文書管理の賢い方法は？ドキュメント・書類・ファイル管理のコツ

文書管理とは

文書管理とは、作成した文書を管理することです。文書管理の目的は文書の所在や利用者を把握できる状態にすることであり、より働きやすい環境づくりにつながります。

文書管理では、紙や電子データで作成した文書を保存・保管・活用・廃棄などの段階に分けて管理します。すると、必要なデータを必要なときに取り出せるようになり、かつセキュリティが保たれた状況で管理できるようになります。近年はコンプライアンス強化のため、文書管理に注目している企業は少なくありません。

文書管理の課題

文書管理が企業にとって日常的に必要な業務である一方、さまざまな課題も生じます。主に次のような課題が考えられます。

• 文書の整理が追いつかない
• ルールが浸透しない
• 必要な資料を探すのに手間がかかる
• ルールが多すぎてわからない

文書が少ないうちであれば対処できますが、資料が膨大になり管理に複数の人が関係したりすると、ついつい文書管理が雑になることもあるでしょう。

そのため、文書や管理者の人数が増えないうちに管理体制を見直す必要があります。

文書管理が複雑化する原因

上記であげたような文書管理の課題は、どうして起きるのでしょうか。主に2つの要因が考えられます。

細分化しすぎている

過度な細分化が文書管理の効率を下げてしまっていることがあります。

細分化すると文書の所在が明らかになるため、目的のファイルや文書を探す時間を削減できるように思うかもしれません。しかし文書管理では、細かく管理しようとすればするほど煩雑化し、管理しにくい状態になっていることがあります。

細分化しすぎると管理効率が下がる理由としては、次のようなものが挙げられます。

• 文書を保存場所を探すのに時間がかかる
• 場所の選定基準が曖昧になり文書が分散する
• 一覧性が下がる

そのためフォルダは細分化し過ぎず、大まかなカテゴリー分けをしたフォルダに、関連ファイルや文書を保存するようにしましょう。後ほど詳しく紹介しますが、たとえば営業職なら「顧客ごとにフォルダを分ける」程度の分類で実は十分です。

廃棄対象文書を把握していない

文書の廃棄ができていないのも、文書管理が複雑化する原因の一つです。管理スペースが取られるうえ、どこにどの文書があるのかわかりにくくなります。

企業で扱うことが多い法定保存文書には、法律で保存期間が決められています。保存期間を把握し、廃棄対象の文書は処分していきましょう。法定文書でなければ、1年間使わなかった文書は処分する・保存場所を見直すなどの対策を取るとよいでしょう。

文書管理の方法

文書管理には次の2種類あります。媒体によって管理方法は異なるため、それぞれ順番にみていきましょう。

• 紙媒体の管理
• 電子媒体の管理

紙媒体の文書管理

紙媒体の文書管理は、基本的にファイルやボックスを使って行います。紙媒体の管理では、必要な書類をすぐに探せるように工夫することが大切です。そのためには、書類整理におけるルール作りが必要になります。

たとえば、「資料の内容で分類する」のか「クライアントごとに分類する」のか、状況によって適切な文書の分類方法は異なります。

• 必要な書類が索引や仕切りによりすぐに探せること
• 使用頻度が高い書類は手に取りやすい場所にあること

これら2つを意識してルール化しましょう。

また、情報によっては「社外秘」や「社内の一部の人間だけが閲覧すべき書類」があるはずです。閲覧者を限定しなければならない書類については、鍵を掛けてロッカーに収納したり、保管する部屋を分けたりするなど、情報が流出しないように注意しなければなりません。

電子媒体の文書管理

一般的に、電子資料の管理には次の2つのいずれかで行います。

• フォルダ管理
• 文書管理システム

フォルダ管理による方法

フォルダ管理とは、パソコンのフォルダ機能を使ってドキュメントを管理する方法です。該当する資料を検索で探せるため、紙媒体の資料に比べて資料を探しやすいメリットがあります。

一方、似たようなタイトルの文書が多数ある場合、必要な資料を選べなかったり、最新版がわからなかったり、容易に複製できるゆえのデメリットもあります。また、フォルダの階層が細かすぎると新規資料を保存するときに保存場所がわからず、結果的に整理しずらくなります。

そのため、必要な情報をすぐに検索できるように、文書のタイトルの付け方をしっかりとルール化しておかなければなりません。文書の保存形式もワードファイルやPDFなど、あとで使いやすいようルール化しておくとよいでしょう。

文書管理システムを利用する方法

文書管理システムとは、資料を管理することに特化した専門ツールのことです。従来のフォルダより手間なく、効率的に資料を管理できます。文書管理システムについては、後ほど詳しく紹介します。

文書管理のコツ

文書管理がしにくいと感じた場合、次の5つを試してみてください。

• マニュアルを作成・見直す
• 目的を周知する
• 管理する書類を明確にする
• ファイルの保存期間を設定する
• 職種ごとに文書管理方法を変更
• フォルダを細分化せず全文検索を活用

マニュアルを作成・見直す

文書管理にあたってのマニュアルを作成し、たまに見直すようにしましょう。

文書管理のルールが明文化されていると参照しやすくなり、新しいスタッフが入ってきたときにも説明しやすくなります。また、書類が増えた・仕事内容に変更があったときなどは文書管理も見直し、マニュアルを修正するとよいでしょう。

目的を周知する

文書管理を適切に行うためには、従業員に対して目的をしっかりと伝えておくことが大切です。

日々の仕事に追われていると、「書類の1つくらい紛失するのは仕方ない」「保存場所わからなかったけど、聞くほどのものではない」と軽く考えてしまう方もいるでしょう。

しかし、文書管理が正しくできていなければ、全体の生産性が下がるだけでなく、大切な資料の場所がわからなくなったり、重要情報を流失させてしまったり、取り返しのつかない事態に陥ったりする可能性もあります。

何事も大切なのは小さなことの積み重ねです。そのためにも目的やリスクを共有して、従業員一人ひとりに書類1枚の重みをしっかりと理解してもらうことが大切です。

管理する書類を明確にする

資料をとりあえず保管することだけが文書管理ではありません。作成した資料をただ保存するだけでは、保存場所や情報の更新など、保存のためのコストが膨大になります。

そこで大切なのが管理する書類を明確にすることです。書類によっては10年以上保存しなければならない資料もあるでしょう。一方で、長期間の保存は不要な書類もあるはずです。

すべての書類を保存しようとすると管理コストばかり増えてしまうため、不要な書類を廃棄するような仕組み作りが必要です。

ファイルの保存期間を設定する

次に、ファイルの保存期間を設定しておきましょう。

通常、作成した資料は必要な保存期間に関わらず、一旦すべて保存するのが一般的です。保存期間を設定しておかなければ、資料整理のタイミングで「これは削除して良いのか？」と、一つひとつ確認しなければならず、大変手間がかかります。

そのため、書類を保存する際は保存期間を設定し、ファイルの見やすいところに書き込んでおくとよいでしょう。種類ごとに保存期間を定めておけば、必要なくなった文書やファイルを溜め込むことなく、破棄できるようになるはずです。

必要のないファイルや文書は極力減らすことで、文書管理をスムーズにできるようになります。

職種ごとに文書管理方法を変更

文書管理が上手くいっていない場合、「過度な細分化」と「保存期間を設定していないこと」以外に、職種ごとの文書管理がしっかりとできていないことが原因として挙げられます。

なぜなら、職種が変われば取り扱う文書も変わり、それに合わせて管理方法も変わるためです。管理方法の変更に対応していかなければ作業効率はアップできません。

職種ごとでの文書管理方法の効率化例は次のとおりです。営業とフリーランスの方の例を掲載しています。

このように、文書管理方法は職種によってガラッと変わります。

「顧客との継続的な関係を築く営業職なのに取引ごとのフォルダを核にする」
「一つの取引で顧客との関係が完結する販売業で顧客ごとのフォルダを核にする」

顧客との継続的な関係を築くような営業の場合、取引ごとに資料をまとめてしまうと、クライアント関連の資料をさがすのに時間がかかってしまいます。そのため、同一クライアント関連の書類が多く発生する業種においては、クライントごとにフォルダを分けたほうが良いでしょう。

逆に、取引完結型のフリーランスの場合、顧客ごとにフォルダを分けてしまうと、分類のためだけに時間を浪費してしまう結果になりかねません。そのため、同一クライアントとの書類が少ない業種の場合、分類は最小限にとどめ、全文検索に頼ったほうが効率的です。

このように、「職種に合った」方法を採用することで、文書管理は快適になります。

フォルダを細分化せず全文検索を活用

フォルダを細かく分けすぎず、全文検索に頼ったほうが書類は素早く探せます。全文検索とは、文書のタイトルや内容から指定したキーワードを検索することです。全文検索を使うことで、時間をかけず目的の文書やファイルにアクセスできます。

こちらはデジタルでの管理でしか利用できませんが、ファルダ管理が快適になるため、ぜひ試してみてください。

クラウド文書管理システムとは

ルールを決めて文書管理をしても、「業務が忙しく、後で整理しようと思っていたら、手に負えなくなっていた」と、苦い経験をしたことがある方は少なくないでしょう。そのようなときに役立つのが文書管理システムです。

文書管理システムとは、文書の作成から廃棄までを一元管理するシステムのこと。電子データはもちろん、紙媒体も電子化して管理できるため、文書の管理が容易になります。

文書管理システムのメリット

文書を電子化し、文書管理システムで一元管理するメリットには、次の5つがあります。

• 書類を保管・保存しているスペースの問題が解決する
• 検索性が向上する
• 書類の紛失が防止できる
• 保存期間の自動処理
• コンプライアンス強化

紙媒体やフォルダの管理における煩わしさや、リスクを軽減できるため、文書管理に課題を感じている方は、導入を検討してみてください。

クラウド型文書管理システムの比較【電子文書】

ここからは文書管理システムのおすすめを紹介します。目的に合わせてツールを選ぶことで文書管理における課題を克服できます。

文書管理システムとは何か知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

楽々Document Plusは、社内のあらゆる文書を電子文書として一元管理できるシステムです。契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e-文書法への対応などが可能です。

入力支援も充実しており、「ドラッグ&ドロップによる書類の添付」や「ラジオボタンといった選択形式での入力補助機能」など、高機能な入力補助により文書登録の負担を軽減します。

CVSファイルを利用し、複数のファイルの振り分けから登録までの処理も自動化可能。Microsoft Officeやその他のアプリケーションとも連携可能なため、幅広い用途で利用できます。

NotePMは文書管理で役立つ機能が満載の文書管理アプリです。WEB上に文書を上げられるのはもちろんのこと、見出しや太字を用いた文書作成も行えます。もちろん、全文検索でファイルの中まで探せます。

さらに、NotePM内のコメント機能でチャットができたり、ChatworkやSlackと連携して通知できたりと、コミュニケーション関連の機能も充実。複数人で文書を管理できるためチームでの運用に向いています。

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバーだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

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また、下記の記事で多くのクラウド文書管理システムを紹介しています。ペーパーをスキャンし、デジタル化して管理できるシステムもあるので、デジタルからの移行や「重要な書類だけでもデジタル化したい」方はぜひチェックしてみてください。

クラウド型文書管理システムの比較【紙文書の管理に強み】

Roconieは、電子化できない文書の管理に最適なツール。書類にRFIDタグ(無線による自動認識技術)を添付することで、保管期間や書類内容といった書類情報を紐づけ可能。専用のRFIDリーダーでRFIDタグを読み取れば、書類の情報を閲覧できます。

RFIDリーダーは複数のラベルを一度に読み取りできるため、書類の検索に時間はかかりません。RFIDリーダーとラベル、アプリケーションがセットになっており、導入も簡単。導入する現場業務に合わせた調整やカスタマイズ、メンテナンスにも対応しています。

文書管理の方法を見直そう

ファイルや文書の管理ができていないと、必要な書類を探すのも一苦労。作業効率が低下してしまいます。もしも仕事がスムーズに進まないと感じたら、文書管理方法を見直してみるのも良いかもしれません。

文書管理を上手に行う方法として、次の7つを紹介しました。

• マニュアルを作成・見直す
• 過度なフォルダ細分化はやめる
• 全文検索を活用
• 文書管理の目的を周知する
• 管理する文書を明確にする
• ファイルごとの保存期間を定める
• 作業効率をUPさせるために職種ごとの管理方法を徹底する

これらを意識して文書管理をすると、書類管理に費やしていた時間が減り、作業効率がアップします。1年単位で考えると、数時間の余裕を生みだすので、面倒がらず適切に文書管理を行いましょう。

こちらの記事でも文書管理を失敗しないための対策を紹介しています。ぜひご覧ください。

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