ワークフローシステム自作で請求処理工数を7分の1に削減 - 「Gluegent Flow」導入事例
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事例概要
サイオステクノロジー株式会社が提供する、「Gluegent Flow」の活用事例です。
Gluegent Flow - サイオステクノロジー株式会社
サービス導入企業
- 企業名：IDEC株式会社
- 業種：メーカー／製造
- 従業員規模：1,000人以上
- 所在地：大阪府
- 設立年：1945年
受賞部門
「BOXIL SaaS AWARD 2023」導入事例セクション大企業（エンタープライズ）部門1位
※対象
従業員数501名以上の企業の生産性向上に貢献した事例を対象とする
導入前の課題
FA分野を中心とする制御機器の総合メーカーであるIDEC株式会社は、これまでオンプレミス版のワークフローシステムを利用していました。
問題は、システム部門の負担と、“勝手Excel文書”の広まり
既存のオンプレミス版ワークフローシステムには、開発の難易度が高いという問題がありました。新規開発や修正依頼を引き受けるシステム部門には大きな負担がかかり、どうしても対応に時間がかかってしまいます。
その結果、さまざまな部門が独自のExcel文書を作り、業務利用を始める状況が発生。紙の回覧物も使われるなど、このままでは全社の統制が困難になると懸念されていました。
社内のITリテラシー強化やDXも急務に
2022年冒頭に、経営戦略の一環として社内のITリテラシー強化という方針が示されました。将来を見据え、製造業として「ものづくり」だけに取り組むのではなく、DXが強く打ち出されたのです。
そのため、IT推進の動きに合わせた全社的な対応も必要でした。
導入による効果
クラウド化を推進する動きもあったため、SaaS対応ワークフローシステムの導入が前提条件です。そこで、使用しているグループウェア「Microsoft 365」との親和性も高い、Gluegent Flowを選びました。
その結果、2022年に次のような効果が得られました。
請求工数が7分の1に
外部システムとAPI連携する機能を活用し、情報入力して生成された請求書データを上長および経理へ回覧する業務フローを自動化。さらに、担当者の最終確認後、外部サービス経由で顧客に請求書を発送する仕組みもAPI連携で構築しました。この流れは、Gluegent Flowで完結します。
その結果、ミスしやすい転記作業の廃止、処理の停滞や漏れの防止、請求書集計作業の省力化、といった成果が得られ、請求処理にかかる工数が実質7日から1日程度になりました。7分の1の削減効果です。
請求書に関する業務だけでなく、各部門が業務プロセス管理ツールとして活用したことで、さまざまな業務の効率化につながっています。
全社のITリテラシーが向上
Gluegent Flow導入時に、各部門で申請フォームや経路の作成を実施してもらったところ、半年間で作られたモデルは30個を超えました。その後も、部門自ら創意工夫を図って高度な申請経路を作成するなど、従業員全体のITリテラシーも向上しています。
ただし、社内全体で統制の取れたシステムとするため、各部門に任せきらず、モデルの運用可否判断や権限変更はITセンターで管理する体制を整えました。
こうして運用されているモデルの数は、約60にのぼります。
効果をもたらした機能
- ノーコードでフォームや経路を作れる機能
- フォームや経路の作成が直感的に操作できる画面
- Excelファイルのコピー＆ペーストといった操作で書類の見た目を再現できる「フォーム作成機能」
- 外部システムとの「API連携機能」
参照）サイオステクノロジー株式会社「決め手はユーザーフレンドリーなUIと Microsoft 365との相性。20～30％のコスト削減を達成し、さらに直近の活用例では経理処理で１/７の工数削減を実現。」https://www.gluegent.com/customer/2022_idec/, 2023/2/8確認
BOXIL SaaS AWARDとは
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日（※）を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。
「BOXIL SaaS AWARD 2023」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL EXPOセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計4つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。
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「BOXIL SaaS AWARD 2023」導入事例セクション受賞サービス一覧はこちら
※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です
