契約書管理を効率化する方法 | 効果的な分類とファイリング手法・クラウドサービス活用のすすめ

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契約書管理の方法を改善できず、契約文書を活用できていない企業は少なくありません。特に有効期限のある保管契約書の管理は重要課題です。効率的な管理を実現するための分類・ファイリング手法とは?またクラウドサービスの有効活用法を解説します。
電子契約システム

契約書管理方法における課題とは

企業には、保管しておかなければならない契約書が多数存在し、業務を遂行するうえで、これらの内容を確認するタイミングが必ず訪れます。つまり、契約書管理方法に問題があると、探す時間や手間がかかって業務効率が落ちるばかりか、監査に必要な重要書類である契約書を紛失してしまいかねません。

こうした事態を避けるためにも、多くの企業が契約書管理方法の課題を認識し、改善していく必要に迫られているといえるでしょう。この記事では、契約書管理を効率化する方法を分類手法、ファイリング手法にわけて解説し、効果的に活用すべきクラウド契約書管理サービスを紹介します。

契約書管理は企業運営上メリットになる

内容も有効期限もさまざまな契約書を、わかりやすく整理してすぐ取り出せるように管理するには膨大な手間と時間がかかります。こうした作業は生産的と思われず優先度が低く、多くの企業で対策を後回しにしてしまっているのではないでしょうか。

しかし、契約書管理がきちんと行われていれば、企業運営にメリットになることが数多くあるのです。

  • 問い合わせや監査にスピーディーに対応可能
  • 資料として活用することで業務効率アップ
  • 有効期限管理をビジネスにつなげられる
  • 契約書紛失などによる情報漏えいリスク防止

契約書がなかなか見つからない、紛失したことがある、などを経験していればなおさら、自社にメリットをもたらす心構えで、契約書管理に積極的に取り組むべきではないでしょうか。

契約書管理を一本化するべき

契約書の管理ができていない企業では、部署ごと、担当者ごとに契約書を保管するなど、管理と責任の所在が一本化されていないことが多いといえます。

これでは、管理方針の統一やルール策定などを行っても守られることはありません。まずは、一元的な契約書管理を目指し、管理を行う部署・責任者を明確にする必要があるでしょう。

契約書を棚卸しする

責任者が決定し、契約書管理に取り組もうとした際、まずはバラバラに管理されている契約書を集め、活用されるべきもの保存されるべきものを特定し、有効期限や保存期間が過ぎているものを処分するなど、契約書の棚卸しする必要があります。効率的な契約書管理を実行するためにも、これは必須の作業です。

契約書管理を効率化する分類方法

契約書の棚卸しを行い、必要なものが明確になれば、それを見つけやすいように分類して整頓しなければなりません。実際に契約書を分類する以前に、適切な分類方法を決定することで管理を効率化できるのです。

代表的な4つの分類方法

物理的な文書となる契約書の場合、保管場所や方法の問題もあり、いくつかある分類方法を大分類・小分類などのように組み合わせて活用することが多いでしょう。

以下は、その分類方法の一例です。

名称・名前別分類

契約締結先の企業名、契約締結を行った製品・サービス名など、名称・名前を分類の基準にする方法です。五十音の大分類として利用されることが多く、わかりやすい反面、数が増えてくるとかえって混乱する可能性もあります。

テーマ別分類

契約書のテーマ、内容などを基準にした分類方法です。たとえば、複数のサービスを展開する企業などの場合、サービスごとに契約書を分類するなどが該当するでしょう。

プロジェクト別分類

プロジェクトごとに、関連する契約書や文書をまとめて分類する方法です。建築関連などのように、ひとつのプロジェクトが大掛かりになるケースでは有効に機能します。しかし、この方法もプロジェクト数が増えるにつれ、混乱していく可能性があります。

数字別分類

契約書を締結した日付を基準に、年度・半期などで区切って分類する方法です。固有の契約書番号を割り当ててあれば、これを基準にする方法もあり、また契約書の有効期限を基準にする方法もあるでしょう。

分類方法を決定する前に

業種や業態によって契約書の形態や内容はさまざまであり、最適な分類方法もそれぞれです。

重要なことは、契約書を活用する側が、いかに目的のものを探し出せるかであり、管理側の都合だけを押し付けても効率化は実現できません。現場の意見も取り入れ、総合的に判断した分類方法を採用する必要があるでしょう。

契約書の効果的なファイリング手法とポイント

契約書の分類方法が決定したら、分類された文書がどこにあるかが、きちんとわかるように整頓してファイリングしなければなりません。

大分類と小分類を明確にする

ファイリング時、ダンボールなどに契約書を詰め込んでしまっては、後の活用が困難になってしまいます。たとえば、ボックスファイルを大分類として使用し、個別の契約書をクリアファイルにわけて小分類としてファイリングするなどの工夫が必要になります。

契約書をリングファイルに綴じない

よく行われているファイリング手法に、複数の契約書をリングファイルで綴じてしまうというものがあります。

しかし、これでは目的の契約書を見つけるのに時間がかかるだけでなく、それだけを取り出す際にも手間がかかってしまいます。上述したように、ボックスファイルとクリアファイルを使い、個別にインデックスを付ける手法がおすすめです。

契約書管理台帳を作成する

契約書の現物が整頓され、ファイリングされたら、その内容を確認できる契約書管理台帳を作成すると便利です。現物を探しに行く際にある程度の目安になるほか、万一、契約書が紛失していた場合にも気が付きやすいといえます。

クラウド契約書管理サービスで合理化できる

分類方法を吟味して決定し、整頓してファイリングを行っても、台帳の内容と現物を常に紐づけておくのは難しく、素早く目的の契約書にたどり着けるとは限りません。もちろん、営業活動で日々増え続ける新たな契約書にも対応し、管理していかなければなりません。

こうした契約書の現物管理の限界を解決し、合理化するのがクラウド契約書管理サービスです。

複数項目で柔軟な検索・閲覧が可能

従来、紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化し、わかりやすく分類してインデックス化したものをクラウド環境で一元管理するのが、一般的なクラウド契約書管理サービスです。

クラウド契約書管理サービスでは、現物管理では困難だった、複数の分類項目を個別契約書に持たせることで、目的の文書を素早く検索できます。また、契約書をデータ化するため、スキャンの手間はあるものの、検索結果から契約書の詳細内容まで閲覧可能となるのです。

電子契約機能を持つサービスも

クラウド契約書管理サービスのなかには、従来、紙で作成されていた契約書を、PDFなどで電子化した「電子契約書」に置き換える機能を持つものあります。

電子契約の仕組みは、作成した契約書をPDF化する際に「電子署名」と「タイムスタンプ」を生成して埋め込んで相手方に送付、これを確認した相手方が同様に電子署名とタイムスタンプをPDFに埋め込み、返送することで契約が完了するというものです。

電子契約機能を持つ契約書管理サービスを利用すれば、契約書管理が容易になるのはもちろん、収入印紙や郵送代、印刷代が不要になり、人的リソースを削減できるなどのコスト削減効果も期待できます。

スピーディーな契約締結と業務効率化

電子契約機能を持つ契約書管理サービスでは、押印のやり取りや郵送などが省略され、契約締結のプロセスが簡略化されます。これが人的リソースの削減と業務効率化につながるほか、契約締結のスピードアップも実現し、生産性と競争力の向上も期待できるようになるのです。

おすすめの契約書管理サービス10選

以下からは、契約書の現物管理の限界を解決する、おすすめのクラウド契約書管理サービスを、厳選して紹介していきます。

契約書管理ができる電子契約サービスのさらなる詳細はこちらからご覧になれます。

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DocuSign e-Signature


  • 契約・合意にかかわる時間やコストの削減
  • 世界標準の厳しいセキュリティをクリア
  • 有名エンタープライズソリューションと連携可能

DocuSign e-Signatureは、世界180か国で利用されている電子署名サービスです。申請や著名捺印を電子化し、契約・合意にかかる時間やコストを削減します。世界基準のセキュリティ基準を満たすデータセンターで運用されており、43言語の電子署名を利用可能。また、Microsoft Office、Google G Suite、セールスフォースといった数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できる柔軟なプラットフォームを用意しています。

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paperlogic

  • 電子署名法・電帳法対応に完全準拠
  • 契約相手先はログイン不要
  • 認印相当の簡易署名が使い放題

paperlogicは、経理・総務・法務の法定保存文書を電子化する電子契約システムです。無制限で利用できるタイムスタンプ機能など、電子認証基盤がすべて組み込まれているため、法令対応が1つのサービスで完結します。契約相手先はサービスを使用していない場合も、ゲストとして登録するだけで無料でスムーズに利用できます。電子証明書のあり/なしを署名者ごとに選択でき、証明書なしの簡易署名は数の制限なく好きなだけ使えます。

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クラウドサイン

  • 印紙代を含めたコストを大幅削減
  • 契約締結をスピードアップ
  • 契約書を含めた文書をクラウドで一元管理

クラウドサインは、紙で進めてきた契約作業を、わずか数分間で完結させるクラウドベースの電子契約システム、文書管理ツールです。

締結頻度の高いNDA(秘密保持契約書)のような契約書や、毎月発生する取引先との受発注書のやりとりなどの手続きを簡略化し、相手側がサービスに加入しなくとも契約締結が可能です。雇用契約書や身元保証書などの入社書類も社内文書として電子化でき、管理を容易なものにします。
また、月間10件までの契約を無料で利用できるフリーミアムプランも用意、郵送にかかっていた事務手続きやコストの低減も期待できます。

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クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社 株式会社メルカリ ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。 紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です! クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
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クラウドサインSCAN

  • 契約書のスキャンやデータ入力を代行
  • 柔軟な検索・参照で契約書を管理
  • 契約書の有効期限管理を効率化

クラウドサイン SCANは、紙の契約書をデータ管理する際に問題になる、契約書のデータ化や入力作業を代行し、CLOUDSIGNでの有効期限管理や柔軟な検索・参照を含む、一元管理によるすべての契約書管理を実現するサービスです。これによって手間をかけずに効率的な契約書管理が可能となり、業務効率化と管理コストの削減が期待できます。スキャンした紙の契約書を倉庫で預かるサービスも行っています。

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BtoBプラットフォーム 契約書


  • ブロックチェーン技術による契約の信頼性担保
  • 20万社のネットワークによる対応工数削減
  • 業界唯一、見積〜請求までのすべての商取引が電子化可能

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の締結業務を電子化し、時短・業務軽減・コスト削減(郵送代・印紙税等)を実現。 最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保できます。

また、20万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く対応工数の削減が期待できます。

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Holmes


  • 紙の契約書にも対応
  • 契約ステータス・契約書のバージョン管理機能
  • 金額・当事者名で内容を検索可能

Holmesは、契約書の作成・締結・管理が行える電子契約システムです。電子契約だけでなく書面の契約も、契約過程での修正履歴をすべて契約書に紐付けて管理できるため、金額や当事者名などの契約内容をスムーズに把握できます。契約ステータスや契約書のバージョン管理などの機能も豊富で、締結までの手間と時間の大幅な削減が期待できます。

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Hubble

  • 法務ドキュメントのやりとりを効率化
  • 契約書の雛形や社内規定・規則の管理にも最適
  • 専門家のによるリーガルコメントもドキュメントと一緒に保存

Hubbleは、法務ドキュメントのやりとりに最適化した電子契約システムです。契約書を一度アップロードすれば、Hubble内でコミュニケーションを取りながら法務確認ができるので、社内全体での法務ドキュメントのやり取りが円滑に行えます。過去の変更履歴もバージョンごとに詳細に保存し、ドキュメントの作成過程を可視化するので、いつでも必要な情報に労せずアプローチできます。ドキュメントと一緒にコメントも保存ができる機能を活かし、専門家のリーガルコメントを一括管理することで法務ノウハウの社内共有に活用できます。

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GMO 電子契約サービス Agree


  • 電子署名必要なしの簡単契約締結
  • スピーディーな契約締結
  • 契約業務のコスト削減

GMO 電子契約サービス Agreeは、クラウド環境での契約締結により、スピーディーな契約締結とコスト削減を実現する電子契約サービスです。

取引先の署名をメールアドレスで行うため、先方がサービスに加入する必要もなく、電子署名取得コストの負担もありません。承認ワークフローや3社間契約対応などの豊富な機能を持つほか、Agree管理を併用することで、有効期限管理、閲覧アクセス制限などの管理を、紙の契約書を含めて柔軟に行えます。

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SRIクラウドfor契約書管理


  • 契約書の発生から廃棄にいたるまでを管理
  • 詳細に渡るすべての書類履歴を確認可能
  • 使い勝手のいい台帳管理

SRIクラウドfor契約書管理は、契約書の発生から廃棄にいたる、書類のライフサイクルすべてをサポートし、管理できる契約書管理サービスです。

契約書のみならず、どのような文書でも1件単位から依頼可能、すべてのアクセス内容が詳細に記録されるため、だれがなにを行ったかの書類履歴をいつでも確認できます。社内利用の管理台帳をそのまま反映できるため、使い勝手のいいわかりやすい操作が可能です。

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らくらく契約書管理

  • 契約書を専用倉庫で保管
  • 期限管理・アラート機能
  • 複数拠点での情報共有が可能

らくらく契約書管理は、契約書のデータ化、原本の倉庫預かりから破棄にいたるまで、ワンストップのサービスを提供する契約書管理サービスです。

柔軟に設定できるアクセス権でセキュリティを担保しつつも、検索・閲覧・複数拠点での情報共有が可能。急に原本が必要になった場合も1件単位で対応可能です。期限管理によるアラート機能はもちろん、使い慣れた管理台帳のインポートが可能なほか、原本取り寄せ、データ化などの指示もクラウド環境で完結。文字どおりらくらくな契約書管理を実現します。

契約書管理に最適なクラウドサービスを活用

有効期限も内容も個別に異なる契約書では、ある程度目安になりそうな管理手法をもとに、自社に最適な方法を探していく必要があるでしょう。しかし、それでも契約書の現物管理は容易なものではなく、効率化に限界があるのも現実です。

これを解決するのが、クラウド契約書管理サービスです。

たしかに、利用料金などのコストはかかるかもしれません。しかし、本文内でも解説したように、適切な契約書管理が実現できれば、企業にとってはメリットしかなく、導入を見合わせるのは、コストを惜しんだ以上の損失なのかもしれません。すべての企業で、自社の要件に最適なクラウド契約書管理サービスの活用が望まれます。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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選び方ガイド
資料請求後に下記のサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
株式会社インフォマート、弁護士ドットコム株式会社、ドキュサイン・ジャパン株式会社
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