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勤怠管理とは?必要性や目的、管理項目と課題、法律の基礎知識も解説

最終更新日時:
記事の情報は2021-05-14時点のものです。
勤怠管理は、給与計算や人事評価など多くの業務に関係する重要な管理業務です。リスクマネジメントやコンプライアンス管理の観点からも必要性が指摘されています。勤怠管理がなぜ必要なのか、目的、勤怠管理で扱う管理項目、業務の課題を、法律の基礎知識も交えて解説します。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、社員の出退勤の記録をとったり、残業・休暇の申請・承認を行ったりするものです。給与や残業代の計算にも使用されるため、勤怠管理は労務管理の基本となります。

昨今大企業におけるマイナンバー制度の施行や過労死・過労自殺問題の影響で勤怠管理が注目を集めています。36協定の改正や厳しくなり続ける世論の影響もあり、勤怠管理や働き方について、あらためて研修を行っている会社もあるでしょう。

打刻のためにタイムカードをきったり、会社のシステムにカードをかざしたりと、皆さまにとっても比較的親しみがありますよね。

勤怠管理の方法 勤怠管理の方法

とはいえ、勤怠管理の必要性やその本当の意味については十分知らない方も多いのではないでしょうか?そんな方々に向けてなぜ勤怠管理が必要なのか、またどんな課題があるのかを解説します!

勤怠管理の必要性

勤怠管理は、社員の労働時間を把握するために欠かせません。

定められた時間を超過して働いた場合、残業代を支払う必要がありますし、過度な長時間労働も防げるでしょう。残業代未払いは、裁判沙汰に発展する可能性も。裁判になれば、会社の存続に大きく関わってくる事態となるでしょう。

勤怠管理の意義とは、労働者と会社の双方を守ることです。後々、会社の信用に関わってくることを考えると、勤怠管理は労働者側、会社側双方にとって重要な意味を成します。

特に近年では、インターネットを通じたSNSの発達により、会社でおこった問題はあっという間に広まります。今は、いくら会社の中で情報を管理しても、個人が簡単に発信できる時代です。隠そうとした情報がいつ明るみに出るのかわかりません。

勤怠管理の目的

勤怠管理の目的には次に挙げるものがあります。

給与の計算

勤怠管理は、企業が正確な給与計算を行ううえで欠かせないものです。

勤怠管理で勤務時間を正確に記録し、必要があれば残業代を支払ったり、休暇を出したりします。給与が正確に支払われないと従業員間で不公平感が生まれる、法律違反になるなどの可能性があります。

特に、残業代の未払いは従業員の労働意欲を下げるうえに、裁判を発展するリスクがあります。この未払いは労働基準監督署の定期監督で発覚することがあります。勤怠管理と給与計算を常に行い、従業員の就業状況を正確に把握しておくことは、基本中の基本です。

生産性の測定

勤怠管理には、生産性を把握する意義もあります。生産性とは、それぞれの従業員やチームが、同じ時間でどのくらいの成果を上げているのかを示すものです。近年、日本の労働生産性が低いことが問題になっており、勤怠管理により正確な生産性を把握することで、全体的な生産性の改善に役立つでしょう。

生産性は、売上や利益などを勤務時間で割って簡易的に計算できます。勤怠管理をしっかりしていなかったり、従業員ごとの勤務の内容を把握していなかったりすると、生産性が計算できません。この生産性を正しく計算し、評価することが重要です。

生産性の高いチームがどんな風に働いているのかを分析し、生産性を高めるためのチェック項目を作ることもできます。生産性の低いチームも、チェック項目に従って仕事をすれば、短期間で生産性を高められるでしょう。

生産性の良いところから悪いところにノウハウを伝えられるようになり、業務改善につなげることも勤怠管理の目的です。

長時間労働の防止

過労死問題で、長時間労働を防ぐことが企業で求められるようになりました。

勤怠管理には、長時間労働を防ぎ、より働きやすい環境をつくる意義もあります。働きやすい環境づくりを進めるうえで、勤怠管理は非常に重要です。勤務時間を把握すると、長時間労働が常態化している従業員がわかります。まずは働きすぎている従業員を把握し、業務の配分を見直したり、特定の従業員に業務が集中する原因を見つけたりすることが、長時間労働を是正するための基本です。

働きすぎている従業員をケアしていく過程で、企業全体の労働環境に対する改善策も打ち出せるでしょう。

また、近年の勤怠管理システムでは、勤務時間が長すぎる従業員や、勤務と勤務のインターバルが短い従業員がいると、管理者にアラートを表示するものがあります。

こちらの記事では、長時間労働を是正するインターバル制度を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください!

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有給休暇や休日の設定

勤怠管理には、従業員に適切な休日・有給休暇を与えるための意義もあります。年間の休日数は法律で厳格に設定されています。また、年次有給休暇は勤務期間によって付与されるものです。従業員が休日出勤をしているならば、出勤した分の代休や振替休暇も出さねばなりません。

この振休や代休は月をまたぐと、月の所定労働時間が変わります。この点の調整が勤怠管理システムで行うと便利に、そして正確になります。

勤怠管理の管理項目

正確で、労働環境是正にもつながる「意義ある勤怠管理」とは、どのようなものなのでしょうか。勤怠管理をするときに記録を残すべき項目は、次のものです。

出勤、退勤時刻と労働時間

勤怠管理の基本は、労働時間の正確な把握に把握することです。出勤時刻と退勤時刻、そして休憩時間を記録すれば、正確な労働時間が計算できます。同時に、出勤日数と欠勤日数も記録できます。

ただし、勤怠管理の方法やシステムの機能によっては、打刻を忘れたり、不正打刻が起こったりすることもあるでしょう。その場合には、次のような機能があるシステムを検討しましょう。

課題 解決方法
打刻忘れ ・入室時や就業時に自然に打刻ができるよう、目に付くところに打刻機を置く
・打刻をしなければ勤務が開始できないような仕組みを取り入れる
不正打刻 ・位置情報と連動した打刻ができるシステムを取り入れる
・指紋や静脈などの生体認証を使った打刻システムを取り入れる

最近ではこれらの課題を解決できるシステムに加え、リモートワークや直行直帰などを取り入れ、働き方改革に取り組む企業も多いです。新しく勤怠管理システムを導入するなら、なるべくクラウド型のものを選び、多様な働き方に対応できるようにしましょう。

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遅刻や早退の回数と時間

出勤時刻と退勤記録から遅刻や早退の回数も管理可能です。また、遅刻時刻や早退時刻から労働時間の調整が必要です。もし遅刻が多いようなら、指導をするなどの対応が必要になるでしょう。

これは個人単位の問題でありながら、従業員全体の問題です。なぜならば、適切に遅刻や早退に対応しないと従業員内で不公平感が生まれて、全体の生産性に悪影響を及ぼすことがあるからです。

時間外労働時間と深夜労働時間

所定労働時間を超える労働時間には、その分の残業代を支払う必要があります。

一口に「残業代」と言っても、残業の内容によって計算方法は変わります。たとえば、夜10時以降の残業なら深夜手当を加算しなければなりません。そのため、正確な勤怠管理をするには働いた時間数だけでなく時刻も正確記録する必要があります。

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休日出勤日数とその労働時間

休日の日数は法律で規制されているので、もし従業員が休日出勤した場合は振休もしくは代休をださねばなりません。

一方、振休や代休の日数の管理が難しいので、勤怠管理システムの必要性が高まっています。

有休日数、有休残日数 

有給日数の管理は、見落としがちなところです。

有給を設定しても消化されなければ意味がなく、むしろ従業員の不信感につながります。

また、近年は休日の日数だけでなく、有給日数やその消化率をチェックする求職者が増えています。ですから、これらをチェックし、有給休暇が有名無実にならぬように管理しなければなりません。

勤怠管理の課題

勤怠管理をするうえでは、多くの課題があります。具体的には次のものが挙げられます。

正確な時刻の把握

中小企業には、勤怠管理をエクセル などで行っているという企業が多いです。しかし、この方法では正確な時間の管理は難しいです。また、不正打刻や押し忘れが起きてしまいます。

正確に勤務時間を把握するというのが、勤怠管理の重要なポイントですから、これは大きな課題の一つです。

また、エクセルでの管理ではバージョン管理や共有するときに発生するミスなど、思わぬコストが増加します。

管理の業務負担

勤怠管理には、正確さが必要とされるうえに、業務が滞ることは許されません。その一方で、勤怠管理を正確にしようとすると、業務負担が大きくなります。

これが人事労務部門の労働環境に悪い影響を及ぼしているケースがあります。

法律の改正への対応

労働基準法などの法制度は変わることがあります。この変更に対応は大きな業務負担になります。

また、一般の従業員は法律にそこまで詳しくないので、ミスに気づかず人事労務部門が修正に手間を取られることがよく起こります。

給与の計算ミス

給与の計算ミスは起こりえますが、これは従業員からすれば起こってはいけないことです。

計算ミスは従業員のモチベーションを下げるばかりか、最悪の場合では、裁判沙汰に発展することがあります。そしてその修正には経理部門の協力が必要で、バックオフィス全体の業務効率を落としてしまいます。

扶養の範囲内で働きたいといった声にも配慮する

パート、アルバイト従業員の中には、扶養の範囲内で働きたいといった方も当然いるわけですが、そうなると、働く時間を管理する必要が出てきます。

特に年末の忙しい時期は、ついつい人手不足を補おうとシフト管理に躍起になる時期ですが、扶養範囲内で収めるといった点に配慮しておく必要もあります。

人手不足を補う急なシフト変更に対処するためにも、前々の月から、一年間の労働時間を加味したうえで、管理する必要が出てきますね。

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勤怠管理の方法

タイムカード

勤怠管理システムの登場までに、メジャーだった方法はタイムカードです。現在でも、中小企業などでタイムカードで勤怠管理を行っている企業は少なくないです。タイムカードは、タイムレコーダーに専用のタイムカードを入れて、時間を記録するというものです。

これを手入力でエクセルで記録して、それをもとに給与計算を行います。

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出勤簿

タイムカードと並んでメジャーだった方法が出勤簿を利用した方法です。

紙もしくはエクセルで作成した出勤簿に日々の勤務時間を記入し、上長などの承認を得て、締め切ります。そして、この出勤簿をもとに給与計算を行います。

エクセルで作成された出勤簿はそのまま給与計算に使えますが、紙のものでは、給与計算用のエクセルに手打ちで入力しなければならず、業務負担が大きくなります。

クラウド型の勤怠管理システム

今までの方法を解決する形で登場したのが勤怠管理システムであり、近年では、クラウド勤怠管理サービスです。

さらに、タイムカードのように誰でも押すことが難しくなったため、正確な労働時間を把握できます。

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勤怠管理システムのメリット

コスト削減

勤怠管理システムを利用するとコストを削減できる可能性があります。

近年のシステムは、ユーザーにとっても、管理者にとっても操作が簡単です。これでシステムを操作方法を説明する手間が省け、業務効率が向上します。

このように勤怠管理は従来にタイムカード管理に比べてコスト削減につなげることが可能です。

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適切な労働時間管理

コンプライアンス(法令順守)が重視される現代では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。

というのも年々労基署による目も厳しく、少しでも労基法に違反するような管理があれば、すぐさま勧告を受けます。最悪の場合、臨検されブラック企業のレッテルを貼られる可能性があるでしょう。

勤怠管理システムは通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理が行えます。

さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や休暇がしっかりと取れていない従業員がいたときは、システムが警告する、管理漏れによる勧告を受けることがなくなります。

不正打刻防止

勤怠管理システムの打刻方法には静脈・指紋認証など生体認証システムを活用したものや、顔認証システムを活用したものがあります。
これならば本人以外の打刻は不可能なので、不正打刻を完全防止できます。

また「GPS打刻機能」では打刻と同時に位置情報も記録してくれるので、外回りの多い営業部門での不正打刻防止が可能です。

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業務効率アップ

勤怠管理システムにより作業効率がアップするのは何も人ごとだけではありません。

多くのサービスではスマホやガラケー専用のアプリケーションを提供しており、外出先からの打刻に対応しています。
つまり、出退勤打刻のためにいちいち出社・帰社したり翌日打刻修正依頼を出したり必要もなくなります。

自分のデスクから打刻できるので、朝の忙しい時間に打刻機まで行く必要がありません。

これらの業務効率化を総合して1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日間も時間を短縮できます。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

給与計算との連携

多くのサービスでは、システムにある管理データをCSV形式で給与管理システムをインポート可能です。
つまり、勤怠管理から給与計算まで一連の作業で管理できるということ。

ただし、導入する勤怠管理システムによって連携可能な給与計算ソフトが異なるので選定のときは確認が必要です。

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課題解決のカギはクラウド勤怠管理システム!

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勤怠管理は非常に重要でありながら、複雑で問題が起こりやすいものです。しかし、この問題を解決してくれるのが、クラウド勤怠管理システムです。

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勤怠管理をきちんとせずに残業代未払いが発覚した結果、裁判沙汰になる可能性も

最も一般的な調査として、定期監督があります。

定期監督とは、労働基準監督署によって行われる調査のこと。
この定期監督によって、残業代未払いが発生してしまうケースがあるようです。
社員側からの未払い請求により、金銭的なダメージを受けるのはもちろん、企業側の社会的な信用をなくす可能性もあります。

特に、ブランドを前面に押し出している企業にとっては、問題が公になった時点で多大なる損害が。残業代分の金銭的負担だけでなく、問題が公になる以前と比べて、会社全体の利益を損なう可能性もあるわけです。

残業代の未払いに応じないケースでは、刑事裁判にまで及んでしまう可能性があり、社名を世間に公表されることによる、企業側への影響は計り知れません。

では、勤怠管理を少しでも簡略化させるために、そもそもの残業時間を減らそうといった動きも出てくるかもしれません。ただ、すでに残業が当然になっている企業では、社員側も残業代を含めた給料が自分の給料と思っています。

つまり、残業時間の削減はそのまま、給料の減少を意味しているわけです。
にもかかわらず、ただ残業時間を削減してしまっては、社員から不満が出てくる可能性も。なぜそれをするのか明記したうえで、残業時間を削減する必要があるでしょう。

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