を安否確認メッセージに添付できます。これにより従業員は安全な避難行動を取れるでしょう。

安否確認のあるグループウェアのデメリット

緊急時に使えるよう教育が必要

ITリテラシーの低い従業員にとって、安否確認機能のあるグループウェアの操作は難しいかもしれません。そのためシステム操作に関するサポート体制が必要です。災害の発生した際に安否確認自体が負担となっては本末転倒です。あらかじめ従業員が操作できるよう調整を進めましょう。

セキュリティ対策

安否確認機能のあるグループウェアは、氏名や住所などの個人情報を取り扱うためセキュリティ対策が重要です。データの暗号化やアクセス権限の設定、ログの取得などセキュリティ対策を確認しましょう。サービス提供会社が第三者認証を取得しているかのチェックもおすすめです。

安否確認のあるグループウェアを導入しよう

安否確認を搭載したグループウェアを選ぶ際には、災害時でも使いやすいこと、安全を守るための機能が充実していることに注目しましょう。安否確認機能を搭載しているグループウェアはそこまで多くなく機能にも幅があるため、無料プランや無料トライアルにて導入前に試験運用しましょう。

安否確認を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、要件や予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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