勤怠とは - 出勤と退勤、出社と退社の違いは?知っておきたい基礎知識

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勤怠管理を行ううえで、人事労務担当者がきちんと理解しておきたい「勤怠」の意味。混同されがちな「出勤と退勤」「出社と退社」の違いを解説するとともに、正しい勤怠管理に役立つ法知識も紹介。基礎知識を知って、トラブルの防止や生産性向上に努めましょう。
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働き方改革が推進されるなかで、“適切な勤怠管理”の重要性が増しています。2019年4月には「働き方改革関連法」も施行。多様な働き方ができるようになった一方で、勤怠管理業務は複雑化しています。

こういった事情も踏まえて適切な勤怠管理を実現するには、まず、勤怠とは何かを正確に知っておかなければなりません。

「出社と出勤」「退社と退勤」といった用語の意味や、勤怠管理の管理項目、勤怠管理の必要性を解説します。

出社・出勤や退社・退勤の違い、わかりますか?

勤怠に関連して日常的によく使う「出社・出勤」や「退社・退勤」。混同されがちですが、厳密には違う意味の言葉です。

会社に足を踏み入れれば「出社」

出社とは、オフィスや事務所など在籍する仕事場に赴くことで、出社時刻とは仕事場に到着した時刻を指します。つまり、会社へ足を踏み入れれば「出社」したことになるため、仕事の開始とは関係ありません。

2つの「退社」に要注意

反対に「退社」は在籍する仕事場から出ること。会社から出た時刻を退社時刻と表現するため、仕事を終えた時刻とは異なります。

ただし、「退社」には2種類の意味合いがあります。

  1. 仕事を終えて会社から出ること
  2. 会社を退職すること

文脈から判断できることがほとんどですが、取引先など直近の状況を知らない人と話す場合は注意が必要です。たとえば1だと、「◯◯は△△時に退社しました」のように時間を添えるとよいでしょう。2の場合は時期を述べるとよいでしょう。

「出勤」は仕事を始めたとき

出社/退社は仕事場への出入り。実際の労働時間に結びつく言葉は「出勤」と「退勤」です。

たとえば会社に8時に到着し、9時から業務を始めた場合は、出社時刻が8時で出勤時刻が9時。18時に業務を終え19時に会社を出たときは、退勤時刻が18時で退社時刻が19時となります。

会社には8時〜19時までの11時間居たことになりますが、勤務時間は出勤から退勤までの9時間。休憩が1時間だとすると、この日の労働時間は8時間という計算になるのです。

直行のときはどう表現する?

ちなみに、取引先へ直接向かう場合やグループ会社へ出向しているときは少し事情が異なります。

まず取引先へ朝一で向かうとき、取引先から直接帰るときは、出社・退社ではなく直行・直帰を用いるのがほとんど。そして勤務自体は開始しているので「出勤」扱いとなり、直帰するときも「退勤」扱いとなります。

またグループ会社などへ出向するときも多くの場合、出社・退社とは言わないようですが、業務開始時に「出勤」、業務終了時に「退勤」扱いとなります。在宅勤務でも仕事を始めれば「出勤」、仕事を終えたら「退勤」。

あくまで自身が在籍する会社に行く・帰ることを出社・退社と表現し、業務を開始する・終了することを出勤・退勤と言います。

違法残業などで問題になる企業の多くが、出退社時刻と出退勤時刻を区別していないようです。意図せず違反している場合もあります。言葉の意味をきちんと把握し、実態と勤怠記録のずれが生じないよう努めましょう。

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すべての会社が出社ではない?

ちなみに、仕事場であればすべての職場で「出社・退社」を使うわけではありません。たとえば、官公庁であれば「登庁」、事務所や研究所などであれば「出所」と呼ぶことも。これは言い方が異なるだけで意味は変わりません。また労働時間に紐づく「出勤・退勤」の考え方は一般的な会社と変わりません。

労働時間に含まれる業務事例

労働時間として認められる行動に対しては、追加手当を支払わなければいけません。慣習で行ってきたことでも法に反している可能性があります。

着替えや掃除は労働時間に含まれる?

しかし、「これって労働時間として認められるの?」と疑問に感じるものがありますよね。たとえば制服や作業服に着替える時間、掃除の時間。接客業であれば就業時刻前の開店準備など。

結論から言うと、これらの行為は労働基準法上すべて労働時間に当たります。ただし労働時間とみなされるのは上司の命令で行っている場合であり、自主的に行っている場合には労働時間としてカウントされません

もっともやっかいなのは、勤務時間外の作業を「やらなければならない」空気になってしまっている場合です。業務とするなら、この時間も労働時間に含めなくてはなりません。監督者は実態把握に努めたうえで対応を判断しなければなりません。

自身が当事者である場合、就業時間外の業務を命じられることに疑問を感じていても、自分一人ではなかなか申告できないものです。労働組合に相談したり、あまりにひどい場合には労働基準監督署に相談したりすることをおすすめします。

10分前出勤の司令はアリなのか

ほかにも、始業時間ぎりぎりに滑り込むように出社してくる従業員に疑問を感じたことはありませんか。このような事態を防ぐために「10分前出勤」など定時前の出勤を命じたくなるかもしれません。

しかし労働を伴わないにも関わらず、就業時間前の出社を要求することは違法とされています。始業10分前の出社を求めたければ、その10分に対して賃金を支払わなければなりません。

労働時間・休憩時間の定義

勤怠管理の基本的な役割は、従業員の出勤・退勤時刻を正確に記録することです。この他に、休憩時間や残業時間、欠勤、休暇取得の情報も記録します。この記録をもとに給与計算人事評価が行われるので、出退勤記録が正確に行われることがとても重要になります。

関連記事>>「勤怠管理」の必要性と目的・管理項目・課題

労働時間の定義

労働時間は主に2種類に分類されます。

1つ目は、労働基準法によって定められた「法定労働時間」です。働きすぎを防ぐため、「休憩時間を除いて1日8時間、1週間で40時間以内」という上限が設けられています。

2つ目は、就業規則などによって定められた「所定労働時間」です。就業労働時間を超えた残業でも、法定労働時間に収まっていれば「法定内残業」の扱いになります。

休憩時間の定義

労働基準法では、休憩時間は「労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること」と義務付けられています。

しかし、別途労使協定を結んだ場合や、一部の職業には適用されません。また、労働時間か休憩時間か判断しづらい「グレーゾーン」も多いため、社内規定を加味した適切な勤怠管理が重要です。

関連記事>>労働基準法の休憩ルール | 6時間勤務・アルバイトの休憩時間は?

正しい理解を促して気持ちの良い仕事を

正しい勤怠管理を行うためには、コミュニケーションも必要。言葉の意味がわからなければ、意識はあってもすれ違ってしまうだけになりかねません。「出社・退社」「出勤・退勤」を正しく使うとともに、従業員へ向け説明する機会を設けるのもよいでしょう。

Excelやタイムカードによる勤怠管理では、改ざんや不正が起きる可能性があります。そもそも実態に即して本人の出退勤が記録されていないなら、勤怠管理システムを導入するのも手です。出退勤記録をつける際、スマートフォンや交通系ICカードを使ったり、PCの起動と連動させたりと、より正確な勤怠管理を行えます。

次の記事では導入コストを抑えられるクラウド型の勤怠管理システムを比較・紹介しています。

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