タスク管理機能を搭載したグループウェア8選 - 機能・料金比較

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や組織内でのコミュニケーションや情報共有、業務の効率化を目的としたソフトウェアです。

一般的にグループウェアには、電子メール、スケジュール管理、ファイル共有、掲示板、ワークフロー、プロジェクト管理などの機能が含まれています。これらの機能を組み合わせることで、社内の情報を一元管理し、スムーズな協働作業が実現可能です。

近年では、クラウドサービスとして提供されるグループウェアが主流となり、場所や時間に捉われない柔軟な働き方を支援しています。

グループウェアにおけるタスク管理とは

グループウェアにおけるタスク管理とは、業務で発生するタスクを一元的に管理し、担当者の割り当てや期限の設定、進捗状況の把握などを行うための機能です。タスク管理機能を活用することで、業務の見える化や効率化、チームメンバー間の協力体制の強化などが期待できます。

タスク管理機能では、タスクの作成や編集、担当者の割り当て、優先度や期限の設定、ステータス管理などが行えます。また、タスクに関連するファイルの添付やコメントの記入、通知機能などにより、タスクに関する情報を一箇所に集約可能です。

これにより、メンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなり、スムーズなコミュニケーションと協力が可能になります。

プロジェクト管理との違い

タスク管理とプロジェクト管理は、どちらも業務の効率化や目標達成を目的とした機能ですが、いくつかの違いがあります。

プロジェクト管理は、複数のタスクや工程を含む大規模な業務が対象になり、それらを統括して管理することに重点を置いているのが特徴です。プロジェクトの目的や期限、予算、リソースなどを明確にし、全体の進捗を管理します。ガントチャートのようなツールを用いて、タスクの依存関係やクリティカルパスの把握、リスク管理なども行います。

一方、タスク管理は、個々のタスクに焦点を当てた管理手法です。日常的な業務で発生する比較的小規模なタスクを対象とし、タスクの割り当てや期限の設定、進捗状況の管理などを行います。タスク管理は、プロジェクト管理の一部として位置付けられることもありますが、単独でも活用できる機能です。

つまり、プロジェクト管理はより戦略的で大局的な管理を行うのに対し、タスク管理は個々のタスクに焦点を当てた、より実践的な管理を行うといえます。

タスク管理の主な方法

タスク管理を行う方法はさまざまですが、主な4つの方法を紹介します。それぞれの特徴を理解し、業務内容や規模、ITリテラシーなどを考慮して、最適な方法を選ぶことが重要です。

タスク管理に特化したシステムを使う

タスク管理に特化したシステムを使うのは、最も効果的な方法の一つです。これらのシステムは、タスクの作成や割り当て、期限の設定、進捗状況の管理など、タスク管理に必要な機能を備えています。

また、ガントチャートやカンバンボードなどの視覚的なツールを用いて、タスクの全体像を把握しやすくしているものもあります。

タスク管理機能が搭載されたグループウェアを活用する

タスク管理機能が搭載されたグループウェアを活用するのも、かなり効果的です。グループウェアはタスク管理以外にも、スケジュール管理やファイル共有、コミュニケーションツールなどの機能を備えているため、業務全体の効率化が期待できます。

また、タスク管理機能とその他の機能が連携しているため、情報の一元管理が可能になる点も、おすすめできる理由の一つです。

紙やホワイトボードを用いる

タスク管理を行ううえで、紙やホワイトボードを用いるのもシンプルな方法の一つです。付箋紙を使ってタスクを可視化したり、ホワイトボードに直接タスクを書き出したりすることで、チームメンバー全員がタスクの状況を把握しやすくなります。

また、物理的にタスクを移動させられるため、直感的な操作が可能です。ただし、情報の共有や更新が手間になる場合や、リモートワークには適さないといった欠点もあります。

Excelやスプレッドシートで管理する

Excelやスプレッドシートを使ってタスク管理を行うのは、手軽で導入しやすい方法としておすすめです。表形式でタスクの一覧を作成し、担当者や期限、進捗状況などを記入していきます。

フィルター機能や条件付き書式などを活用することで、必要な情報を抽出したり、視覚的にわかりやすく表示したりが可能です。ただし、大規模なプロジェクトや複雑なタスクの管理には向かない場合があります。

また、リアルタイムでの情報共有や更新は追加のひと手間が必要だったり、そもそも難しかったりといった欠点もあります。

グループウェアに搭載されるタスク管理機能一覧と詳細

グループウェアに搭載されているタスク管理機能は、主に次のとおりです。

基本的な機能

機能	概要	詳細
タスクの作成、編集、削除	タスクを作成、編集、削除する基本的な機能	新しいタスクを作成し、内容を編集したり、不要になったタスクを削除したりできます。タスク管理の基本となる機能です。
タスクの割り当て	タスクを特定のメンバーに割り当てる機能	タスクの責任者を明確にし、担当者が自分の仕事を把握しやすくなります。担当者に通知も送れます。
期限設定	タスクに期限を設定する機能	タスクの完了目標日を設定することで、スケジュール管理がしやすくなります。期限が近づくと通知されるため、タスクの見落としを防げます。
進捗管理	タスクの進捗状況を管理する機能	タスクの進捗状況を進捗率の割合で管理できる機能です。進捗率を更新することで、タスクの進み具合が一目でわかります。
コメント機能	タスクにコメントを投稿して、メンバー間で情報共有や意見交換を行う機能	タスクに関する補足情報や質問、アドバイスなどをコメントとして残せます。コメントに返信することで、スレッド形式でディスカッションが可能です。
優先度設定	タスクの優先度を設定し、重要度に応じて対応する機能	高、中、低などの優先度をタスクに設定できます。優先度が高いタスクから着手することで、効率的に業務を進められます。
ステータス管理	タスクのステータス（未着手、進行中、完了など）を管理する機能	タスクの状態を管理することで、どのタスクが完了していて、どのタスクが進行中なのか一目でわかる機能です。状況に応じてステータスを変更できます。
担当者の複数設定	一つのタスクに複数の担当者を設定できる機能	複数の担当者でタスクを共有する際に便利です。それぞれの担当者の役割を明確にしたり、協力して作業を進めたりできます。

あると便利な機能

機能	概要	詳細
ファイル共有機能	タスクに関連するファイルを共有する機能	タスクに必要な資料やデータをファイルとして添付できます。メンバー全員がファイルにアクセスできるため、スムーズな情報共有が可能です。
ラベル機能	タスクにラベルを付与して、分類や検索を容易にする機能	プロジェクトやカテゴリ、担当部署などでタスクにラベルを付けられます。ラベルごとにタスクを分類することで、管理がしやすくなる機能です。
検索機能	タスク名、内容、ラベル、作成者、担当者、期限など、さまざまな項目で検索する機能	キーワードや条件を指定して、目的のタスクをすばやく見つけられます。過去のタスクを参照する際にも便利です。
リマインダー機能	タスクの期限や開始時間前に通知を送信して、タスクの失念を防ぐ機能	タスクの期限が近づいたり、開始時間になったりすると、通知が届きます。タスクの見落としを防ぎ、スケジュールどおりに作業を進められます。
サブタスク機能	タスクをさらに細かいタスクに分割して管理する機能	大きなタスクを小さなサブタスクに分割することで、作業を細分化できます。サブタスクごとに担当者を割り当てたり、進捗を管理したりできます。
テンプレート機能	よく使うタスクをテンプレートとして保存しておく機能	定型的なタスクをテンプレートとして登録しておけば、新しいタスクを作成する手間が省けます。テンプレートを使って効率的にタスクを作成できます。
外部連携機能	他サービスと連携することで、タスク管理の効率化を図る機能	メールやカレンダー、プロジェクト管理ツールなど、他のサービスとデータを同期できます。一元的にタスクを管理できるため、効率性が向上します。
ガントチャート表示	タスクの期間や順序、依存関係をガントチャートで視覚的に表示する機能	タスクのスケジュールや進捗状況を、ガントチャート形式で俯瞰できます。タスク間の依存関係や、全体のスケジュールを把握しやすくなります。
カンバンボード表示	タスクをカンバンボード形式で表示し、進捗状況を視覚的に管理する機能	タスクを「ToDo」「Doing」「Done」などのステータス別に分類し、カンバンボード上に表示します。作業の流れが一目でわかり、進捗管理がしやすくなります。
タイムトラッキング	タスクに費やした時間を記録・管理する機能	タスクにかかった時間を計測し、記録できます。作業時間の可視化により、生産性の向上や適切な工数見積もりに役立ちます。
カスタムフィールド	予算、工数、カテゴリなど、タスクに独自の項目を追加できる機能	タスクに必要な情報を自由に追加できます。プロジェクトに応じて、予算や工数、カテゴリなどのフィールドを設定可能です。
プロジェクト管理機能との連携	プロジェクト管理機能と連携し、プロジェクトとタスクを紐付けて管理する機能	タスク管理とプロジェクト管理を連携させることで、プロジェクトの進捗状況を細かく管理できます。プロジェクトの目標達成に向けて、タスクを効率的に進められます。
スマートフォンアプリ対応	スマートフォンアプリから タスクの閲覧・編集ができる機能	外出先からでもタスクの確認や更新ができます。タスクの対応漏れを防ぎ、チームメンバー間の情報共有もスムーズになります。
繰り返しタスクの設定	定期的に発生するタスクを自動的に作成する機能	毎週や毎月など、決まった間隔で発生するタスクを自動で作成できます。定型業務の管理が楽になり、タスクの作成忘れを防げます。
タスクの関連付け	関連するタスク同士を紐付けて管理する機能	複数のタスクを関連付けることで、タスク間の関係性を明確にできます。関連するタスクを一括で管理することで、作業の効率化が図れます。

タスク管理機能のあるグループウェアの選び方

タスク管理機能のあるグループウェアを選ぶ際は、ニーズにあった製品を選ぶことが重要です。次に、グループウェアのタスク管理機能に着目し、選定する際のポイントを詳しく解説します。

必要な機能の洗い出しや使いやすさの確認、予算との兼ね合いなど、さまざまな観点から検討し、最適なグループウェアを見つけましょう。

必要な機能を洗い出す

タスク管理機能のあるグループウェアを選ぶ際は、まず必要な機能を洗い出すことから始めます。基本的な機能であるタスクの作成や割り当て、期限設定などに加え、優先度設定やステータス管理、コメント機能などがあると便利です。

また、ファイル共有機能やリマインダー機能、ガントチャート表示など、あると便利な機能もチェックしましょう。業務内容や規模に応じて、必要な機能をリストアップし、グループウェアを比較検討することが大切です。

現場従業員に使いやすさを確認する

グループウェアのタスク管理機能は、現場の従業員が実際に使用するツールです。そのため、選定する際は現場の意見を取り入れ、使いやすさを確認することも欠かせません。

デモやトライアルでサービスを実際に利用してもらい、操作性や画面の見やすさ、機能の充実度などを評価してもらいましょう。サービスに寄せられた口コミもあわせて参考にすると、より比較がしやすくなります。

現場の従業員が使いこなせるかどうかは、タスク管理の成否に大きく影響します。導入後の社内トレーニングや、サポート体制の充実度なども考慮に入れて、選定することがおすすめです。

費用が予算内に収まるかチェックする

グループウェアの導入には、初期費用と運用費用がかかります。タスク管理機能に特化したツールは、比較的安価で導入できる一方、高機能なグループウェアは費用が高くなる傾向にあります。

また、グループウェアの一般的な料金体系は、SaaS型なら月次ないしは年次での支払い、パッケージ型なら導入時の一括支払いです。近年提供されているサービスの多くはSaaS型なため、継続的に予算を確保できるかも重要です。

さらに予算にあわせて、費用対効果の高い製品を選ぶ必要があります。また、ユーザー数に応じた料金プランがあるかどうかも確認しましょう。導入後の運用費用も見積もり、長期的な観点から検討することが大切です。

最安プランであれば1人あたり300円〜1,000円程度ほどがかかります。ただしオプションで機能を追加する場合、システム入れ替えの作業をお願いする場合などには費用がさらにかかります。詳しくは下記の記事でも解説しているので、参考にしてください。

タスクの可視化と情報共有がしやすいかどうかを確認する

タスク管理の目的は、業務の可視化と情報共有の促進です。そのため、選定する際はタスクの進捗状況や担当者、期限などが一目でわかるように表示されているかどうかも確認しましょう。

ガントチャートやカンバンボードなど、視覚的にわかりやすい表示機能があると、タスクの全体像を把握しやすくなります。また、コメント機能やファイル共有機能など、情報共有がしやすい仕組みも大切です。

リアルタイムでタスクの状況が共有できるグループウェアを選ぶことで、目的である業務の可視化や情報共有が促進されます。

既存のシステムとの連携を検討する

すでに利用しているシステムとの連携も、グループウェア選定の際の重要なポイントです。

たとえば、メールやカレンダー、ファイル共有サービスなど、普段から使っているツールとシームレスに連携できると、業務の効率化が図れます。

また、プロジェクト管理ツールといったタスク管理に関連するシステムとのデータ連携ができると、より効果的にタスクを管理できます。

カスタマイズ性の高さを見る

組織や業務の特性にあわせて、タスク管理機能をカスタマイズできるかどうかも選定ポイントの一つです

たとえば、カスタムフィールドを追加して、自社独自の情報を登録できると便利です。また、ステータスやラベル、通知設定など、細かい部分を自由に設定できると、業務にあった運用ができます。

APIを公開しているグループウェアであれば、自社システムと連携させたり、独自の機能を開発したりも可能です。カスタマイズ性の高いグループウェアを選ぶことで、最適化されたタスク管理を実現しやすくなります。

タスク管理機能のあるグループウェアの機能・料金比較表

【特典比較表つき】『グループウェアの資料8選』 はこちら⇒無料ダウンロード

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『グループウェアの資料8選』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

タスク管理機能のあるグループウェア8選

• 業務に必要なすべてのGoogle系生産性向上アプリを一元管理
• 場所やデバイスを問わない運用が可能
• 天下のGoogleサービスなので多言語展開も豊富

Google Workspaceは、GmailやGoogle ドライブにて有名なグーグルが提供するグループウェアです。Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントの同時編集をはじめとした基本機能はもちろん、Google Apps Scriptにてプログラミングもできます。

Google WorkspaceにはToDo機能があり、カレンダーと連携させてタスク管理が可能です。Google カレンダーからToDoリストを開いたり、タスクの内容と締め切りをカレンダーに登録したりできます。スケジュールとToDoリストを一元管理できるため、見逃しが起こりづらいのも特徴です。

• スケジューリング、承認、タスク割り当てまで必要事項を自動で通知
• 経営に必要なすべてのデータをリアルタイムで見える化
• ユーザー数50人までなら無料で提供

Larkは、ビジネスチャットをハブとしてカレンダーやドキュメント、ワークフローなどにアクセスできるオールインワンのグループウェアです。コミュニケーションや機能間の連携に悩んでいるのであればおすすめします。

Larkのタスク管理は、プロジェクト管理ツールのように多機能です。ガントチャートやカンバン、一覧などの見た目に変更でき、チームの体制に適したタスク管理を実現可能です。また、テンプレートにより類似のタスクを簡単に作成できます。

• 通話料無料の電話・メール・チャット・無料セミナーで専門スタッフが徹底サポート
• スマートフォンやタブレットからも利用可能
• 給与明細や勤怠、オンラインストレージなど業務に役立つクラウドサービスにも拡張できる

J-MOTTOグループウェアは、1人あたり月額165円（税込）から導入できる低価格のグループウェアです。体制の整っていない中小企業ではとくにおすすめといえます。

タスク管理においては、グループウェア機能との連携が強みです。スケジュールやメール、掲示板と連携することで、タスクが流れてしまうのを予防します。たとえば、ポータル画面に締め切り当日のタスクを表示させ、確認漏れを防ぐといった方法が可能です。

• ブログで社内コミュニケーションを管理
• ホワイトボード、データベース、ビデオなど、さまざまな種類のコンテンツが含まれた動的ページを作成可能
• AIによって繰り返しタスクを自動化

Confluenceは、社内Wikiを軸にコミュニケーションを推進するグループウェアです。SlackやJiraをはじめとする3,000以上^※の製品と組み合わせられるため、既存でSaaSを活用している企業であればすぐに活用できます。

Confluenceのタスク管理は、ドキュメントと密接に連携しており、議事録や仕様書に直接タスクを追加し、情報と行動をシームレスにつなげられます。同社提供のプロジェクト管理ツール「Jira」と連携すれば、さらに高度なタスク管理も可能です。

※出典：アトラシアン「Confluence | リモートに最適なチームのワークスペース | Atlassian」（2024年5月5日閲覧）

• テレワーク支援機能を標準実装
• 社内ソーシャルと顧客管理が連携された新しい顧客情報共有を提供
• 無料の専用スマートフォンアプリを多数用意

NI Collabo 360は、社内外問わず利用しやすい国産のグループウェアです。通常のグループウェアにある機能のみならず、タイムカードや経費精算も搭載しており、多用途での活用が見込めます。

タスク管理は、自身の業務と依頼した業務をまとめて管理できる「アクションリスト」、ガントチャートで進捗を管理できる「プロジェクト管理」の大きく2つを利用できます。優先順位別にタスクにランクを付けたり、タスク間の経路やマイルストーンを設定したりと、進捗把握に強いサービスです。

• ユーザーごとの機能ON／OFFの切り替え管理が可能
• 未読一覧が表示され、すぐに対応すべき情報が見える化
• 社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供

サイボウズ Officeは、中小企業におすすめのグループウェアで、クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しているのが特徴です。また、ノーコードにてアプリ開発が可能な同社提供「kintone」と連携すれば、より多様な機能を使えます。

サイボウズ Officeでは「スケジュール」「ToDoリスト」「プロジェクト管理」「カスタムアプリ」の4つのアプリから、要件に合った機能を選んでタスク管理できます。全体の進捗管理にはスケジュールアプリを、個人のタスク管理にはToDoリストをといったように、目的に応じてアプリを使い分けられるのが特徴です。

• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 業務課題を解決する機能がオールインワン
• ノーコードでのシステム化も可能

desknet's NEOは、500万人^※の販売実績がある汎用性の高い国産のグループウェアです。企業ポータルやワークフロー、Web会議、スケジュール管理など幅広い機能を提供しています。また、多彩なオプション機能で、ニーズや課題にあわせて柔軟にカスタマイズ可能です。

タスク管理にはToDo機能が役立ち、任意のタイミングでアラートを出せるので、事前に見積もった所要時間に応じて適切なスケジュール管理ができます。

※出典：ネオジャパン「desknet's NEOの特長 | グループウェア desknet's NEO」（2024年5月5日閲覧）

• 同一ファイルを複数人で同時編集できる
• ストレージ活用でファイルアップロードやダウンロードの工数がかからない
• カレンダー、Web会議など多くのコミュニケーションツールと組み合わせて利用可能

Microsoft 365は、グローバルに利用されているマイクロソフト提供のグループウェアです。WordやExcelのオンライン利用が可能なため、編集や情報共有などの共同作業がスムーズになります。

タスク管理機能は、複数人にてプロジェクトの進捗管理をするのに適した「Planner」と、個人がシンプルにタスク管理しやすい「To Do」の2つがあります。Microsoft Teamsからタスクを確認したり、タスクに関するメッセージをTeamsから送信したりも可能です。

グループウェアでタスク管理をするメリット

グループウェアでタスク管理を行うことで、さまざまなメリットが得られます。タスク管理をグループウェアで行うことによる主なメリットは、主に次のとおりです。

全体進捗の把握がしやすくなる

グループウェアでタスク管理を行うことで、プロジェクトや業務の全体進捗を把握しやすくなります。各タスクの進捗状況や担当者、期限などの情報が一元管理されているため、マネージャーはリアルタイムで進捗を確認できます。

ガントチャートやダッシュボードなどの機能を活用すれば、視覚的な進捗状況の把握も可能です。これにより、プロジェクトの遅延やボトルネックを早期に発見し、適切な対策を打てます。

従業員間の工数を均一化できる

グループウェアでタスク管理を行うことで、従業員間の工数を均一化できます。タスクの割り当てや進捗状況が可視化されているため、マネージャーは各メンバーの業務量を把握しやすくなります。業務が特定の従業員に偏っている場合は、タスクの再割り当てを行うことで、適切なリソース配分が可能です。

また、タイムトラッキング機能を使えば、タスクにかかった時間を記録し、工数の分析も行えます。これにより、業務の平準化と生産性の向上が期待できます。

企業全体でのコスト削減につながる

グループウェアでタスク管理を行うことで、企業全体でのコスト削減につながります。たとえば、タスク漏れやミスが減少することで、残業時間の削減や人件費の節約が可能です。

また、ペーパーレス化によって紙代や印刷代などのコストも削減できます。オンラインでの情報共有やコミュニケーションが促進されれば、移動時間や交通費も削減されるます。

グループウェアを活用することで、業務の効率化と経費削減の両立が実現可能です。

コミュニケーションと情報共有が活性化する

グループウェアでタスク管理を行うことで、コミュニケーションと情報共有が活性化します。タスクに関連する情報をコメントやファイル添付で共有できるため、メンバー間の認識齟齬を防ぎ、スムーズな連携が可能です。

また、タスクの進捗状況や問題点を即時に共有できるため、迅速な問題解決と意思決定が行えます。グループウェアのチャット機能や掲示板機能を活用すれば、タスクに関する議論をリアルタイムで実施できます。

タスクの優先順位付けとデッドライン管理が容易になる

グループウェアでタスク管理を行うことで、タスクの優先順位付けとデッドライン管理が容易になるのもメリットです。

タスクに優先度を設定することで、重要度の高い業務から着手できます。また、各タスクに期限を設定し、リマインダー機能を活用すれば、期限の見落としも防げます。

マネージャーはタスクの優先度や期限を一覧で確認できるため、プロジェクト全体のスケジュール管理をしやすくなるのも大きなメリットです。優先順位とデッドラインを意識したタスク管理により、業務の質とスピードの向上が期待できます。

ナレッジの蓄積と再利用が可能になる

グループウェアでタスク管理を行うことで、ナレッジの蓄積と再利用が可能になります。タスクに関連する情報やノウハウをグループウェア上に蓄積することで、組織の知見を共有可能です。

ここで蓄積した過去のタスクを参照することで、同様の業務を効率的に進められるようになります。また、タスクのテンプレート化により、再利用性も高まります。

ナレッジの蓄積と活用は、業務の属人化を防ぎ、組織全体のスキルアップが可能です。

タスクの自動化・効率化が図れる

グループウェアの機能を活用することで、タスクの自動化・効率化も可能です。

たとえば、特定の条件を満たした時点で自動的にタスクを生成したり、期限が近づくとリマインダーを送信したりできます。また、定型業務をテンプレート化し、ワンクリックでタスクを作成できる機能もあります。

タスクの自動化・効率化により、業務の生産性が向上し、従業員は本来の業務に集中できるようになるのも大きなメリットです。

グループウェアのタスク管理機能を使うデメリット

グループウェアのタスク管理機能は多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。次に、グループウェアでタスク管理を行う際の主なデメリットを詳しく説明します。

導入コストや学習コスト、運用ルールの設定など、さまざまな観点から課題を理解し、適切な対策を講じましょう。

導入コストがかかる

グループウェアを導入するには、初期費用と運用費用がかかります。とくに、タスク管理機能が充実したグループウェアは高機能なぶん、費用が高くなる傾向にあります。

また、ユーザー数に応じた課金体系の場合、組織規模が大きいほど費用負担が増えるかもしれません。導入前に、費用対効果を十分に検討し、予算に見合ったグループウェアを選びましょう。

学習コストと習熟に時間がかかる

グループウェアは多機能なシステムであるため、操作に慣れるまで時間がかかります。とくに、ITリテラシーの低い従業員にとっては、新しいシステムの操作に戸惑いを感じるかもしれません。

従業員に使い方を教えるための教育コスト、運用ルールを決めたり改善したりする手間など、費用以外にコストがかかることも覚えておきましょう。

だからこそ、カスタマイズしやすいシステムや、サポート体制の充実しているシステムを選ぶことが大切です。使いやすいようカスタマイズしたり、疑問やトラブルが生じたときにすぐに対応してもらえたりと、安心して使えるグループウェアを選びましょう。

運用ルールの設定が難しい

グループウェアでタスク管理を行う際は、運用ルールの設定が重要です。たとえば、タスクの登録方法や更新頻度、コメントの書き方などを統一しないと、情報が散在し、混乱を招く恐れがあります。

また、タスクの粒度や優先度の設定基準を明確にしないと、業務の優先順位が曖昧になります。

運用ルールの設定には、現場の意見を取り入れながら、試行錯誤が必要です。ルールの徹底と定着に向けた継続的な努力をしましょう。

入力の手間が増える

グループウェアでタスク管理を行うには、タスクの登録や更新に手間がかかります。タスクの内容や担当者、期限などを入力する必要があり、とくに複雑なタスクの場合は、入力の負荷が大きくなりがちです。

また、タスクの進捗状況を随時更新しなければ、情報の鮮度が失われてしまいます。

入力の手間を最小限に抑えるには、テンプレートの活用や自動化機能の導入が有効である一方、完全には無くせないことも覚えておきましょう。

システム障害や不具合の影響を受けやすい

グループウェアはクラウドサービスとして提供されることが多いため、システム障害や不具合の影響を受けやすいといったデメリットがあります。

サーバーの停止やネットワークの断絶により、タスク管理機能が利用できなくなる可能性もあります。また、ソフトウェアの不具合によって、データが消失したり、操作が正常に行えなくなったりするかもしれません。

システム障害や不具合への対策として、定期的なデータのバックアップや、代替手段の確保も重要です。

従業員の監視につながる恐れがある

グループウェアのタスク管理機能では、従業員の業務状況が可視化されるため、監視につながる恐れがあります。

タスクの進捗状況や工数が常に監視されることで、従業員がプレッシャーを感じたり、自主性が損なわれたりする可能性があります。また、タスクの進捗が芳しくない従業員に対して、過度な指導や叱責が行われるかもしれません。

従業員の監視につながらないよう、タスク管理の目的を明確にし、適切な運用を心がけましょう。

グループウェアでのタスク管理が向いている企業の例

グループウェアでタスク管理を行うことは、多くの企業にメリットをもたらします。最後に、とくにグループウェアでのタスク管理が向いている企業の例を紹介します。

自社の特徴に当てはまる点があれば、グループウェアでのタスク管理の導入を検討してみましょう。

プロジェクト型の業務が多い企業

プロジェクト型の業務が多い企業では、グループウェアでのタスク管理がとくに有効です。

複数のプロジェクトを同時に進行する際、タスクの割り当てや進捗管理、リソース配分などをグループウェアで一元管理できます。

また、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションやファイル共有もスムーズに行えるため、業務の効率化が図れます。

システム開発会社やコンサルティングファーム、広告代理店などが代表的な例です。

複数部門の連携が必要な企業

複数部門の連携が必要な業務では、グループウェアでのタスク管理が威力を発揮します。たとえば、新商品の開発では、企画部門とデザイン部門、エンジニアリング部門など、複数部門の協力が不可欠です。

グループウェアを活用することで、部門間の情報共有やタスクの調整がスムーズに行えます。また、進捗状況を可視化することで、プロジェクト全体の管理がしやすくなるのも大きいです。

製造業や小売業、サービス業など、部門間連携が重要な企業に適しています。

従業員数が多い企業

従業員数が多い企業では、業務の可視化と標準化が課題です。グループウェアでタスク管理を行えば、全社的なタスクの進捗状況を把握しやすくなります。

また、タスクの登録方法やステータス管理など、業務プロセスの標準化も図れます。さらに、コミュニケーションツールとしても活用できるため、従業員間における情報共有や協力体制の強化も可能です。

業種を問わず、大企業や成長企業のような組織規模が大きい企業に適しています。

リモートワークを推進する企業

リモートワークを推進する企業にとって、グループウェアは欠かせないツールです。

オフィスに集まらずに業務を進める際、タスクの割り当てや進捗管理をグループウェアで行うことで、スムーズな業務遂行が可能です。また、コミュニケーションツールとしても活用できるため、メンバー間の連携を維持しやすくなります。

リモートワークを積極的に取り入れるIT企業や、スタートアップ企業などに適しています。

業務の属人化が課題となっている企業

業務の属人化が課題となっている企業において、グループウェアでのタスク管理は有効な解決策です。

タスクの内容や手順をグループウェア上で明文化することで、業務の標準化と可視化が進みます。また、タスクの引き継ぎもスムーズに行えるため、人事異動や突発的な欠員への対応もしやすくなります。

業務の属人化が進んでいる中小企業や、特定の従業員に業務が集中しがちな企業におすすめです。

働き方改革を推進する企業

働き方改革を推進する企業にとって、グループウェアは業務効率化とワークライフバランスの実現に役立ちます。タスクの見える化により、業務の平準化と適切なリソース配分が可能です。

また、モバイルアプリを活用すれば、外出先でもタスクの確認や更新ができるため、柔軟な働き方が実現します。

残業時間の削減や有給休暇の取得促進など、働き方改革に取り組む企業におすすめです。

業務のデジタル化を進める企業

業務のデジタル化を進める企業では、グループウェアの導入がデジタルトランスフォーメーションの第一歩となります。

タスク管理をグループウェアで行うことで、ペーパーレス化と業務の自動化が進みます。また、蓄積されたタスクのデータを分析することで、業務プロセスの改善や新たな価値創出も可能です。

タスク管理機能のあるグループウェアを導入しよう

タスク管理機能が搭載されたグループウェアを選ぶ際には、機能の充実度や使いやすさに注目しましょう。タスク管理機能を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり、他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。

グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

タスク管理機能を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、要件や予算にあわせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaS質問箱は、SaaS選定や業務課題に関する質問に、SaaSベンダーやITコンサルタントなどの専門家が回答するQ&Aサイトです。質問はすべて匿名、完全無料で利用いただけます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計1,200社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}