無料の文書管理システムおすすめを比較！完全フリーやオープンソースもあわせて紹介

無料ツールで満足できなければ、有料の文書管理システムがおすすめです！「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位^※」のBOXILからダウンロードできる各社のサービス資料で、使える機能をチェックしましょう。
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※ 2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より

文書管理システムを導入するにあたって、問題になるのがコストです。

BOXILでは費用が気になる方向けに、

• 完全無料で使えるオープンソースの文書管理システム
• 無料体験がある文書管理システム
• フリープランがある文書管理システム

を紹介します。

こちらからは、有料で機能が充実しており、企業でも利用できる文書管理システムの詳しい料金や機能をご覧いただけます。有料サービスもあわせて比較検討している方はぜひ参考にしてみてください。

文書管理システム・文書管理ソフトとは

文書管理システムおよび文書管理ソフトは、書類の作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理するソフトウェアです。ドキュメント管理システムとも呼ばれます。

文書管理システムを導入することで、業務効率はもちろん、セキュリティの課題もクリア可能です。

文書やドキュメントが多くなると、目的の書類を探すのにも時間がかかります。また、文書が適切に管理できていなければ、情報流出や書類の紛失といった深刻な問題にも発展しかねません。

文書管理システムは、書類を適切に管理することを主眼に作られたアプリケーションです。情報共有の効率化やセキュリティに課題を感じている組織は、ぜひ導入を検討してみてください。

文書管理システムとは何か、さらに詳しく知りたい方はこちらも参考にしてみてください。

無料の文書管理システムの選び方

無料の文書管理システムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

必要な機能が揃っているかを確認する

文書管理システムは、それぞれ提供されているツールごとに特色が異なります。無料の文書管理システムでは利用できる機能に制限のかかっていることがほとんどです。導入目的に合わせて必要な機能が揃っているかを確認しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
文書作成と編集	文書の作成と編集が可能で、複数のユーザーが同時に協力して作業できる機能
データ保存	文書・ドキュメントをデータとして安全に保存する機能
複数ファイル形式サポート	テキスト・PDF・Officeファイル・画像・音声・動画など複数の形式のファイルをサポートし、統合的な管理を可能にする機能
検索機能	キーワードやフィルターを使用して目的の文書を容易に検索できる機能
バージョン管理	文書の異なるバージョンを追跡し、変更履歴を保存して過去の状態に戻せる機能
アクセス権限管理	ユーザーごとに文書や情報へのアクセス権限を設定し、セキュリティを確保する機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
テンプレート	あらかじめ用意されているテンプレートを利用して書類を作成できる機能
ワークフロー機能	文書の承認ワークフローの設定ができる機能
共有・コラボレーション	ユーザー間で文書を共有し、コメントやフィードバック機能でコラボレーションを促進する機能
通知・アラート機能	文書の編集や改定を行ったときに通知する機能
レポート	文書の利用状況や統計データを収集し、分析やレポート作成に役立てる機能

書類作成から管理までをスムーズに行いたい場合には、検索機能やテンプレート機能、バージョン管理機能に強みのあるシステムがおすすめ。業務効率化を望む場合には、ワークフロー機能や通知・アラート機能、アクセス権限管理に強い文書管理システムがおすすめです。

無料の文書管理システムを導入する際の注意点を確認する

文書管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

機能	詳細
ユーザー数とストレージ容量	無料の文書管理システムでは、利用可能なユーザー数とストレージ容量に制限があるため、目的に応じて確認しておきましょう。
スマートフォン対応	スマートフォン対応やアプリが利用可能であれば、リモートワークでもスムーズに利用可能です。
電子帳簿保存法対応	電子帳簿保存法に対応したシステムなら、ペーパーレス化やテレワークを推進できます。
システム連携	文書管理システムが、既存システムと連携できると、さらに業務を効率化できます。
セキュリティ対策	暗号化通信や不正アクセス対策、バックアップ体制などについても確認しましょう。
多言語対応	社内に外国人従業員がいる場合やグローバル企業の場合は、多言語対応についても確認しましょう。
有料プランの費用	将来的に有料プランに移行する可能性を考え、有料プランの費用や契約条件、機能についてもあらかじめ把握しておきましょう。
マニュアルやサポートの日本語対応	海外製の無料オープンソースツールの場合、マニュアルやチュートリアルが英語のみで日本語対応していないことがあるので確認しておきましょう。

完全無料で使えるオープンソース文書管理システム

文書管理システムを導入したいと考えている方の中には、「導入したいけど踏み切れない」と足踏みしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

もしくは現在、「文書管理ソフトを使っているけれど、もう少し費用を抑えたい」と考えている方もいるでしょう。

導入を迷っている、費用を抑えたい場合には、完全無料で使えるオープンソースの文書管理システム・文書管理ソフトが役立ちます。個人で使用しても作業効率が上がるため、文書管理に悩んでいる方は、ぜひ採用を検討してみてください。

• コンテンツの共有・共同作業可能
• スキャンや読み取りに対応
• 高度な技術力が必要

Alfresco Community Editionは、オープンソースのECM（エンタープライズコンテンツ管理）製品であるAlfresco（アルフレスコ）の無料版ソフトウェアです。文書管理に必要な基本機能はもちろん、Google ドキュメントにも標準対応しています。拡張性も高いため、柔軟にカスタマイズが可能です。

ベンダーのHyland Softwareから技術的なサポートを受けられないため、導入には技術力が求められるものの、高性能なドキュメント管理システムを無料で使えるメリットがあります。

• WordPress上でドキュメント管理
• プラグインのため負荷が少ない
• ワークフロー管理も可能

WP Document Revisionsは、WordPressを文書管理システムとして活用するためのプラグインです。多くの場合、Web制作やオウンドメディアを運営している企業は、CMS（コンテンツ管理システム）としてWordPressを使用しています。

WP Document Revisionsは、WordPressに、ドキュメント管理システムの機能をアドオンするプラグインです。そのため厳密には、文書管理システムではありませんが、インストールすることで文書管理に活用できます。

プラグインである性質上、CPUへの負荷も少なく、動作要件を気にする必要もありません。日本語対応しているので、作成した資料には日本語でコメントを入れられるため、WP Document Revisions上でコミュニケーションも可能です。ただし、WordPressの最新3回のメジャーリリースでテストされておらず、メンテナンスやサポートが終了している可能性があります。

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フリーの文書管理ソフトでは要件を満たせない場合は、次の記事にて有料のクラウド文書管理ソフトを検討してみてください。有料であっても低価格の文書管理ソフトであれば、導入しやすいはずです。

【厳選】無料トライアルのあるクラウド文書管理システム・ソフト比較

ボクシルおすすめの無料トライアル期間のあるクラウド文書管理システム・ソフトを紹介します。サービス導入前に操作感や機能を試すことで、導入後の失敗を避けられるため、無料トライアルは積極的に利用しましょう。

• 電子帳簿保存法対応・JIIMA認証取得済
• 電子契約・電子取引・書類配信・ドキュメント管理をサポート
• 基幹システム連携

DocYou（ドックユー）は、企業間取引におけるさまざまな書類業務を一元管理できるクラウド文書管理システムです。電子契約、電子取引、書類配信、ドキュメント管理など、複数企業にまたがる取引書類のやり取りや管理に対応しています。

3者間契約でも利用でき、別システムで送受信した関連書類も一緒に保管できます。検索時の目印やファイリングに役立つインデックスタグを、書類へ自由に設定可能です。

• 大企業向けデジタル化クラウド
• ノーコード･ローコード開発
• 簡単に作れるWebデータベース機能

SmartDB（スマートデービー）は、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。ノーコードでデータベースを作成できるため、プログラミングは不要です。データベースはブラウザ上で作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。

大企業ならではの複雑な業務フローに対応しています。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現可能です。

• ナレッジ共有のための文書管理ツール
• 見るだけのユーザーは無料
• セキュリティ有料オプションあり

NotePMは、ナレッジ共有を目的とした文書管理システムです。ウィキペディアのように、情報を蓄積することで、ノウハウの活用を期待できます。

社内マニュアルや日報、議事録など、さまざまな文書の管理に対応しています。NotePMのフォーマットを活用したWebマニュアルの作成も可能です。その他、ファイルの中まで探せる全文検索やアクセス権限の設定といった便利な機能を多数搭載しています。ノウハウの蓄積を促す仕組みが豊富なため、情報共有の活性化に役立ちます。

※見るだけのユーザーは無料（ユーザー数の3倍まで）

• 強固なセキュリティのファイル管理システム
• 細かな権限設定
• リモート管理可能なモバイルアプリ

Fleekdrive（フリークドライブ）は、高度なセキュリティが特徴のオンラインファイル管理システムです。ファイルの共有や同時編集はもちろん、文書管理に必要な機能を幅広く搭載しています。

とくに便利なのは、ルーティン設定による自動化です。たとえば、「書類をアップロードしたらPDF化し、メールを送る」とルーティンを設定しておけば、面倒なPDF化やメールの送信を自動化できます。その他にも、資料の古いバージョンの自動削除を設定できる機能をはじめ、管理の手間やムダを削減する機能が満載です。

アクセス権限も柔軟に設定できるため、セキュリティが気になる企業にも向いています。

※ 最低10ユーザーから利用可能

• 電子帳簿保存法対応
• 文書のライフサイクルを自動化
• ワークフローを設定可

Documal SaaSは、富士通四国インフォテックが提供する、パブリックまたはプライベート環境から選べる総合的な文書管理システムです。文書作成時に必要なワークフローを設定することで、書類承認のプロセスを効率化できます。さらに、文書に有効期限を設定しておけば、期限の切れた文書の自動廃棄も可能です。アクセス権限を柔軟に設定できるため、社内外の情報共有を円滑に進められます。

• 総合的なクラウドグループウェア
• スマートフォン対応
• パッケージ版「eValue V2」も提供

eValue V Airは、株式会社OSKが提供する、ドキュメント管理はもちろん、ワークフロー・スケジューラ・コミュニケーションに対応しているクラウドグループウェアシステムです。

とくにサポートの充実さが特徴で、専属エンジニアによるフォローを受けられます。画面共有によるサポートも行ってもらえるため、はじめて文書管理システムを導入する企業も安心して利用できます。

オンプレミス版とクラウド版があり、どちらも30日間の無料体験が可能です。

• 無料のフリープランあり
• ユーザー数無制限の料金プランも
• 充実のセキュリティ対策

セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズが提供する、法人向けオンラインファイル管理システムです。Windowsのエクスプローラーに近い操作なので、新しく操作方法を覚える必要はありません。専任の担当者が導入前後を徹底サポート。暗号化・アクセス権限・端末認証・二段階認証・IP制限といった、法人向けのセキュリティ対策も充実しています。自社サーバーから移行する場合でも、今まで必要だった保守メンテナンスに関する工数やコストを削減できます。3名5GB/月まで無料のフリープラン、ユーザー数無制限の料金プランも利用可能です。

• システム開発のトレーサビリティ管理ツール
• 文書解析エンジンによる不具合の迅速な原因特定
• ツール内で文書を編集可能

ConTrackは、システム開発におけるドキュメント管理を得意とする文書管理システムです。システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プログラムソース、テスト仕様書などの文書を関連付けて管理できます。

開発現場での使いやすさを念頭に開発されており、視覚的にわかりやすく直感的なインターフェースが特徴です。文書の変更履歴も確認できるため、トラブルの防止に役立ちます。また、RedmineやJiraといったプロジェクト管理ツールとも連携できるため、大掛かりなプロジェクトにおける文書管理にも対応可能です。

フリープランのある文書管理システムおすすめ比較

• 見やすく操作性が高い画面
• 10ユーザー、2GBまで無料のフリープラン
• アドオンを追加して機能拡張が可能

Confluenceは、オーストラリアのAtlassian社が提供するリモートに最適なワークスペースサービスです。無料プランでは2GBまで利用可能です。

Microsoft OfficeやGoogle ドライブをはじめ、さまざまなアプリと連携可能なため、現在使っているシステムと競合しにくいメリットがあります。

また、文書作成の効率化に役立つテンプレートも豊富に用意されています。

• ファイル管理に特化したツール
• ファイル復元に対応
• 暗号化された高いセキュリティ

Dropboxは、世界規模での導入実績を誇るクラウドファイル管理システムです。パソコンのフォルダのような階層構造によるファイル管理ができます。

無料プランでは、2GBの暗号化されたストレージを1ユーザーで使用可能です。誤ってファイルを削除してしまった場合でも、復元できる機能が搭載されています。

また、Dropboxアカウントを持っていないユーザーにもファイルを共有できるため、ファイルの保管だけでなく、共有にも役立ちます。

フリーの文書管理システムを使うメリット

無料の文書管理システムを使うメリットは次のとおりです。

• 利用コストがかからない
• 文書管理ソフトの比較検討ができる
• 電子帳簿保存法に対応できる
• 社内の技術力を育成できる

利用コストがかからない

フリーの文書管理システムの最大のメリットは、費用をかけずに文書管理ソフトが使えることです。

ただし、無料の文書管理システムは、ユーザー数・ストレージ容量・機能などに制限をかけられている場合がほとんどなので、自社の目的や規模にマッチしているか注意が必要です。

文書管理ソフトの比較検討ができる

無料の文書管理システムを利用することで、多くの文書管理ソフトからの比較検討が可能になります。各サービスを実際にお試し利用すれば、それぞれの文書管理システムの強みや特徴が把握できるでしょう。

自社に最適な機能や特徴のある文書管理システムを、本格導入する際に役立つはずです。

電子帳簿保存法に対応できる

電子帳簿保存法に対応している文書管理システムを利用してみることで、電子帳簿保存法の電子保存義務化への対応を開始できます。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムなら、ペーパーレス化やリモートワークを推進でき、業務効率化と生産性向上につながるでしょう。

社内の技術力を育成できる

オープンソースの文書管理システムをセルフサービスで導入することで、社内の技術力を育成できるメリットがあります。

オープンソースソフトウェア（OSS）には、多様なフリーの業務ソフトウェアがあります。社内でこれらのリソースを活用できるようになれば、組織のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進に非常に役立つはずです。

こちらの記事では、文書管理システム導入のメリットをさらに詳しく紹介しているので参考にしてみてください。

フリーの文書管理システムを導入するデメリット

一般的な文書管理システムを導入する際のデメリットとして、運用コストが挙げられます。導入コストには、初期費用と月額費用の2種類があります。文書管理システムによって導入形態や料金プランも違うため、会社にあったサービスを選びましょう。

また、オープンソースの文書管理システムを使う場合、次の3つのデメリットも意識しておかなければなりません。

• セキュリティに不安が残る
• サポートを受けられない
• 導入やカスタマイズに時間がかかる

セキュリティに不安が残る

オープンソースの文書管理システムは、セキュリティに不安が残ります。

一般的な文書管理システムであれば、運用会社がセキュリティを管理し、もしものときに対応してもらえます。

しかしオープンソースソフトウェアの場合、提供元がセキュリティを管理してくれるわけではありません。技術力が高ければぜい弱性に対応できますが、そうでない場合には情報流失を引き起こしてしまうリスクもあります。

サポートを受けられない

また、オープンソースの文書管理システムの場合、運営側からのサポートを受けられません。そのためシステムエラーが生じたり、誤って文書を削除してしまったりといったトラブルが発生したときも、社内で対処しなければなりません。

とくに重要な書類や機密文書を管理する場合、十分に注意が必要です。

導入やカスタマイズに時間がかかる

オープンソースの文書管理システムは、導入を社内で行わなければなりません。そのため、導入には一般的な文書管理ソフトを採用する場合よりも時間がかかってしまうでしょう。

また自由度が高く、カスタマイズできるメリットはありますが、カスタマイズをするにも時間と手間がかかります。そのため、すぐに使える文書管理システムを導入したい場合には、パッケージソフトや有料ツールを選んだほうがよいでしょう。

文書管理システム導入のポイント

はじめて文書管理システムを導入する際には、次の点に注意が必要です。

• 運用ルールを決める必要がある
• 全社で同一ソフトの導入が可能か

運用ルールを決める必要がある

文書管理システムを導入する際は、運用ルールを決めておく必要があります。

ルールを決めることで、必要なときに必要なデータをすぐに取り出せるようになります。また、権限を付与して閲覧の制限を設けることで、機密文書の情報漏えいを防ぐといったセキュリティの強化が可能です。

文書の中には法律で一定期間保存を義務付けられているものがあるため、運用ルールを決めておくことで適切に文書を管理でき、誤廃棄や紛失防止にもつながるでしょう。

運用ルールを決めたら、周知することも大切です。事前に周知しておかなければ、コミュニケーショントラブルが発生したり、書類整理が追いつかなかったりと、不都合が生じます。そのため、運用ルールを前もって作成し、従業員に周知しておきましょう。

全社で同一ソフトの導入が可能か

文書管理システム導入にあたり、全社で同一の文書管理ソフトを利用できるか確認する必要があります。

社内の全部署で同一のシステムを利用することで、部署を横断してドキュメントを管理できるようになります。すると、文書の検索が容易になり、他部署への問い合わせをする手間や時間を削減できるようになるといった効果につながり、業務効率化を実現できるでしょう。

そのため、文書管理システムを導入する際には、まず部署ごとにどのように書類管理をしているのかを把握します。そして、部署横断のチームを立ち上げて利用するサービスの検討や管理のルールを策定するとよいでしょう。

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• 必要な機能が揃っているか
• ユーザー数やストレージ容量の制限
• システム連携
• スマートフォン対応
• セキュリティ対策
• マニュアルやサポートの日本語対応

フリーの文書管理システムでは、セキュリティ面に心配が残るため、企業で文書管理システムを使う場合は、費用がかかってもパッケージソフトや有料ツールを使うのがよいでしょう。

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