勤怠管理とは - 必要性と目的・管理項目・課題 | 法律の基礎知識も解説

最終更新日:
公開日:
勤怠管理は、給与計算や人事評価など多くの業務に関係する重要な管理業務です。リスクマネジメントやコンプライアンス管理の観点からも必要性が指摘されています。勤怠管理がなぜ必要なのか、目的、勤怠管理で扱う管理項目、業務の課題を、法律の基礎知識も交えて解説します。
人事勤怠管理システム

今こそ勤怠管理が必要です!

昨今大企業におけるマイナンバー制度の施行や過労死・過労自殺問題の影響で勤怠管理が注目を集めています。

皆さまのお勤め先でも勤怠管理や働き方についてあらためて研修を行っている会社もあると思います。

そもそも勤怠管理といえば、社員の出退勤の記録をとったり、残業・休暇の申請・承認を行ったりするものです。
給与や残業代の計算にも使用されるため、勤怠管理は労務管理の基本となります。
打刻のためにタイムカードをきったり、会社のシステムにカードをかざしたりと皆さまにとっても比較的親しみがありますよね。

とはいえ、勤怠管理の必要性やその本当の意味については十分知らない方も多いのではないでしょうか?

そんな方々に向けてなぜ勤怠管理が必要なのか、またどんな課題があるのかを解説します!

勤怠管理の目的は?

給与の計算

企業が正確に給与の計算を行うためには、勤怠管理が不可欠です。

勤怠管理で勤務時間を正確に記録し、必要があれば残業代を支払ったり、休暇を出したりします。給与が正確に支払われないと、従業員間で不公平感が生まれたり、法律を違反したりする可能性があります。

特に、残業代の未払いは従業員の労働意欲を下げるうえに、裁判を発展するリスクがあります。
この未払いは労働基準監督署の定期監督で発覚することがあります。ですから、勤怠管理と給与計算を常に正確にしておく必要があります。

生産性の測定

近年日本の労働生産性が低いことが問題になっています。最も簡単に計算できる生産性は、売上や利益などを勤務時間で割ることで計算できます。

だからこそ、勤怠管理をしっかりしないと生産性が計算できません。この生産性を正しく計算し、評価することが重要です。

正確な生産性を把握すれば、全体的な生産性の改善に役立ちます。たとえば、生産性の良いところから悪いところにノウハウを伝えられるようになります。

長時間労働の防止

過労死問題で、長時間労働を防ぐことが企業で求められるようになりました。

これを進めるために勤怠管理は非常に重要です。勤務時間を把握すると、長時間労働が常態化している従業員がわかります。これがわかれば、改善策を打ち出せます。

近年の勤怠管理システムでは、勤務時間が長時間になっていたり、インターバルが短い従業員がいると、管理者にアラートを表示するものがあります。

以下の記事では、長時間労働を是正するインターバル制度を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください!

インターバル制度とは | 長時間労働を是正するその効果と必要性 | ボクシルマガジン
インターバル制度とは、勤務終業から次の始業まで一定の休息時間を設けるもので、これにより長時間労働を是正して労働時間...

有給休暇や休日の設定

年間の休日の日数は法律で厳格に設定されています。また、年間有給休暇は勤務期間によって付与されます。

これらを正確に設定するには、勤怠管理が必要です。もし従業員が休日出勤をしているならば、代休や振休を出さねばなりません。

この振休や代休は月をまたぐと、月の所定労働時間が変わります。この点の調整が勤怠管理システムで行うと便利に、そして正確になります。

勤怠管理の管理項目

勤怠管理をするときに記録を残すべき項目は、次のものです。

出勤、退勤時刻と労働時間

勤怠管理の基本は、労働時間の正確な把握です。

出勤時刻と退勤時刻、そして 休憩時間を記録すれば正確な労働時間が計算できます。同時に出勤日数と欠勤日数が記録できます。

ここで起こる問題は、打刻を忘れたり、不正打刻が起こったりすることです。これの対策としては、入室時に自然に打刻ができる仕組みを取り入れることなどが考えられます。

勤怠とは - 出勤と退勤、出社と退社の違いは?知っておきたい基礎知識 | ボクシルマガジン
勤怠管理を行ううえで、人事労務担当者がきちんと理解しておきたい「勤怠」の意味。混同されがちな「出勤と退勤」「出社と...

遅刻や早退の回数と時間

出勤時刻と退勤記録から遅刻や早退の回数がわかります。また、
遅刻時刻や早退時刻から労働時間の調整が必要です。もし遅刻が多いようなら、指導をするなどの対応が必要になります。

これは個人単位の問題でありながら、従業員全体の問題です。なぜならば、適切に遅刻や早退に対応しないと従業員内で不公平感が生まれて、全体の生産性に悪影響を及ぼすことがあるからです。

時間外労働時間と深夜労働時間

所定労働時間を超える分の労働時間には、必要な残業代を支払う必要があります。

一口に「残業代」と言っても、これには、深夜手当などを加算する必要があることがあります。これにより、時間数だけでなく時刻を管理しなければなりません。

時間外労働の賃金での扱いについては、次の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください!

みなし残業の残業代・時間・計算方法・手当を徹底解説 | トラブルにならないために | ボクシルマガジン
知らないと危ない!みなし残業とは?求人からわかる信頼できる会社、怪しい会社。あなたの会社、残業代の計算がちゃんとさ...

休日出勤日数とその労働時間

休日の日数は法律で規制されているので、もし従業員が休日出勤した場合は振休もしくは代休をださねばなりません。

一方、振休や代休の日数の管理が難しいので、勤怠管理システムの必要性が高まっています。

有休日数、有休残日数 

有給日数の管理は、見落としがちなところです。

有給を設定しても消化されなければ意味がなく、むしろ従業員の不信感につながります。

また、近年は休日の日数だけでなく、有給日数やその消化率をチェックする求職者が増えています。ですから、これらをチェックし、有給休暇が有名無実にならぬように管理しなければなりません。

勤怠管理の課題

勤怠管理をするうえでは、多くの課題があります。具体的には次のものが挙げられます。

正確な時刻の把握

中小企業には、勤怠管理をエクセル などで行っているという企業が多いです。しかし、この方法では正確な時間の管理は難しいです。また、不正打刻や押し忘れが起きてしまいます。

正確に勤務時間を把握するというのが、勤怠管理の重要なポイントですから、これは大きな課題の一つです。

また、エクセルでの管理ではバージョン管理や共有するときに発生するミスなど、思わぬコストが増加します。

管理の業務負担

勤怠管理には、正確さが必要とされるうえに、業務が滞ることは許されません。その一方で、勤怠管理を正確にしようとすると、業務負担が大きくなります。

これが人事労務部門の労働環境に悪い影響を及ぼしているケースがあります。

法律の改正への対応

労働基準法などの法制度は変わることがあります。この変更に対応は大きな業務負担になります。

また、一般の従業員は法律にそこまで詳しくないので、ミスに気づかず人事労務部門が修正に手間を取られることがよく起こります。

給与の計算ミス

給与の計算ミスは起こりえますが、これは従業員からすれば起こってはいけないことです。

計算ミスは従業員のモチベーションを下げるばかりか、最悪の場合では、裁判沙汰に発展することがあります。そしてその修正には経理部門の協力が必要で、バックオフィス全体の業務効率を落としてしまいます。

勤怠管理の方法

タイムカード

勤怠管理システムの登場までに、メジャーだった方法はタイムカードです。現在でも、中小企業などでタイムカードで勤怠管理を行っている企業は少なくないです。タイムカードは、タイムレコーダーに専用のタイムカードを入れて、時間を記録するというものです。

これを手入力でエクセルで記録して、それをもとに給与計算を行います。

タイムカードの打刻忘れを防ぐ方法とは | ペナルティは課せられるのか | ボクシルマガジン
タイムカードを使って出退勤を管理している会社では少なからず打刻忘れが起こります。そんなときはどのように処理を行えば...

出勤簿

タイムカードと並んでメジャーだった方法が出勤簿を利用した方法です。

紙もしくはエクセルで作成した出勤簿に日々の勤務時間を記入し、上長などの承認を得て、締め切ります。そして、この出勤簿をもとに給与計算を行います。

エクセルで作成された出勤簿はそのまま給与計算に使えますが、紙のものでは、給与計算用のエクセルに手打ちで入力しなければならず、業務負担が大きくなります。

クラウド型の勤怠管理システム

今までの方法を解決する形で登場したのが勤怠管理システムであり、近年では、クラウド勤怠管理サービスです。

さらに、タイムカードのように誰でも押すことが難しくなったため、正確な労働時間を把握できます。

勤怠管理システムの価格・機能を徹底比較 - カテゴリー別おすすめ45選 | ボクシルマガジン
【2019年最新版】クラウド勤怠管理システムを利用する企業が増えています。45の勤怠管理システムについて、価格・機...

勤怠管理システムのメリット

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
勤怠管理システムの資料を無料DL

コスト削減

勤怠管理システムを利用するとコストを削減できる可能性があります。

近年のシステムは、ユーザーにとっても、管理者にとっても操作が簡単です。これでシステムを操作方法を説明する手間が省け、業務効率が向上します。

このように勤怠管理は従来にタイムカード管理に比べてコスト削減につなげることが可能です。

勤怠管理システムの導入事例 | 人事・労務・総務の担当者の負担がどう改善したのか | ボクシルマガジン
従来から行われている出勤・退勤時間や勤務・休暇状況を把握する従業員の勤怠管理は、人事・労務・総務などの各部署に大き...

適切な労働時間管理

コンプライアンス(法令順守)が重視される現代では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。

というのも年々労基署による目も厳しく、少しでも労基法に違反するような管理があれば、すぐさま勧告を受けます。最悪の場合、臨検されブラック企業のレッテルを貼られる可能性があるでしょう。

勤怠管理システムは通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理が行えます。

さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や休暇がしっかりと取れていない従業員がいたときは、システムが警告する、管理漏れによる勧告を受けることがなくなります。

不正打刻防止

勤怠管理システムの打刻方法には静脈・指紋認証など生体認証システムを活用したものや、顔認証システムを活用したものがあります。
これならば本人以外の打刻は不可能なので、不正打刻を完全防止できます。

また「GPS打刻機能」では打刻と同時に位置情報も記録してくれるので、外回りの多い営業部門での不正打刻防止が可能です。

打刻機とは?特徴・種類 | タイムカード・IC・指紋認証あり・クラウド型勤怠管理システム比較 | ボクシルマガジン
勤怠管理に利用している打刻機(打刻器)にはさまざまな種類・特徴があります。打刻機の特徴を把握して自社の勤怠管理を変...

業務効率アップ

勤怠管理システムにより作業効率がアップするのは何も人ごとだけではありません。

多くのサービスではスマホやガラケー専用のアプリケーションを提供しており、外出先からの打刻に対応しています。
つまり、出退勤打刻のためにいちいち出社・帰社したり翌日打刻修正依頼を出したり必要もなくなります。

自分のデスクから打刻できるので、朝の忙しい時間に打刻機まで行く必要がありません。

これらの業務効率化を総合して1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日間も時間を短縮できます。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

給与計算との連携

多くのサービスでは、システムにある管理データをCSV形式で給与管理システムをインポート可能です。
つまり、勤怠管理から給与計算まで一連の作業で管理できるということ。

ただし、導入する勤怠管理システムによって連携可能な給与計算ソフトが異なるので選定のときは確認が必要です。

勤怠管理システムの導入目的とおすすめ | 給与計算ソフトと連携可能なシステム5選 | ボクシルマガジン
バックオフィスの業務でも特に手間がかかるのが、給与計算をはじめとする勤怠管理です。近年は過労や長時間労働が問題にな...

注目の勤怠管理システム、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめ勤怠管理システムをまとめてチェック!
Large
資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
各社資料をまとめて無料DL

勤怠管理システムの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員の労働時間管理、内部統制、上場準備などさまざまな目的で導入される勤怠管理システムの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

課題解決のカギはクラウド勤怠管理システム!

勤怠管理の必要性は十分に理解していただけましたか?

勤怠管理は非常に重要でありながら、複雑で問題が起こりやすいものです。しかし、この問題を解決してくれるのが、クラウド勤怠管理システムです。

勤怠管理の人気記事ランキング

勤怠管理システムの価格・機能を徹底比較 - カテゴリー別おすすめ45選 | ボクシルマガジン
【2019年最新版】クラウド勤怠管理システムを利用する企業が増えています。45の勤怠管理システムについて、価格・機...
勤怠管理表Excel(エクセル)テンプレート5選 | 無料ダウンロード可能・使える出勤表 | ボクシルマガジン
Excel(エクセル)の勤怠管理表テンプレートを無料でダウンロードできるサイトを厳選して紹介します。使えてはかどる...
出勤簿・勤怠表をエクセルで簡単作成する方法 | 勤怠管理・無料Excelテンプレートあり | ボクシルマガジン
勤怠管理表や出勤簿をエクセルで作成することによって煩雑なシフト管理を超簡単に行うことが可能です。記入すべき項目や記...
勤怠とは - 出勤と退勤、出社と退社の違いは?知っておきたい基礎知識 | ボクシルマガジン
勤怠管理を行ううえで、人事労務担当者がきちんと理解しておきたい「勤怠」の意味。混同されがちな「出勤と退勤」「出社と...
【無料】勤怠管理システム・ソフト8選 | トライアルありのクラウド型・アプリまで徹底比較 | ボクシルマガジン
永年無料で使えるおすすめの勤怠管理システム・フリーソフトを8つ選定しました。いきなりの有料版導入には抵抗がある方や...
直行直帰のメリット・デメリットとは?労働時間・ルール、システム化で業務を効率化しよう | ボクシルマガジン
直行直帰のメリットとデメリットを解説し、直行直帰にありがちな労働時間の問題を解説します。また、直行直帰を管理可能な...

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

勤怠管理システム
選び方ガイド
資料請求後に下記のサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
非公開企業、株式会社NTTドコモ、株式会社マネーフォワード、株式会社ミナジン
利用規約とご案内の連絡に同意の上
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間1000万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事