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ワークフロー導入で内部統制を強化する方法 | 事例から見る業務効率化の実態

ワークフローシステムとは業務効率化に伴って企業の内部統制を強化するシステムであり、近年需要が高まっています。業務効率化と同時に内部統制強化を実現するその実態とは。事例を解説し、おすすめシステムの紹介を行います。※初回公開日:2017/12/08
社内コミュニケーションワークフローシステム
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企業活動はワークフローで成り立っているといっても過言ではありませんが、意外とスタートアップや中小企業などを中心に、この課題に向き合っている企業が少ないのも事実です。

しかし、日本版SOX法の施行によって内部統制の重要性が高まったことで、こうした企業の中でもワークフローシステムに注目する企業が多くなってきています。

ワークフローシステムは業務効率化が導入の主な目的ですが、結果的に内部統制の強化にもつながったKaizen Platformの例にも見られるように、企業体制の強化とコンプライアンスの実践を実現するシステムともいえるでしょう。

その実態とはどのようなものなのか、おすすめのワークフローシステム紹介とともに解説していきます。

ワークフローとは

ワークフローとは、各種申請・稟議など、組織として必要な業務を電子化してペーパーレス化を行うとともに、あらかじめ定められたルートにしたがってそれらをデリバリー、承認・決済にいたるプロセスを共有して可視化することです。

スムーズでスピーディな業務遂行を実現することを目的としています。

ワークフローシステムはとどこおりがちであった従来の手法を改善するために多くの企業で導入が進んでおり、提供形態はオンプレミスで利用するパッケージ版、クラウドを利用したパッケージ版、スクラッチ開発、SaaS型のクラウドサービスなどから、ERPグループウェアの一部機能まで、多種多様のシステムが存在します。

しかし、ワークフローシステムが多くの企業に導入されているのは、業務効率改善以外の、もうひとつの重要な要素があります。

それが組織内の内部統制強化であり、日本版SOX法の存在です。

以下の記事では、ワークフローシステムについてより詳しく解説しています。

中小企業向けワークフローのシェア・市場規模は?利用実態、活用課題を徹底解説 | ボクシルマガジン
ワークフローを改善・効率化していくことは、企業全体の効率化につながります。それを実現するワークフローシステムの市場...

日本版SOX法

SOX法は当時多発した企業の不正会計事件を背景に、会計の透明性確保、監査強化などを目的にアメリカで制定された法律ですが、時を同じくして日本でも企業の有価証券報告書の虚偽事件などが発生しており、同様の対応が迫られていました。

そのような状況をもとに、正しい財務報告を目的とした金融商品取引法(日本版SOX法)が2007年に施行されており、内部統制の義務化とITシステムの統制が求められるようになったのです。

具体的には、上場企業とその関連企業を対象に「内部統制報告書」「内部統制監査報告書」の提出が義務付けられました。

内部統制とワークフロー

それでは、内部統制の強化と報告が義務付けられた企業の現状に、ワークフローシステムがどのように関係してくるのでしょうか。

日本版SOX法では、業務処理における内部統制とITシステム全般の内部統制が盛り込まれていますが、その目的は以下のとおりです。

  • 業務の有効性と効率性の明確化
  • 財務報告の信頼性
  • 法令の遵守
  • 資産の保全

つまり、不正なく適切に業務が遂行されるシステム構築が求められており、そのために申請から承認までを共有して可視化するワークフローシステムが効果を発揮すると見られているのです。

また、異なるシステムが混在するITシステム全般に関しても、内部統制を意識しながらシステム間の連携がとれる可能性のある、ワークフローシステムが注目されているといえるでしょう。

ワークフローが対応する内部統制による変化

上述したような目的により、内部統制の強化を行うことによって企業内の業務には変化が生じます。

具体的にワークフローシステムを業務に活用するとなった場合、まず稟議書などの申請・承認・決済をシステムに乗せることが考えられますが、それ以外にもさまざまな変化に対応可能です。

申請の証跡と共有

いつだれが何を申請し、どのような流れでだれが承認を行ったのか、そして現在の進行状況はどうなっているのかなどの情報や証跡を残して共有でき、後日確認することも簡単です。

事前申告と承認

事前申告と承認は企業活動を行っていくうえで必須の業務ですが、従来は承認者が不在で承認が間に合わないなどの状況が発生していました。

ワークフローシステムでは、スマートデバイスなどで時間と場所を問わない申請や承認が可能であり、もちろん証跡も残しておけます。

新規顧客との取引

新規顧客との取引開始にあたり、与信管理を行う場合もワークフローシステムが有効です。

その場合の申請・承認フローもスムーズでスピーディーに行えることであり、顧客満足度https://boxil.jp/mag/a2733/に直結します。

受注・発注の承認

受注時に注文請書を発行して承認を得たり、購買の際に発注書を発行して承認を得たりする場合にも、ワークフローシステムを活用できます。

ワークフローによって業務をシステム化しておくと、属人的な業務を排除でき、情報共有や証跡によって取引先との癒着など、不正の温床となる要因を最小限できます。

業務分担

受注・発注業務にともなった担当者の分担・分離は、不正を起こさないために必須となってきます。

こうした事業分担を行い、定期的に担当者を入れ替えることが企業に求められますが、ワークフローによってシステム化されていれば、引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。

証憑書類の保存と管理

ここまで解説してきたように、ワークフローシステムはすべてのケースで情報としての証跡を残してお毛ます。

これらは証憑書類つまり請求書や領収書のように扱い、財務諸表や帳簿類と関連付けて保存し、いつでも開示できることが求められていますが、このような場合でもワークフローシステムでは改ざんされることなく、管理可能です。

ジョブカンワークフローの導入事例

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、クリックだけで申請・承認を行い、業務の効率アップと社内統制の強化を実現するクラウドベースのワークフローシステムです。

スマートデバイス対応で時間と場所を問わない申請・承認が行えるほか、一覧画面ですべての申請の検索を実現、稟議申請、交通費精算、支払い依頼など、あらゆる申請・承認フローに対応し、承認段階プロセスも柔軟に設定可能です。

1ユーザー250円からというリーズナブルな料金設定は、他のジョブカンシリーズとの併用でさらなる優遇も準備、導入ハードルの低さも魅力です。

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事例:Kaizen Platform

会社名:Kaizen Platform業種:IT
事業内容:Webサービスのユーザーインターフェース改善を簡単に実現する「Kaizen Platform」開発と提供など

課題:申請・承認フローが確立できていなく、承認漏れが多数

申請・承認フローがルール化されておらず、さまざまな手法で承認を得ていたKaizen Platformでは、多数の承認漏れの発生だけでなく、監査時に過去の情報を精査しなければならないなど、時間のかかる煩雑な業務が必要という課題があった。

効果:申請・承認のエビデンス管理が可能に

社内的な申請・承認のエビデンス管理が可能となり、管理業務の負荷軽減という効果のほか、法人向けサービスを行っている同社では、契約締結書類の管理が可能になり、業務の漏れや抜けも激減した。

WaWaFlowの導入事例

WaWaFlow

WaWaFlowは、申請・承認・出力などを一括管理できるインストール不要なワークフローサービスです。

グループウェアWaWaOfficeを中心に、簡易データベースWaWaD-Be営業日報管理WaWaFrontierとも連携可能、データはCSVファイルに出力できるため、既存のシステムとの連携にも役立ちます。

文書や利用者ごとに、承認ルートや承認者の設定をでき、所属組織別の承認決裁や条件別の承認決裁などが可能とし、同じ申請書でもグループごとに承認ルートを変更することもできます。
もちろん、スマートでバイス対応であり、時間と場所を問わないアクセスが可能です。

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事例:大智化学産業

会社名:大智化学産業業種:化学
事業内容:精密化学品および電子材料薬品の製造・販売

課題:拠点増加と基幹システム入れ替えにともなう業務効率化

従来から一か所拠点の増加した大智化学産業では、同時に基幹システムの入れ替えを検討しつつ、紙の申請書で行っていた煩雑な申請・承認フローを合理化し、効率的に行っていく仕組みづくりが急務だった。

効果:紙で管理できていなかった申請も管理可能に

ルールとして存在しながらも形骸化してしまった紙での申請・承認が、ワークフローシステムによって管理可能という効果を生み出し、今後の基幹システムとの連携にも大きな可能性を見いだしている。

おすすめのワークフローシステム

内部統制を強化しつつ、業務を飛躍的に効率化するワークフローシステムですが、以下では検討の参考となるよう、いくつかのシステムを紹介します。

今回紹介するワークフローシステムのさらなる詳細や、今回紹介しきれなかったサービスについては以下から無料でご覧になれます。ぜひご覧ください。

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コラボフロー

  • 簡単3ステップで思い通りの帳票を作成
  • 充実のワークフロー機能
  • オプションで更に便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。

申請書のExcelファイルをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

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ひびきSm@rtDB


ひびきSm@rtDBは、大組織向けWebデータベース&ワークフローシステムです。
ノンプログラミングでブラウザ上にデータベースを作成でき、現場の業務システム内製化を素早く強力に推進します。1万人超の利用実績も多数あり、大きなリスクやコストを伴う組織改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。バリエーションに富んだノウハウと豊富な標準機能で最短1か月でのシステム導入が可能なため、組織全体の生産性を迅速に向上させます。

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SmartFlow

SmartFlowは、20ユーザーまで永久無料という、圧倒的な導入のしやすさを持つクラウドベースのワークフローシステムです。
ドラッグ&ドロップで申請フォームが作成可能でシンプルでわかりやすいGUIと豊富なテンプレートを持ち、だれでも簡単に使用できるほか、スマートデバイス対応で時間と場所を問わない申請と承認が可能です。
また、Web APIによるさまざまなシステムとの連携が可能、充実したサポート体制も整えています。

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ワークフローEX

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローにのせられる、画期的なワークフローパッケージです。
従来の稟議文書の元となるExcelファイルをそのまま使用して電子捺印での申請・承認ができ、これまでの紙での決裁フローを簡単にペーパーレス化・電子化できます。
また、稟議書に入力された金額や文字を自動的に判断して、決裁ルートを自動的に変更できる柔軟性を備えており、ファイルを添付可能、取引先とのやり取りにも活用できます。
もちろんスマートデバイス対応で、時間と場所を問わないアクセスが可能です。

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ワークフローシステム Styleflow(スタイルフロー)

Styleflowは、プログラムの知識がなくても入力フォームを簡単に作成でき、Excel/WordのシートをWEB上のフォームに変換も可能な、クラウドベースのワークフローシステムです。
承認者が一人の場合は個人設定して承認依頼したり、社内業務の都合に合わせ複雑な承認ルートでも自由に設定したりできるほか、必ず発生する組織改編・人事異動に柔軟に対応、組織情報や申請情報を世代管理し、組織変更があっても簡単に変更できます。
スマートフォンで簡単にアクセスして、時間と場所を問わない申請・承認も可能であり、リーズナブルな料金設定も魅力です。

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らくらく申請WF.net

らくらく申請WF.netは、シリーズ共通の強力なエンジンを持つワークフローシステムで、用途に応じてオンプレミス/クラウド環境での活用が可能です。
紙の申請書をイメージした豊富なテンプレートを揃え、柔軟なカスタマイズで多様な要望に応えるほか、さまざまな承認者の設定に対応、不在の場合の代理申請も自動で行えます。
また、催促メールなどの通知機能に加え、検索機能・集計機能・自動採番管理機能など管理者にとっても使いやすいほか、スマートデバイスにも対応しています。

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ワークフローで社内統制と業務効率化を同時実現

ワークフローシステムが申請・承認業務を共有して可視化し、業務効率向上によって生産性をあげることは広く認識されていることです。

しかし、その適用範囲を大きく広げることによって、結果的に企業内の社内統制強化につながることは、意外と考慮されていなかったかもしれません。

日本版SOX法の対象とならない企業でも、近年ではコーポレートガバナンスが重視される時代でもあり、社内統制の強化は必須の取り組みといえるでしょう。

さらに業務効率化にも大きく貢献するワークフローシステム、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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