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タイムカードの打刻忘れを防ぐ方法と対策とは | ペナルティは課せられるのか

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タイムカードを使って出退勤を管理している会社では少なからず打刻忘れが起こります。そんなときはどのように処理を行えばいいのでしょうか。また打刻忘れが頻繁に起こらないようにするための有効な対策はあるのでしょうか。

打刻忘れを防止する方法

管理職向けに打刻忘れへの対応策を紹介します。

もし打刻忘れ者が申告して来たら

うっかり打刻忘れをしてしまった従業員が自ら、管理職に打刻忘れの報告をしてきたとします。

そのときにはなぜ打刻忘れをしてしまったのか理由を聞き、実際に勤務していたのかどうかを必ず確認するようにしましょう。

一緒の職場で働いていれば把握しやすいですが、あなたが働く現場を目撃していなかった場合には、勤務を証明できる従業員に確認をとることが大切です。

出勤確認が取れたら、タイムカードの打刻忘れをした欄に手書きで出退勤時間を書き込み、横に印鑑もしくはサインをしましょう。(電子化している場合は、管理者に対応を聞いてください)

出退勤管理時に気付いたら

打刻忘れをした従業員がその旨を報告せずに、月末の集計時に管理者が打刻忘れに気が付く場合もあります。

この際には自分で打刻時間を確認して書き込むのではなく、必ず当事者を呼んで出退勤時間を確認しましょう。打刻忘れをした際には報告義務があることを伝えておきましょう。

タイムカードの打刻を押し忘れた時期と勤務時間の集計時期がずれているほど就業確認は取りにくいですが、日報やシフトを使ってできる限り確認をとりましょう。

1度打刻忘れをしてしまうと、その後手で書き込んだとしても、月末の集計管理をするときに打刻忘れ日の勤務時間は自動でカウントされません。

打刻忘れをした従業員のタイムカードをまとめるときには、手書きした分の取りこぼしがないように注意しましょう。

ポスターを貼る

非常にシンプルかつ原始的ではありますが、ポスターというのは目につきやすく改善効果を期待できるでしょう。

インパクトが強いものほど目につくため、あまりに打刻忘れがひどいようであれば派手なポスターを選ぶことをおすすめします。

貼る場所はタイムカードの横が一般的ですが、扉やトイレの前に貼る企業もあるようです
各自のパソコンでタイムカードを打ち込むという企業では、パソコンの横にシールを貼っておくとよいでしょう。

しかしそんなポスターも日が経つにつれて目が慣れてしまい、注意深く見る人が少なくなるというデメリットがあります。

長きに渡って改善していくためには、定期的にポスターを変えてその都度インパクトを与えるといいでしょう。面倒くさく感じるかもしれませんが、タイムカードの打刻忘れによる後処理のことを思えば簡単に思えます。

打刻確認当番を決める

きちんと全員がタイムカードを打刻したかどうかを確認する打刻確認当番を決めると、打刻忘れにもすぐに気が付けます。

当番は勤怠管理がきっちりしている人でも構いませんし、持ち回り制にしてもよいでしょう。朝礼を行う会社では朝礼の際に当番が結果を発表すれば、意識も高まります。

退勤時間の打ち忘れを防ぐためには、最後に帰社する人がチェックすると決めておくと当番になりたくないという気持ちから早く帰ろうとする意識が高まってくるはずです。

ランキング形式でタイムカードの打刻忘れを発表する

営業成績と同じようにランキング形式でタイムカードの打刻忘れをした人とその頻度を発表するという方法もあります。

ちょっと意地悪な方法なのかもしれませんが、毎月タイムカードの打刻状況をチェックしてランキング形式で発表すれば、気にしないという人はいないでしょう。集計するのは少し手間がかかりますが、有効な手段と言えます。

打刻忘れ者にペナルティを課せるのか?

あまりにもタイムカードの打刻忘れが多い従業員にはペナルティを課せられます。世間ではこんなペナルティを設けている会社が存在します。

  • 三回タイムカードの打刻を忘れた場合→反省文を提出
  • タイムカードの打刻を忘れた場合→1時間分の給料カット
  • 打刻を忘れた場合→始末書を提出減給処分

「タイムカードの打刻忘れのペナルティなんて労働基準監督署からにらまれるのではないか」と心配している方のために説明をすると、就業規則の服務規律違反の項に記載があればペナルティを課すこと自体は問題になりません

また、人事考課に反映させることも可能です。

しかし、ペナルティは管理職の自由で決めていいわけではありません。

労働基準法第二十四条ではペナルティ1回につき減給できるのは平均日給の半分まで、また総額も1賃金支払い時期に与える給料の半分以下でなければならないと定められています。

たとえば「タイムカードの打刻を忘れてしまった日の給料はなし!」というペナルティはとれませんので、注意しましょう。また「タイムカードの打刻を忘れた日は終日働いたとしても欠勤扱い」というペナルティも労働基準法に違反しているので、課すことができません。

ペナルティの内容を決めた場合には労使協定を結んだうえで、就業規則に記載をしなければなりません。

このようにお金が関わってくるペナルティはさまざまな決まりがあるため、実際には始末書や反省文程度におさめている会社が多数です。

始末書や反省文は昇進や昇格に大きく関わってくるため、十分に効果があるでしょう。

タイムカードの打刻忘れが何回あったらどの程度の減給になるのか、始末書は何枚書かなければならないかなど細かい規定をあらかじめ決めておくとトラブルを回避することができます。

タイムカードの打刻忘れの処理を簡単にするツール

最近ではパソコンで出退勤管理ができるクラウド型タイムレコーダーが積極的に採用されています。従業員はパソコンにタイムカードをかざすだけで出退勤時間をレコーダーに記録できます。

これだけだと通常のタイムカードとさほど変わりませんが、クラウド型タイムレコーダーでは打刻忘れをした場合でも後から修正でき、便利です。

月末の出退勤管理も自動出力できるので、出勤管理者にとってはいいことづくめです。おサイフケータイやIC定期券をタイムカード代わりにできるので、成りすましや打刻の代行も防げるでしょう。

ジョブカンやキングオブタイムなどさまざまな企業がクラウド型タイムレコーダーを販売しているので、気になる人はぜひ複数の会社を比較検討してみましょう。

タイムカードの重要性を周りに知らせて意識を高める

タイムカードは毎日何気なく使うものであるため、重要性や必要性を軽視されがちですが、法律で認められているれっきとした出退勤管理記録です。

厚生労働省では労働時間を正しく管理するために、会社に出退勤管理の記録義務を課しています。出退勤管理記録は使用後も3年間保管しなければなりません。

過去には残業代の未払いを巡って起きた裁判がありますが、この際は会社がタイムカードをきちんと保管していなかったことが理由で会社側の敗訴に終わっています。

さらにタイムカードを他の従業員が押す代行作業などの不正は懲戒解雇の対象になるほど重いです。このようにタイムカードに関する法律は厳しいものが多いのです。

タイムカードの重要性を認識するように朝礼や会議で伝え、従業員全体にタイムカードの大切さを伝えるようにしましょう。

タイムカードの適切な処理を行うために

タイムカードは出退勤管理を記録するために大変貴重なツールであることがわかりました。打刻忘れをしてしまった従業員がいた場合は速やかに対処をするように心がけましょう。

また報告を忘れている従業員がいる可能性もあるので、月終わりにまとめて確認するのではなく定期的に目を通しておきたいものです。

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