ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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小売業界で活用できるワークフローシステムの機能
ワークフローシステムとは、主に稟議書をはじめとした各種書類の申請から、承認までの流れを電子化できる製品・サービスです。申請の条件やルートを任意に設定できるので、業界・業種を問わず多くの企業が導入しており、小売業界での導入例も増えています。
書類や情報の入力フォームの作成機能をはじめ、申請から管理者による内容の承認までのルートを設計できる機能、作成した文書を管理するための機能などが実装されています。
他の管理システムと連携できる製品も多いため、組織のペーパーレス化を実現しつつ、社員の業務全体の効率化・迅速化にも役立つでしょう。ワークフローシステムは主に、申請書類の処理の効率化を図るシステムですが、うまく活用すれば限られた人員でも労働生産性の向上を実現できます。
小売業界のように人手不足が問題視されている業界では、特に有用なシステムです。なお、ワークフローシステムの機能に関しては、こちらの記事でもくわしく解説しています。参考にしてください。
小売業界における主な課題
小売業界は日々の業務量が多く、かつ消費者ニーズの変化に迅速に対応しなければならないため、常に効率的な運営体制が求められています。
しかし現場の多くでは紙やアナログ業務が残り、人手不足や長時間労働の問題とも相まって、バックオフィス業務全般の非効率が大きな課題となっています。
紙やアナログ業務の多さ
小売業界では申請・承認・契約といった業務が、いまだに紙ベースで行われている企業が少なくありません。こうしたアナログな運用は、情報共有の遅れや管理の煩雑さを招き、業務全体のスピードを落とす原因となります。
また、小売業のバックオフィス業務運用についてはアナログなやり取りが課題にあがっています。現状では、領収書や契約書の紙管理はもちろん、稟議や承認といった業務フローでも紙に依存するケースが目立ち、紙運用を続けている企業が多いです。
人手不足と長時間労働
小売業界は慢性的な人手不足に直面しています。常に求人を出している企業も多く、既存社員に業務負担が集中しがちです。結果として長時間労働につながり、離職の一因となるケースも少なくありません。
こうした状況に対応するには、限られた労働力で最大限の成果を出せる体制を整えることが不可欠です。業務の無駄を徹底的に省き、一人ひとりの生産性を向上させる仕組みづくりが重要といえるでしょう。ペーパーレス化や業務のデジタル化は、その実現に大きく貢献します。
バックオフィス業務の非効率
バックオフィス業務は企業全体の基盤を支える重要な領域ですが、小売業界では依然として手作業や属人的な運用が多く見られます。申請書類の作成や承認プロセスが非効率であると、現場社員は本来のコア業務に集中できず、生産性を大きく損ないかねません。
ワークフローを電子化して無駄な工数を削減すれば、承認スピードが上がるだけでなく、業務の透明性や正確性も向上します。結果として社員がより重要な業務に時間を割けるようになり、組織全体のパフォーマンス改善につながります。
小売業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由
小売業界の抱えるペーパーレス化やDXに関する課題を解決するには、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムがどういった観点で役立つか、活用できる機能とともに簡単に解説します。
労働力不足や長時間労働をケア
ワークフローシステムは、稟議をはじめとした各種書類の申請から、確認・承認までの流れを効率化・自動化できます。
システム上で書類を作成し、設定したルートで申請から承認までを完結できるので、紙ベースでの申請に比べて作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
労働力不足や社員の長時間労働に悩む企業にとっては、書類に関する業務時間を削減できる点は大きな魅力です。他のシステムと連携できる機能を有するシステムも多いので、うまく運用すれば、多くの社員の業務生産性を向上できます。
社員のコア業務に充てる時間を増やせる
ワークフローシステムは、主に申請書類の処理を効率化できるシステムですが、作業時間の短縮を通じて、小売業界の社員がコア業務に専念できる時間を増やせます。
結果的に、営業をはじめとした重要な仕事に充てる時間が増えるので、売上の向上も期待できるでしょう。システム上で書類を管理するようになれば、ペーパーレス化を実現できるとともに、作業漏れを含む戻り工数の発生も抑えられます。
重要な稟議がなかなか通らず売上につながる重要な施策を、ベストなタイミングで打てないといった事態も回避でき、組織としての機動性を高められるのもメリットです。
小売業界向けワークフローシステムの比較
小売業界におすすめのワークフローシステムを紹介します。
コラボフロー
コラボフロー は、社内の書類申請業務を全般的に整備でき、トータルに効率化できるワークフローシステムです。申請書の内容をシステムが自動判別し、適切な承認経路に回せるので、複雑な申請フローの企業にも対応できます。
申請・承認に関する基本機能に加えて、期限切れのリマインド機能や、処理が停滞している書類を検索できる機能、任意の条件で書類を絞り込める機能などが実装されています。書類に関してはすべての項目を検索対象にできるので、必要な情報を素早く入手できるのが特徴です。
小売業界をはじめ、製造業界や金融業界・サービス業界や教育機関に至るまで、幅広く利用されています。事業規模に関わらずスムーズに導入・運用が可能です。
Create!Webフロー
Create!Webフロー は、稟議書をはじめとして、紙ベースの書類の申請・承認・決裁フローを電子化でき、ペーパーレス化を推進できるシステムです。
基本となる書類の作成や申請・承認はもちろん、書類の保管・検索に関する機能や、データ集計機能なども実装されており、さまざまな外部システムとの連携も可能です。承認時の押印もシステム上で完結でき、データ検索で過去の文章もすぐに抽出・確認ができます。
さらに、誰がいつ申請・承認・決裁したか判断できるので、内部統制の強化にも役立つでしょう。製造業界やサービス業界・IT業界・金融業界や官公庁など、業界・業種問わず広く導入されています。
バクラク申請
バクラク申請 は、押印申請といった汎用申請、購買申請、支払申請、経費精算に対応できるワークフローシステムです。ニーズに合わせ必要なプランを選択して利用可能です。
申請テンプレートを備えているほか、閲覧権限を設定したフォーム作成、入力内容に応じた承認経路の分岐などに対応しています。申請は事前稟議と紐づけて照合したり、購買申請と紐づけて予算消化率を管理したりできます。
シリーズで経費精算や請求書受取などのサービスも提供しており、バックオフィス業務で課題をもつ企業におすすめです。事業規模に関わらず、小売業界をはじめ製造業界や金融業界、サービス業界や教育機関に至るまで、幅広く利用されています。
X-point Cloud
X-point Cloud は紙イメージの申請書で、誰でも簡単に入力・申請ができるワークフローシステムです。書類の作成・申請に関する機能はもちろん、データの集計・検索に関する機能や、外部システムとの連携機能が充実しています。
グループウェアをはじめとした数多くのクラウドサービスと連携可能です。業務効率化を図りたい小売業界の企業をはじめ、建設業界や広告業界・医薬品業界など、さまざまな業界で導入されています。
30日間の無料トライアルが利用でき、専任のサポートチームが導入前の検証から相談まで対応してくれるので、初めてシステムを導入する企業も安心です。社員のタイムロスを削減したい企業や、社内の情報共有を強化したい組織などにおすすめです。
MAJOR FLOW ワークフロー
MAJOR FLOW ワークフロー は、FormDesignerの利用により、簡単に申請書の管理画面を作成できるワークフローシステムです。豊富なサンプルの利用により短時間で導入が可能であり、マスタ参照やスクリプトによる機能拡張で、環境に合った運用体制を構築できます。
書類を業務ごとに分類できる共有トレイや、必要な書類を素早く検索できる機能に加えて、Excel印刷やPDF印刷などにも対応しています。クラウド版とパッケージ版のどちらも選択可能で、業界や事業規模にかかわらず、広く活用できるシステムです。
小売業界をはじめ、IT業界や金融業界・各種サービス業界など、幅広く導入されています。無料トライアルも利用できるので、まずは機能性や操作性をチェックしてみるとよいでしょう。
AgileWorks
AgileWorks は、複雑な組織構造の企業でも問題なく対応できるワークフローシステムで、システムの管理経験がなくてもノーコードで制御が可能です。
特に組織改編や業務変更時の設定がスムーズで、ドラッグ&ドロップを中心に申請・承認ルートの設定ができます。さらに、SharePointやGaroonなど、さまざまなグループウェアとの連携も可能なので、組織全体の業務効率化を実現したい企業におすすめです。
小売業界への導入事例も多く、流通業界や建設業界・不動産業界から医療法人など多くの企業に導入・運用されています。無料体験デモの利用やベンダーへの個別相談もできるので、まずは問い合わせをしてみましょう。
AppRemo
AppRemo は、Excelをダイレクトにワークフロー化できるシステムで、申請・承認業務を手軽に電子化できます。媒体を選ばず、オフィス同様に外出先から申請・承認業務が可能です。マニュアルが不要なほど操作がシンプルなため、テレワークや在宅勤務でも問題なく運用できるでしょう。
基本となる申請・承認にかかる機能はもちろん、申請書に記入されたデータの活用や、一括出力機能など、管理者に役立つ機能も実装されています。また、文書保管システム「invoiceAgent文書管理」との連携により、申請承認されたデータは添付文書を自動保存できるのも特徴です。
IT業界や不動産業界などに導入されており、小売業界でも問題なく運用が可能です。無料体験版もあるので、特にExcelを利用している企業は、使い勝手を確かめたうえで、導入を検討してみるとよいでしょう。
ワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムを導入することで、日常的な申請業務の効率化から全社的なDX推進まで、多くの効果が期待できます。業務の無駄を削減するだけでなく、組織全体の生産性や柔軟性を高める点でも大きな価値があります。
申請業務の効率化
従来の紙やメールによる申請・承認フローでは、進捗状況が不透明になりやすく、担当者の不在や手続きの遅れが発生することも少なくありません。ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までのプロセスを一元管理でき、承認者への通知や進捗確認の自動化も可能です。
これにより無駄な待機時間や手戻りが減少し、担当者が迅速に次の業務へ移れるようになります。結果として、社員一人ひとりの生産性が向上し、全体の業務スピードも加速します。
全社的なDX推進
ワークフローシステムは単なる業務効率化ツールにとどまらず、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する基盤となります。業務の電子化を通じてデータが蓄積されることで、承認プロセスや稟議の状況を可視化でき、経営判断に必要な情報をリアルタイムに把握可能です。
さらに、他システムとの連携により会計処理や人事管理などもスムーズになり、組織全体の最適化が進みます。これにより、変化の激しい市場環境に柔軟かつ迅速に対応できる体制を整えられます。
小売業界向けワークフローシステムで申請業務を効率化
稟議をはじめとした各種申請書類の処理を効率化し、ペーパーレス化を実現できるワークフローシステムは、小売業界の生産性の向上に役立ちます。小売業界のなかにもアナログ的なやり取りが多く残っている企業が多いので、積極的にデジタル技術を導入し、DXを推進することが重要です。
システムを導入する際には、費用だけに注目するのではなく、機能性や操作性、さらに他のシステムとの連携性などにも目を向ける必要があります。無料体験版やトライアル版が利用できる製品・サービスも多いので、うまく活用しながら、環境に合ったシステムを慎重に選択しましょう。
なお、小売業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも利用されています。あわせて導入を検討してみましょう。
