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ワークフローシステム導入で内部統制を強化する方法 | 事例から見る業務効率化の実態

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ワークフローシステムにより、業務効率化・内部統制の強化を実現した導入事例を、サービスとともに紹介。内部統制の強化が必要になったきっかけである日本版SOX法についても解説し、ワークフロー導入によって内部統制がどのように変化するのかも説明します。

企業活動はワークフローで成り立っているといっても過言ではありません。日本版SOX法の施行によって内部統制の重要性が高まったことで、スタートアップや中小企業を中心にワークフローシステムに注目する企業が多くなってきています。

ワークフローシステムの導入の主な目的は業務効率化ですが、結果的に内部統制の強化にもつながったKaizen Platformの例にも見られるように、企業体制の強化とコンプライアンスの実践を実現するシステムともいえるでしょう。

ワークフローシステムを導入して内部統制を強化した事例を紹介しつつ、ボクシルおすすめのワークフローシステムについても比較していきます。

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ワークフローと内部統制の関係性

ワークフローとは、各種申請・稟議など、あらかじめ定められたルートにしたがって、承認・決済に至るプロセスを共有して可視化するものです。

組織として必要な業務を電子化してペーパーレス化を行い、スムーズでスピーディーな業務遂行を実現することを目的としています。

ワークフローシステムは、滞りがちであった従来の稟議や手法を改善するために、多くの企業で導入が進んでいます。

提供形態はオンプレミスで利用するパッケージ版、クラウドを利用したパッケージ版、スクラッチ開発、SaaS型のクラウドサービスなどから、ERPグループウェアの一部機能まで、多種多様のシステムが存在します。

しかし、ワークフローシステムが多くの企業に導入されているのは、業務効率改善以外の、もうひとつの重要な要素があるからです。それが内部統制強化であり、日本版SOX法の存在です。

日本版SOX法の施工で内部統制義務化へ

SOX法とは、当時多発した企業の不正会計事件を背景に会計の透明性確保、監査強化などを目的にアメリカで制定された法律で、時を同じくして日本でも企業の有価証券報告書の虚偽事件などが発生しており、同様の対応が迫られていました。

そのような状況から、正しい財務報告を目的とした金融商品取引法(日本版SOX法)が2007年に施行されており、内部統制の義務化とITシステムの統制が求められるようになったのです。

具体的な変化を挙げると、上場企業とその関連企業を対象に「内部統制報告書」「内部統制監査報告書」の提出が義務付けられました。

内部統制とワークフロー

日本版SOX法では、業務処理における内部統制とITシステム全般の内部統制が盛り込まれていて、その目的は次のとおりです。

  • 業務の有効性と効率性の明確化
  • 財務報告の信頼性
  • 法令の遵守
  • 資産の保全

つまり、不正なく適切に業務が遂行されるシステム構築が求められており、そのために申請から承認までを共有して可視化するワークフローシステムが効果を発揮すると見られているのです。

また、異なるシステムが混在するITシステム全般に関しても、内部統制を意識しながらシステム間の連携がとれる可能性のある、ワークフローシステムが注目されているといえるでしょう。


こちらの記事では、ワークフローシステムのシェアや市場規模について解説しています。どの程度注目されているのかを知りたいのであれば必見です。

ワークフローが対応する内部統制による変化

内部統制の強化を行うことによって企業内の業務には変化が生じます。

具体的にワークフローシステムを業務に活用するとなった場合、まず稟議書などの申請・承認・決済をシステムに乗せることが考えられますが、それ以外にも多くの変化に対応可能です。

申請の証跡と共有

ワークフローシステムでは、いつだれが何を申請し、どのような流れでだれが承認を行ったのか、そして現在の進行状況はどうなっているのかといった情報や証跡を電子化して残して共有でき、後日確認することも簡単です。

事前申告と承認

事前申告と承認は企業活動を行っていく際に必須の業務ですが、従来は承認者が不在で承認できない、間に合わないなどの状況が発生していました。

ワークフローシステムでは、スマートデバイスなどで時間と場所を問わない申請や承認が可能であり、もちろん証跡も残しておけます。

新規顧客との取引

新規顧客との取引開始にあたり、与信管理を行う場合もワークフローシステムが有効です。その場合の申請・承認フローもスムーズでスピーディーに行えることであり、顧客満足度に直結します。

受注・発注の承認

受注時に注文請書を発行して承認を得たり、購買の際に発注書を発行して承認を得たりする場合にも、ワークフローシステムを活用できます。

ワークフローによって業務を電子化しておくと、属人的な業務を排除でき、情報共有や証跡によって取引先との癒着など、不正の温床となる要因を最小限に抑えられます。

業務分担

受注・発注業務にともなった担当者の分担・分離は、不正を起こさないために必須ですよね。

こうした事業分担を行い、定期的に担当者を入れ替えることも企業に求められますが、ワークフローによってシステム化されていれば、引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。

証憑書類の保存と管理

ワークフローシステムは、すべての証跡を残しておけます。証跡は証憑書類つまり請求書や領収書のように扱え、財務諸表や帳簿類と関連付けて保存し、いつでも開示できることが求められています。

ワークフローシステムではこれらを改ざんされることなく管理可能です。

ジョブカンワークフローを導入した企業の事例

まずは、導入実績10,000社を誇るジョブカンワークフローを導入した企業の事例を紹介します。

ジョブカンワークフロー - 株式会社Donuts

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

ジョブカンワークフローは、クリックだけで申請・承認を行い、業務の効率アップと社内統制の強化を実現するクラウドベースのワークフローシステムです。

スマートデバイス対応で時間と場所を問わない申請・承認が行えるほか、一覧画面ですべての申請の検索を実現、稟議申請、交通費精算、支払い依頼など、あらゆる申請・承認フローに対応し、承認段階プロセスも柔軟に設定可能です。

1ユーザー250円からというリーズナブルな料金設定は、他のジョブカンシリーズとの併用でさらなる優遇も受けられ、導入ハードルの低さも魅力です。

導入事例企業:Kaizen Platform

会社名:Kaizen Platform業種:IT
事業内容:Webサービスのユーザーインターフェース改善を簡単に実現する「Kaizen Platform」開発と提供など

課題:申請・承認フローが確立できておらず承認漏れが多数発生

申請・承認フローがルール化されておらず、さまざまな手法で承認を得ていたKaizen Platformでは、多数の承認漏れの発生だけでなく、監査時に過去の情報を精査しなければならないなど、時間のかかる煩雑な業務が必要という課題があった。

効果:申請・承認のエビデンス管理が可能に

社内的な申請・承認のエビデンス管理が可能となり、管理業務の負荷軽減という効果のほか、法人向けサービスを行っている同社では、契約締結書類の管理が可能になり、電子化により業務の漏れや抜けも激減した。

WaWaFlowを導入した企業の事例

次に、2,000人以上の規模でも利用できるWaWaFlowを導入した企業の事例を紹介します。

WaWaFlow

申請・承認・出力などを一括管理できるWaWaFlowは、インストール不要なワークフローサービスです。

グループウェアWaWaOfficeを中心に、簡易データベースWaWaD-Be営業日報管理WaWaFrontierとも連携可能、データはCSVファイルに出力できるため、既存のシステムとの連携にも役立ちます。

文書や利用者ごとに、承認ルートや承認者の設定をでき、所属組織別の承認決裁や条件別の承認決裁などが可能とし、同じ申請書でもグループごとに承認ルート変更もできます。
もちろんスマートでバイス対応であり、時間と場所を問わないアクセスが可能です。

導入事例企業:大智化学産業

会社名:大智化学産業業種:化学
事業内容:精密化学品および電子材料薬品の製造・販売

課題:拠点増加と基幹システム入れ替えにともなう業務効率化が必要に

一か所拠点の増加をしていた大智化学産業では、同時に基幹システムの入れ替えを検討しつつ、紙の申請書で行っていた煩雑な申請・承認フローを合理化し、効率的に行っていく仕組みづくりが急務だった。

効果:紙で管理できていなかった申請も管理可能に

ルールとして存在しながらも形骸化してしまった紙での申請・承認が、ワークフローシステムによって管理可能になったという効果を生み出し、今後の基幹システムとの連携にも大きな可能性を見い出している。

その他のワークフロー導入事例

上記のワークフロー導入事例以外にも、ワークフローシステム導入により紙の消費を減らし、電子化につながった企業は数多くあります。福祉業界やIT業界などの事例を紹介していきます。

導入事例:Y社(福祉医療業界 100人〜500人)

Y会は薬局として創業し、創業90年以上経った今は関東を中心に45店舗まで拡大して、地域の人々の健康を守ってきました。

出店スタイルには大きな病院の処方箋を受ける大型薬局、クリニックや中小病院の処方箋を受付る地域密着型の薬局だけでなく、車椅子でも利用できるようにバリアフリー化した店舗、授乳室やキッズスペースを設けてあるもの、カフェ併設型まであります。

また、薬剤師が自宅や施設を訪問して、薬の服用などに関するサポートを行う在宅訪問事業も展開しています。

課題:紙の申請書では状況把握が困難だった

これまで資料や記録が紙ベースであったこともあり、長年オフィスでの業務が紙のままとなっているものが多数だった。

申請書は決裁者に直接紙を渡しての承認が必要となるため、決裁者が不在のときにはいつまでも承認が得られない状態であった。作業・承認がどこまで進んでいるのか、状況把握が難しい点も課題であった。

効果:オフィス業務の電子化

今まで紙ベースで行われていたオフィス業務などを電子化したことで、印刷やFAXなどの紙を使う必要がなくなり、作業効率が向上した。そして、情報をデータで保存できるため、紛失や作業状況の混乱なども解消するようになった。

導入事例企業:E社(サービス業界 100人〜500人)

E社はコンサルティングを行う企業で、アジアをはじめとした海外進出をする企業のサポートによって、活躍の場を次々と広げています。

E社のコンサルティングサービスは実行支援まで行うため、顧客先の職場に常駐して問題や改善をサポートしています。

課題:大量の紙の消費と現状把握

社外に常駐するため、社内とのやりとりや社内で行うべき業務がなかなか効率よくできないという一面があった。

また、これらは紙ベースで行われていたため、顧客が増えたり従業員が増えたりしたことで、資料が膨大になり現状を把握することが困難に。

効果:紙消費を減らしてコストダウン

新規取引の場合は必要資料の厚さが5センチほどになり、本社の稟議関連書類だけでも月に1万枚、その他の資料も合わせると12万枚もの紙を消費していた。

ワークフローを導入して資料を電子化することで、大量の印刷・用紙コストを抑えられた。また、進捗状況の把握もしやすくなり、内部統制を強化するきっかけにもなった。

導入事例企業:C社(IT業界 50人以下)

C社は2004年に設立された、360万人ものユーザーを抱えるポイントサイトを運営する企業です。他にも、Webサイト構築の総合コンサルティングや、製作と管理、広告代理事業なども行っています。

課題:承認を得るべき相手がわからない状態に

事業規模が大きくなり、従業員が増えたことなどによって、社内ルールがうまく従業員に周知できない状態に。申請ルールが浸透しなかったり、承認を得るべき相手がわからないなどの問題が起こっていた。

また、紙ベースで業務が進められることが多く、進捗状況が把握しづらいということも課題であった。

効果:承認経路の明確化

ワークフローを導入して承認経路を設定することで、どのような承認を誰に得ればいいのかが明確になった。承認経路設定により承認の抜け落ちを防ぐ効果もあったようだ。

導入事例企業:S社(リサイクル業界 10,000人以上)

S社は1990年に創業した中古本販売店で、創業から20年で1,000店舗を展開する事業規模にまで拡大しています。

現在では古本の取り扱いだけでなく、CD、ゲームソフト、ファッション、スポーツ用品、ベビー用品、ブランド品、楽器、生活雑貨など、幅広く商品を取り扱っています。また、ネットでの売買にも積極的に取り組んでいます。

課題:コア業務以外に時間がかかるようになっていた

事業拡大につれて業務や帳票の種類、申請方法は増加していたため、店舗ではそれらに充てる時間が、コア業務である接客や商品の扱いにかける時間よりも増えてしまっていた。

優先度の高い接客や商品管理に時間が回せず、売り上げに影響し、従業員に余計な負担をかけてしまう状況に陥っていた。

効果:業務の簡素化でコア業務にかけられる時間が増加した

S社は、帳票イメージの高い再現性、充実したクエリ機能、専用ソフトが不要なことをはじめとして、使いやすさを重視したワークフローシステムを導入。システムが導入されたことで一部業務の簡素化に成功し、コア業務に集中できる時間が増加した。

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コラボフロー
誰でも簡単に扱える直感的な操作性と充実した機能を搭載したワークフローシステムです。
Web環境とExcelがあれば、専用ソフトやプログラミング不要ですぐにワークフローを導入できます。

ワークフローシステムのおすすめ

内部統制を強化しつつ、業務を飛躍的に効率化するワークフローシステム。次からは検討の参考となるよう、いくつかのワークフローシステムを紹介します。

本記事で紹介するワークフローシステムのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下から無料で確認できます。あわせてご覧ください。

おすすめワークフローシステムの比較

ボクシルでは、実際にサービスを利用した人の評価や口コミをまとめて比較できます。気になったサービスを選んで比較してみてください。

各サービスをより詳しく知りたい方は、次のボタンより資料をまとめてダウンロードしていただけます。

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル 画像出典:コラボフロー公式サイト

  • 簡単3ステップで思い通りの帳票を作成
  • 充実のワークフロー機能
  • オプションで更に便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。

申請書のExcelファイルをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

Create!Web(クリエイトウェブ)フロー - インフォテック株式会社

Create!Webフロー - インフォテック株式会社 画像出典:Create!Webフロー公式サイト

  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド経費 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド経費公式サイト

  • 事前申請から立替経費、請求書や支払、仕訳まで一元管理
  • 多様な自動分岐ができる承認ルートを設定可能
  • さまざまなフォームを自由にカスタマイズ

マネーフォワード クラウド経費は、「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトのもと、開発された経費精算システムです。従来の経費申請機能に加え、部門やプロジェクト、申請金額により承認ルートが自動で分岐する機能を搭載。ワークフロー機能も充実しており、社内稟議や有給申請など幅広く活用できます。さらにマネーフォワードの各クラウドサービスと連携ができ、経費精算業務および会計業務の効率化が期待できます。

X-point Cloud(エクスポイントクラウド) - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド 画像出典:X-point Cloud公式サイト

  • 使い慣れた書類デザインを電子化
  • 検索や集計の機能も充実
  • グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績2,700社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。

使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

SmartDB(スマートDB) - 株式会社ドリーム・アーツ

SmartDB公式サイトスクリーンショット 画像出典:SmartDB公式サイト

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

SmartFlow

SmartFlowは、20ユーザーまで永久無料という、圧倒的な導入のしやすさを持つクラウドベースのワークフローシステムです。
ドラッグ&ドロップで申請フォームが作成可能でシンプルでわかりやすいGUIと豊富なテンプレートを持ち、だれでも簡単に使用できるほか、スマートデバイス対応で時間と場所を問わない申請と承認が可能です。
また、Web APIによるさまざまなシステムとの連携が可能、充実したサポート体制も整えています。

ワークフローEX

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローにのせられる、画期的なワークフローパッケージです。
従来の稟議文書の元となるExcelファイルをそのまま使用して電子捺印での申請・承認ができ、これまでの紙での決裁フローを簡単にペーパーレス化・電子化できます。
また、稟議書に入力された金額や文字を自動的に判断して、決裁ルートを自動的に変更できる柔軟性を備えており、ファイルを添付可能、取引先とのやり取りにも活用できます。
もちろんスマートデバイス対応で、時間と場所を問わないアクセスが可能です。

ワークフローシステム Styleflow(スタイルフロー)

Styleflowは、プログラムの知識がなくても入力フォームを簡単に作成でき、Excel/WordのシートをWEB上のフォームに変換も可能な、クラウドベースのワークフローシステムです。
承認者が一人の場合は個人設定して承認依頼したり、社内業務の都合に合わせ複雑な承認ルートでも自由に設定したりできるほか、必ず発生する組織改編・人事異動に柔軟に対応、組織情報や申請情報を世代管理し、組織変更があっても簡単に変更できます。
スマートフォンで簡単にアクセスして、時間と場所を問わない申請・承認も可能であり、リーズナブルな料金設定も魅力です。

らくらく申請WF.net

らくらく申請WF.netは、シリーズ共通の強力なエンジンを持つワークフローシステムで、用途に応じてオンプレミス/クラウド環境での活用が可能です。
紙の申請書をイメージした豊富なテンプレートを揃え、柔軟なカスタマイズで多様な要望に応えるほか、さまざまな承認者の設定に対応、不在の場合の代理申請も自動で行えます。
また、催促メールなどの通知機能に加え、検索機能・集計機能・自動採番管理機能など管理者にとっても使いやすいほか、スマートデバイスにも対応しています。


ワークフローシステムをさらに比較したい方は次の記事をチェックしてはいかがでしょうか。

ワークフローで社内統制と業務効率化を同時実現

ワークフローシステムが申請・承認業務を共有して可視化し、業務効率向上によって生産性をあげることは広く認識されていることです。

しかし、その適用範囲を大きく広げることによって、結果的に企業内の社内統制強化につながることは、意外と考慮されていなかったかもしれません。

日本版SOX法の対象とならない企業でも、近年ではコーポレートガバナンスが重視される時代でもあり、社内統制の強化は必須の取り組みといえるでしょう。

さらに業務効率化にも大きく貢献するワークフローシステム、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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