【契約書管理に特化したクラウドサービス】
『どこでも契約書クラウド』は紙の契約書はもちろん、電子契約書やPDFの契約書など、あらゆる契約書を一元管理できる契約書管理に特化したクラウドサービスです。
■契約書管理でよくある困ったこと
＊⽬当ての契約書を書類棚の紙の束から探し出すのが⼤変
＊契約書を確認するために出社。リモートワークができない。
＊ある契約に不備が発覚。関連する契約書を全部探したい
＊⾒直したかった不利な契約がいつの間にか⾃動更新済みに
＊⾒返す必要があると思うと保管場所を倉庫に移せない
＊製本された契約書のスキャンがかなりめんどくさい
＊前任者に連絡がとれず、契約の経緯や詳細がわからない
＊海外⽀社など離れた場所にある契約書を⾒返せない
＊紙の書⾯や複数の電⼦契約サービスの利⽤で管理がバラバラ
■そのお悩み、どこでも契約書クラウドで解決！
＊どんな契約書もスマホでかんたん管理
スマートフォンのアプリから紙の契約書を撮影するだけで、紙の契約書がかんたんにクラウド上に保存されます。
独⾃の暗号化技術によって保存された契約書はいつでもどこからでも安全にアクセスができて、いつでもどこでもPDFとしてダウンロードが可能。
AIが全⽂をテキストデータ化してくれるので検索もかんたんに。
＊紙も電⼦も、全ての契約書はこれひとつで⼀元管理
既にPDF化された契約書も、ExcelやWordで保存されている契約書だって「どこでも契約書クラウド」に取り込むだけで紙の契約書や電子契約といっしょに保管。
電⼦帳簿保存法に対応しているので、これひとつで全ての契約書の⼀元管理が可能に。
■どこでも契約書クラウドでできること
＊製本された契約書のスキャンもスマホのカメラで撮影するだけ
スマートフォンのカメラで撮影してスキャンできるから、製本テープやホチキスを外してバラバラにする必要はありません。
斜めからでもまっすぐに補正して取り込めます。
＊スキャンしたらAIが⾃動でデジタルのテキストデータに
AIを活⽤した⾼精度なOCR処理で、撮影した契約書の画像からテキストデータに変換します。
PCからアップロードしたPDFデータでも同様にOCR処理が可能です。
＊データはすべて暗号化してクラウドに保管
契約書のデータは暗号化してクラウドに保管。
いつでもどこからでも安全にアクセスできるから、保管スペースや鍵の管理に悩まされることはありません。
引継ぎもかんたんです。
＊暗号化されたテキスト全⽂をかんたんに検索可能
テキストデータで保存されているので検索が可能です。
特定の⽂⾔や表現を含む・含まないなど、さまざまな条件で⽬的の契約書や発注書などのドキュメントを探し出すことができます。
暗号化されている本⽂もふつうに検索できます。
＊あとで必要になりがちな関連情報も⼀緒に管理
契約書や⾒積書などの⽂書本⽂や原本画像と⼀緒に、他の契約との親⼦関係や担当者の情報、更新に関する情報も紐づけて保存して、管理や検索に利⽤できます。
担当者まかせでなく経緯や関連情報を把握できます。
＊希望のタイミングで必要なアラートを
契約の更新や終了、失効の期限をお知らせします。
通知のタイミングやスヌーズ機能、送信先も柔軟に設定できるから、更新に合わせた契約内容の⾒直しなども忘れずに⾏えます。
■電子帳簿保存法に対応
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法にも対応しており、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）で電子帳簿保存法の法的要件を満たしているソフトウェアとして認証されています。
