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デキる人の社内文書5つの書式・フォーマット | 書き方で評価は大きく変わる?

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統一されていないことが多い社内文書の書式。デキる人が使用している書式・フォーマットを5つ紹介していきます。必要十分でわかりやすい社内文書を作成しましょう。

評価される社内文書のコツは必要十分な項目を統一書式で

社内文書にはさまざまなものがありますが、その書き方に毎回戸惑うということはないでしょうか。ISOなどで社内文書の形式が統一されていれば必要項目を書き記すだけで済むのですが、実際のところなかなかそこまで統一されている会社は多くありません。

そこで、社内で頻繁に使う書式5つに絞って、必要十分で伝わりやすい社内文書の書式についてご紹介して参ります。

社内文書ではこれだけは明記しよう!代表的な書式5つ

まずは基本的な社内文書のルールをおさらいしよう

社内文書は、社外のクライアントや取引先に出す文書とは異なるルールがあります。基本的にはクローズされた組織内での文書なので、過度な修飾や装飾の言葉は必要ありません。取引先に出す文書のように、時候の挨拶やお付き合いへのお礼といった社交辞令も必要ないと考えて良いでしょう。

文章中に使用される敬語も基本的には丁寧語がメインになり、読み手に対する敬意を込めた文章構成にすれば十分でしょう。社長が読むから尊敬語を使う、自分は下っ端だから謙譲語で記したほうが良い、などの配慮は一切必要ありません。

書類の提出を促す社内通知であれば「ご提出下さい」で十分であり、「お受け取りさせて頂きます」と言った謙譲語は意図が正確に伝わらないことになり、好ましくないと言えるでしょう。

社内文章の書き方1:社内通知のフォーマット

まずはじめに、社内通知の書き方です。社内通知には様々なものがありますが、提出物や届け出を促すもの、社内行事の告知、その他一般的なお知らせ全般といったところが主なものでしょうか。

このような通知で必要とされる項目は、文書管理番号、発信日時、宛先(対象となる社員の範囲)、発信者、通知内容を要約したタイトルの5つを忘れずに整えて下さい。

特に文書管理番号は、社員からの問い合わせの際にすぐに意思疎通ができるよう一意の記号や番号を振っておくと後からとても便利になります。

社内文章の書き方2:企画書のフォーマット

企画書の書き方はもっともセンスが必要になる社内文書と行って良いでしょう。
その必要項目は概ね以下のようになります。

  • 企画の目的と企画の経緯
  • 目次(各項目の要約)
  • 企画内容を裏付ける客観的理由もしくはデータ
  • 企画の段取りとスケジュール
  • スケジュールをブレイクダウンした行動計画
  • 予算が必要な場合は予算と収支の見通し
  • 得られる効果や影響などの総括

これら基本項目に加え、営業企画や経営企画など、企画の内容によって必要とされる情報と段取りを付加していくと良いでしょう。

社内文章の書き方3:届け出のフォーマット

一口に届出書と言っても遅刻、欠勤、出張から給与振り込み先にいたるまで無数のものがありますが、統一して記すべきは以下の項目と言えるでしょう。

  • 届出書の名称(欠勤届、遅刻届など)
  • 宛先
  • 提出日時及び提出者
  • 届け出を行う趣旨説明
  • 届け出る事実内容
  • 事実が発生した日時
  • 事実が発生した理由もしくは前後関係
  • 事実に対する対応もしくは実施する(した)行動

これら基本項目に加え、事後に特別な対応が必要になる際には必要な人への依頼項目などを付加すると良いでしょう。

社内文章の書き方4:依頼書のフォーマット

見積依頼や取引条件変更依頼などの社外文書と違い、社内での依頼書の場合、届出書と必要項目が被ってきます。ただし、基本的に人にお願いをする文書なので、依頼に至る経緯と依頼を発することになった理由について詳細で丁寧な説明が必要になるでしょう。
必要な項目は以下の内容が考えられます。

  • 発信日時
  • 宛先
  • 発信者
  • 依頼内容を要約したタイトル
  • 依頼に至る経緯説明と依頼内容

これに加え、必要に応じ

  • 納期
  • 予算
  • 受け渡し方法

などの個別に必要な情報を付加すると良いでしょう。

社内文章の書き方5:議事録のフォーマット

会議などで作成する議事録。よくある勘違いが、議事録と発言録を混同し発言内容を事細かに記そうとすることと言えます。議事録の目的は、議事進行の順番と発言趣旨、意思表示された内容と結論に至るまでの過程を確認し記録に残すためのものです。その為、以下の内容を記しておく必要があるでしょう。

  • 進行中の議事
  • 議事の趣旨及び説明
  • 議事に対する意見(賛成・反対)
  • 結論に至る議論の要旨
  • 結論

これらの項目を、議事ごとに発言者の名前を明記して記すことを心掛けると良いでしょう。

わかりやすい社内文章の書き方のまとめ

このような書式は一度作成すると自分のテンプレートとしてWordファイルなどで保存しておくととても便利です。報告や連絡を受ける立場でも、いつも同じ書式で必要事項が網羅されていれば処理は簡単に済みますので、喜ばれることでしょう。

大事なことは自分の書きたいことを書くのではなく、その書類を受取る人にとって必要な情報は何なのか、という当り前のことに思いを馳せ、項目をまとめることといえるでしょう。是非実践してみて下さいね。

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