ファイル共有を搭載したグループウェア10選 - 機能・料金比較

グループウェアとは

グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務の効率化を実現するシステムのことです。

グループウェアには多くの機能があり、スケジュール管理やビジネスチャット、ファイル共有といった機能を搭載しています。近年はオンラインにて利用できるクラウド型グループウェアが主流になり、テレワークに適しているために導入する企業が増えています。

オンラインストレージとは

オンラインストレージは、インターネット上で利用するデータの保存場所のことで、クラウドストレージとも呼ばれます。ファイル共有や同時編集など、業務効率化に役立つ機能が多数搭載されているため、多くの企業が導入しています。

ファイル共有機能のあるグループウェアを選ぶ理由

ファイル共有機能のあるグループウェアには、オンラインストレージサービスと比べていくつかの重要なメリットがあります。

統合性と一体化

グループウェアは通常、カレンダーやタスク管理、チャット、メールなどの機能と統合されています。そのため、ファイル共有も他の業務ツールとシームレスに連携し、ユーザーは一つのプラットフォーム内でさまざまな作業を一元的に管理可能です。

オンラインストレージでは、ファイル共有は主な機能ですが、他の業務ツールと統合するためには追加のアプリやサービスが必要になることが多いです。

アクセス権限の柔軟性

グループウェアでは、ユーザーやグループごとに詳細なアクセス権限を設定できます。特定のファイルやフォルダへのアクセスを制限したり、編集権限を付与したりすることが容易です。

オンラインストレージでも同様の機能はありますが、グループウェアの方がより細かい制御が可能であり、プロジェクトのセキュリティと効率を向上させます。

リアルタイムの共同編集とコミュニケーション

グループウェアでは、ファイルのリアルタイム編集やコメント機能が標準装備されていることが多いです。チームメンバーが同時に文書を編集したり、フィードバックを即座に共有したりできます。

また、グループウェアのチャット機能やWeb会議と組み合わせることで、リアルタイムのコミュニケーションが容易になり、迅速な意思決定をサポートします。

オンラインストレージでも共同編集機能がありますが、コミュニケーションツールとのシームレスな統合はグループウェアの方が高いです。

ワークフローの管理

グループウェアには、プロジェクト管理やワークフロー機能を持つシステムもあり、タスクの進行状況や期限の管理がしやすくなります。ファイル共有だけでなく、関連するタスクやプロジェクト全体の進捗も一元管理できるため、チーム全体の生産性を向上可能です。

一方、オンラインストレージでは、ファイルの共有や保管に特化しているため、ワークフロー管理には別途専用のツールを併用する必要があります。

ファイル共有機能のあるグループウェアの選び方

必要な機能を搭載しているか

ファイル共有機能を備えたグループウェアを選ぶ際には、まず必要な機能を明確にすることが重要です。次のポイントを参考に必要な機能を検討しましょう。

機能	詳細
ファイル共有容量	共有するファイルの容量や種類によって、必要な容量は異なります。大容量のファイルを頻繁に共有する場合は、容量無制限のグループウェアを選ぶとよいでしょう。
バージョン管理	複数人で同じファイルを編集する場合、誤ってファイルを編集しても、過去のバージョンに戻せるので便利です。
外部ユーザーとの共有	取引先や顧客とファイルを共有する場合は、共有リンクの有効期限やアクセス権限を設定できる機能があると便利です。
ファイルプレビュー	ファイルをダウンロードせずに内容を確認できるプレビュー機能は、画像や動画などのファイル形式で便利です。
ファイル共有時のセキュリティ対策	情報漏えいを防ぐために、パスワードによるアクセス制限や暗号化などの機能が重要です。
ファイル検索機能	ファイルを素早く見つけられる機能は、情報共有の効率化に役立ちます。
モバイルアプリの有無	外出先でもファイルを共有したい場合は、モバイルアプリがあると便利です。
ワークフロー機能	グループウェア上で管理しているメンバーや組織情報、プロジェクトやタスクの情報をもとに各種申請・承認業務を行えます。
統合機能（スケジュール管理、タスク管理など）	グループウェア単体で複数の機能を利用することで、コストを削減できます。

予算内に収まるか

グループウェアを導入する前に予算と照らし合わせ収まるか確認しましょう。初期費用および月額費用と機能のバランスを考慮することが重要です。

初期費用には、導入コンサルティング費用やデータ移行費用などが含まれます。月額費用には、ソフトウェアの利用料金、サポート費用、サーバー運用費用などが含まれます。料金体系はユーザー数によって異なることが多いです。ユーザー数が多い場合はボリュームディスカウントが適用されることもあります。

また、グループウェアの無料プランでは、機能が制限されたり広告が表示されたりします。グループウェアの導入にあたっては、予算と機能のバランスをとり、必要な機能を吟味することで費用を抑えましょう。

機能追加やサービス連携、アプリ作成が可能か

ファイル共有機能のあるグループウェアを選ぶ際は、拡張性も考慮しましょう。将来的に機能追加やユーザー数の増加に対応できるかどうかが重要な要素です。

ビジネスの成長や業務内容の変化に伴い、必要な機能も変わります。拡張性の高いグループウェアを選ぶことで、新たなニーズに柔軟に対応できるでしょう。API連携による他システムとの連携も重要です。グループウェアが他のシステムと連携することで、業務をさらに効率化できます。

ファイル共有機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

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ファイル共有機能のあるグループウェア比較10選

ファイル共有機能のあるおすすめグループウェアの特徴や機能を比較紹介します。

• 1ユーザーあたり30GB〜5TBのストレージ
• 40種類以上のファイル形式に対応
• AI機能でユーザーに必要なファイルをリアルタイムで予測・表示

Google Workspaceは、グーグルのサービスを包括的に利用できるグループウェアです。グーグルが提供する機能同士で連携をしやすいのも特徴で、たとえばGmailとTo-Doリストをシームレスに行き来できたり、Google スプレッドシートにGmailのアドレスを埋め込んだりできます。

Google WorkspaceのBusinessプランでは、1ユーザーあたり30GB〜5TBのストレージを利用できます。WordやExcelはもちろん、スライドや画像、動画などのファイルも共有可能。マイクロソフトのExcelをGoogle スプレッドシートに変換して編集するように、ファイルをGoogle Workspace上で使いやすいものに変換できます。Googleアカウントだけでファイルを共有できるので、社内外問わず簡単に情報共有ができます。

• 大企業向けグループウェア
• 1ユーザーあたり5GBのストレージ
• 専用のスマートフォンアプリ

Garoonは、サイボウズの大企業向けのグループウェアです。数万人規模の企業でも導入されていることから、複雑な権限管理や厳しいセキュリティ要件を満たしやすいのが特徴です。サイボウズの別サービス「kintone」を利用することで、Garoonのデータを活かして業務アプリを作れます。

Garoonではフォルダごとにファイルを管理したり、コメント付きでバージョン管理をしたりできます。いつ、だれが、どのようにファイルを更新したのか確認できるのはもちろん、復元も可能です。また保存するバージョン数は無制限にできます。

• 50人まで無料のフリープラン（100GB）あり
• 有料プランはストレージ1TB〜無制限まで
• 承認・申請ワークフロー機能

Larkは、ビジネスチャットを中心にドキュメントやWeb会議、カレンダー、ワークフロー機能などを搭載したコミュニケーションの活性化に強いグループウェアです。AIを搭載しているため、プロジェクト管理や議事録作成の工数を削減できます。

Larkは無料プランでも100GBまでの共有ストレージを利用可能。またドキュメントからシート、マインドノートまでさまざまなファイルの共有と共同編集ができます。閲覧・編集権限を細かく設定できるため、内部統制の強化に役立つでしょう。

• 中小企業向けクラウド型グループウェア
• ディスク容量100MB〜200MB
• オプションのファイル共有サービスは100GB〜

J-MOTTOグループウェアは、1人月額165円（税込）^※から利用できる低価格のグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなどの機能を標準搭載しています。オプションとしてWeb勤怠もありグループウェアとして以上の使い方もできます。メモパッドやToDoのような従業員が日常的に使う機能も充実。

ファイル共有機能はブラウザからも、グループウェアからもアクセスできます。Word、Excel、PowerPointをグループウェア上で直接編集できるため、作業ごとにシステムを行き来する手間がありません。いつ、だれが、何をしたかを自動で記録するため、内部統制の強化にも役立ちます。

※スタンダードプランの料金。20ユーザーまで月払い3,300円（税込）、年払い33,000円（税込）

• フリープラン（10ユーザーまで）はストレージ2GBが無料
• 有料プラン（ユーザー数無制限）はストレージ250GBから無制限まで
• AIがコンテンツ作成をサポート

Confluenceは、Wikiツールとしての機能が充実した、情報共有とコラボレーションを促進するグループウェアです。豊富なテンプレートでプロジェクト管理、営業資料、人事情報などを取りまとめます。また、SlackやJiraをはじめとする数千ものツールと統合できます。

Confluenceでは最大2GBのファイルストレージが無料。またコンテンツの権限をユーザーやグループ単位で設定できる、コンプライアンス要件に応じてデータのホストする場所を決められるなど、ファイル共有の細かな機能を押さえています。

• 電子帳簿保存法に対応した「電帳法ストレージ」オプション
• ワークフロー・経費精算機能も
• スマートフォン専用アプリあり

NI Collabo 360は、30以上のアプリケーションを一つにまとめた包括的に業務を支援するグループウェアです。海外の言語や時間、子会社にも対応できるため、グループ会社への導入にもおすすめです。これらの機能を1ユーザーあたり月額360円（税込）と高いコストパフォーマンスで提供しています。

ファイル共有機能では、ファイルをグループウェア上でツリー構造を設けて管理できます。WordやExcelなどで作成したファイルをフォルダ分けして保管・共有可能。フォルダやファイル単位でアクセス権を設定できる、変更履歴を残せるなど内部統制の強化やミス防止に役立つ機能を搭載しています。

• 中小企業向けグループウェア
• 1ユーザーあたり5GBのディスク容量
• 最大10世代までのファイルのバージョン管理

サイボウズ Officeは、サイボウズの提供する中小企業におすすめのグループウェアです。プレミアムコースなら必要なアプリをテンプレートから選んでカスタマイズできます。クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しています。

サイボウズ Officeはファイルの見つけやすさが強みです。ファイルはフォルダごとに管理でき、条件を指定して絞り込んだり検索したりできます。プレビュー機能もあるため、中身を確認するために都度ファイルを開く必要はありません。ファイルの更新履歴は最大10世代まで残しワンクリックで復元できるため、誤って上書きしても心配無用です。

• 1ユーザーあたり1GBのディスク容量
• ディスク増設20GBは月額1,000円（税抜）
• ワークフロー・プロジェクト管理機能も

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、27の機能と高い拡張性のある国産のグループウェアです。ファイル共有はもちろん、企業ポータルやワークフロー、Web会議などを提供します。ノーコード開発ツールのAppSuiteもオプションで利用可能です。

ファイル共有はキャビネット機能で利用できます。各アプリケーション上の情報を個人用に管理したり、フォルダを指定して他ユーザーに共有したりできる機能です。個人やチームで使うナレッジとしてファイルの管理・共有をすると便利でしょう。

• 1ユーザーあたり1TBのクラウドストレージ
• OneDriveモバイルアプリ提供
• 生成AIアシスタント「Copilot」を追加可能

Microsoft 365は、世界で活用されているマイクロソフトのグループウェアです。使い慣れたWord、Excel、PowerPointなどを連携しスムーズな共同作業を実現。第三者認証を多く取得していることからもわかるように、情報漏えいをはじめとしたリスク低減に注力しているため、安心して利用できます。グローバル企業を含め幅広い従業員人数に適合できるシステムです。

Microsoft 365のOneDriveでは、WordやExcel、PowerPointなどのファイルを共有・編集できます。ビジネスチャットのTeamsからファイルを共有したり、Teams上で編集したりできるため、確認や編集のために行き来する手間が省けます。

• 必要な機能を組み合わせ可能なグループウェア
• 専門スタッフによる徹底したサポート
• 24時間365日有人監視のセキュリティ

WaWaoffice for Workspace Organizerは、必要な機能を組み合わせ可能な国産グループウェアです。チームやプロジェクトごとに作業内容をまとめたワークスペースを作成できます。ワークスペースにはドキュメント、タスク、チャットなどさまざまな機能を統合することで効率的に業務を進められるでしょう。

ファイル共有ではアクセス権限を付けてファイルをアップ・登録したり、データをCSVファイルとして出力したりできます。

グループウェアに搭載されるファイル共有の詳細

ストレージの容量

ストレージの容量は、グループウェアにてアップロードできるファイルの総量を指します。容量が不足すると必要なファイルを共有できなくなり、業務に支障をきたします。そのため機能とは別の軸になるものの、動画を多く扱う企業や従業員数の多い企業では単純に容量が多いことも必要です。

よってグループウェアを選ぶ際には、必要な共有容量を想定すべきです。従業員数、ファイルの種類、ファイルのサイズ、保存期間などを考慮して決めましょう。

バージョン管理

バージョン管理とは、グループウェア上でのファイルの編集履歴を管理する機能です。ファイルの更新内容がわかる、過去のバージョンを閲覧できる、もとのファイルに復旧できるといった機能が含まれます。どれくらい前までさかのぼって復元できるかはシステムによって異なるのでチェックしておきましょう。

外部ユーザーとの共有

グループウェアのファイル共有機能では、外部の方と共有できるケースが大半です。プロジェクトに外部のパートナーや顧客を招待しファイル共有しましょう。

外部ユーザーは、特定のファイルやフォルダへのアクセス権を付与され、必要な情報にアクセスできます。また共有リンクを生成して外部ユーザーに送信も可能です。選定時には権限をどのくらい柔軟に設定できるかも調べておくとよいでしょう。

ファイル共有機能のあるグループウェアのメリット

ファイル共有機能のあるグループウェアには、どのようなメリットがあるのか解説します。

情報共有の効率化

ファイル共有機能を備えたグループウェアのメリットには、情報共有の効率化が挙げられます。従来の方法では、ファイルをメールで送信したり、USBメモリを使って共有したりする必要がありました。

グループウェアを利用することで、チームメンバーはリアルタイムでファイルにアクセスできるようになり、編集やコメントの追加が容易になります。これにより情報がスムーズに共有され意思決定をしやすくなります。

セキュリティの強化

セキュリティの強化も、ファイル共有機能を備えたグループウェアのメリットです。グループウェアは、データの暗号化やアクセス制御といったセキュリティ機能を備えており、機密性の高い情報を安全に管理できます。

ファイル共有リンクを発行する際には、有効期限やパスワードの設定などのセキュリティ設定が可能です。これにより、不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

コスト削減

ファイル共有機能を備えたグループウェアのメリットの一つは、コスト削減です。従来のファイル共有方法では、外部ストレージやファイルサーバーの設置およびメンテナンスに費用が発生していました。グループウェアを利用することで、これらのコストを削減できます。

また、クラウド型のグループウェアによるファイル共有では、物理的なスペースやインフラ、USBやCD-ROMのような外部媒体が必要ありません。リモートワークやフレキシブルな働き方をサポートするため、通勤や出張に伴うコストも削減できます。

バックアップと復元の容易さ

クラウド型のグループウェアによるファイル共有では、自動バックアップが提供され、データの紛失リスクを大幅に軽減可能です。データの復元も簡単に行えるため、万が一の事態にも迅速に対応できます。これにより、業務の中断を最小限に抑え、ビジネスの継続性を確保できるようになるでしょう。

ファイル共有のあるグループウェアのデメリット

ファイル共有機能を備えたグループウェアには、次のようなデメリットもあることを理解しておきましょう。

セキュリティ対策の必要性

ファイル共有機能を備えたグループウェアの重要なデメリットの一つは、セキュリティ対策が必要なことです。オンラインでファイルを共有する場合、セキュリティの脅威や情報漏えいのリスクが存在します。不正アクセスやハッキング、マルウェア感染などのリスクを防ぐためには、適切なセキュリティ対策が必要です。

不適切な権限管理や暗号化などのセキュリティ対策が不十分な場合、内部による情報の持ち出しや外部からのハッキングが懸念されます。また、ユーザーのファイル共有の誤操作による情報漏えいの可能性もあります。

導入や運用の費用

導入・運用コストによる経費の増加も無視できないデメリットです。グループウェアの導入には、システム利用料やコンサルティング費用、サポート費用、カスタマイズ費用などの料金がかかります。

さらに、ユーザーのトレーニングやサポート体制の整備、セキュリティ対策にもコストがかかります。大規模な組織やデータ量が多い場合は、サーバーの拡張やクラウドストレージの追加など、追加コストが発生するかもしれません。

バージョン管理の複雑さ

グループウェアのファイル共有機能を利用する際、同じファイルを複数のユーザーが編集することが多くなります。この際に、バージョン管理が適切に行われないと、どのバージョンが最新なのかが不明瞭になり、誤った情報が共有されるリスクが生じます。

バージョン管理の仕組みが不十分だと、編集の重複やデータの消失といった問題が発生しやすくなるため十分注意が必要です。

システムの負荷増大

ファイル共有機能の利便性は高いものの、その反面、グループウェアシステムの負荷が増大します。とくに、大量のデータが頻繁にアップロード・ダウンロードされる場合、サーバーの負荷やネットワーク帯域の逼迫が問題となるかもしれません。

これによりグループウェア全体のパフォーマンスが低下し、他の機能や業務に支障をきたす可能性があります。

ファイル共有機能のあるグループウェアでコラボレーションを促進

ファイル共有を搭載したグループウェアの選定時には、ストレージ容量やバージョン管理、外部ユーザーとの共有などに注目しましょう。ファイル共有を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

ファイル共有を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、組織のニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。グループウェアを導入してコラボレーションを促進させましょう。

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