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2017-07-06

勤怠管理とは|必要性や法律関係をわかりやすく解説します!

今こそ勤怠管理が必要です!昨今大企業におけるマイナンバー制度の施行や過労死・過労自殺問題の影響で注目の集まっている勤怠管理。本記事は、基本的なところをほぼ全て抑えられる内容になっております!
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今こそ勤怠管理が必要です!

昨今大企業におけるマイナンバー制度の施行や過労死・過労自殺問題の影響で勤怠管理が注目を集めています。
皆様のお勤め先でも勤怠管理や働き方について改めて研修を行っている会社もあると思います。

そもそも勤怠管理といえば、社員の出退勤の記録をとったり、残業・休暇の申請・承認を行ったりするものです。
給与や残業代の計算にも使用されるため、勤怠管理は労務管理の基本となります。
打刻のためにタイムカードをきったり、会社のシステムにカードをかざしたりと皆様にとっても比較的親しみがありますよね。

とはいえ、勤怠管理の必要性やその本当の意味については十分知らない方も多いのではないでしょうか?

そんな方々に向けてなぜ勤怠管理が必要なのか、またどんな課題があるのかを解説します!

勤怠管理の目的は?

給与の計算

企業が正確に給与を支払うためには、勤怠管理が不可欠です。

勤怠管理で勤務時間を正確に記録し、必要があれば残業代を支払ったり、休暇を出したりします。給与が正確に支払われないと、従業員間で不公平感が生まれたり、法律を違反したりする可能性があります。

生産性の測定

近年日本の労働生産性が低いことが問題になっています。生産性は、売上や利益などを勤務時間で割ることで計算できます。

だからこそ、勤怠管理をしっかりしないと生産性が計算できません。この生産性を正しく計算し、評価することが重要です。

長時間労働の防止

過労死問題で、長時間労働を防ぐことが企業で求められるようになりました。

これを進めるために勤怠管理は非常に重要です。勤務時間を把握すると、長時間労働が常態化している従業員がわかります。これがわかれば、改善策を打ち出せます。

このように労働環境を改善することに勤怠管理は役立ちます。

有給休暇や休日の設定

年間の休日日数は法律で厳格に設定されています。また、年間有給休暇は勤務期間によって付与されます。

これらを正確に設定するには、勤怠管理が必要です。もし従業員が休日出勤をしているならば、代休や振休を出さねばなりません。

勤怠管理の管理項目

勤怠管理をするときに記録を残すべき項目は、次のものです。

出勤、退勤時刻と労働時間

勤怠管理の基本は、労働時間の確実な把握です。

出勤時刻と退勤時刻、そして 休憩時間を記録すれば正確な労働時間が計算できます。

同時に出勤日数と欠勤日数が記録できます。

遅刻や早退の回数と時間

出勤時刻と退勤記録から遅刻や早退の回数がわかります。もし遅刻が多いようなら、指導をするなどの対応が必要になります。

これは個人単位の問題でありながら、従業員全体の問題です。なぜならば、適切に遅刻や早退に対応しないと従業員内で不公平感が生まれて、全体の生産性に悪影響を及ぼすことがあるからです。

時間外労働時間と深夜労働時間

所定労働時間を超える分の労働時間には、必要な残業代を支払う必要があります。

時間外労働の賃金での扱いについては、次の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください!

みなし残業を徹底解説!残業代|時間|計算|100時間|手当 | ボクシルマガジン
知らないと危ない!みなし残業とは?求人からわかる信頼できる会社、怪しい会社。あなたの会社、残業代の計算がちゃんとさ...

休日出勤日数とその労働時間

休日の日数は法律で規制されているので、もし従業員が休日出勤した場合は振休もしくは代休をださねばなりません。

有休日数、有休残日数 

有給日数の管理は、見落としがちなところです。

有給を設定しても消化されなければ意味がないので、きちんと管理しなければなりません。

また、近年は休日の日数だけでなく、有給日数やその消化率をチェックする求職者が増えています。

勤怠管理の課題

勤怠管理をするうえでは、多くの課題があります。具体的には次のものが挙げられます。

正確な時刻の把握

中小企業には、勤怠管理をエクセル などで行っているという企業が多いです。しかし、この方法では正確な時間の管理は難しいです。また、不正打刻や押し忘れが起きてしまいます。

正確に勤務時間を把握するというのが、勤怠管理の重要なポイントですから、これは大きな課題の一つです。

管理の業務負担

勤怠管理を正確にしようとすると、とても手間がかかります。

これによって本来するべき業務が疎かになってしまっては、さらに問題です。

法律の改正への対応

労働基準法などの法制度は変わることがあります。この変更に対応は大きな業務負担になります。

また、一般の従業員は法律にそこまで詳しくないので、変更を知っても正しい処理ができないことがあります。

給与の計算ミス

給与の計算ミスは起こりえますが、従業員の信頼を裏切ってしまいます。

これは、従業員のモチベーションを下げるばかりか、最悪の場合では、裁判沙汰に発展することがあります。

課題解決のカギはクラウド勤怠管理システム!

勤怠管理の必要性は十分に理解していただけましたか?

勤怠管理は非常に重要でありながら、複雑で問題が起こりやすいものです。しかし、この問題を解決してくれるのが、クラウド勤怠管理システムです。

以下の記事では、具体的に勤怠管理システムを紹介しています。もしシステムの導入を検討なさるなら、ぜひ参考にしてみてください!

クラウド勤怠管理システム比較43選|初心者向け解説付|無料あり | ボクシルマガジン
勤怠管理システムの特徴・機能・価格を徹底分析!計42サービスをカテゴリー別にまとめました。導入が初めての方に向けて...

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